miten järjestää konferenssi

parhaat Konferenssit inspiroivat osanottajia mukaansatempaavilla esityksillä ja erinomaisilla verkostoitumismahdollisuuksilla. auta luomaan kuhinaa uusien ideoiden ympärille ja tuomaan ihmisiä yhteen. Konferenssien on oltava innostavia, vuorovaikutteisia ja mukaansatempaavia, ja niiden on tyydytettävä sidosryhmiä. Niiden odotetaan myös kääntyvän nopeasti ja toteutuvan alati kiristyvillä budjeteilla. Konferenssien suunnittelu ei ole helppoa, eikä rooliasi konferenssin järjestäjänä tule ottaa kevyesti. Oppaamme antaa sinulle kaikki tiedot ja neuvot, joita tarvitset edistääksesi ja järjestääksesi onnistuneen konferenssin.

Put Attendants First!

ennen kuin aloitamme konferenssin suunnittelun, meidän mielestämme on syytä mainita – laita osallistujat ensin. Valtuutetun ja hänen tarpeidensa tulisi ohjata jokaista tekemääsi päätöstä.

• miksi valtuutetut osallistuvat konferensseihin?
• miksi he aikovat osallistua konferenssiisi?
• mitä siitä halutaan irti?
• miten tämän voi toteuttaa?
• mitä heille ainutlaatuisen arvokasta voi tarjota?

on tärkeää nostaa järjestämisen keskiöön osallistuja. Heidän aikansa on arvokasta, ja sinun täytyy varmistaa, että he saavat kaiken irti jokaisesta minuutista, jonka he ovat konferenssissasi.

sinulla pitäisi jo olla perusteellinen käsitys kohdeyleisöstäsi ja siitä, mikä heihin vetoaa. f ei, ota aikaa selvittää enemmän siitä, mitä he odottavat ja mitä he haluavat. Viime kädessä he haluavat nauttia erittäin relevanteista ja mukaansatempaavista istunnoista ja löytää ainutlaatuisen arvon konferenssin kaikilta osa-alueilta.

onnistuneen konferenssin järjestämiseksi on otettava huomioon muutamia asioita, mm.seuraavat:

Konferenssibudjetit

Konferenssien Teemat

Konferenssipaikan valinta

Konferenssipuhujat

konferenssin aikataulun laatiminen

konferenssin edistäminen

konferenssin ilmoittautuminen

verkottuminen konferenssissa

konferenssitekniikka

nämä kerrotaan oppaassamme.

konferenssin suunnittelu

ymmärrämme, että et välttämättä ole kokenut konferenssisuunnittelija. Ja on totta, että meidän kaikkien on aloitettava jostain. Seuraavassa osassa meidän konferenssin suunnittelu opas, aiomme kattaa keskeisiä alueita, kuten budjetti, sponsorit, ja valitsemalla paikka.

Konferenssibudjetit

suuri osa konferenssia järjestettäessä koetusta stressistä tulee siitä, että yrittää toteuttaa kaiken budjetissa lupaamansa. Raha on iso tekijä ja sinun täytyy olla perusteellinen, kun se tulee joka osa budjetointia.
talousarviota laadittaessa on tehtävä kaksi päätöstä: kestääkö konferenssisi yhden vai kahden päivän ajan? Perustuuko se kaikki yhteen auditorioon, vai tapahtuuko se kahdessa tai useammassa eri vaiheessa? Kustannukset kasvavat riippuen siitä, miten haluat järjestää konferenssisi.

20 Bedford Waylla tarjoamme erinomaiset hinnat monivirtatapahtumiin, ja käytössä on useita yhteenliitettäviä tiloja, kuten lippulaiva Logan Hall theatre. Ota yhteyttä jo tänään.

odotettavissa olevat kustannukset ovat seuraavat:

• paikan vuokraus
• Pitopalvelu
• logistiikka – ja tapahtumajärjestäjät
• välinevuokraus
• Puhujakulut esim. hotelli; kuljetusmaksut
• Viihdekustannukset
• Tulostaminen – näiden pitäisi olla minimaalisia

onneksi on monia asioita, joita voit tehdä pitääksesi kustannukset alhaisina ja maksimoidaksesi konferenssibudjettisi. Sponsoreiden löytämisestä edullisen paikan valintaan jaamme kustannusleikkausratkaisuja koko Tässä oppaassa.

konferenssin lippujen hinnoittelu

saatavat rahat tulevat sponsoreilta, näytteilleasettajilta (lisää myöhemmin) ja lipunmyynnistä. Nyt, jos olet onnekas saada suuria lahjoituksia sponsoreilta vaarantamatta eheyttä konferenssisi, niin saatat olla asemassa tarjota pääkonferenssi ilmaiseksi.

muuten joutuu veloittamaan lipuista. Tärkein kysymys, johon haluat vastauksen, on kuinka paljon? On tietenkin vaikea nimetä luku,mutta budjetti pitäisi antaa sinulle indikaattori siitä, kuinka paljon rahaa sinun täytyy takaisin, jotta saada jopa. On tärkeää asettaa odotukset sen perusteella, kuinka monta ihmistä luulet saavasi osallistua, koko paikka ja se, että et myy loppuun.

riippumatta siitä, kuinka paljon päätät veloittaa, sinun kannattaa alennella rajoitettu määrä lippuja alkuaikojen lintujuoksussa. Tämän pitäisi tapahtua konferenssinne edistämisen alkuvaiheessa ennen kuin kaikista puhujista ilmoitetaan.
Peter-Paul Koch, konferenssin järjestäjä ja puhuja, neuvoo välttämään kiusausta asettaa lippujen hinnat liian alhaisiksi ja sen sijaan ‘hinnoitella liput niin, että menee tasoihin, kun 60-75% tapahtumapaikan kapasiteetista on varattu.”

sponsoreiden saaminen konferenssiin

sponsoreiden ja niiden tarjoaman rahan saaminen voi olla elintärkeää, kun on kyse budjetissa pysymisestä. Tämä mielessä, sinun täytyy luoda luettelo mahdollisista sponsoreista. Etsit järjestöjä, jotka haluavat julkisuutta yleisöllesi. Tee tutkimustyösi, niin sinut palkitaan.

esittäessäsi heille, kerro selkeästi, mitä tukea tarvitset, olipa kyse taloudellisesta tai palvelusta. Sinun täytyy myös olla selkeä siitä, mitä olet valmis tarjoamaan vastineeksi heidän rahojaan. Tämä todennäköisesti sisältää laajan käytön logoja, lisäämällä goodie laukku, sekä seistä, jos sinulla on näytteilleasettajia.

kun olet hionut markkinointiviestintäsi johdonmukaiseksi ja vakuuttavaksi, tähtää niihin sponsoreihin, jotka hyötyvät osallistumisesta. Jos voit kattaa suurimman osan kustannuksista sponsorointi sitten annat itsellesi parhaan mahdollisuuden tehdä voittoa. Yksi asia on oltava tietoinen on, että, useammin kuin ei, sponsorit haluavat esittää tapahtumassasi. Jos näin on, varmistakaa, että heidän puheellaan on arvoa eikä se ole pelkästään myynninedistämistä. Mikään ei horjuta konferenssia enemmän kuin myynninedistämistarkoituksessa pidettävät esitykset, jotka tuntuvat pikemminkin myyntipaikoilta kuin aidolta istunnolta asiaankuuluvasta aiheesta.

Jason Zook pohtii tässä podcastissa sponsoreiden hankkimista:

lisää vinkkejä sponsoreiden hankkimiseen tapahtumaan löytyy oppaastamme.

Konferenssien Teemat

Konferenssit voivat olla todella jännittäviä tapahtumia, joissa osanottajat löytävät, jakavat ja väittelevät jonkin teeman ympärillä olevista ajatuksista. Näillä ajatuksilla voi olla jopa valta muotoilla tai määritellä uudelleen jokin ala. Intohimoisten ihmisten mukana tulee intohimoisia esityksiä, tuoreita ideoita ja aitoa pöhinää. Tämän ilmapiirin luominen konferenssissa ei tapahdu noin vain.

kaikki alkaa aiheesta tai teemasta. Olet ehkä huomannut aukon markkinoilla tai päättänyt ottaa uuden lähestymistavan olemassa olevaan aiheeseen.

kyse ei ole oman teeman määrittelemisestä, sillä suuri osa tästä tehdään muualla, vaan sen varmistamisesta, että sitä voi käyttää tapahtuman markkinoinnissa ja ajaa sen läpi konferenssissa.

tämä on sidottava hyvin tiiviisti teidän kokonaistavoitteisiinne ja sidosryhmien tavoitteisiin. Mutta kun kehität teeman, se auttaa sitomaan kaiken yhteen. Ottaa selkeästi määritelty teema tekee myös markkinointiviestejä tehokkaampia.

konferenssin Näytteilleasettajat

tuleeko konferenssiisi näytteilleasettajia? Tämä voi olla lisätulovirtaa, mutta on tärkeää valita näytteilleasettajia, jotka tuovat lisäarvoa edustajille. Sinun on myös varmistettava, että tapahtumapaikalla on sopiva tila näyttelyosastoille ilman lisämaksua. Tämä tila määrittää, kuinka monta näytteilleasettajaa voit isännöidä. Kun tiedät tilan, sinun täytyy suunnitella näyttely layout.

mahdolliset näytteilleasettajat haluavat tietoja osallistujien Demografisesta ja USPs: stä. Heillä on todennäköisesti useita kysymyksiä, joiden avulla he voivat selvittää, onko näytteilleasettaminen konferenssissasi kannattavaa, joten ole valmis vastaamaan niihin tai parempi silti määrätä joku käsittelemään yksinomaan näytteilleasettajien kanssa.

Lue lisää näytteilleasettajien kohtaamisesta konferensseissa.

Tapahtumahenkilökunnan palkkaaminen konferenssiin

konferenssin järjestäminen on kovaa työtä ja stressaavaa. Älä edes harkitse tekeväsi sitä yksin. Sinun pitäisi koota ryhmä kollegoita ja vapaaehtoisia auttamaan sinua toteuttamaan konferenssisi suunnittelun vaiheissa sekä päivänä. Kokouspaikalla kannattaa hyödyntää myös talon sisäisiä resursseja.

jokaisella henkilöllä tulisi olla selkeästi määritelty rooli ennen konferenssia ja sen päivänä. Tämä tulisi saada valmiiksi mahdollisimman varhaisessa vaiheessa suunnitteluprosessia. Yksi päivän tärkeimmistä rooleista on MC, joka toivottaa ihmiset tervetulleiksi konferenssiin, esittelee puhujia, hallinnoi luovutuksia ja seuraa esitysten aikatauluja. Tarvitset myös juoksijoita, näyttämömestareita ja AV-teknikkoja.

Konferenssipaikan valinta

kokouspaikan valinta on äärimmäisen tärkeää. Jotkut ihmiset haluavat käyttää konferenssipaikkoja löytääkseen paikkoja, mutta sinun on parempi tehdä tutkimusta itse ja käydä mahdollisissa paikoissa henkilökohtaisesti. Näin voit neuvotella sopimuksen, säästää rahaa ja hallita ulkoasua paikka. On järkevää on joukko kysymyksiä kysyä paikka varmistaa, että se voi toimittaa mitä tarvitset ja vastaamaan yleisön tarpeisiin, kuten:

• onko piilokustannuksia? esim. pysäköintimaksu tai WIFI
• onko esteetöntä pääsyä? Tämä on välttämätöntä.
• tapahtuuko tapahtumapaikalla tai sen ympäristössä mitään muuta konferenssisi aikana? Se voi vaikuttaa tapahtumapaikan pääsyyn tai kuljetukseen?
• kuinka kestävä paikka on? Onko helppo päästä julkisilla liikennevälineillä?

varmista, että paikka on riittävän suuri – ei vain pääkatsomo, vaan myös muut tilat, kuten näyttelytilat ja taukotilat. Ei ole mitään pahempaa kuin seisoo takana huoneen yrittää epätoivoisesti kuulla juontaja tai pahempaa vielä puuttuu ulos istunto kokonaan.

mitä tiloja Konferenssitilaan sisältyy?

konferenssipaikkasi tarvitsee useita tiloja, jotta jokainen konferenssi onnistuisi. Tämä sisältää AV-laitteet, Wi-Fi, catering, lava ja tietenkin mukavat istuimet.

Wi-Fi – yksi suurimmista vaikeuksista suuremmissa konferensseissa on löytää paikkoja, joissa on Wi-Fi, joka pystyy vastaamaan lukuisten osanottajien vaatimuksiin. Ei ole epäilystäkään siitä, että Wi-Fi: n laatu paranee tapahtumapaikoissa, erityisesti Lontoossa ja muissa suurissa kaupungeissa, mutta on syytä saada rehellinen käsitys Wi-Fi: n ominaisuuksista. Monet paikat tarjoavat ilmaisen Wi-Fi tänään, mikä on hyvä uutinen, jos se toimii!

Konferenssiruokailu-päätä, aiotko tarjota tarjoiluja. Tämä voi olla suuri kuluerä teille, mutta myös merkittävä etu valtuutetuille. Jos et halua tarjota lounastarjoilua (tee ja kahvi tauoilla ovat välttämättömiä), sinun on annettava tietoa lähellä olevista ruokailuvaihtoehdoista.

jos päätät tarjota lounasta konferenssissasi, on järkevää tavata pitopalvelua ja keskustella vaihtoehdoista. Haluat, että ruoka näyttää ja maistuu hyvältä, mutta muista aina budjettisi. On tärkeää tarjota aina kasvis-ja kasvipohjaisia vaihtoehtoja. Numerot kannattaa myös vahvistaa kolme päivää ennen konferenssia.

täällä 20 Bedford Wayssa ateriapalvelumme ovat vertaansa vailla. Asiantuntijatiimimme keittiömestarit käyttävät terveellisiä, eettisesti hankittuja raaka-aineita tuottaakseen vieraille runsaan valikoiman aterioita. Lue lisää tapahtumapalveluistamme tänään.

Lavastus, Valaistus, AV – esitysten on tapahduttava näyttämöllä, joka tarjoaa hyvän näköyhteyden yleisöön ja kaikki puhujan tarvitsemat AV-laitteet. Tämä sisältää suuri projektori, puristuksiin-mikrofoni, joka vahvistetaan kautta PA. Lisäbonus, jos valitset teatteri-tyylinen paikka on, että se on ammatillinen valaistus ja AV, joka voi lisätä todellinen wow tekijä ja parantaa esityksiä yleisölle.

koska matkapuhelimet, tabletit ja kannettavat tietokoneet ovat nykyään konferensseissa hyvin yleisiä, on tärkeää, että valtuutetuilla on pistorasiat käytettävissä myös elektronisten laitteidensa lataamiseen.

kuinka valita päivämäärä konferenssillesi

kun tiedät, missä aiot isännöidä konferenssiasi, sinun täytyy lukita päivämäärä. Suosituin neuvotteluaika on maalis-marraskuussa, kesäkonferenssit heinä-elokuussa usein lomien takia. On muutamia mahdollisia päivämääriä mielessä, jos ensisijainen paikka ei ole käytettävissä. Nämä päivämäärät eivät saa törmätä mihinkään muuhun aiheeseen liittyvään konferenssiin tai tapahtumaan, joten muista tehdä tutkimusta.

Peter-Paul Koch toteaa, että: “konferenssi tulisi pitää torstaina ja perjantaina tai maanantaina ja tiistaina. Näin osallistujat voivat pelata turisti, liian. Jos lähdet vain päiväksi, on perjantai.”

Konferenssipuhujat

kun päivämäärät on vahvistettu ja keikkapaikalle on maksettu talletus, voit nyt vahvistaa saatavuuden konferenssipuhujillasi.

puhujat voivat tehdä tai rikkoa konferenssisi, joten sinun on investoitava aikaa ja vaivaa parhaan löytämiseen. Mukaansatempaavilla esityksillä on mahdollisuus todella inspiroida valtuutettuja ja kääntää kaikki ideat ja raapustetut muistiinpanot tosielämän teoiksi ja aidoksi muutokseksi. Oikea esitys voi olla katalysaattori valtuutetuille, jotka muokkaavat liiketoimintaansa, ja heidän pitäisi muistaa, mistä kaikki alkoi.

joskus se voi olla aivan liian helppo poimia samasta puhujien vuorottelusta, varsinkin kun kuuluisat keynote-puhujat voivat auttaa lippujen siirtämisessä. Mutta suuri puhuja, jota yleisö ei ole ennen nähnyt, tuo todellista arvoa. Voit myös harkita muutaman aiheen ulkopuolisen puhujan tuomista ohjelmaan ravistellaksesi asioita hieman. On aina mahdollisuus headhunting joku tekee innostavaa työtä omalla alalla, joka ei ole kokenut puhuja. Sen, mitä heiltä ehkä puuttuu kokemuksen esittämisessä, he voivat korvata intohimolla ja ideoiden laadulla.

hyvän puhujan hankkimiseen on muutama keino. Voit kääntyä PeerIndex ja BlueNod. Kun lähestyt puhujaa, tee se kontaktin välityksellä aina, kun se on mahdollista, eikä yllättäen.

kun puhujia on varmistettu, on tärkeää kohdella heitä hyvin. Tee heille selväksi, mitä tarjoat alusta alkaen. Vähintään sinun täytyy kattaa kaikki kulut, kuten matka-ja majoitus. Varmista, että heidän majapaikkansa ovat esteettömiä, mukavia ja lähellä kokouspaikkaa, jos mahdollista. Kaiuttimia ei kannata myöhästellä, koska ne tulevat toiselta puolelta kaupunkia.

majoituksen lisäksi heille kannattaa tarjota voitto-osuutta tai määrättyä maksua.

ennen konferenssia haluat selvittää heidän istuntosisältönsä yksityiskohdat, otsikon sekä kaikki heidän AV-vaatimuksensa. On parasta tehdä tämä mahdollisimman aikaisin, ja tarkistaa säännöllisesti kaikkien puhujien varmistaa, että valmistelut ovat raiteillaan. Jos heillä on huolenaiheita tai näet muutamia asioita tapahtuu myöhemmin linjan, se on parasta käsitellä niitä ennemmin kuin myöhemmin.

kun on kyse itse konferenssista, varatkaa aikaa kertoaksenne puhujillenne perusteellisesti ohjelmasuunnittelusta, puheen pituudesta ja AV-asetelmasta, jotta yllätyksiä ei tule. Tämä auttaa asioita sujuvasti ja rentouttaa niitä. Kun tilaisuudessa on puhuja, heitä kannattaa kannustaa jäämään kiertelemään ja verkostoitumaan väkijoukkojen kanssa. Tämä saa heidät tuntemaan olonsa rennommaksi ja tuo lisäarvoa valtuutetuille.

se on itsestään selvää, mutta toistamisen arvoista – varmista, että jokainen MC osaa lausua nimensä oikein. Myös, varmista, että niiden tiedot ovat oikein missä ne näkyvät – tulostaa, verkossa, ja sosiaalinen (Kyllä, joka sisältää Twitter käsittelee!).

Miten teen konferenssiaikataulun?

konferenssipäivän aikatauluttamisessa on järkevää ryhmitellä puhujat ja heidän esityksensä teeman mukaan. Toivottavasti tämä on helppo tehtävä, kun olet viimeistellyt istuntokuvaukset.

on tärkeää, ettei yhteen päivään ahtaudu liikaa istuntoja. Jos esitykset ovat niin mukaansatempaava ja ajatuksia herättävä kuin halutaan, niin saatat löytää osallistujat rengas loppupuolella päivä. Tätä silmällä pitäen on tärkeää ottaa huomioon edellinen puhuja. Kun huomio on vähenemässä, viimeinen “hautausmaa” istunto voi olla huonosti läsnä. Joko tallentaa kaiutin tähän korttipaikkaan, joka vetää väkijoukkoa tai harkita lopettamista päivää aiemmin, antaa ihmisille mahdollisuuden matkustaa tai verkostoitua.

on myös vaikea kysymys istunnon pituudesta pohdittavana. Kuinka pitkä on liian pitkä? Kuinka lyhyt on liian lyhyt? Mielestämme suurin osa “normaaleista” esityksistä kestäisi 20-40 minuuttia, ja avainpuheet kestäisivät jopa tunnin. Sisällön on oltava mukaansatempaavaa ja tarjottava lyhyt huomio-motto “All killer no filler” on hyvä.

jokaisen teemakerran jälkeen kannattaa pitää kahvitauko (vähintään yksi aamulla, yksi iltapäivällä) sekä pidempi lounastauko. Ihmiset tarvitsevat mahdollisuuden hengittää, käsitellä tietoa ja verkostoitua sekä käydä vessassa. Kun istunto ei kulje aikataulun mukaan, noudata Peter-Paul Kochin neuvoa: “Jos istunto on liian pitkä tai liian lyhyt, tee vain se, mikä tulee luonnostaan, mutta lopeta seuraava tauko aikataulussa.”Tämä varmistaa, että saat takaisin aikataulussa seuraavaan istuntoon.

konferenssin edistäminen

usein vaikeinta konferenssin suunnittelussa on markkinointi ja promootio. Haluat, että tärkeät ihmiset saavat tietää ja haluavat tulla. Jotta voit tehdä tämän, sinun on hyödynnettävä täysimääräisesti verkostojasi sekä verkossa että sen ulkopuolella, jotta voit lisätä tietoisuutta konferenssista ja kaikista tärkeistä lipunmyynneistä/rekisteröinneistä. Tee lista alan julkaisuista, joissa voit jakaa konferenssisi tietoja.

on myös tärkeää aloittaa kampanjasi mahdollisimman aikaisin ja lähettää muistutuksia ja säännöllisiä markkinointiviestejä kaikkien kanavien kautta (ilman roskapostia), kun pääset lähemmäksi suurta päivämäärää.

jotkut tapahtumajärjestäjät kokevat vilskettä lähempänä konferenssin ajankohtaa, joten jos et ole myynyt kaikkia lippujasi, kun aikaa on vain kuukausi, älä menetä toivoa – viimeiset kaksi viikkoa voivat olla avainasemassa. On myös hienoa saada kaiuttimet jakaa päivityksiä liian.

tiedonannot

säännöllinen yhteydenpito sekä edustajien että puhujien kanssa on avainasemassa. Tärkein sähköposti on se, jonka lähetät viikkoa ennen konferenssia ja joka sisältää kaikki tärkeät tiedot. Tähän tulisi sisältyä tapahtumapaikan osoitteet ja verkkosivut, läheiset Hotellit, pysäköintitiedot sekä päivämäärät, kellonajat ja muut tärkeät tiedot.

säännöllisten sähköpostien lähettämisen lisäksi sinulla tulisi olla myös verkkosivusto, joka sisältää ajantasaista tietoa. Lisätietoja tapahtumasivustoista ja listauksista on oppaassamme saada tapahtumasi verkossa.

Sosiaalinen Media

Sosiaalinen media on tänä päivänä tärkeä osa neuvottelua ja sitä on hyödynnettävä. Aloita luomalla hashtag konferenssillesi-pidä se lyhyenä ja suloisena ja sisällytä se sähköposteihin ja mihin tahansa mainosmateriaaliin. Sitten aktiivisesti kannustaa osallistujia käyttämään Twitteriä konferenssissa ja ottaa aikaa vuorovaikutuksessa heidän kanssaan verkossa. Pienellä vaivalla saat hashtagin trendaavaksi ja lisätä tietoisuutta ja sitoutumista.

Konferenssipäivä

Onneksi olkoon, pääsit konferenssipäivääsi! Se tapahtuu oikeasti. Tässä oppaan osassa käydään läpi, mitä seuraavaksi tapahtuu.

konferenssiin ilmoittautuminen

konferenssiin Rekisteröityminen voi olla monimutkaisempaa kuin on tarpeen. Osallistujat voivat kaikki näy samaan aikaan ja haluavat poimia niiden taljat ja rekisteröityä mahdollisimman vähän stressiä. Organisointi ja selkeä viestintä ovat avainasemassa, kun käsitellään suuria ihmismääriä ja varmistetaan, että kaikki pääsevät sisään ja asettuvat mahdollisimman nopeasti. Tämä mielessä, on tärkeää virtaviivaistaa rekisteröintiprosessia. Ensinnäkin, sinun pitäisi pystyä rekisteröitymään verkossa etukäteen. Toiseksi, sinun täytyy antaa jokaiselle osallistujalle kaulanauha yhdessä goodie laukku, jos tämä on jotain aiot tehdä. Voit jopa tulostaa kaulanauhasi kotona.

Peter-Paul Koch suosittelee laatimaan ilmoittautumispöydän, jossa on kaiteet aakkosjärjestyksessä A-K: sta ja toinen L-Z: stä.

mitä osallistujien on kerättävä:

• Lanyard, jossa heidän nimensä ja toimenkuvansa ovat selvästi näkyvissä, jotta sen voi lukea yhdellä silmäyksellä
• Goodie bag, joka sisältää sponsoreilta saatuja ilmaisnumeroita

päivän aikataulu ja muut olennaiset tiedot tulee olla saatavilla tapahtumasovelluksessa tai verkossa. Perustietojen pitäminen painetussa muodossa voi olla hyödyllistä joissakin konferensseissa, mutta on tärkeää tasapainottaa tämä ja kestävyys.

verkostoituminen konferenssissa

alan konferensseissa verkostoituminen on todella tärkeää. Onnistunein konferenssit tarjoavat lukuisia mahdollisuuksia, ja rento niistä, että osallistujat keskustella, tehdä arvokkaita uusia kontakteja ja uudelleen niiden kanssa he jo tietävät.

se auttaa pitämään säännöllisiä taukoja koko päivän ja osoittamaan tiloja ihmisille kokoontumiseen. Jos istunnot ovat olleet hyviä, on paljon keskustelupisteitä, jotka auttavat murtamaan jään ja helpottamaan ajatustenvaihtoa.
Zach Inglis, Hybridconfin järjestäjä, asetti konferenssin tavoitteekseen ” saattaa ihmiset yhteen paikkaan, jossa he voivat löytää ja jakaa ja sitten lähteä täynnä positiivisuutta sitä suurta yhteisöä kohtaan, jossa meillä on etuoikeus olla osa.”Verkostoituminen on avainasemassa tämän yhteisöllisyyden kehittämisessä.

toinen asia, joka edistää tuottavaa verkostoitumista, ovat konferenssin jälkeiset juomat. Tapahtuipa tämä tapahtumapaikalla tai läheisessä baarissa, nämä “istunnot” antavat ihmisille mahdollisuuden jatkaa verkostoitumista rentoutuen hyvin ansaitun drinkin äärellä.

tapahtuman loppuun mennessä pitäisi olla pino käyntikortteja ja paljon jännittäviä tilaisuuksia.

lue oppaamme paremman verkostoitumisen edistämiseksi tapahtumissa.

työpajat/koulutus/pyöreän pöydän keskustelut

Konferenssien ei tarvitse pysähtyä esitelmiin ja verkostoitumiseen. Voit tuoda todellista lisäarvoa järjestämällä työpajoja ja koulutustilaisuuksia sekä pyöreän pöydän keskusteluja ja breakout-istuntoja. Nämä pienemmät tapahtumat ja istunnot antavat ihmisille mahdollisuuden tutkia ja keskustella asioista yksityiskohtaisemmin.

Add Ons

Konferenssitekniikka

tapahtumatekniikka on kehittynyt huimaa vauhtia viime vuosina. Konferenssisi tehostamiseen on nyt käytettävissä lukemattomia työkaluja. Virtuaalisista osallistujista hologramaattisiin juontajiin, se on todella rohkea ja jännittävä uusi maailma.

monissa konferensseissa kehitetään omia sovelluksia, joiden avulla osallistujat saavat kaiken irti päivistään. Kaikki kerätty data, mukaan lukien palaute yksittäisistä esityksistä ja koko tapahtumasta, voi olla korvaamattoman arvokasta suuremman ja paremman toimittamisessa seuraavana vuonna.

Lue blogistamme konferenssimobiilisovellukset ja miten ne voivat lisätä sitoutumista, tarjota big dataa ja parantaa konferenssiasi.

on tärkeää muistaa, että asiat voivat mennä vikaan teknologian kanssa, joten varmista, että joku on paikalla korjaamassa päivän mahdolliset ongelmat.

miten konferenssi kuvataan

jos budjetti venyy siihen, kannattaa konferenssi dokumentoida ottamalla sekä valokuvia että kuvaamalla esitykset. Alasta riippuen on usein melko helppoa löytää vapaaehtoistyöntekijä, jolla on tarvittavat taidot ja välineet. Tallennetut istunnot voidaan sitten ladata (luvalla) ja voit jakaa tietoa entisestään sekä lisäarvoa kaikille mukana oleville.

Seurantasähköposti konferenssin jälkeen

kun konferenssi on valmis ja pölytetty ja olet antanut itsellesi aikaa rentoutua ja rentoutua, on aika seurata tilannetta. Aloita lähettämällä vilpittömät kiitossähköpostit puhujille, vapaaehtoisille ja sponsoreille. Se voi myös sitten lisäarvoa lähettää sähköpostia osallistujille kokoelma slideshares, videoita ja muita resursseja, jotka liittyvät päivä. Sinun täytyy myös maksaa kaikki maksamatta olevat laskut.

näiden käytännön tehtävien täyttyessä voit alkaa arvioida konferenssin onnistumista. Käy läpi kaikki sovelluksista tai palautelomakkeista kerätyt tiedot ja mieti tapoja parantaa konferenssiasi ensi vuotta varten.

Lontoon Keskuskonferenssipaikka

20 Bedford Way on onnekseen isännöinyt lukuisia kansallisia ja kansainvälisiä konferensseja Bloomsburyn tapahtumapaikassamme. Vuosien varrella olemme kehittäneet palveluamme ja uskomme, että tiedämme jotain siitä, miten järjestää konferenssi. Se on yksi huoli vähemmän, kun sinulla on omistautunut ja kokenut catering-ja konferenssitiimi käsillä.
yksi suurimmista lisäkustannuksista on AV-laitteiden ja teknikoiden palkkaaminen-näin ei ole 20 Bedford Wayssa, koska sisällytämme tämän paikan vuokraukseen. 910-paikkainen Logan Hall theatre on auditorio, jossa on kaikki tarvittavat tilat. Sekä tämä meidän Lontoon keskustassa sijainti hyötyy hämmästyttävä liikenneyhteydet, joten se on ihanteellinen kokouspaikka. Matkailu-ja bisneskohteena Lontoon Konferenssit houkuttelevat ihmisiä ulkomailta. Ota selvää asiasta tai Järjestä vierailu.