Miten kirjoittaa raportteja, jotka asiakkaasi itse asiassa lukevat

raportointi on Content Harmonyn tiimillemme jatkuvaa työtä. Etsimme jatkuvasti tapoja minimoida raportointiin käytetty aika ja maksimoida asiakkaan oivalluksia ja takeaways. Mitä enemmän aikaa käytämme kuukausittain raportointiin, sitä vähemmän aikaa meillä on strategian toteuttamiseen.

näin ollen jokaisen kuukauden lopussa tai alussa raportointi on tiimillemme arvokasta aikaa pohtia saavutuksia ja katsoa tarkkaan, mikä toimii ja joskus ei toimi. Koska raportointiin kuluu niin paljon aikaa ja energiaa, pyrimme tekemään siitä mahdollisimman arvokasta ja toimintalähtöistä, jolloin asiakkaalle on selkeät seuraavat askeleet. Hyvä asiakasraportti tarvitsee hyvän rakenteen, aivan kuten onnistunut kokous tarvitsee hyvän kokousagendan.

varmistaaksemme, että raporttimme osuvat asiakkaidemme työpöydälle, sen sijaan että katoaisimme heidän sähköpostiarkistojensa uumeniin, olemme keksineet 9 tapaa kirjoittaa raportti, josta pomosi välittää:

yleiskatsaus:

• 1. Hankkeen Tavoitteet
• 2. Mitä Sait Aikaan Viime Kuussa?
• 3. Mitä Tuloksia Näit Työstäsi?
• 4. Sido KPI: T Yritystavoitteisiin
• 5. Selitä
• 6. Mitä Tässä Kuussa Saadaan Aikaan?
• 7. Kerro Heille, Mitä Tehdä Seuraavaksi
• 8. Soita asiakkaalle. Käy Keskustelu
• 9. Keskity “Me”

kerro projektin tavoitteet

mitä tavoitteita olet asettanut projektin alussa? Kuukausiraportointi on erinomainen aika pysähtyä ja katsoa, missä olet ja missä aiot olla. Oletko edellä aikataulua? Takana?

jos olet edellä ennakoitua liikennettä, tuloja, myyntiä jne., ymmärtää, mitä olet tehnyt päästä sinne ja miten voit kuljettaa vauhtia loppuun projektin tai sopimuksen.

jos olet jäljessä, käytä tämä aika pohtiaksesi, mitä olet saavuttanut tähän mennessä ja mitä voit tehdä eri tavalla siirtyäksesi eteenpäin saavuttaaksesi etumatkan. Käytä tätä kuukausiraporttia sisäänkirjautumispisteenä ymmärtääksesi, onko sinun käännettävä strategiasi.

Mitä Sait Aikaan Viime Kuussa?

toki se kuulostaa aika suoraviivaiselta, mutta varmaan yllättyisit, kuinka monta raporttia olen nähnyt, että tämä on jäänyt aika epämääräiseksi.

oletko sisältömarkkinointitoimisto, joka keskittyy tuotantoon ja jakeluun? Mitä sisältöä julkaisitte viime kuussa? Missä julkaisit sen? Miten sait sisällön asiakkaidesi kohdeasiakkaiden eteen? Paljonko käytit siihen?

oletko PR-toimisto? Saitko asiakkaallesi mainintoja? Otitko uusia kontakteja, joita voit käyttää tulevissa projekteissa?

varmista, että nämä ovat asioita, joihin voit osoittaa ja sanoa ” that … we did that.”

jos ei ole konkreettista työtä mihin osoittaa, olisin luultavasti valmis selittämään mihin aika ja resurssit on käytetty. On ymmärrettävää, että strategian ja suunnittelun työstämiseen kuluu kuukausia, jotka eivät aina ole konkreettisia tuotteita. Jos näin on, tee tämä kristallinkirkas ja osoita kaikki suoritteet (tai keskeneräiset asiakirjat) olet luonut matkan varrella.

Mitä Tuloksia Näit Työstäsi?

onnistuiko se? Kun tarkastellaan kaikkea, mitä olet saavuttanut viime kuussa, saiko se asiakkaasi lähemmäksi liiketoimintatavoitteitaan ja tavoitteita tiimisi asetettu lyödä alussa projektin?

jokaisen projektin alussa tiimisi tulee keskustella asiakkaan kanssa ja hahmotella huolellisesti Keskeiset suoritusindikaattorit, jotka raportoidaan kuukausittain. Kun se tulee alas raportointi, tiimisi pitäisi tutkia jokainen näistä KPI ja raportoida, miten työsi suoraan vaikutti KPI liikettä (positiivisesti tai negatiivisesti).

sido KPI: t Yritystavoitteisiin

tulosten näyttämisen perusteella varmista, että ilmoitetut KPI: t on sidottu liiketoiminnan kasvutavoitteisiin, ei mielivaltaisiin, merkityksettömiin mittareihin.

asiakkaasta riippuen KPI: t ovat todennäköisesti hyvin erilaisia. Lead sukupolven keskittyneet asiakkaat haluavat nähdä uusia liidit hankittu, verkkokaupan asiakkaat haluavat nähdä uusia tuloja ja myyntiä, kustantajat yleensä välitä eniten sivun näkymät, jne.

oli miten oli, varmista, että KPI: t ovat linjassa liiketoiminnan tavoitteiden kanssa, mikä tarkoittaa tyypillisesti sitä, että asiakkaallesi tulee enemmän rahaa ovesta sisään. Asioita, kuten haku rankingissa ja PR sijoitukset ovat suuria johtavia indikaattoreita, jotka olisi tunnistettava, mutta eivät yleensä KPI korostaa.

Bonusvinkki: älä raportoi asioista, joilla ei ole väliä. Jos esimerkiksi työskentelet lead gen-asiakkaan kanssa ja yhden kuukauden aikana sivunäkymät ovat kasvaneet huomattavasti, kysy itseltäsi “onko tällä todella väliä vai ilmoitanko vain nämä numerot, koska ne ovat positiivisia?”

on helppoa, varsinkin kun KPI: t saattavat olla aika ajoin alhaalla, raportoida muista mittareista puhtaasti siksi, että ne näyttävät hyviltä. Vältä tätä. Jos et voi järkevästi tehdä johtopäätöstä, että mittari edistää liiketoiminnan kokonaistavoitteita, jätä se kokonaan. Muuten olet todennäköisesti asetat itsesi asiakkaan kysymyksiin et ehkä ole valmis vastaamaan.

selitä

ovatko kuukauden luvut ja KPI: t ylhäällä? Ovatko he maassa? Ota tämä mahdollisuus todella sukeltaa ‘miksi’ riippumatta siitä, mihin suuntaan asiat ovat trendejä.

jos numerot etenevät oikeaan suuntaan, ota aikaa kertoaksesi asiakkaalle tarkalleen, mitä olet tehnyt tämän saavuttamiseksi. Julkaisitko blogikirjoituksen, joka meni viraaliksi? Tuottaako valkopaperisi enemmän johtolankoja kuin asiakkaasi on koskaan nähnyt? Ota kunnia siitä.

jos numerosi ovat alhaalla, yritä ensin ymmärtää miksi. Ehkä se on sesonkitrendi tai ehkä kova työsi ei ollut sitä, mitä luulit. Kun ymmärrät, mitä on tekeillä, luo toimintasuunnitelma, joka kääntyy ja muuttaa tämän ensi kuussa.

ilmoita huolellisesti pudotuksen syy sekä suunnitelmasi parantaa tilannetta tulevina kuukausina. Kokemukseni mukaan asiakkaat ymmärtävät, ettei joka kuukausi tule kunnaria ja matkan varrella tulee dippejä. Niin kauan kuin sinulla ja tiimilläsi on suunnitelma korjata tämä, useimmat asiakkaat ovat valmiita jatkamaan työtä kohti parannuksia.

Mitä Tässä Kuussa Saadaan Aikaan?

taas jotain, jonka pitäisi olla melko suoraviivaista, mutta jää usein vähemmälle huomiolle; yleensä silloin, kun selkeää toimintasuunnitelmaa ei ole.

Content Harmonyssa työskentelemme tyypillisesti 6-12 kuukauden jaksoissa. Käytämme aikaa strategian luomiseen ja suunnitteluun 6-12 kuukautta työtä kerrallaan selkeällä aikajanalla tuotoksia ja tavoitteita. Tämä aikajana on aina kommunikoitu asiakkaan kanssa etukäteen, mutta se on aina hyvä toistaa joka kuukausi yhdessä raportointi.

kun olet käsitellyt edellisen kuukauden saavutuksia yhdessä näkemiesi tulosten kanssa, sukella seuraavan kuukauden suunnitelmaan. Sisällytä aina tehtävät, suoritteet ja eräpäivät. Ei vain tämä varmistaa asiakkaan, että olet päällä asioita, mutta tämä pitää oman sisäisen tiimin vastuussa lyömällä eräpäivät ja pysyä aikataulussa.

selkeästi kommunikoida seuraavat vaiheet ja toiminta kohteita jokaiselle henkilölle tiimisi, sekä asiakkaan. niin paljon sähköposteja ja tehtävälistoja pomppii noin molempien joukkueiden välillä, se on helppo menettää seurata tehtäviä. Käytä kuukausiraportointia kutsuaksesi kunkin ryhmän tekemiä erityistoimintakohteita.

Soita asiakkaalle. Keskustelkaa.

kun saat kuukausiraportoinnin ulos ovesta, sovi aika, jolloin voit soittaa tai tavata asiakkaan ja keskustella kuukausiraportoinnista. Jopa 30 minuuttia selvittää minkäänlaisia kysymyksiä voi mennä pitkälle ja jatkaa rakentaa asiakkaan/viraston suhde.

Bonusvinkki: käytä tätä tapaamista asiakkaalta vaadittavien toimintakohteiden läpikäymiseen. Asiakaskontaktisi on todennäköisesti kiireinen henkilö ja saattaa silti selata tärkeitä osia (vaikka se on yksi niistä pitäisi välittää hiton). Varmista, että hän tietää, mitä heiltä tarvitaan ja milloin tarvitset sitä.

muista lähettää kattava kokouspöytäkirja jokaisen kokouksen jälkeen, jotta jokainen tietää seuraavat vaiheet.

Fokus “Me”

asiakas-agenttisuhde on juuri sitä, parisuhde. Kun asiakkaasi liiketoiminta kasvaa, niin kasvaa sinunkin. Teitä molempia kannustetaan tekemään hyvin ja työskentelemään yhdessä tiiminä. Varmista, että raportointi ja viestintä kuvastavat tätä tiimityötä.

käytä sanaa” me “tai” ME”, Kun puhut onnistumisista ja saavutuksista:

• “tässä kuussa saavutimme XYZ: n.”
• ” näimme X % parannusta viime kuuhun verrattuna.”

tämän pitäminen mielessä on yksi niistä pienistä parannuksista, jotka voivat muokata tekemääsi työtä ja luoda pysyviä asiakas-agenttisuhteita.

Harjoitus tekee mestarin. Kuten edellä mainittiin, tämä on käynnissä oleva prosessi, jota sinun on jatkuvasti tarkennettava virastona, jotta voit paremmin palvella asiakkaitasi.

jokainen asiakas on erilainen ja näiden kohtien pitäisi auttaa parantamaan monentyyppistä raportointia.