miten tehdä uutiskirje, joka saa lukea

Linda Benedict
laajennus ja Maataloustieto

uutiskirje voi olla loistava viestintäväline. Tutkimus osoittaa johdonmukaisesti ihmiset pitävät uutiskirjeitä. Ihmiset haluavat saada ajankohtaista tietoa, joka on räätälöity heidän kiinnostuksensa mukaan-tietoa, joka on nopeaa ja helppolukuista.

mutta viestiäkseen uutiskirje on luettava. Sitä ei voi heittää pois ennen avaamista tai karkottaa luettavaan kasaan.

haluat uutiskirjeesi olevan tärkeä tiedonvälitys, jota ihmiset odottavat saavansa. Tämä tapahtuu vain suunnittelun ja sitoutumisen kautta.

(avautuu uuteen ikkunaan)tunne yleisösi

ensimmäinen askel uutiskirjeen suunnittelussa jää liian usein huomaamatta: tunne yleisösi. Keitä he ovat? Mistä he ovat kiinnostuneita? Mitä yhteistä heillä on? Mitä uutiskirje voi tehdä heidän hyväkseen?

yleisö voi olla väestöllisesti varsin vaihtelevaa, mutta heillä on oltava jokin yhteinen sävel, jota käsittelette tiedotteellanne.

kannattaa esimerkiksi kehittää uutiskirje ihmisille, jotka joutuvat omaksumaan vähäkolesterolisen ruokavalion tai maanviljelijöille, jotka haluavat oppia käyttämään tietokoneita. Valtakunnallisesti jaettavan “The Sproutletter” – nimisen uutiskirjeen yleisö on ihmisiä, jotka haluavat syödä ituja. Niin erikoistunutta yleisö voi olla.

jos yleisösi on jo määritelty sinua varten, kuten yrityksesi asiakkaat tai tietyn organisaation jäsenet, sinun on varmistettava, että tiedät heidän kiinnostuksensa. Selvittää. Tapaa muutama heistä tai lähetä lyhyt kyselylomake.

(avautuu uuteen ikkunaan) Määrittele tarkoituksesi

kun olet määritellyt yleisösi, seuraavaksi on määriteltävä tarkoituksesi. Sama sääntö pätee: ole täsmällinen.

uutiskirje voi olla esimerkiksi ihmisille, jotka tekevät käsitöitä palkasta. Tarkoitus voi olla auttaa niitä myymään käsitöitä. Mukana on tietoa tulevista käsityönäytöksistä ja vinkkejä onnistuneilta käsityöläisiltä.

tai yleisösi saattaa olla ihmisiä, jotka kotona voivat syödä. Sinun tehtäväsi on pitää heidät ajan tasalla uusimmista tutkimuksista turvallisista kotisäilytysmenetelmistä, uusista laitteista ja resepteistä, joita asiantuntijat pitävät turvallisina.

mitä tarkempi tarkoituksesi on, sitä helpompaa uutiskirjeen laatiminen on. Mielesi virittyy tietopalasiin, joista voisi tehdä hyviä kirjoituksia. Kirjoita nämä muistiin. Joka kerta kun kokoat uutiskirjeen, sinun tarvitsee vain kaivaa siitä tiedostosta tarvitsemasi aineisto.

(avautuu uuteen ikkunaan)selvitä, onko kenenkään lukema

vaikka sinulla saattaa olla selkeä yleisö ja tarkoitus, et silti ole valmis julkaisemaan uutta uutiskirjettä ennen kuin olet selvittänyt arviointisuunnitelman. Selvitä, Kuuleeko kukaan sinua. Keksiä suunnitelma ennen kuin aloitat julkaisemisen auttaa varmistamaan, että pysyt yleisön ja tarkoituksen saamatta raiteiltaan.

käytä kolmea arviointitasoa. Keksi suunnitelma kaikille kolmelle.

Taso 1
anna palautetta säännöllisesti
Kirjoita vähintään yksi artikkeli jokaista numeroa kohti, joka vaatii lukijalta jonkinlaista vastausta. Esimerkkejä voisi olla:

laita mukaan tyhjä tilaus ja pyydä lukijoita lähettämään niiden tuttavien Nimet, jotka haluaisivat saada uutiskirjeen.

Julkaise määrä ja katso, kuinka monta pyyntöä saat artikkelin takia.

pyydä lukijoilta kysymyksiä ja liitä uutiskirjeeseen kysymys-ja vastausartikkeleita.

missourilainen yritteliäs laajennusasiantuntija aloitti “Beginnings” – nimisen uutislehden vastavihityille pareille auttaakseen heitä saamaan taloudelliset jalkansa maan pinnalle.

yhdessä numerossa hänellä oli tämä artikkeli:

(avautuu uuteen ikkunaan)mitä teet?

miten te kaksi käsittelette rahaa ja laskuja? Oletko tyytyväinen nykyiseen järjestelmääsi? Jos haluat jakaa järjestelmän muiden kanssa, pudota minulle linja tai soittaa — aion sisällyttää sen ensi kuun “Beginnings.”

valtakunnallisen tiedotuslehden “Communications Concepts” numerossa kirjoittaja pyysi lukijoita lähettämään sanaleikkejä, jotta hän voisi antaa “hauskaa pun Awardsissa” huonoimmille ja parhaille lähetetyille sanaleikeille.

Taso 2
tee kysely
Tee tämä kerran vuodessa. Kysy, mitä lukijat lukevat ja eivät lue, tykkäävät ja eivät pidä uutiskirjeestäsi. Käytä näitä tietoja sen parantamiseksi.

tuhlaat kuitenkin aikaasi, jos et suunnittele kyselyä oikein. Sen tekemisessä on taitonsa. Tässä muutama vinkki:

Kysy vain, mitä haluat tietää, eikä mitään ylimääräistä.

pidä tutkimuslomake mahdollisimman lyhyenä-enintään yksi 8-1 / 2 11 tuuman arkki. Postikortin takaosa on paras.

helpottaa ihmisten paluuta. Sisällytä oma osoitteesi, leimattu kirjekuori. Itse osoitettu, leimattu postikortti on etuja, koska se voidaan lisätä yksi kysymyksiä.

ihmisiä kiihottavat ikä-ja tulokysymykset. Jos tämä tieto on sinulle tärkeää, Älä kysy sitä ensin. Anna heidän ensin lämmetä tutkimuksellesi. Sitten kun pyydät sitä, anna vaihteluvälit, kuten ikä välillä 30 ja 39 tai tulot alle 30000 dollaria vuodessa.

toinen vinkki kyselyyn on, ettei kaikilta tarvitse kysyä. Jos sinulla on satunnaisotos, voit ekstrapoloida tulokset koko väestöön. Valitse esimerkiksi joka kymmenes nimi postituslistaltasi.

on myös välttämätöntä tehdä kuivaharjoitus ennen kuin lähetät kyselyn postiin. Testaa kysely kourallisella ihmisiä varmistaaksesi, että kysymyksesi ovat ymmärrettäviä.

Taso 3
selvitä, tekeekö joku jotain toisin uutiskirjeesi takia
tämä on arvioinnin vaikein taso. Se on järjestettävä huolellisesti. Selvitä yksi asia, jonka puolesta haluat kampanjoida uutiskirjeessäsi. Selvitä sitten nopeasti, onko kampanjoinnistasi ollut mitään hyötyä. Tässä ovat vaiheet:

• promotoi jotain. Voit käyttää kaksi, kolme tai useampia kysymyksiä tehdä tämän.
• selvitä, tekeekö joku tiedotteesi takia sitä, mitä mainostat.
• muista selvittää asia nopeasti. He voivat alkaa tehdä sitä. Mutta he unohtavat, että he saivat idean uutiskirje ellet aika arviointi ja kampanja lähekkäin. Ihannetapauksessa ajoitus olisi 30 päivän kuluessa kampanjasi päättymisestä-tai varmasti kolmen kuukauden kuluessa.
• tehokkuuden vuoksi saatat haluta sisällyttää tämän arvioinnin vuosittaiseen tutkimukseesi.

se, minkä puolesta kampanjoit, riippuu yleisöstäsi ja tarkoituksestasi. Jos yleisösi on vastavihitty ja tarkoituksesi on auttaa heitä pääsemään hyvään alkuun taloudellisesti, saatat haluta kampanjoida heidän perustaakseen budjetin.

kannattaa kampanjoida Painonvartijoiden auttamiseksi pitämään paino kurissa, tupakoitsijoiden lopettamaan tupakointi tai maanviljelijöiden omaksumaan tiettyjä maaperän suojelukäytäntöjä. Sairaalan työntekijälehti teki kampanjan hisseihin liittyvän kohteliaisuuden edistämiseksi. Mitä se on, jos huomaat, että ihmiset ovat muuttaneet elämänsä takia uutiskirjeen, se on melkoinen saavutus. Tällaiset tulokset voivat auttaa sinua saamaan korotuksen tai lisää tilaajia. Joka tapauksessa, olet asettanut itsesi uutiskirjeen tähteyteen.

(avautuu uuteen ikkunaan)markkinoi uutiskirjettäsi

seuraava suunnitelma, joka sinun on laadittava, on uutiskirjeen markkinoiminen. Tehokas tapa tehdä tämä on suoramainonta. Tarvitset postituslistoja. Jos valitsemasi yleisö kuuluu järjestöihin, jotka jakavat postituslistoja kanssasi, olet valmis. Mutta jos yrität tavoittaa yleisön, jonka jäsenet eivät ole jo järjestäytyneet jollakin tavalla, niin sinulla on työsi valmiina.

tässä vinkkejä, joiden avulla pääset postituslistan alkuun:

Hanki julkisuutta julkaisuissa, jotka tavoittavat yleisösi. Jos saat tämän ilmaiseksi, hienoa. Jos ei, saatat joutua ostamaan mainostilaa. Luokitellut mainokset ovat halvempia kuin näyttömainokset, ja niistä voi saada huomattavan määrän nimiä.

laita uutiskirjeen jokaiseen numeroon kuponkeja, joissa pyydetään lukijoita lähettämään niiden ystävien tai sukulaisten nimet, jotka saattaisivat olla kiinnostuneita tilaamisesta.

Tarkista avainhenkilöiltä, joilla on kontaktia tavoittamaasi yleisöön. Kysy, auttaisivatko he nimiä ja osoitteita. Esimerkiksi nuorille aviopareille tarkoitettua” alkuja ” – tiedotuslehteä varten kirjoittaja meni kysymään nimiä papeilta.

kun sinulla on postituslista, voit jatkaa uutiskirjeen mainostamista ja kehottaa tilaamaan uutiskirjeen. Suunnittele suoramainonta ja saatekirje, jotka selittävät lukijalle, mitä hän hyötyy uutiskirjeestäsi. Vastaa tähän lukijan ikivanhaan kysymykseen: “Mitä minä siitä hyödyn?”Tässä on kaava, jota kannattaa seurata kirjoittaessasi kopiota:

• lupaa hyväntekeväisyyteen.
• kerro lukijoille, mitä he saavat. Ärsytä heitä.
• tue väittämiäsi todisteilla.
• toista loppukirissä vahvin hyöty.
• yllytä nyt.

Ihannetapauksessa suoramainontapakettisi tulisi sisältää:

• saatekirje.
• suoramainonta.
• postimaksullinen, itse osoitettu tilauskortti.
• tiedotuslehden näytenumero.

jos uutiskirjeesi on ollut saatavilla jonkin aikaa ja haet lisää tilaajia suoramainoskampanjallasi, voit ottaa mukaan suosittelun tekniikan. Lue lukijoilta, mitä he ovat saaneet uutiskirjeestäsi. Jos olet tehnyt hyvää työtä arvioida, sinun pitäisi olla tällaisia lainauksia jo tiedostoissasi. Sisällytä nämä lainaukset suoramainontalehtisen suunnitteluun.

(avautuu uuteen ikkunaan) Aloita uutiskirjeesi

OK, tunnet yleisösi ja sinulla on selkeä tarkoitus. Olet ajatellut läpi arviointi-ja markkinointisuunnitelman. Miten järjestät uutiskirjeen ja kirjoitat sen?

tehokkain tapa järjestää uutiskirje lainaa sekä sanomalehtimaailmasta että lehtimaailmasta. Lainaat sanomalehtimaailmasta uutistapaa määrittääksesi kirjoitustesi näkyvyyden. Paras, ajankohtaisin ja tärkein artikkeli menee ensin. Loput artikkelit seuraavat.

lainaat lehtimaailmasta departementoinnin tekniikkaa. Eli laitetaan tietynlaista tietoa ennalta määrättyjen otsikoiden alle. Esimerkiksi” uutiskirjeitä käsittelevässä uutiskirjeessä “tekijällä on osasto nimeltä” Uutiskirjearvostelut.”Siinä hän kertoo uusista uutiskirjeistä, niiden yleisöstä, tarkoituksesta, muodosta ja tilaustiedoista.

muita esimerkkejä osastoista voivat olla kysymys-ja vastauspalstat, kuukauden henkilöprofiilit tai vieraskolumnistit. Määrität osastosi uutiskirjeen yleisömäärän ja tarkoituksen perusteella.

osastotekniikka helpottaa ja nopeuttaa uutiskirjeen lukemista. Osastot auttavat myös uutiskirjeen julkaisemisessa. Tiedät tarkalleen, mihin laittaa tiettyjä bittiä tietoa ilman keksiä pyörän jokaisen ongelman.

(avautuu uuteen ikkunaan)Kirjoita oikeista asioista

kirjoita siitä, mitä yleisösi haluaa ja tarvitsee tietää. Mieti näitä viittä tarvetta, joita jokaisella on:

ihmiset kuten tunnustus
käytä tiedotteessasi nimiä. Ihmiset haluavat lukea ensin itsestään, sitten tutuista ihmisistä ja lopuksi kuuluisista ihmisistä. Hyödynnä tuo tarve. Liitä nimet aina kun voit. Kerro uutiskirjeessäsi esimerkkejä siitä, miten oikeat ihmiset tekevät asioita, joita haluat edistää.

esimerkiksi eräs missourilainen laajennustekstiiliasiantuntija teki uutiskirjeen ammattisompelijoille. Hän käytti jokaisessa numerossa jonkun sellaisen nimeä, joka oli esittänyt hänelle kysymyksen tai antanut hänelle arvokkaan vinkin.

jatkoeläinspesialisti Missourissa käytti samaa tekniikkaa. Hän huomasi viljelijöiden tekevän sellaisia käytäntöjä, joita hän halusi edistää ja käytti sitten heidän nimiään tiedotteessaan.

ihmiset haluavat tehdä ja säästää rahaa
riippumatta siitä, mikä on yleisösi tai tarkoituksesi, anna taloudellinen näkökulma uutiskirjeeseesi. Ainakin yksi viittaus kussakin numerossa pitäisi auttaa ihmisiä säästää tai tehdä rahaa.

ihmiset kuten turvallisuus
sisältävät turvallisuus-tai terveystietoja artikkelissa tai heillä on osasto vinkeistä. Ihmiset tuntuvat olevan tietoisempia turvallisuudesta ja terveydestä kuin koskaan.

ihmiset haluavat säästää aikaa
lähes jokaisella on paljon muutakin tekemistä kuin tunteja päivässä. Tämä koskee erityisesti uutiskirjeyleisöä. Siksi he tilaavat uutiskirjeitä. Helppolukuiset vinkit ajansäästöön voivat helliä uutiskirjettäsi lukijoillesi.

ihmiset haluavat pitää hauskaa
kun kirjoittajat lähestyvät uutiskirjettään keinona kommunikoida ystävänsä kanssa, he todennäköisemmin kirjoittavat paremmin ja tulevat luetuiksi enemmän. Jos pystyt tuomaan hymyn jonkun kasvoille, olet voittanut ystävän. Lisää hieman huumoria uutiskirjeeseesi. Kirjoita nokkela otsikko. Ota mukaan poke-fun-osasto. Syötä hauska tilanne, jonka joku ratkaisi.

esimerkiksi muuan Missourissa toimiva laajennusosaston ylläpitäjä kirjoitti henkilökunnalleen tiedotteen ja liitti siihen aina “kuukauden kalkkuna”-osaston, jossa hän myönsi jonkin tekemänsä virheen tai boo-Boon.

San Diegon Sea Worldin työntekijöiden tiedotteen nimi on ” the Whale Street Journal.”Jatkomeijeriasiantuntija otsikoi tiedotteensa” No Bull-utare Facts.”

jatkoeläinasiantuntija lisäisi tiedotteensa loppuun sitaatin täytteeksi. Mutta sen sijaan, että hän olisi käyttänyt yhtä niistä harmittomista nimettömistä sitaateista, hän siteerasi aina oikeaa ihmistä vitsistä, joka kuultiin kahvilla pikkukaupungin ravintolassa, jossa hän usein kokoontui maanviljelijöiden kanssa.

(avautuu uuteen ikkunaan)Kirjoita luettavaksi nopeasti

ihmiset haluavat uutiskirjeitä luettavaksi nopeasti. He haluavat ymmärtää esittämäsi tiedot nopeasti. Kirjoita artikkeleita auttaa lukijaa lukemaan nopeammin.

Start off with a bang
Don ‘ t beat around the bush. Mene asiaan. Lehtiartikkelit eivät tarvitse kukkaisesittelyjä. Lainaa siis sanomalehtijournalismin ytimekästä kirjoitustyyliä.

käytä tutumpaa ja lyhyempää sanaa.

Kirjoita ilmaisemaan, älä tee vaikutusta. Miksi sanoa “käyttää”, kun “käyttää” kelpaa?

Kirjoita tasolla, joka on hieman alle sen, mitä yleisösi pystyy lukemaan. Lukijat arvostavat tätä, koska lukeminen sujuu nopeammin, mikä säästää aikaa. Edes Wall Street Journalin kaltaiset tähtijulkaisut eivät ylitä lukiolaisten lukuastetta. Tee uutiskirjeeseesi niin sanottu” sumuindeksi”. Tämä on tekniikka tarkistaa grade taso se on kirjoitettu.

Kirjoita puhetapasi
pidä tyylisi epämuodollisena. Onhan tämä kirje.

Edit your copy
Let it sech at least 24 hours and then go back and get rid of verbiage and cleaning the text for clarity. Jos mahdollista, pyydä ainakin yhtä muuta henkilöä muokkaamaan kopiota puolestasi. On vaikeaa olla oma päätoimittaja.

artikkelisi tärkein osa on ensimmäinen virke. Kun olet kirjoittanut artikkelin ensimmäisen luonnoksen, mene takaisin ja varmista, että ensimmäinen lause herättää huomiota.

vielä ensimmäistä lausetta tärkeämpi on otsikko. Otsikot voivat tehdä tai rikkoa uutiskirjeen. Mitä ihmiset tekevät, kun he skannaavat julkaisun? He lukevat otsikoita. Se ratkaisee, mitä he lukevat – jos he lukevat jotain.

(avautuu uuteen ikkunaan)kamppailu hyvistä otsikoista

hyvien otsikoiden kirjoittaminen on taistelua. Se vie usein enemmän aikaa kuin artikkelin kirjoittaminen. Kun kirjoitat otsikkoa, pääset artikkelin ytimeen. Kirjoittajat palaavat usein kirjoittamaan artikkeleidensa ensimmäisen osan uudelleen hyvien otsikoiden mukaiseksi. Otsikko kirjoittaminen auttaa tekemään asian niin ytimekkäästi kuin voit. Tässä muutamia sääntöjä hyvä otsikko kirjallisesti:

käytä toimintaverbejä
verbit kuten “napata”, “iskeä”, “sekoittaa” ja “rakentaa” ovat kaikki toimintaa merkitseviä verbejä. Pysy erossa staattisista verbeistä, kuten ” on ” ja ” ovat.”Otsikko on vielä tylsempi, jos siinä ei ole lainkaan verbiä. Näitä otsikoita sanotaan “etikettiotsikoiksi”, ja ne voivat olla tappavia, ellei niitä käytetä yhdessä niihin liittyvän, usein pienemmän otsikon kanssa, johon sisältyy verbi.

• huono
  Vuosikokousuutinen
• parempi
  Suunnittele tiesi Portlandiin vuosikokousta varten

käytä preesensissä
pidä verbit preesensissä. Tällaiseen tyyliin lukijat ovat tottuneet sanomalehdissä. Preesens vie yleensä vähemmän arvokasta tilaa, liian.

päästä asiaan
kerro, mistä artikkelissa on kyse. Ole fiksu, jos pystyt. Mutta älä petä lukijaa kirjoituksen ydinasiassa. Esimerkiksi hyvän ansioluettelon kirjoittamista käsittelevän artikkelin otsikko oli otsikoitu ” älä anna ansioluettelon ahdistaa tiedostoasi.”Tämä on nokkela sanaleikki, mutta kertoi silti, mistä kirjoituksessa oli kyse.

(avautuu uuteen ikkunaan) kehittäkää tyyli

helpottaaksenne kirjoittamistanne, teidän on laadittava tietyt suuntaviivat, jotka tunnetaan kustannusalalla nimellä tyyli. Tämä tarkoittaa, että teet aina tietyt asiat samalla tavalla, jotta sinun ei tarvitse miettiä uudelleen, miten ne tehdään.

tyyliisi kuuluu esimerkiksi kansojen titteleitä. Ensimmäisellä viittauksella lähteesi voi olla John Smith ja toisella viittauksella Mr. Smith tai Smith. Saatat haluta viitata kaikkiin naisiin, joilla on MS-arvonimi, tai saatat haluta jättää Tittelit kokonaan pois. Näissä valinnoissa ei ole oikeaa tai väärää. Päätä ja pysy siinä. Tämä tekee myös kirjoittamisesta helppolukuisempaa. Lukija poimii alitajuisesti tyylisi eikä mene hämilleen.

arvonimien lisäksi voi haluta tehdä päätöksiä myös siitä, miten numerot kirjoitetaan ja miten valtiot nimetään.

jos et halua tehdä kaikkia näitä päätöksiä itse, omaksu jonkun muun tyyli. Suosittu tyyliopas on Washington Postin Kirjoituspöytäkirja tyylistä. Monet sanomalehdet käyttävät näitä tyylikirjoja. Molemmat ovat helposti saatavilla kirjakaupoista tai voidaan helposti tilata sinulle.

muita tiedotteeseesi liittyviä asioita ei käsitellä tavallisessa tyylikirjassa. Joten luoda oman täydentää. Siinä voi olla sellaisia asioita kuin mitä lyhenteitä et tavoita ja miten viittaat organisaatioon toisella viittauksella. Esimerkiksi MU: lla on täydentävä tyylikirja, jossa tarkennetaan toisen viittauksen sääntöjä yliopistoon: käytä joko MU: ta tai Mizzouta.

noudata näitä vinkkejä ja olet matkalla hyvin kirjoitettuun, järjestettyyn ja luettuun uutiskirjeeseen.

(avautuu uuteen ikkunaan)Lähdeluettelo

• Ranta, Mark. Uutiskirjeen muokkaaminen: kuinka tuottaa tehokas julkaisu perinteisillä työkaluilla ja tietokoneilla. Coast to Coast Books, 1988.
• Benedict, Linda ja Jan Colbert. CM0440, 1990.
• Davis, Frederic ja John Barry. Uutiskirjeen julkaiseminen PageMakerin kanssa. Dow Jones-Irwin Vuonna 1988.
• French, Christopher W., Toimittaja. The Associated Press Stylebook and herjaus Manual, 1987.
• Goss, Frederick. Menestys uutiskirjeen julkaisemisessa: käytännön opas. Tiedotusliitto, 1985.
• Hudson, Howard. Uutiskirjeiden Julkaiseminen. Scribners, 1982.
• Judd, Karen. Kopiointi: Käytännön Opas. William Kaufman Vuonna 1982.
• Kessler, Lauren ja Duncan McDonald. Kun sanat törmäävät: toimittajan opas kieliopista ja tyylistä. Wadsworth, 1984.
• Webb, Robert A., Toimittaja. Washington Postin kirjoituskirja tyylistä. McGraw-Hill, 1978.
• Valkoinen, Tammi. Editing by Design: A Guide to Effective Word-and-Picture Communication for Editors and Designers. R. R. Bowker Co., 1982.
• Valkoinen, Tammi. Kaavioiden ja kaavioiden avulla. R. R. Bowker Co., 1984.