Muutosjohtamisen määritelmä

kuinka usein kollegat ja työkaverit kysyvät sinulta: “mitä on muutosjohtaminen?”Vaikka monet meistä tietävät intuitiivisesti, mitä muutosjohtaminen on, meillä voi olla vaikeaa määritellä sitä ytimekkäästi muille.

muutosjohtaminen määritelty

Prosci määrittelee muutosjohtamisen jäsennellyn prosessin ja työkalukokonaisuuden sovellukseksi, jolla johdetaan muutoksen ihmisiä halutun lopputuloksen saavuttamiseksi.

määriteltäessä muutosjohtamista muille on hyödyllistä keskustella siitä kahden toisiinsa läheisesti liittyvän käsitteen yhteydessä: itse muutos ja projektinhallinta.

itse muutos

muutos on hanke, aloite tai ratkaisu, joka organisaatiossa otetaan käyttöön työn tekemisen tavan parantamiseksi, ongelman ratkaisemiseksi tai tilaisuuden hyödyntämiseksi.
lähes kaikki organisaatiota parantavat hankkeet, aloitteet tai ratkaisut vaikuttavat siihen, miten työntekijät tekevät päivittäistä työtään. Prosci: n 10 Aspects of Change Impact kuvaa, miten muutos voi vaikuttaa ihmiseen tai ryhmään:

ajatus “kilpailukykyisemmäksi”, “lähemmäksi asiakasta” tai “tehokkaammaksi” voi motivoida organisaatiota muuttumaan, mutta jossain vaiheessa nämä tavoitteet on muunnettava konkreettisiksi vaikutuksiksi näihin prosesseihin, järjestelmiin, työkaluihin jne. Tässä tulevat projektinhallinta ja muutosjohtaminen.

Projektinhallinta ja muutosjohtaminen

ei riitä, että vain määrätään muutoksesta ja odotetaan sen tapahtuvan. Onnistunut muutos alkaa ymmärryksellä siitä, mitä täytyy tapahtua, jotta muutos tapahtuu, sekä kovalla työllä. Projektinhallinta ja muutosjohtaminen ovat erillisiä tieteenaloja, joita sovelletaan organisaatiomuutoksiin onnistumisen todennäköisyyden ja sijoitetun pääoman tuoton (Roi) parantamiseksi. Nämä erilliset mutta läheisesti toisiinsa kietoutuneet tieteenalat ovat välttämättömiä elämänmuutoksen aikaansaamiseksi.

Project Management-the technical side of change

Project Management Instituten PMBOK® – oppaan mukaan projektinhallinta on tietojen, taitojen, työkalujen ja tekniikoiden soveltamista projektitoimintaan hankkeen vaatimusten täyttämiseksi.
vaikka Projektinhallinta liittyy tyypillisesti perinteiseen Vesiputousmalliin, on olemassa lukuisia tapoja toteuttaa projekteja. Muutosjohtaminen voi toimia minkä tahansa projektinhallintamenetelmän rinnalla, kuten Agile, Scrum, Kanban, Lean, Waterfall ja PRINCE2.
teknisen ratkaisun suunnittelussa käytetystä lähestymistavasta riippumatta muutosjohtaminen keskittyy valmistelemaan, varustamaan ja tukemaan yksilöitä muutosten hyväksymiseen ja käyttöön.

muutosjohtaminen – muutoksen Ihmispuoli

muutosjohtaminen on jäsennellyn prosessin ja työkalujen soveltamista muutoksen ihmispuolen johtamiseen halutun lopputuloksen saavuttamiseksi. Sovellamme muutosjohtamista auttamalla ihmisiä, joihin muutos vaikuttaa, tekemään onnistuneita henkilökohtaisia siirtymiä, joiden avulla he voivat sitoutua, hyväksyä ja käyttää muutosta.
sekä projektinhallinta että muutosjohtaminen tukevat organisaation siirtämistä nykytilasta (miten asiat tehdään tänään), siirtymätilan kautta toivottuun tulevaan tilaan. Projektinhallinta keskittyy tehtäviin, joita tarvitaan projektin, aloitteen tai teknisen ratkaisun onnistuneeseen suunnitteluun, kehittämiseen ja toimittamiseen. Muutosjohtaminen keskittyy ihmisiin, joihin muutos vaikuttaa, ja antaa heille mahdollisuuden sitoutua, hyväksyä ja käyttää muutosta.

iteratiivisissa hankkeissa tulokset saavutetaan toistuvilla sykleillä tai muutospurkauksilla, ja jokainen sykli etenee kohti lopullista tavoiteltua lopputulosta. Iteratiivinen Projektinhallinta liittyy tyypillisesti ketteriin lähestymistapoihin ratkaisujen suunnittelussa, kehittämisessä ja toimittamisessa. Muutosjohtaminen tulee projektinhallinnan rinnalle ja keskittyy valmistelemaan, varustamaan ja tukemaan yksilöitä hyväksymään ja käyttämään muutoksia riippumatta siitä, toteutetaanko muutokset iteratiivisesti vai peräkkäin.

huomaa, että tekninen puoli ei välttämättä ole “teknologinen.”Vaikka projektit ovat joskus teknologisia, tekninen puoli koskee kaikkia muutoksia. Tähän sisältyvät kulttuurin muutokset, fuusiot ja yritysostot, politiikan päivitykset ja muut hankkeet tai aloitteet, joihin voi liittyä tai ei liity teknologiaa.
kaikilla organisaatiomuutoksilla on sekä tekninen että henkilöpuoli, ja kumpikin vaatii erilliset resurssit ja työkalut muutoksen toteuttamiseksi.

kunkin joukkueen tavoitteet

projektin johtoryhmä pyrkii viemään muutoksen teknistä puolta eteenpäin pisteestä A kohtaan B. tällaisia projektinhallintatoimia sovelletaan prosesseihin, järjestelmiin, työkaluihin jne. muutos vaikuttaa, eli ihmisten työpaikat kärsivät.

muutosjohtoryhmä pyrkii auttamaan muutoksen vaikutuspiiriin kuuluvia henkilöitä tukemaan tai hyväksymään muutoksen vapaaehtoisesti, ottamaan muutoksen omakseen ja soveltamaan muutosta odotetulla tavalla (ts.sitoutumaan, hyväksymään ja käyttämään muutosta).

alla oleva esimerkki osoittaa siirtymisen funktiosta (a) funktioon (B).

projektinhallinnan tavoitteena on käyttää tehokkaasti resursseja projektin, aloitteen tai ratkaisun suunnitteluun, kehittämiseen ja toteuttamiseen. Muutosjohtamisen tavoitteena on auttaa jokaista muutoksen vaikutuspiiriin joutunutta henkilöä onnistuneeseen siirtymävaiheeseen muutoksen asettamat vaatimukset huomioiden.

Muutosjohtamisen ja projektinhallinnan Laajuus

lähes jokainen organisaatioaloite tai projekti vaatii jonkinasteista projektinhallintaa ja muutosjohtamista. On hyvin vähän tapauksia, joissa et tarvitse molempia tieteenaloja. Jokainen alla olevista hankkeista tarvitsee oman projektinhallinnan ja muutosjohtamisen lisäksi itse muutoksen toteutuksen:

1. toiminnanohjausratkaisun käyttöönotto koko organisaatiossa
2. puhelinpalveluasiamiesten työprosessien ja kontakti-skriptien uudelleen suunnittelu
3. kahden organisaation ja niiden tietojärjestelmien yhdistäminen sulautumisen tai yrityskaupan jälkeen
4. uusien virtuaalisten yhteistyövälineiden käyttöönotto hajautetulle työvoimalle
5. uuden myyntikanavan kehittäminen

näyttävätkö projektinhallinta ja muutosjohtaminen samalta kaikissa aloitteissa? Yleensä ei. Vaikka useimmat tarvitsevat ainakin jonkin verran, jokainen tieteenala toimii parhaiten, kun se räätälöidään ainutlaatuiseen tilanteeseesi, organisaatioosi, kulttuuriisi ja historiaasi sekä erityiseen muutokseen, jota olet toteuttamassa.
tarvittavan projektinhallinnan määrä ja tyyppi riippuu ratkaisun suunnittelussa tarvittavasta monimutkaisuudesta, muutoksen asteesta ja joustavuudesta. Tarvittavan muutosjohtamisvaikuttamisen määrä riippuu siitä, kuinka paljon yksittäisten ihmisten arkeen kohdistuu häiriöitä. Se riippuu myös organisaation ominaisuuksista, kuten kulttuurista, arvojärjestelmästä ja historiasta menneineen muutoksineen.

Muutosjohtamisen ja projektinhallinnan integrointi

vaikka ne ovat erillisiä opintoaloja, muutosjohtaminen ja projektinhallinta integroidaan käytännössä. Askeleet ja toiminta etenevät yhteen ääneen, kun tiimit pyrkivät etenemään nykytilasta toivottuun tulevaan tilaan.

muutosjohtaminen ja projektinhallinnan suunnittelutoiminta

tarkastellaan esimerkkinä toimia, jotka tapahtuvat hankkeen tai aloitteen suunnitteluvaiheessa.

projektipäälliköt:

• yksilöi virstanpylväät ja tehtävät, jotka on saatettava päätökseen
• hahmottele tarvittavat resurssit ja miten ne toimivat yhdessä
• määrittele sen laajuus, mitä hankkeeseen tulee ja ei tule kuulumaan

muutosjohtajat:

• Craft-keskeiset viestit, jotka on ilmoitettava
• työskentele sponsoreiden kanssa rakentaaksesi aktiivisia ja näkyviä ylempien johtajien koalitioita
• tee vaikutusalaan kuuluville työntekijöille peruste muutoksen tarpeellisuudesta

tehokkaimmat hankkeet integroivat nämä toiminnot yhteen projektisuunnitelmaan.

ymmärryksellä on hyötyjä

voi olla vaikea erottaa muutosta, projektinhallintaa ja muutosjohtamista toisistaan. Käytännössä nämä kolme osatekijää kietoutuvat tiiviisti yhteen, jotta organisaatiolle saadaan myönteinen tulos. Mutta eroavaisuuksien ymmärtäminen helpottaa huomattavasti vianmääritystä, kun muutos ei etene odotetulla tavalla.

esimerkiksi, ovatko haasteet tulossa:

• muutoksen suunnittelu (hanke, aloite vai itse ratkaisu)?
• tekninen prosessi, toiminta tai resurssit (Projektinhallinta)?
• miten yksilöt hyväksyvät tai vastustavat muutosta (muutosjohtaminen)?

kun ymmärtää muutoksen, projektinhallinnan ja muutosjohtamisen erot, korjaavien toimien tunnistaminen käy selväksi. Ja kun tietää, mitä kukin osa-alue pyrkii saavuttamaan, muutosjohtamisen määritteleminen muille ei ole enää vaikeaa.