paperittoman työpaikan edut

mikä on paperiton toimisto?

paperiton toimisto on työpaikka, jossa on minimaaliset paperipohjaiset prosessit ja joka perustuu sen sijaan digitoituihin asiakirjoihin. Jotkut organisaatiot mieluummin termi “paperi-valo”, koska monet toimistot ja osastot eivät voi täysin poistaa paperitiedostoja, koska prosessi tai vaatimustenmukaisuusvaatimukset.

kaikesta huolimatta paperin käytön vähentäminen auttaa nopeuttamaan organisaation digitaalista muutoskulkua. Tämä tarkoittaa tyypillisesti siirtymistä sähköiseen dokumenttien hallintajärjestelmään, joka digitoi tiedostoja ja tallentaa ne keskustietokantaan.

paperittomaksi jäämisen hyödyt

yritykset käyttävät Yhdysvalloissa yli 120 miljardia dollaria vuodessa pelkästään painettuihin lomakkeisiin, joista suurin osa vanhentuu kolmessa kuukaudessa ja päätyy roskiin. Kaiken lisäksi toimistotyöntekijät käyttävät 30-40 prosenttia ajastaan asiakirjojen etsimiseen fyysisistä arkistokaapeista.

paperipainotteisimpia osastoja ovat henkilöstöhallinto, maksuliikenne, toimitilahallinto ja asiakaspalvelu, jotka käsittelevät suuria määriä hakemuksia, ansioluetteloita, kuitteja, työtilauksia, laskuja, laskuja ja paljon muuta.

ilmeisesti paperisten dokumenttien parissa työskentely aiheuttaa ongelmia, jotka estävät työntekijää olemasta tuottava ja organisaatiota säästämästä kustannuksia. Hyväksymällä paperiton järjestelmä voi ratkaista nämä haasteet ja saavuttaa etuja, kuten:

• fyysisten tiedostojen etsimiseen ja hakemiseen käytetyn ajan säästäminen. Digitaaliset asiakirjat voidaan helposti järjestää ja indeksoida, mikä tekee tiedostojen löytämisestä paljon nopeampaa hakuominaisuuksilla. Kun asiakirjat ovat helpommin saatavilla, tiedostojen noutamiseen kuluva aika vähenee merkittävästi, joten tiimisi voi olla tuottavampi ja keskittyä muihin arvokkaisiin tehtäviin.
• tiimin jäsenten yhteistyön edistäminen. Henkilöstö voi jakaa tiedostoja digitaalisesti ilman tulostusta ja tarkastella asiakirjojen päivitettyjä ja menneitä versioita. Tämä minimoi vaiheet ja optimoi työnkulun työskenneltäessä yhdessä asiakirjojen kanssa.
• tietoturvan parantaminen. Käyttöoikeudet voidaan myöntää ja peruuttaa käyttäjätason ja asiakirjatyypin mukaan. Rakeisten turvallisuusasetusten avulla luottamuksellisia ja arkaluonteisia tietoja voidaan seurata ja suojata väärinkäytöltä ja luvattomilta muutoksilta. Tämä vähentää myös katoamis-ja varkausriskiä.
• asiakirjojen tulostamiseen ja säilyttämiseen Käytettyjen kustannusten säästäminen. Suurimman osan paperityöstä poistaminen auttaa säästämään paperia ja arkistokaappeja sekä muita kustannuksia, kuten kopiokonemustetta ja toimistotarvikkeita.

Kuinka muuttaa paperittomaksi toimistoksi

asiakirjahallintajärjestelmä tallentaa ja tallentaa tiedot digitaalisesti yhdelle alustalle integroiduilla hakuvaihtoehdoilla. Paperisesta digitaaliseen siirtymisen helpottamiseksi voit aloittaa:

• oikean ratkaisun löytäminen. Käyttöönottamasi Alustan pitäisi vastata ja ratkaista ainutlaatuisia liiketoimintatarpeitasi ja-haasteitasi, joustavasti mukautua muutoksiin ja skaalautua kasvun myötä.
• digitoinnin aloittaminen. Tämä on todennäköisesti haastavin osuus, koska siihen liittyy aikaa ja työtä. Työn suuruus riippuu siitä, kuinka paljon paperisia tiedostoja aluksi on. Ratkaisujesi tarjoajan avulla voit kuitenkin laatia strategian digitalisointiprosessiin puuttumiseksi, joka voidaan sitten toteuttaa parhaina käytäntöinä työntekijöille.
• muutoksen johtaminen. Olennainen osa onnistunutta muutoshanketta on sidosryhmien sisäänoston saaminen. Auta tiimiäsi ymmärtämään muutoksen tarve ja miten uusi järjestelmä auttaa heitä tulemaan tuottavammiksi, vaikuttavammiksi ja arvokkaammiksi työssään. Kehitä koulutusohjelma, joka valmentaa työntekijöitä käsittelemään uusia prosesseja ja kerää heiltä palautetta parannusta varten.

kuten minkä tahansa muutoksen kohdalla, organisaatiosi sopeutuminen vie aikaa. On suositeltavaa aloittaa pienemmässä mittakaavassa kriittisillä prosesseilla, jotka vaikuttavat eniten paperittomuuteen, ennen kuin ratkaisu skaalataan muihin prosesseihin ja osastoihin.

jos haluat lisätietoja siitä, miten asiakirjahallintajärjestelmä voi auttaa toimistoasi paperittomana, ota meihin yhteyttä.