suunnittelu-Build-hankintaprosessi

23.kesäkuuta 2005

suunnittelu – /Build-ja DBB-hankintaprosessit ovat siinä mielessä samanlaiset, että omistaja palkkaa urakoitsijan rakentamaan hankkeen kummassakin, mutta nämä kaksi järjestelmää eroavat toisistaan sen suhteen, missä vaiheessa suunnittelu toimitetaan mahdollisille tarjoajille. Seuraavassa on esimerkki D/B-hankkeen hankintaprosessin tyypillisistä vaiheista.:

Vaihe 1 strateginen laitossuunnittelu – omistaja analysoi nykyiset ja tulevat laitostarpeensa määrittääkseen suunnitellulle käytölle sopivan rakennussuunnitelman.

Vaihe 2 ohjelman määrittely-omistaja määrittää projektin vaatimukset, jotka koskevat laitoksen kokoa ja suorituskykyä, kriteerejä, viimeistelyvaatimuksia, laatustandardeja, sovellettavia koodeja, sääntelystandardeja, väestöä/kapasiteettia, laitevaatimuksia jne. Nämä vaatimukset määrittelee ja muotoilee joko yrityksen oma ammattihenkilöstö tai ulkopuolinen konsultti.
Vaihe 3 Pätevyyspyyntö (RFQ) – Ehdotuksentekijöiden ammatilliset, taloudelliset ja kokemukselliset vaatimukset sekä hankkeen yleiset parametrit on esitetty RFQ: ssa joko yrityksen sisäisen henkilöstön tai ulkopuolisen konsultin toimesta.
Step 4 Qualifications Statement – omistaja mainostaa hanketta ja saa ja tarkastelee pätevyyslausuntoja vastauksena RFQ: lle. Yleensä kolme, korkeintaan viisi, pätevintä yritystä on listattu lyhyeksi.
Vaihe 5 ehdotuspyyntö (RFP) – omistaja pyytää suunnittelu-ja kustannusehdotuksia lyhytnumeroisilta suunnittelu-rakentaa joukkueet RFP. Tyypillisessä RFP-hankkeessa on muun muassa hankkeen suunnittelukriteerejä, paikkatietoja, sopimusvaatimuksia, valintamenettelyä ja ehdotusvaatimuksia.
Vaihe 6 Pre-Proposal Conference – jotkut omistajat pitävät tämän valinnaisen kokouksen ehdotuksen valmisteluvaiheessa, jotta Ehdottajat voivat esittää kysymyksiä ja pyytää selvennyksiä.
Vaihe 7 ehdotuksen toimittaminen ja arviointi-saatuaan ehdotuksen omistaja arvioi ehdotukset suunnittelun laadun, hinnan ja muiden ennalta määrättyjen tekijöiden perusteella (paras arvo). Omistaja voi pyytää Ehdottajia tekemään henkilökohtaisesti esityksiä omistajan valintalautakunnalle.
Vaihe 8 Sopimuksen tekeminen – valittu ehdottaja tekee omistajan kanssa sopimuksen(T), joka sisältää sekä omistajan vaatimukset että suunnittelijan ehdotuksen.
Vaihe 9 asiakirjat/rakentaminen – hankkeen kaikkien osien (tai tiettyjen vaiheiden) suunnitteluasiakirjojen valmistuttua aloitetaan rakentaminen. Sopimuksessa voidaan määrätä nopeutetuista menetelmistä, joiden avulla rakentaminen voi edetä loogisten suunnittelu – ja lupavaiheiden valmistuttua, mutta ennen koko rakennusasiakirjojen valmistumista.

Vaihe 7 edellä, ehdotuksen toimittaminen ja arviointi, on paras mahdollisuus omistaja saa varmistaa, että se saa hankkeen se haluaa ja parasta vastinetta rahoilleen. Paras arvo huomioi sekä laadulliset tekijät (eli suunnitteluratkaisu, hallinta ja aikataulu) että hinnan. Toimittamis – / arviointiprosessissa laadulliset tekijät ja hinta otetaan huomioon kaavan perusteella.
omistajan tulee nimetä valintalautakunta, joka tekee laadullisen rankingin. Yleensä kyseessä on sama komitea ja/tai paneeli, jota omistaja käytti pätevimpien Ehdottajien määrittämiseen. Raati voi käyttää useita menetelmiä ehdotusten arviointiin, joista kuutta käsitellään jäljempänä. Jokaista on käytetty onnistuneesti ja jokaisella on ansionsa, vaikka mikään yksittäinen prosessi ei sovi kaikkiin tilanteisiin.
1.Painotetut arviointiperusteet-alueellisessa markkinajärjestelyssä edellytetään laadullisen ehdotuksen ja kiinteän hinnan esittämistä. Omistaja määrittää pisteytyksen laadullisille tekijöille ja hinnalle. (Esimerkiksi laadulliset tekijät voivat painaa 60 pistettä ja hinta 40 pistettä.) Omistaja saa laadulliset ehdotukset ja hintaehdotuksen samanaikaisesti. Hintaehdotus on erillisessä kirjekuoressa. Omistaja voi sitten kuulla suulliset esitykset jokaiselta Ehdottajalta. Omistaja antaa pisteitä pisteytysmatriisilla kunkin ehdottajan vastauksesta kullekin arviointikertoimelle. Kun omistaja on arvioinut laadulliset kriteerit, se käy läpi hintaehdotuksen kirjekuoret. Enimmäishintapisteet annetaan alimmalle dollaritarjoukselle, ja kaikki muut skaalataan kääntäen verrannollisina kyseiseen summaan. Korkeat kokonaispisteet ratkaisevat sitten palkinnon.
2.Mukautettu alhainen tarjous-painotettujen kriteerien menetelmän muunnos on mukautettu alhainen tarjous. Prosessi seuraa samoja vaiheita laadullisten ehdotusten vastaanottamisen kautta. Suullisten esitysten jälkeen kvalitatiiviset näkökohdat pisteytetään ja lasketaan yhteen asteikolla 0-100 asteikolla desimaalina ilmaistuna (esimerkiksi 85: n pisteet kirjoitetaan 0,85). Laskettuaan pisteet omistaja avaa jokaisen tarjoajan hintakuoren. Tämän jälkeen hinta jaetaan pisteytyksellä (desimaalina ilmaistuna), jolloin saadaan “oikaistu tarjous”.
3.Vastaava suunnittelu / Alhainen Tarjous-Tämä arviointimenettely vastaa kahta edellistä prosessia aina laadullisten ehdotusten vastaanottamiseen asti. Omistaja arvostelee teknisiä ehdotuksia ja antaa jokaiselle Ehdottajalle määräajan vastata määrättyihin suunnittelumuutoksiin ja vastaaviin hinnanmuutoksiin (joko lisätä tai vähentää), jotta kaikki ehdotukset olisivat teknisesti vastaavia (ns. “tekninen tasoitus”). Tarkistetut mallit arvioi omistaja, joka sitten Avaa hinta kirjekuoret, sekä pohja ja muutokset. Palkinto voidaan antaa painokkaasti tai pelkästään hintaa painottaen, koska ehdotuskritiikin olisi pitänyt johtaa vastaaviin suunnitelmiin.
4.Kiinteä hinta/paras suunnittelu-sopimuksen hinta vahvistetaan omistaja ja ilmoitetaan RFP. Tämän jälkeen Ehdottajat tekevät vain laadullisia tai teknisiä ehdotuksia, koska kaikki hintatarjoukset ovat identtisiä. Suullisten esitysten jälkeen (vapaaehtoinen) omistaja käyttää arviointikriteerejään ehdotusten pisteytykseen. Palkinto menee yritykselle, joka tarjoaa korkeimman pisteytys ehdotuksen määrätyn hinnan.
5. Täyttää kriteerit / Alhainen Tarjous – Tämä arviointimenetelmä muistuttaa eniten perinteistä tarjousmenettelyä. Tyypillisesti RFP tarjoaa erityisiä vaatimuksia, mutta eivät ole lopullisia rakennusasiakirjoja. Omistaja pyytää ehdotuksia päteviltä yrityksiltä ja arvioi nämä ehdotukset varmistaakseen, että ne täyttävät peruskriteerit. Tämän jälkeen omistaja myöntää sopimuksen alhaisen tarjouksen tekijälle. Valitun yrityksen tehtävänä on viimeistellä rakennusasiakirjat järkevällä tavalla sen sijaan, että se kehittäisi hankkeelle ainutlaatuisen rakenteen. Tämän prosessin heikkoutena on se, että se poistaa kaksi suunnittelun kannalta edullisinta ominaisuutta: useita suunnitteluratkaisuja ja kilpailevien suunnitteluryhmien luovuuden/ innovoinnin. Se soveltuu parhaiten utilitarististen tilojen hankintaan (esim.: varastovajat, valmiiksi rakennetut rakennukset jne.).
6.Emergency Award-kuten nimestä käy ilmi, kun yleinen turvallisuus tai hyvinvointi on uhattuna, Julkinen omistaja voi valtuuttaa neuvottelut kulloinkin saatavilla olevan pätevimmän suunnitteluyrityksen kanssa käyttäen viittauksia ja/tai aikaisempaa Omistajakokemusta yrityksen kanssa perusteluna valinnalle. Kuten tämän osion alussa todetaan, edellä kuvatut vaiheet ovat yleisiä ja valinnaisia – omistaja voi päättää käyttää tai olla käyttämättä mitään tai kaikkia niistä. Mutta ne antavat yleiskuvan prosessista, jota projektinomistajat ovat onnistuneesti käyttäneet aiemmin.