the Importance of Planning a Business Document

kirjoittaminen on hauskinta. Editointi on vaikeinta. Tiedätkö, mikä on ensimmäinen osa? Suunnittelu! Se, mitä teet ennen kirjoittamista, on yhtä tärkeää kuin se, mitä kirjoitat. Liiketoimintadokumentin suunnittelu ja hahmotelman käyttäminen ovat arvokkaita työkaluja, joita kannattaa tavoitella ensimmäisenä kirjoittajan työkalupakissa.

miksi Liikeasiakirjan suunnittelu on tärkeää

tehokas yritysviestintä edellyttää kolmen C: n käyttämistä: kirjoita selkeästi, ytimekkäästi ja vakuuttavasti. Jos liikeasiakirja on huonosti kirjoitettu, sisältää lukuisia oikeinkirjoitus-tai kielioppivirheitä, puuttuu organisaatio tai ei tunnista asioita, lukija jää huono vaikutelma. Siksi, säilyttää maineesi ammattilaisena, sinun täytyy antaa aikaa suunnitteluun ennen kuin aloitat kirjallisesti liiketoimintadokumentin.

mihin suunnitteluun

suunnittelu vie aikaa—muutamasta minuutista muutamaan tuntiin riippuen asiakirjan koosta, yksityiskohtien määrästä ja tärkeydestä.

Liiketoimintadokumentin suunnittelu vaatii sinua:

• Määrittele selkeästi tavoite
• tunne yleisösi
• hahmottele keskeiset kohdat

pysy keskittyneenä Liikeasiakirjan tarkoitukseen

tunnista päämääräsi ja pysy keskittyneenä. Toki, saatat joutua tuomaan lisää tukimateriaalia tehdä asiasi. Mutta täydentävien tietojen ei pitäisi koskaan jättää varjoonsa ensisijaista tarkoitusta.

saadaksesi pääkohtasi erottumaan, kokeile näitä vinkkejä:

• pidä muoto visuaalisesti yksinkertaisena (vältä koristeellisia, häiritseviä fontteja)
• tunnista ongelma välittömästi
• ennakoi ja vastaa lukijan esittämiin kysymyksiin
• anna tietoja, todisteita tai syitä, jotka tukevat pääkohtaasi
• tarjoa ratkaisu tai tee ehdotus

katso seuraava esimerkki. Huomaa, miten sähköposti tunnistaa ongelman (kokouksen), ennakoi kysymyksiä (onko se pakollinen?), antaa motivaatiota (se vaikuttaa suoraan), ja antaa selkeän suunnan siitä, mitä lukijan on tehtävä (lähetä muistio).

Asiarivi:kokous keskiviikkona klo 10.00

rakas Sue,

lähetän sähköpostia koskien ensi viikolla alkavaa tärkeää tapaamista. Kokous pidetään keskiviikkona kello 10.00, ja kaikkien työntekijöiden on oltava paikalla. Tiedän, että olet kiireinen kirjanpidon päällikkönä-ja ymmärrän, että tapaamisen ajoitus ei ehkä ole paras mahdollinen. Tässä kokouksessa käsitellään kuitenkin uutta koko yrityksen laajuista aloitetta, joka vaikuttaa suoraan osastoosi.

lähettäkää kaikille valvonnassanne oleville työntekijöille muistio tästä kokouksesta ja korostakaa heidän läsnäolonsa tarpeellisuutta. Ilmoittakaa, kun tämä on tehty.

arvostan suuresti apuanne tässä asiassa. Ota rohkeasti yhteyttä minuun, jos sinulla on kysyttävää.

vilpittömästi,

Jeff

Järjestä Liikeasiakirjasi

voit käyttää oikeuttasi sekavaan kaappiin. Et voi käyttää sitä oikeutta, kun se tulee liiketoiminnan kirjallisesti. Yritysviestintä vaatii järjestelmällisyyttä. Jos lukija on hämmentynyt siitä, mitä olet kirjoittanut tai ei tiedä, mitä toimia odotat heidän ryhtyvän, se on valtava epäonnistuminen.

ota siis tavoitteeksi kirjoittaa organisoidusti, yhtenäisesti. Lauseiden ja kappaleiden tulisi virrata luontevasti ohjaten lukijaa aiheesta toiseen. Käytä asianmukaista liikeasiakirjan muotoilua. Ja erinomainen harjoitus auttaa sinua järjestämään ja esittämään kirjoituksesi on käyttämällä ääriviivat.

käytä ääriviivoja

ääriviivat antavat sinulle mahdollisuuden miettiä, mitä sinun pitää sanoa ja miten tehdä se järkevässä järjestyksessä. Aloita pääkohdista. Lisää sitten pääkohtaa tukevat alatyypit. Kun olet jot nämä alas, voit alkaa nähdä, missä saatat joutua muuttamaan jopa järjestyksessä. Tai pyydetään lisäämään lisätietoja.

toinen hyöty ääriviivojen käytöstä: se pakottaa hidastamaan. Liian nopea kirjoittaminen johtaa sotkuisiin virheisiin. Ääriviivat saavat sinut pysähtymään, ajattelemaan hitaasti kuvaa, jota yrität maalata lukijallesi, ja poistamaan epäolennaiset asiat.

tässä esimerkki perusviivoista:

Otsikko: Lukitse toimistosi ovi

1. kaikkien työntekijöiden on alettava lukita ovensa yöllä
   1. luettelo syistä, joiden vuoksi tätä tarvitaan
   2. selitä, että tämä tulee voimaan välittömästi
2. Keskustele uusista asennettavista lukoista
   1. annettavista uusista avaimista
   2. Mitä tehdä, jos avain katoaa
3. johtopäätös: kiitä työntekijöitä siitä, että he ovat tukeneet tätä uutta aloitetta

älä unohda muokata Yritysasiakirjaasi

yritysasiakirjasi ei ole valmis ennen kuin olet todistanut sen. Lue, muokkaa, toista. Älä horjuta työsi uskottavuutta kirjoitusvirheillä, välimerkkien virheillä ja epätarkkuuksilla.

kopioijat käyttävät tätä kikkaa löytääkseen tekstistä viipyvät kieliopilliset tai kirjoitusvirheet: lukekaa se ääneen kokonaisuudessaan. Ja tee se hitaasti. Kuuntele tarkkaan, mikä kuulostaa pois. Ehkä kirjoitit “lose”, kun tarkoitit “loose”. Tai jätit sanan pois. Ja kuulet, kun olet todennut saman asian kahdesti yhdessä kappaleessa.

ammattimaisen liikeasiakirjan kirjoittaminen ei ole helppo tehtävä. Mutta asianmukaista suunnittelua, järjestää ajatuksia käyttämällä ääriviivat, ja soveltamalla edellä vinkkejä, voit hallita taidetta kirjallisesti liiketoiminnan asiakirjoja.