tiedon jakaminen tehokkaasti

kriittisen tiedon välittäminen työtovereillemme ja sidosryhmillemme on yksi tärkeimmistä tavoista, joilla seksuaalisen väkivallan koalitiot saavuttavat organisaation tavoitteet. Kehittämällä resursseja ja tarjoamalla tukea jaamme tietoa ja strategioita, joilla pyritään lisäämään tietoisuutta ja toimintaa yksilöissä, yhteisöissä ja instituutioissa. Aivan kuten perheillämme ja yhteisöillämme, työpaikoillamme on kokonaisvaltaisia normeja, jotka muokkaavat vuorovaikutustamme. Kun on kyse tiedon jakamisesta, organisaatiokulttuuri vaikuttaa merkittävästi siihen, miten olemme vuorovaikutuksessa. Organisaatiokulttuurilla on vahva rooli, mutta meillä on myös yksilöinä kyky olla tilivelvollinen muille siitä, miten teemme keskeisiä päätöksiä tai teemme tärkeitä tekoja.

uusille koalition työntekijöille, erityisesti niille, jotka ovat työskennelleet suorissa palveluissa, organisaatiomme voivat näennäisesti tarjota tilavaa aikaa ja paikkaa jakaa tietoa ja käydä kriittisiä keskusteluja tekemästämme työstä. Ja meillä on! Koska joudumme kuitenkin tekemisiin monien erilaisten työn vaatimusten ja määräaikojen kanssa, kykymme kommunikoida tehokkaasti voi heikentyä. Kun pyrimme tasapainottamaan useita tarpeita, on tärkeää muistaa jakaa tietoa erityisesti silloin, kun olemme varanneet siihen aikaa, kuten henkilökunnan kokouksissa!

relevantti, hyödyllinen tieto antaa ihmisille mahdollisuuden luoda yhteisiä käsityksiä ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä, jotka tukevat organisaation tavoitteita. Olipa kyse viestinnästä sähköpostin, puhelimen, kokousten tai avustavan teknologian kautta, ajatuksesi ja käytäntösi tiedon jakamisesta näkyvät läpi johtamistyylissäsi.

vastuuvelvollisuuteen ja tiedon jakamiseen liittyviä kysymyksiä ja käsitteitä käsitellään jäljempänä. Koonnut Roger Schwarz & Associates (2011).

mikä on oleellinen tieto?

merkitykselliset tiedot sisältävät kaiken, mikä saattaa vaikuttaa käsillä olevaan päätökseen tai siihen, miten päätös tehdään. Taustalla olevat kiinnostuksen kohteet, järkeily, erityiset esimerkit ja tunteet ovat kaikki merkityksellisiä. Jakamalla nämä tiedot autat luomaan yhteisen ymmärryksen, jonka pohjalta kaikki asianosaiset voivat tehdä tietoon perustuvan päätöksen.

kysy itseltäsi:

• Olenko jakanut kaiken tiedon, jonka tiedän yksityisesti, ei täysin tue suosikkiratkaisuani?
• Olenko kertonut, mitä mieltä olen siitä, miten asiat sujuvat?

väärinymmärrystä, konfliktia ja puolustuskyvyttömyyttä voi esiintyä ilman riittävää tietoa. Perustele tarvittaessa, miksi sanot / pyydät / teet jotain kielteisten oletusten välttämiseksi. Kun annat konkreettisia esimerkkejä, perusteluja ja aikomuksia, sinusta tulee avoimempi ja luotettavampi.

yksinkertaisesti sano:

• Voitteko antaa minulle esimerkin, jotta ymmärtäisin paremmin, mitä sanotte?
• voitko auttaa minua ymmärtämään, mikä sai sinut ajattelemaan noin?
• sanon / kysyn/teen siksi…

tiedon jakaminen: näkemysten esittäminen ja kysymysten esittäminen

Ihannetapauksessa tiedon jakamisen pitäisi auttaa ihmisiä ymmärtämään toisiaan paremmin. Lausuntojen antaminen ja kysymysten esittäminen helpottavat parempia keskusteluja; molempien tekeminen on avainasemassa. Joskus saatamme ajatella, että me puolueellistaa ihmisiä, mitä ajattelemme, joten me helpottaa keskusteluun esittämällä kysymyksiä, jotta saada ihmiset puhumaan. Ihmiset kuitenkin tietävät, milloin käytämme kysymyksiä, jotta emme sanoisi, mitä ajattelemme. Jos vain esitämme kysymyksiä, saatamme saada puolustautumisreaktion, koska toiset eivät pysty oppimaan kiinnostuksistamme, ajattelustamme ja/tai tunteistamme. Lisäksi retorisia kysymyksiä, kuten: “Älä ajattele…”sisältävät usein omat mielipiteemme. Ole sen sijaan avoin ja tilivelvollinen siitä, mitä ajattelet.

mielipiteiden esittämisen ja kysymysten esittämisen lisäksi kuuntelutaidot ovat elintärkeitä, jotta voidaan osoittaa kunnioitusta ja kuulla, mitä muut sanovat.

jos puhun työkavereilleni, saatan ehdottaa ratkaisua, selittää, miksi se mielestäni toimisi ja sitten jatkaa kysymyksellä, Mitä ongelmia kukaan näkee ehdotuksellani? Mitä enemmän yhdistät oman näkemyksesi kertomista ja muiden mielipiteiden kysymistä, sitä nopeammin tunnistat paikat, joissa olet samaa mieltä ja paikat, joissa näet asiat eri tavalla. Tämä tarkoittaa, että sinulla on enemmän aikaa ja energiaa jäljellä erojen tutkimiseen ja niihin puuttuvien ratkaisujen luomiseen (Roger Schwarz & Associates, 2007).

yksipuolinen kontrolli

kun tuntee itsensä stressaantuneeksi, vihaiseksi tai puolustavaksi, monet turvautuvat yksipuoliseen Kontrolliajatteluun. Tämä ajattelutapa sanoo, että ymmärrän, sinä et. Keskustelun pointti on voittaa hinnalla millä hyvänsä.

yksipuolinen kontrolli haittaa tehokasta viestintää, koska se tuottaa syyttelyä, solvauksia, vähättelyä, leimaamista, kritiikkiä, vertailuja ja tuomiota. Monet lopettavat tiedon jakamisen, kun heitä kohdellaan näin. Mieti, mitä voisi tapahtua suorissa palveluissa seksuaalisen väkivallan uhrien kanssa, jos työkaverit lopettavat hengenpelastustiedon jakamisen toisilleen toimimattoman tiimityön vuoksi. Vaikka panokset eivät olisikaan kovin suuret, yksipuolinen valvonta voi silti johtaa ajan, sitoutumisen, innovaatioiden, rahan, luottamuksen ja mielenterveyden menetykseen.

tehokas viestintä koskee sisältöä ja prosessia. Jokaisessa keskustelussa on sisältö-aihe; ja prosessi-miten keskustelette aiheesta. Organisaation tai tiimin käyttämä prosessi vaikuttaa suoraan sen saavuttamiin tavoitteisiin. Kun prosessista ei ole keskusteltu ja sovittu, yksilöt saavat itse päättää prosessistaan.

hyödyllisiä vihjeitä:

• päättäkää yhdessä, miten keskusteluja käydään.
• sopivat kokouksen tarkoituksesta.
• Älä oleta, että SINÄ ymmärrät tilanteen ja muut eivät.
• ole utelias muiden näkemyksistä.
• luo parempia päätöksiä ja lisää sitoutumista hyvän prosessin kautta.

Viite: Roger Schwarz & Associates (2011). Jaatteko kaikki olennaiset tiedot? (2006); State views and ask genuine questions (2007); How unilateral control can kill you (2010); Dealing with people who are off-track” (2007). Retrieved from: http://www.schwarzassociates.com/resources/articles/