Ulkotapahtumien Suunnitteluvinkit

Ulkotapahtumien Suunnitteluvinkit & Koordinaatiovinkit

verrattuna sisätapahtumien suunnitteluun ulkotapahtumien suunnittelu vaatii tyypillisesti hieman enemmän vaivaa ja etukäteisharkintaa. Vaikka ulkoilmatapahtumat mahdollistavat joustavuuden ja luovuuden, siinä on kompromissinsa, sillä tarkemmat yksityiskohdat on otettava huomioon.

mutta älä stressaa. Hallin Sepityspalvelut ovat täällä auttamassa. Noudata näitä vinkkejä, joiden avulla ulkoilmatapahtuman suunnitteluprosessi sujuu mahdollisimman sujuvasti.

#1 – paikan valinta – Ulkoilmatapahtuman Suunnitteluvinkit

etsiessäsi täydellistä paikkaa ulkoilmatapahtumallesi harkitse sellaista, jossa on myös sisätilavaihtoehto. Tämä voi auttaa lievittämään joitakin haasteita saatat kohdata, kun se tulee odottamattomia sää kysymyksiä.

mahtuuko tapahtumapaikalle vierasmäärä? Kun paikka metsästys, muista miettiä odotettu vieras määrä. Jos tapahtumapaikka on liian suuri tapahtumallesi, voit luoda tilan koon osion avulla. Jos tapahtuma on vain kutsua, pyydä, että osallistujat vastaavat kutsuun lähettämällä kutsun takaisin tiettyyn päivämäärään mennessä. Monissa tapauksissa, joudut todennäköisesti seurata osallistujia, jotka unohtavat vastata, joten muista antaa itsellesi tarpeeksi aikaa saada lopullinen määrä.

huomioi kohdeyleisösi. Valitse paikka, joka täyttää väestötiedot yleisösi. Ajattele heidän tulojaan, mistä he pitävät ja mistä eivät pidä, mitä heidän makunsa ja tarpeensa ovat jne. Nämä tekijät auttavat varmistamaan, että osallistujat tuntevat olonsa mukavaksi ulkona tapahtumapaikalla.

onko tapahtumapaikka sopiva vieraillesi? Määrä ihmisiä, jotka osallistuvat voi tulla alas, onko tapahtumapaikka sijainti on lähellä, jossa vieraat asuvat tai työskentelevät. Jos tapahtuma tarjoaa vieraille alkoholia, kannattaa ottaa huomioon myös kuljetukset. Älä ole vieraita juoda ja ajaa, tarjota heille ilmainen tai halpa kuljetus vaihtoehtoja.

kuinka paljon kokemusta kisapaikasta on? Heidän kokemustasollaan voi olla suuri vaikutus tapahtumaan. Kysy heiltä menneitä kuvia tapahtumista, asetteluvaihtoehtoja ja viittauksia. Tapaa henkilökunta selvittää, jos heidän persoonallisuutensa sopii tapahtuman tarpeisiin ja miten mukautuva ne ovat. Kysy heiltä yksityiskohtia, kuten palvelimien suhde vieraisiin, heidän tapahtumapukunsa, heidän palvelusaikansa, mitä asioita tapahtumaan he huolehtivat, kuten koristelu, set-up tai purkaa.

onko tapahtumapaikalla rajoituksia, jotka voisivat vaikuttaa päätökseesi varata ne? Rajoitukset voivat rajoittua siihen, mitä saa ja ei saa sisustaa, valokuvaukseen/videografiaan, alkoholin myyntiin, ulkoruoan tuomiseen tai jopa pitopalveluun. Jotkut tapahtumapaikat ovat suosineet pitopalvelua, jota sinun on käytettävä.

pyydä tapahtumapaikalta lista siihen liittyvistä maksuista. Sisältyvätkö pöydät, tuolit ja liinavaatteet maksuun? Pitääkö sinun vuokrata bajamaja? Mikä on vastuun kattavuus? Mikä on korkkimaksu ja onko anniskelulupa voimassa ja ajan tasalla? Mikä on kullatun illallisen hintahaarukka tai mikä on buffetin hinta per henkilö? Onko baarimikko – ja baarimaksuja? Mikä on maksuaikataulu, palautus ja peruutusehdot?

tapahtumapaikan valinta on yksi tärkeimmistä päätöksistä tapahtuman suunnittelussa. Tapahtumapaikkasi asettaa koko sävyn tapahtumallesi. Tee tutkimusta ja kysy mahdollisimman paljon kysymyksiä ennen lopullisen päätöksen tekemistä.

asianmukaiset luvat

kun tapahtumapaikka on valittu, tämä kannattaa tehdä ensimmäisenä. Vältä ulkoilmatapahtuman sulkemista ottamalla yhteyttä oikeisiin viranomaisiin ja hankkimalla asianmukaiset luvat.

erityiset Lupatyypit:

• Elintarvikeluvat
  • jos aiot myydä, tarjoilla, luovuttaa tai maistella elintarvikkeita tai kulutustavaroita, voi olla tarpeen hankkia tilapäinen food sponsor-lupa. Jos tapahtumassasi on muitakin ruokamyyjiä, heillä pitää olla myös tilapäinen ruokamyyjän lupa. Elintarvikkeiden käsittelyä koskevia vaatimuksia varten on otettava huomioon yleiset turvallisuusominaisuudet, kuten käsienpesualtaat.
  • Ulkoilmatapahtumien suunnittelu vaatii erityistä harkintaa, erityisesti catering-ja tapahtumaruokapalveluiden osalta.
    • ajattele säätä
    • valitse parhaat teltat. Teltat suojaavat ruokaa kuumalta kesäauringolta, kevätsateelta ja voimakkailta tuulilta. Ruoka-ja jälkiruokapöydät kannattaa kiinnittää maahan ennalta arvaamattomien tilanteiden välttämiseksi.
    • on varmistettava elintarvikkeiden turvallisuus. Valitsemalla pitopalvelu, jolla on kokemusta catering ulkona tapahtumia on erittäin hyödyllistä. He voivat auttaa sinua päättämään, mikä ruoka on parasta vieraille ja osaavat pitää sen tuoreena. Liian pitkään helteessä pois jätetty ruoka on haitallista.
    • ruokailuvälineiden valinta. Jos tuulta on odotettavissa, ei paperilautasia tai muovisia ruokailuvälineitä kannata käyttää. Raskaat astiat ja ruokailuvälineet varmistavat, että ruoka pysyy pöydällä, tai suunnittelevat menun, joka on räätälöity sormiruokiin ja kannettavaan kulutukseen.
    • elintarvikekuljetukset. Mieti, miten ruoka kuljetetaan tapahtumapaikalle. Lämmittimet ja lämpölamput auttavat pitämään ruoan lämpimänä ja mahdollisimman tuoreena. Jää on välttämättömyys, varsinkin kun ulkoilmatapahtumat on ajoitettu korkeaan kesähelteeseen.
    • pidä vieraat nesteytettyinä. Tarjoa virkistäviä juomia, kuten jääteetä, limonadia tai kurkkuvettä. Vuodenaika vaikuttaa siihen, millaisia ruokia ja juomia tarjoilet.
  • Alkoholinkäyttölupa
    • tapahtumapaikasta riippuen sinulta saatetaan vaatia alkoholiluvan lisäksi jopa lupakirje alkoholin tarjoiluun. Eri tapahtumapaikoilla tulee olemaan erilaisia linjauksia ja jopa rajoituksia siitä, miten alkoholia hoidetaan.
  • teltan tai katoksen Rakenneluvat
    • paikan päällä voidaan koon, monimutkaisuuden ja turvallisuuskysymysten vuoksi joutua tarkastamaan, tarvitaanko lupaa.
  • tilapäinen käyttölupa
    • tällainen lupa koskee yksityisomaisuuden käyttöä, ja se voi sallia tietyn käytön rajoitetuksi ajaksi paikassa, jossa käyttöä ei yleensä hyväksyttäisi.
  • Sähkölupa
    • jos tarvitset sähkövirtaa sähkögeneraattoreiden kautta tai liittymällä olemassa oleviin pysyviin sähköjärjestelmiin, saatat joutua hankkimaan sähköluvan.
  • ilotulitusvälineiden / erikoistehosteiden Lupa
    • avotuleen liittyvät toimet voidaan joutua tarkistamaan hyväksyntää varten. Olipa kyse ilotulitteista, lasereista tai mistä tahansa muusta erikoistehosteesta, jokaisella voi olla eri lupa, joka tarvitaan.
  • jalkakäytävä / Katutoiminta Lupa
    • lupa tarvitaan kaikenlaiseen kadulla/jalkakäytävällä/aukiolla tapahtuvaan toimintaan koosta ja kestosta riippumatta. Esimerkkejä lupia edellyttävistä toimista: vallankaappaus, näytteenotto, vakuus tai ilmaiskierrokset.

#2 – Logistics-Outdoor Event Planning Tips

pidä suunnittelukokous tapahtumapaikalla kaikkien tavarantoimittajiesi/toimittajiesi kanssa koordinoidaksesi ulkoilmatapahtumasi logistiikkaa. Logistiikkaan voi sisältyä lastaus ja purku, pysäköinti, ajoitus, pohjaratkaisut, sähköjärjestelyt, Valaistus, vartiointi, miehistö, siirrettävien käymälöiden vuokraus jne. Näiden yksityiskohtien tiivistäminen hyvissä ajoin voi pitää suunnitteluprosessin liian ylivoimaisena.

yleisesti Unohdetut tapahtumasuunnittelun yksityiskohdat:

• ruoka
  • allergiat & ruoka-mieltymykset: selvitä, onko vieraalla ruoka-aineallergioita tai mieltymyksiä, kuten vegaani, gluteeniton jne. ja suunnittele tapahtumatarjoilu tarkoituksenmukaisesti, jotta varmistat vaihtoehdot ja ruokaturvallisuuden kaikille.
  • ruokaa myyjille ja vapaaehtoisille: älä unohda ruokkia henkilökuntaa tai vapaaehtoisia, jotka auttavat sinua tapahtuman vetämisessä. He tekevät kovasti töitä, joten on tärkeää pitää energiatasot ylhäällä.
• Dollies & käsikäyttöiset kuorma-autot
  • jos kuljetat raskaita tavaroita, ota joku näistä kätevästi avuksi.
• Vuorokausiaikatauluja
  • kun on kyse vuorokausiaikatauluista, niitä on tyypillisesti kaksi. Yksi, että osallistujat näkevät ja yksi tapahtuma joukkue. Jaa aikataulut kaikkien asianosaisten kanssa sujuvan prosessin varmistamiseksi.
• painetun päälehden
  • päälehden tulee sisältää kaikkien myyjien ja näytteilleasettajien yhteystiedot sekä Wi-Fi-salasanat.
• nimikyltit
  • nämä ovat hyödyllisiä osallistujille, sponsoreille ja vapaaehtoisille ja mahdollistavat helpon verkostoitumisen.
• Emergency Kit
  • odota odottamatonta ja valmistaudu. Hätäpakkauksen valmistelun näyttäminen voi rauhoittaa henkilökuntasi mieltä. Tässä muutamia ideoita siitä, mitä voit sisällyttää: sakset, kynät, nauha, muistilehtiö, Ensiapupakkaus, Klorox kynä, ibuprofeeni, jne. On myös viisasta ilmoittaa paikallisille hätäkeskuksille tapahtumastasi. He voivat halutessaan saada lääkintä-ja / tai poliisihenkilöstöä osallistumaan tapahtumien turvallisuuteen ja ennaltaehkäisyyn.
• Latausasemat
  • tämä on valtava mukavuus osallistujille ja tarjoaa lisäetua organisaatiollesi. Latausasemien pystyttäminen pöytineen ja virtajohtoineen voi mahdollistaa jatkuvan sosiaalisen median näkyvyyden ja valokuvauksen tapahtumaasi varten.
• Porta Potties
  • jos tarvitset pata pottia, muista vuokrata vastaavasti, jotta vierasmääräsi helpottuisi. Et todellakaan halua, että vieraasi seisovat loputtomassa kannettavassa vessajonossa. Ja ollaanpa rehellisiä, se on viimeinen asia, mitä vieraanne haluavat myös.
• turvallisuus
  • tapahtuman järjestäjänä tulet kohtaamaan runsaasti haasteita, ja turvallisuuden pitäisi olla pääasia. Ulkoilmatapahtumat kattavat yleensä paljon suuremman alueen kuin sisätapahtumat, mikä vaatii enemmän suunnittelua ja yleisötyypistä riippuen kehittyneempää turvallisuutta.
• Radiopuhelimet
  • Kyllä, matkapuhelimetkin toimivat, mutta radiopuhelimilla voi lisätä useita ihmisiä keskusteluun tai tilanteeseen kerralla. Tämä on erittäin hyödyllistä, jos ongelmia ilmenee ja sinun täytyy kommunikoida henkilökunnan kanssa.
• Vahvista vapaaehtoisten
  • varmista, että varmistat vapaaehtoisten osallistumisen sekä heidän roolinsa ja vastuunsa tapahtumaa edeltävinä päivinä. Johdonmukainen huomiota tähän voi lieventää onko short-handed tapahtuma-aikaan.
• Survey your Attendees
  • Don ‘ t forget to survey your attendees within one week after the event. Tämä on tärkeää, koska voit kerätä rehellistä palautetta siitä, mikä toimi, mikä ei, ja miten voit parantaa Seuraava tapahtuma. Se osoittaa, että heidän mielipiteillään on merkitystä, samalla kun se varoittaa heitä siitä, että toinen tapahtuma tulee tapahtumaan.

#3 – seuraa säätä-Ulkoilmatapahtumien Suunnitteluvinkit

suurin syy ulkoilmatapahtumien peruuntumiseen on kolea sää. Aloita sään seuraaminen mahdollisimman pitkälle etukäteen. On “suunnitelma B” sateiden varalta ja vaihtoehtoinen asettelu, jos teltta tai jonkinlainen suoja tarvitaan.

• Säävakuutus
  • Sadevakuutus suojaa kaikkia ulkoilmatapahtumia sateiden aiheuttamilta menetetyiltä voitoilta. Yleisimpiä tapahtumia ovat messut, festivaalit, golfturnaukset, lentonäytökset, taidefestivaalit, konsertit, tv & kaupalliset kuvaukset, yritystapahtumat, urheilutapahtumat ja paljon muuta.
• ulkoilmatapahtumat
  • konsertit
    • pidennä läpimenoaika
      • anna itsellesi enemmän aikaa kuin luulet tarvitsevasi asioiden järjestämiseen.
    • Säästä rahaa, ajattele paikallisia
      • matka -, kuljetus-ja majoituskustannusten välillä, kaikki täsmää. Valitse paikallinen teko.
    • tunne yleisösi
      • Selvitä, kuka on omalla alueellasi suosittu ja mikä trendaa. Haluat antaa yleisöllesi sen, mitä he haluavat kuulla.
    • valitse sopiva paikka
      • valitse paikka, jossa on riittävästi tilaa majoittaa kaikki vieraat mukavasti, mutta tarpeeksi pieni, että se näyttää loppuunmyydyltä show ‘ lta. Huomioi akustiikka ja henkilökunnan ääniteknikkojen tila.
    • vuokraa oikea lava
      • jos et löydä paikkaa, jossa on kaikki mitä etsit, erityisesti lava, sinun täytyy vuokrata sellainen. Varmista, että saat sellaisen, joka voi turvallisesti tukea tapahtuman toimintaa.
    • Hanki vakuutus
      • Tapahtumavakuutus suojaa sinua, jos jokin menee pieleen, kuten lavaonnettomuus tai yleisön ihastus. Kaikilla sopimustyöntekijöillä tai viihdyttäjillä pitäisi olla myös asianmukainen vakuutus.
    • Tarkista aikataulut
      • varmista, ettei aikatauluristiriitoja ole, kuten toinen paikallinen konsertti, joka saattaa varastaa lipunmyynnin sinulta.
    • Tutkimusluvat
      • jos aiot järjestää tapahtumasi julkisessa tilassa, kuten puistossa, tarvitset todennäköisesti luvan.
    • mainostakaa
      • levittäkää sanaa sosiaalisessa mediassa, radiossa,lehti-ilmoituksissa, lentolehtisissä jne.
    • Laadi sääsuunnitelma
      • Järjestä sääsuunnitelma, jonka avulla voit helposti siirtää asioita vaihtoehtoiseen päivämäärään tai paikkaan.
  • Häät
  • tee vieraidesi olo mukavaksi
    • mieti, millainen sää on ulkohäiden aikaan päivästä ja kuukaudesta. Jos on aurinkoista ja kuumaa, anna vieraille jääkylmiä vesipulloja, kun he istuvat. Tee ohjelmistasi hääfaneja, jotta vieraat voivat viilentää itseään. Jos se on viileä ja kostea, muista kertoa vieraille käyttää ylimääräisiä kerroksia. Myös kannettavien lämmittimien vuokraaminen olisi hyvä idea.
  • onko varasuunnitelma
    • mitä jos sataa? Jos tapahtumapaikallasi on sisäpaikka, Siirrä tapahtuma sisätiloihin. Jos se ei ole vaihtoehto, harkitse teltan vuokraamista.
  • Plan for wind
    • monet ulkohäät kärsivät tuulisista olosuhteista. Vältä vaaleita kankaita, kuten sifonkia mekossasi ja morsiusneitojen mekoissa. Pyydä kampaajaasi stailaamaan hiuksesi sään mukaan, jotta Hääkuvissasi ei ole Einsteinin hiuksia.
  • Soundi
    • varmista, että kaikki kuulevat hääjuhlan. Harkitse vuokrata äänentoistojärjestelmä clip mikit morsian, sulhanen ja officiant.
  • sisustus
    • luonnonkauneus ympäröi ulkohäät, mutta kannattaa silti varmistaa, että pihat ovat hyvin hoidettuja ja kukat kukkivat. Ehkä suunnitella vuokrarakenteita, kuten karat tai huvimajat.
  • ruoka
    • varmista, että pitopalvelusi suunnittelee menun, joka pysyy hyvin ulkona helteellä, vältä ruokia, jotka voivat pilaantua nopeasti.
  • Sammuta janonsa
    • harkitse tarjoavasi vieraillesi erilaisia limonadeja, teetä tai lyöntejä kuivahtavan alkoholin sijaan.
  • Ötökät
    • sammuttakaa citronella-kynttilät, jotta vieraanne eivät läträä ötököitä koko ajan. Ehkä jopa harkita maksaa esikäsitellä alueen kanssa tuholaisten / hävittämispalvelu.
  • luvat
    • varmista, että sinulla on tarvittaessa sijaintisi hyväksyntä.
  • Urheilutapahtuma
    • lisää yhteisöllisyyttä
      • kerää paikallisten asukkaiden ja yritysten tukea. Luo mainoskampanja, joka sitoo yhteisöön, tai jopa osoittaa, miten aiot antaa takaisin paikalliselle organisaatiolle tapahtuman tuotoista.
    • Luo upeita näkymiä
      • houkuttele osallistujia luomalla brändättyjä visuaalisia näyttöjä, kuten telttoja, lippuja, bannereita, ilmapalloja jne.
    • Hanki vakuutettu
      • harkitse vakuutusta, joka kattaa kilpailusi ja palkintosi.
    • Etsi sponsori
      • kumppani, jolla on oikea yritys, joka voi auttaa kattamaan osan tapahtuman kustannuksista, mutta myös houkutella suuremman yleisön.
    • Market
      • Luo teema, joka kiihottaa yleisöä, sitoo paikallisen median jäsenet mainostamaan ja käyttää sosiaalista mediaa sanan levittämiseen.
  • Musiikkijuhlat
    • tarvitset paljon teknistä laitteistoa ja logistista tukea, jotta livemusiikki pysyy sujuvana.
      • näyttämö, valaistuslaitteet, äänentoistolaitteet ja näyttämövaunut.
    • anna itsellesi runsaasti aikaa suunnitella
      • mukana on paljon pelaajia ja osa-alueita. Järjestää bändejä, myyjät, ja paikka. Suunnittele markkinointialoitteesi ja miten myyt lippuja tapahtumaan.
    • Suunnittele tilasi
      • reilusti tilaa tarvitaan lavojen, backstage-alueiden, tarjoiluvaunujen, myyntikojujen ja bajamajan vuokrien väliin.
    • artistien budjetti
      • Älä käytä kokonaisbudjettiasi yhteen valtavaan artistiin, haluat tarpeeksi viihdettä festarikävijöillesi. Kokeile ottaa sekoitus allekirjoittamattomia, paikallisia lahjakkuuksia, nousevia bändejä, ja sitten iso nimi (jos budjetti sallii). Muista poll ympäröivien yhteisöjen oppia paras sekoitus musiikkia, joka vetää väkijoukkoja tapahtumaan.
    • luvat
      • jos festivaali järjestetään julkisella maalla, tarvitset todennäköisesti luvan kaupungilta. Tee tutkimusta ja saada asianmukaiset luvat estää tapahtuman sulkeminen.
    • Porta Potty Rentals
      • festareilla ei yleensä ole standardikäymälöitä, joten joudut todennäköisesti vuokraamaan porta potteja. Kannettavat käsienpesuasemat ja kannettavat käsienpyyhintäasemat ovat myös hyviä harkitsemaan festivaalillesi, koska ne tarjoavat ylimääräistä puhtaanapitoa festivaalikävijöillesi.
    • sisäänpääsy
      • miten osallistujat pääsevät sisään? Saavatko he rannekkeet, käsilamput vai lipulla? Rannekkeet ovat suosittu valinta, kun kyse on yli päivän kestävistä tai ikätunnistusta vaativista festivaaleista.
    • turvallisuus
      • musiikkifestivaalit voivat olla hintavia. Palkkaa tarpeeksi vartijoita vahtimaan noita aitahuijareita ja myymälävarkaita, mikä antaa mielenrauhan maksaville myyjillesi. Myös festit houkuttelevat sekoitus väkijoukkoja, ylimääräinen turvallisuus auttaa pitämään kaikki turvassa ja hallita ongelmia nopeasti.
    • Muu viihde
      • kun settien välillä on seisokkeja, varmista, että olet tehnyt muita viihdesovituksia; taidetta, tanssiesityksiä, taikureita, komedianäytöksiä jne. Älä unohda nimittää tai palkata kerho.
    • the essentials
      • Don ‘ t overlook these other important aspects; Ruoka, Juomat, vessat, ensiapu, roskat/kierrätyspisteet.
  • Block Party
    • koko ja laajuus
      • määrittävät, kuinka monta ihmistä voi realistisesti isännöidä. Townships voi rajoittaa osallistumistasosi noudattaakseen turvallisuusmääräyksiä ja-määräyksiä.
    • Aikajana
      • kun Päivämäärä ja paikka on vahvistettu, tarkista paikallisten yhteisöjen kalenterit ristiriitojen välttämiseksi.
    • käytännöt & luvat
      • hakevat ja noudattavat kaupungin hakemusvaatimuksia järjestää tapahtuma julkisella tontilla (kadun sulkeminen). Lupa tarvitaan, jos tapahtumaan liittyy yleinen puisto, alkoholinkäyttö ja ääntä vahvistava laitteisto.
    • RSVP: n
      • määrää määräaika, jotta voit määrittää, kuinka paljon ruokaa ja juomaa tarvitset.
    • vuokrat
      • voit joutua vuokraamaan telttoja, pöytiä, tuoleja, kannettavia vessoja, grillejä, jäähdyttimiä jne. Tutkimus vuokramaksut ja palvelut löytää paras käsitellä.
    • puhtaanapito
      • jos odotatte suurta porukkaa eikä alueella ole esteettömiä vessoja, paras vaihtoehto on bajamaja-ja pesupisteet.
    • elintarvikkeet ja juomat
      • koordinoi yhteisön ilmoittautumislomake vapaaehtoisille tiettyjen elintarvikkeiden tai juomien tuomiseksi. Jos se ei ole mahdollista, saatat joutua värvätä apua pitopalvelu.
  • Beer Fest
    • Hanki lupa
      • hanki tarvittavat luvat tämän kokoluokan tapahtuman järjestämiseen ja alkoholin jakeluun.
    • sijainti
      • sijainti on ratkaiseva. Varmista myös, että paikka on tarpeeksi suuri pitämään määrä vieraita olet odottanut. Kesäiselle olutfestarille kannattaa harkita ulkoilupaikkaa, mutta sellaista, joka voi tarjota varjoa olutmyyjän pöytiin.
    • enemmän kuin olut
      • ilmeisen oluen lisäksi tarvitset myös ruokamyyjiä. Ruokarekat ovat helppo ja trendikäs tapa tarjota vieraillesi ruokaa, joka auttaa imeytymään alkoholiin. Jos on kuuma kesäpäivä, varastoi H2O: ta.
    • tärkeät vieraat
      • viihteen palkkaaminen antaa vieraille tekemistä maistiaisten välissä. Palkkaa turvallisuus pitämään tapahtuma ja osallistujat turvassa ja hallinnassa.
  • yrityksen piknikit
    • valitse paikka
      • koska se on ulkona, valitse paikka, jossa on upea ympäristö. Tarkista paikallinen puisto, ulkourheilukeskus, huvipuisto, ulkopuolella yrityksesi sivustolla, jne.
    • Valitse teema
      • teema tekee siitä paljon hauskempaa!
        • teema-ideat: sirkus, kasino, puku, fiesta, luau, urheilu, Länsi
      • päätä valikosta
        • oman valikon tulee vastata teemaasi. Mikä sopii parhaiten teemaasi? Possupaistia vai BBQ: ta? Karibiaa vai tacoja? Pidä hauskaa sen kanssa! Hauskoja ruokia, kuten hattaroita, sno-käpyjä ja jäätelöautoja, ei pidä unohtaa.
      • suunnittelutoiminta
        • toimintaan voi sisältyä maalareita, valokuvauskoppeja, donkkisäiliöitä, urheiluharrastuksia jne.
      • varusteiden vuokraus
        • sijainnista riippuen saatat joutua vuokraamaan pöytiä, tuoleja, telttoja, bajamajan vuokria jne.

#4 – tarjoa vieraille kunnolliset mukavuudet-Ulkoilmatapahtumien Suunnitteluvinkit

jos vieraat eivät viihdy tapahtumassasi, heidän on todennäköisesti vaikea nauttia olostaan. Seuraavassa on joitakin välttämättömyyksiä, joita sinun pitäisi olla vieraidesi saatavilla: vettä tai muita juomia, aurinkovoidetta, hyönteismyrkkyä, ensiapupakkauksia ja lämpötilasta riippuen joko kevyitä huopia tai tuulettimia.

#5 – vuokrat-Ulkoilmatapahtumien Suunnitteluvinkit

tapahtumat vaativat paljon erilaisia kohteita, ja osa niistä ei välttämättä sisälly tapahtumapaikkaan. Saada valita kaikki asiat, jotka menevät oman tapahtuman, tuo visio elämään, on hauska osa suunnitteluprosessia.

yleisimmät vuokrat

• Teltat
• Pöydät (ruokailu ja cocktail)
• Tuolit
• Liinavaatteet
• lautaset
• Lasit
• Juoma-automaatit
• ruokailuvälineet
• lämmittimet tai Tuulettimet
• valo-ja äänentoistolaitteet
• tanssilattiat
• Huonekalut
• sisustus
• Kuljetus
• Kannettavat vessat

#6 – puhtaanapito-Ulkoilmatapahtumien Suunnitteluvinkit

meillä on paljon kokemusta tämä osasto ja voi antaa joitakin erinomaisia vinkkejä. Ensinnäkin, tämä on yksi alue, jossa et halua olla valmistautumaton! Huonosti suunniteltu sanitaatio, kadonneista roskiksista liian vähiin vessavaihtoehtoihin, voi upottaa parhaimmatkin ulkoilmatapahtumat eeppiseen tyyliin. Riittävien ja saniteettitilojen tarjoaminen tekee vieraasi ja miehistösi onnelliseksi, ja ulkoilmatapahtumasi sujuu sujuvasti.

jos yleisiä vessoja ei ole saatavilla ja sinun on vuokrattava bajamajoja, muista nämä seikat:

• sijainti: Sijoita porta potta vuokrat sinne, missä ne ovat helposti saatavilla ja tasaiselle ja kuivalle maalle. Ihannetapauksessa 40 tai 50 jalkaa maksimissaan kuorma pääsy.
• määrä: pääsääntöisesti varmista, että sinulla on vähintään 1 bajamajakka jokaista 50 tapahtuman osallistujaa kohden, varsinkin jos tapahtumaan liittyy ruokaa ja alkoholia.
• malli: Porta potty rentals on saatavilla erityyppisille yleisöille. Määritä, millaisen yleisön tapahtumasi houkuttelee ja varmista, että bajama potty-vuokrasi vastaavat vieraidesi tarpeita. Eri tyyppejä voivat olla: standardi kannettava potta, huuhdeltava kannettava potta, handicap porta potta, tai yksi, joka on vauvan muuttuva asema. Kun määrittelet tarvitsemasi tyypit, voit määrittää määrän.
• puhtaus: tarjoa vieraillesi puhdas ympäristö. Jos kannettavan potan vuokra ei sisällä käsienpesualtaita tai käsidesiä, voit vuokrata ne erikseen. Halls Septic Services tarjoaa kannettavia käsienpesuasemia, pieniä ja suuria, sekä kannettava Käsienpesuasema. Määrää myös hoitaja huolehtimaan siitä, että kaikissa kannettavissa vessoissa on koko ajan riittävästi vessapaperia.
• ilmanvaihto: terveysriskien välttämiseksi varmista, että bajamajoituksissasi on asianmukainen ilmanvaihto. LVI tuuletusaukot ja tuuletusaukot seinät ja lattia ovat tarpeen.
• Roska: jos toimittaa omat roska-astiat, erehtyy aina ylimäärin puolelle, jos niitä on liian vähän tai ne ovat levittäytyneet liian kauas toisistaan, tuloksena voi olla sotkuinen roskakasa ja ylitsevuotavat astiat.
• kierrätys: sama sääntö pätee kierrätys sisältää kuin roska-astiat, enemmän on parempi. Riittävät kierrätysastiat estävät lasin ja muovin päätymisen roska-astioihin.

#7 – Tapahtuman siivous-Ulkoilmatapahtumien Suunnitteluvinkit

siivoustöistä kannattaa keskustella etukäteen. Miehistön määrääminen alusta lähtien poistaa kaikki epäselvyydet siitä, kuka on vastuussa mistäkin tapahtuman lopussa. Riippuen paikka, epäonnistuminen kunnolla siivota voi johtaa sakkoja ja / tai menetys talletuksia.

siivouksen tarkistuslista

• vessat
  • vessat vaativat talonmiespalvelusta ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen, jotta asiakkaiden sisältö ja tilat pysyvät hygieenisinä. Jos vuokraat kannettavia vessoja, muista keskustella siitä, mitä odotetaan siivous ja kerääminen.
• Lattianhoito
  • useimmat tilat koostuvat tiloista, joissa on erilaisia lattioita. Osalla on matto, laatta, betoni, puu tai vaikka ruoho, jos kyseessä on Ulkoilmatapahtuma. Laattalattiat tulee vahata, matto imuroida, betoni pestä alas ja jätteet poimia nurmikolta; valmistaudu tapahtumapaikan lattiatyyppiin.
• Jätehuolto
  • pidä tapahtumapaikan sisä-ja ulkoalueet roskattomina; se luo tapahtumapaikallesi ammattimaisen ja hygieenisen ilmeen. Kierrätä muovi, pullot ja paperi oikeisiin astioihin.

tapahtumien suunnittelu ei ole helppoa, ja tämä pätee varmasti myös ulkoilmatapahtuman suunnitteluun. Ulkoilmatapahtuman suunnittelu tuo vielä lisää haasteita ja saattaa vaatia muutaman ylimääräisen suunnitteluhankkeen. Toivomme vinkkiemme auttavan välttämään joitain yleisiä tapahtumasuunnittelun sudenkuoppia. Seuraa näitä vinkkejä ja muista etsiä muusta verkosta muita suuria tapahtumaresursseja, kuten Bizbash.com ja Eventmanagerblog.com.