Valituksen käsittelymenettely: vaiheet, tarve ja elementit

kun olet lukenut tämän kirjoituksen, saat tietää valitusten käsittelystä: – 1. Valitusten käsittelyn vaiheet 2. Valituksen käsittelyn tarve 3. Tärkeimmät Ominaisuudet 4. Peruselementit 5. Virheet 6. Tavoitteet 7. Hyötyä.

sisältö:

1. Valituskäsittelymenettelyn vaiheet
2. Valituskäsittelymenettelyn tarve
3. hyvän Valituskäsittelymenettelyn keskeiset piirteet
4. Valituskäsittelymenettelyn peruselementit
5. virheet Valituskäsittelymenettelyssä
6. Valituskäsittelymenettelyn tavoitteet
8. valituksen käsittelyn edut

1. Valitusten käsittelyn vaiheet:

missä tahansa valituskoneiston vaiheessa joidenkin johdon jäsenten on käsiteltävä riita. Epäkohtien korjaamisessa vastuu on pitkälti johdolla. Ja, epäkohdat pitäisi ratkaista nopeasti ensimmäisessä vaiheessa itse. Seuraavat vaiheet opastavat esimiestä käsittelemään epäkohtia.

I. tunnusta tyytymättömyys:

esimies/esimiesasenne epäkohtiin on tärkeä. Heidän pitäisi kiinnittää huomiota epäkohtiin, ei kääntää niitä pois. Tietämättömyys ei ole autuutta, se on työtaistelun kirous. Esimiesten ja esimiesten alentuva asenne pahentaisi ongelmaa.

ii. Määrittele ongelma:

epämääräisen tyytymättömyyden tunteen sijaan ongelma tulisi määritellä kunnolla. Joskus annetaan väärä valitus. Tehokkaalla kuuntelulla voidaan varmistaa, että tosi valitus esitetään.

iii. Hanki faktat:

faktat pitäisi erottaa fiktiosta. Vaikka epäkohdat aiheuttavat mielipahaa, niiden takana pitäisi olla tosiasioita. Jokaisesta epäkohdasta on tehtävä asianmukainen merkintä.

IV. analysoidaan ja päätetään:

päätöksillä jokaisesta epäkohdasta on ennakkotapausvaikutus. Vaikka heidän käsittelemisessään ei pidä hukata aikaa, niin se ei ole mikään tekosyy lipsua siitä. Epäkohtien sovittelu antaa esimiehille mahdollisuuden korjata itseään ja sitä kautta tulla lähemmäs työntekijöitä.

lehmänkauppa liiton painostuksesta korjatuissa epäkohdissa saattaa tuoda liiton johdon hetkellisesti lähemmäksi johtoa, mutta se varmasti vieraannuttaa työvoiman pois johtoportaasta.

v. seuranta:

tehtyjä päätöksiä on seurattava tarkoin. Niistä olisi ilmoitettava viipymättä kyseiselle työntekijälle. Jos päätös on työntekijälle suotuisa, hänen lähimmällä pomollaan pitäisi olla etuoikeus viestittää samaa.

jotkut niistä yleisistä sudenkuopista, joihin esimiehet syyllistyvät valitusten käsittelyssä, liittyvät:

(a) tosiasioiden etsimisen lopettaminen liian aikaisin;

(b) Johdon mielipiteen ilmaiseminen ennen täydellisten tosiasioiden keräämistä;

(c) kunnollisen kirjanpidon laiminlyönti;

(d) mielivaltainen toimeenpanovallan käyttäminen; ja

(e) väärien epäkohtien selvittäminen.

2. Valituskäsittelymenettelyn tarve:

valitusmenettely on tarpeen mille tahansa organisaatiolle seuraavista syistä:

(i) useimmat epäkohdat häiritsevät vakavasti työntekijöitä. Tämä voi vaikuttaa heidän moraaliinsa, tuottavuuteensa ja yhteistyöhalukkuuteensa organisaation kanssa. Jos syntyy räjähdysherkkä tilanne, siihen voidaan puuttua nopeasti, jos valitusten käsittelymenettely on jo olemassa.

(ii) ei ole mahdollista, että kaikki työntekijöiden valitukset ratkaistaisiin ensikertalaisilla esimiehillä, sillä näillä esimiehillä ei ehkä ole ollut asianmukaista koulutusta tähän tarkoitukseen ja heiltä saattaa puuttua auktoriteettia. Lisäksi voi olla persoonallisuusristiriitoja ja muitakin syitä.

(iii) se toimii johdon mielivaltaisten toimien tarkastuksena, koska esimiehet tietävät, että työntekijät todennäköisesti huolehtivat siitä, että heidän protestinsa tavoittaa ylimmän johdon.

(iv) se toimii purkuna työntekijöiden suruille, tyytymättömyydelle ja pettymyksille. Se toimii Höyrykattilan paineventtiilin tavoin. Työntekijöillä on oikeus lainsäädäntö -, toimeenpano-ja oikeussuojaan ja he saavat tämän suojan epäkohtien redreessal-menettelyltä, joka toimii myös ylöspäin suuntautuvan viestinnän keinona.

ylin johto tulee yhä tietoisemmaksi työntekijöiden ongelmista, odotuksista ja pettymyksistä. Se herkistyy heidän tarpeilleen ja huolehtii sitten hyvinvoinnista.

tästä syystä johto laatii henkilöstöön mahdollisesti vaikuttavia suunnitelmia, kuten tehtaan laajennus tai muutos, työvoiman säästölaitteiden asennus jne., olisi otettava huomioon, miten tällaiset suunnitelmat voivat vaikuttaa työntekijöihin.

(v) johdolla on täydet valtuudet harjoittaa liiketoimintaa parhaaksi katsomallaan tavalla, jollei sen oikeudellisista ja moraalisista velvoitteista ja sopimuksista, jotka se on tehnyt työntekijöidensä tai heitä edustavan ammattiliiton kanssa, muuta johdu. Mutta jos ammattiliitto tai työntekijät eivät pidä johdon toimintatavoista, he voivat tehdä valituksensa sitä varten säädetyn menettelyn mukaisesti.

hyvin suunniteltu ja asianmukainen valitusmenettely tarjoaa:

(i) kanavan tai väylän, jonka kautta loukattu työntekijä voi esittää valituksensa;

(ii) menettely, jolla varmistetaan, että jokaista valitusta käsitellään järjestelmällisesti;

(iii) menetelmä, jolla loukattu työntekijä voi lievittää tyytymättömyytensä tunteita työtään, työolojaan tai johtoa kohtaan; ja

(iv) keino varmistaa, että valituksen käsittelyssä on jonkin verran ripeyttä.

3. Hyvän Valituskäsittelymenettelyn pääpiirteet:

Torrington & Hall viittaa neljään valituskäsittelymenettelyn pääpiirteeseen, joita käsitellään jäljempänä:

(a) oikeudenmukaisuus:

oikeudenmukaisuutta tarvitaan paitsi oikeudenmukaisuuden myös menettelyn elinkelpoisuuden säilyttämiseksi, jos työntekijöille kehittyy käsitys, että menettely on vain huijausta, sen arvo menetetään ja epäkohtiin pyritään puuttumaan muilla keinoilla. Tämä edellyttää myös luonnollisen oikeuden periaatteiden noudattamista, kuten kurinpitomenettelyssä.

(b) edustustilat:

edustus, esim. luottamusmies voi olla avuksi yksittäiselle työntekijälle, jolla ei ole luottamusta tai kokemusta ottaa johtoa yksin. On kuitenkin olemassa myös riski, että edustajan läsnäolo aiheuttaa puolustuksellista johtamisasennetta, johon vaikuttavat monet muut asiat, joissa esimies ja luottamusmies voivat olla metsureina.

(c) menettelyn vaiheet:

vaiheet tulisi rajoittaa kolmeen. Ei ole mitään arvoa saada lisää vain siksi, että johtohierarkiassa on enemmän tasoja. Tämä vain pidentää asian käsittelyyn kuluvaa aikaa ja saattaa menettelyn pian huonoon valoon.

(d) ripeyttä:

ripeyttä tarvitaan, jotta viivyttelystä voi seurata katkeruutta ja turhautumista. Kun työntekijä ‘ menee menettelyyn/ se on kuin vetäisi viestintäjohtoa junassa. Toimiin ei ryhdytä kevyesti, ja ne odottavat nopeaa ratkaisua. Lisäksi isännöitsijällä, jonka päätöstä kuulustellaan, on vaikeaa ennen kuin asia on selvitetty.

olennaiset Valituskäsittelymenettelyn ennakkoedellytykset:

jokaisella organisaatiolla tulee olla järjestelmällinen valitusmenettely, jotta epäkohdat voidaan korjata tehokkaasti. Kuten edellä on selitetty, käsittelemättömät epäkohdat voivat kärjistyä myöhemmin väkivaltaisiksi konflikteiksi.

jotta valitusmenettely olisi moitteeton ja tehokas, sillä tulisi olla tiettyjä edellytyksiä:

(a) säännösten noudattaminen:

valitusten käsittelyä suunniteltaessa on otettava asianmukaisesti huomioon voimassa oleva lainsäädäntö.

(b) yksiselitteisyys:

jokaisen valituskäsittelymenettelyn osa-alueen tulee olla selkeä ja yksiselitteinen. Kaikkien työntekijöiden pitäisi tietää, keneen kääntyä ensimmäisenä, kun heillä on epäkohta, onko valitus kirjallista vai suullista, milloin muutoksenhaku on mahdollisimman pitkällä, jne. Oikaisuviranomaisen tulee myös tietää rajat, joiden sisällä hän voi ryhtyä tarvittaviin toimiin.

(c) yksinkertaisuus:

valitusten käsittelymenettelyn tulisi olla yksinkertainen ja lyhyt. Jos menettely on monimutkainen, se voi lannistaa työntekijöitä ja he eivät ehkä käytä sitä asianmukaisesti.

(d) Promptness:

työntekijän epäkohta on käsiteltävä viipymättä ja tarvittaviin toimiin on ryhdyttävä välittömästi. Tämä on hyväksi sekä työntekijälle että johdolle, sillä jos väärintekijää rangaistaan myöhässä, se voi vaikuttaa myös muiden työntekijöiden moraaliin.

(e) koulutus:

esimiehille ja liiton edustajille tulisi antaa asianmukainen koulutus kaikkiin epäkohtien käsittelyn osa-alueisiin ennen käsittelyä tai muuten se hankaloittaa ongelmaa.

(f) seuranta:

henkilöstöosaston tulisi seurata valitusten käsittelyn tehokkuutta ja toimivuutta sekä tehdä tarvittavat muutokset sen parantamiseksi aika ajoin.

4. Valituskäsittelymenettelyn peruselementit:

valituskäsittelymenettelyn peruselementit ovat:

i) sellaisen terveyskanavan olemassaolo, jonka kautta valitus voi siirtyä korvattavaksi, jos aikaisempi vaihe tai kanava on todettu riittämättömäksi, epätyydyttäväksi tai mahdottomaksi hyväksyä. Tämä vaihe voi käsittää kolme, neljä tai viisi alavaihetta.

ii) menettelyn tulee olla yksinkertainen, täsmällinen ja nopea, sillä mikä tahansa monimutkaisuus, epämääräisyys tai viivästys voi johtaa loukkaantuneen työntekijän tyytymättömyyden pahenemiseen.

(iii) kanteen käsittelyn vaiheet tulee määritellä selkeästi.

näiden tulisi sisältää:

(a) epäkohdan vastaanottaminen ja määrittely:

(b) asiaankuuluvien tosiseikkojen selvittäminen, epäkohdasta;

(c) tosiasioiden analysointi, otettuaan huomioon niihin liittyvät taloudelliset, sosiaaliset, psykologiset ja oikeudelliset kysymykset;

(d) asianmukaisen päätöksen tekeminen kaikkien tosiseikkojen huolellisen tarkastelun jälkeen; ja

(e) päätösten ilmoittaminen loukkaantuneelle työntekijälle.

(iv) oli päätös mikä tahansa, sitä tulee seurata, jotta reaktio päätökseen olisi tiedossa ja jotta voidaan selvittää, onko asia loppuun käsitelty vai ei.

5. Virheet valitusten Käsittelymenettelyssä:

I. pysähtyminen liian aikaisin, faktojen etsiminen:

II. johdon mielipiteen ilmaiseminen ennen kuin kaikki olennaiset tosiseikat on paljastettu ja arvioitu;

III. kunnollisen kirjanpidon laiminlyönti;

IV. Turvautuminen johtavaan Fiatiin sen sijaan, että kiihkottomasti keskusteltaisiin työntekijän valituksen tosiseikoista;

v. päätöksestä ilmoittaminen epäasiallisella tavalla; ja

VI. väärän tai hätäisen päätöksen tekeminen, jota asian tosiseikat tai olosuhteet eivät oikeuta.

toimenpiteet virheiden välttämiseksi:

johdon tulisi pyrkiä välttämään virheet valitusmenettelyssä noudattamalla jäljempänä mainittuja toimenpiteitä:

a. johdon avulias asenne ja tuki.

s. Kaikkien asianosaisten uskomus menettelyn harjoittamiseen.

C. menettelyn käyttöönotto työntekijöiden ja ammattiliittojen suostumuksella.

d. noudattamalla yksinkertaisia, oikeudenmukaisia ja helposti ymmärrettäviä menettelyjä.

e. yhtiön selkeiden toimintaperiaatteiden ja menettelytapojen laatiminen.

F. asianmukaisen toimivallan siirtäminen asianomaisille osapuolille.

g. henkilöstöosaston toiminta neuvonantajana.

h. asialähtöinen ja asialähtöinen menettely ennemmin kuin työntekijälähtöinen.

i. Kunnioitettava kaikilla tasoilla tehtyjä päätöksiä.

j. menettelyn riittävä julkisuus.

K. menettelyn säännöllinen arviointi ja uudelleentarkastelu.

kuten jo mainittiin, on olemassa päteviä syitä saada epäkohdat käsiteltyä koneella tai menettelyllä.

6. Valituskäsittelymenettelyn tavoitteet:

Jackson (2000) määrittelee valituskäsittelymenettelyn tavoitteet seuraavasti:

1. Jotta työntekijä voi tuoda epäkohtansa julki.

2. Selventämään epäkohdan luonnetta.

3. Tutkia tyytymättömyyden syitä.

4. Jotta ongelmaan löydettäisiin mahdollisuuksien mukaan nopea ratkaisu.

5. Ryhtyä asianmukaisiin toimiin ja varmistaa, että lupaukset pidetään.

6. Ilmoittaa työntekijälle oikeudestaan viedä valitus menettelyn seuraavaan vaiheeseen, jos ratkaisu ei onnistu.

7. Epäkohtien Käsittelymenettelyn edut:

Jacksonin (2000) mukaan sekä työnantajalle että työntekijöille koituvat lisäedut ovat seuraavat:

1. Se kannustaa työntekijöitä ottamaan huolen esiin ilman pelkoa kostotoimista.

2. Se tarjoaa oikeudenmukaisen ja nopean keinon käsitellä valituksia.

3. Se estää pienten erimielisyyksien kehittymisen vakavammiksi riidoiksi.

4. Se säästää työnantajien aikaa ja rahaa, kun työpaikan ongelmiin löydetään ratkaisuja. Se auttaa rakentamaan avoimuuteen ja luottamukseen perustuvaa organisaatioilmapiiriä.