Formación para el Usuario Final: Todo lo Que Necesitas Para Hacerlo Bien en 2021

¿Qué es lo primero que te hace sentir como en casa cuando vas a un lugar nuevo?

Se podría decir comodidad, paz, amor.

Pero creemos que es información.

Las personas están programadas para preguntarse y aprender. No estás leyendo este artículo para aprender algo nuevo?

¿Se quedaría con el artículo si no cumpliera con sus necesidades? ¿O sentirías que has perdido el tiempo?

Ya sean empleados o clientes, sus usuarios finales simplemente sienten lo mismo si no los incorpora correctamente.

En su mayoría, ni siquiera saben lo que deberían saber, al menos no todos los detalles. Por lo tanto, cuando hay una actualización, o cuando llega alguien nuevo, es crucial entrenarlo correctamente y sin problemas.

En este artículo, hablaré sobre :

• Cómo llevar a cabo la Capacitación del Usuario
• Ejemplos de Capacitación del usuario
• El Mejor Software de Capacitación empresarial

Antes de todo eso, veamos primero:

¿Qué es la capacitación del Usuario final?

La capacitación del usuario final se asegura de que el público objetivo (en su mayoría empleados) esté sincronizado con la empresa y sus necesidades. La capacitación del usuario final se puede completar por varios medios, pero la forma más común en 2021 es usar orientación interactiva en pantalla o un equivalente de ese método de aprendizaje.

Como puede adivinar, la capacitación del usuario final puede llevarse a cabo casi en cualquier momento en el viaje del empleado o usuario.

La incorporación de empleados y la incorporación de usuarios son los ejemplos más típicos en los que se requiere principalmente capacitación para usuarios finales.

Por lo tanto, en un mundo en el que la incorporación remota se está convirtiendo en la nueva mejor opción, la capacitación virtual de los usuarios finales está ganando importancia.

He aquí por qué:

¿Por qué es importante la formación del usuario final?

¿Contratarías a un escritor que no sabe escribir?

¿O serías un mecánico que nunca ha visto un coche en su vida?

Lo mismo ocurre con la capacitación del usuario final. La formación del usuario final es esencial porque:

1. La capacitación de los usuarios finales mejora la productividad general de sus empleados/usuarios. A medida que todos los usuarios finales trabajan sincronizados, las tasas de productividad aumentan más rápido.
2. La capacitación del usuario final agrega valor a su organización en su conjunto. La sincronización de todos los usuarios te ayuda a crear un mejor perfil y a obtener resultados más fáciles.
3. La capacitación del usuario final mejora los niveles de precisión. Como todos los usuarios finales están bien capacitados, aportan valor más rápido, lo que les beneficia a usted y a ellos. Por lo tanto, los niveles de precisión tienden a mejorar más rápidamente.

Tipos de capacitación para usuarios

Aunque hay muchas formas diferentes de capacitar a los usuarios, podemos resumirlas en 3 categorías principales:

Capacitación autodidacta

Este método puede parecer que está dejando al usuario solo, para comprender el producto por sí mismo.

Y sería exactamente correcto!

Este método es el menos exitoso en la capacitación de usuarios simplemente porque no ayuda a garantizar el éxito de los usuarios, ya que requiere que aprendan activamente en lugar de que usted los ayude.

Entrenamiento cara a cara

No siendo tan duro como el método de autoservicio, el método de entrenamiento cara a cara requiere mucho tiempo. El usuario final está siendo entrenado con un instructor, y el único propósito de esa persona es capacitar a los usuarios finales.

Capacitación automatizada en línea (virtual)

La capacitación en línea para usuarios finales es la más popular entre otras, ya que no requiere necesariamente que una persona instruya a todos los usuarios finales uno por uno.

La capacitación virtual se puede realizar fácilmente adoptando un producto de capacitación en línea.

Cómo Realizar la Capacitación del Usuario de la Manera Correcta (5 Pasos Cruciales)

Por supuesto, hay muchos pasos que usted y sus usuarios finales deben tomar para tener una capacitación completa.

Así que reunamos todos esos pasos en 5 categorías principales:

1-Enumere Por qué Sus Usuarios finales necesitan Capacitación

Bueno, usted sabe que los usuarios finales necesitan nueva información, pero ¿por qué la necesitan?

Eres tú:

• Introduciendo algo completamente nuevo,
• Pasando por cambios,
• O entrenando a gente nueva?

Cada razón puede necesitar enfoques diferentes o ligeramente diferentes para obtener los mejores resultados.

• Si está introduciendo algo completamente nuevo para los usuarios finales existentes, no tiene que molestarse en presentar todos los detalles de su empresa. Puedes centrarte solo en el nuevo aspecto.
  Para presentar fácilmente una nueva función o plataforma a los usuarios existentes, puede usar un centro de recursos para informarles sobre el cambio y capacitarlos con una lista de verificación que activa recorridos interactivos de características para la experiencia virtual más fácil para el usuario final.

• Si está pasando por un período de cambio, tendría que conocer usted mismo la gestión del cambio y capacitar a los usuarios finales en consecuencia. Esto es exactamente lo que RAM hizo con el cambio de su sistema de TI.

Si está entrenando a nuevos usuarios finales, tendría que seguir un camino más largo, ya que hay mucho que aprender. Primero, debe presentar los conceptos básicos con un mensaje en la aplicación, luego debe guiarlos con un tutorial interactivo y debe proporcionarles más ayuda con una lista de verificación o un centro de ayuda.

2-Hacer una Lista de Lo que el Usuario Final Necesita

Sumergirse directamente en la práctica sin un plan generalmente termina siendo una carga, ¿verdad?

Para evitar eso, enumere lo que sus usuarios finales necesitarán tener y aprender.

Como para las necesidades materiales:

• tienen acceso a todas las plataformas?
• ¿Tienen listas las cuentas necesarias?
• ¿Están listos sus documentos?
• ¿Está listo su equipo?
• ¿Está listo su programa de entrenamiento para ser ejecutado?

Y cualquier cosa específica de su empresa.

Además, enumere lo que debe incluir en el programa de capacitación:

• ¿Se explican todas las características?
• ¿Funcionan todas las herramientas virtuales?
• ¿Tienen barras de progreso donde pueden comprobar su progreso?
• ¿Saben lo que viene después en el progreso?
• tienen acceso a más ayuda?

3- Asegúrese de que el Programa de capacitación esté Detallado

Los detalles son lo que hacen que algo sea perfecto, dicen.

Eso es principalmente para la moda, pero aún así, los detalles son lo que hace que la capacitación del usuario final sea perfecta.

Por ejemplo, te estoy entrenando sobre cómo entrenar a los usuarios finales con este artículo, ¿verdad?

¿Se sentiría satisfecho si solo le diera los encabezados y le dejara averiguar el resto usted mismo?

Póngase en la posición de un nuevo usuario final, ¿qué necesita saber? ¿Qué sería una sobrecarga?

Al igual que cuando lanzas un producto, pide a las personas que prueben el proceso de capacitación y den comentarios antes de ponerlo en proceso.

También puedes contratar a personas que te ayuden a crear la mejor formación posible.

• Si está introduciendo algo nuevo o está dando la bienvenida a alguien nuevo, puede obtener ayuda de un especialista en incorporación.
• Si está pasando por cambios, puede obtener ayuda de un especialista en gestión de cambios.
• O simplemente, puede obtener una herramienta de terceros que puede hacer ambas cosas por usted.

4- Deje que el Usuario Final Sepa Cómo Obtener Más Ayuda

No especificar qué hacer cuando hay un problema puede ser el error más común al entrenar a los usuarios finales.

No es fácil averiguar a quién o cuándo contactar si un usuario final necesita ayuda.

Poner un botón de “ayuda adicional” es bastante más fácil, y también te hace más confiable.

5- Pide comentarios al Final del Proceso

Al igual que cualquier otro proceso, un proceso de capacitación no puede alcanzar su nirvana a menos que recojas comentarios de tus usuarios finales sobre sus experiencias.

• ¿Tuvieron problemas para recibir la capacitación?
• ¿Tuvieron algún problema durante el entrenamiento?
• Podrían completar el proceso fácilmente?
• ¿Todo estaba claramente explicado?
• ¿Hay algo que se pueda mejorar?
• ¿Cómo calificarían el proceso en una escala de 10?

Valorar la voz del usuario final no solo hará que se sienta seguro, sino que también lo hará más creíble.

Ejemplo de capacitación para usuarios: Cómo RAM tuvo éxito en la implementación de un nuevo Software

RAM es un servicio de mensajería con sede en Sudáfrica.

Fundada en 1988, la compañía pasó por muchos cambios. Uno de esos cambios fue la adaptación al mundo moderno y la migración a un servicio de TI moderno.

Por lo tanto, la empresa necesitaba una solución para capacitar a todos sus +1000 empleados. Como puede adivinar, era casi imposible para la compañía entrenarlos a todos cara a cara. Además, dejar que aprendieran el sistema no era una opción, ya que podría causar caos.
No todo el mundo es un cerebro cuando se trata de cosas de TI.

Por lo tanto, RAM adoptó un software de incorporación de usuarios, UserGuiding, para hacer el trabajo por ellos.

Estamos utilizando la guía de usuario para guiar a los usuarios (internos y externos) en nuestra nueva plataforma, proporcionarles ayuda/orientación mientras realizan sus tareas diarias, capacitarlos y certificarlos una vez que hayan completado ciertas guías y experiencias prácticas.

Steven Friedman, su Director de Información

RAM utilizó casi todas las funciones necesarias para asegurarse de que los usuarios finales estuvieran debidamente capacitados.

Incluidos:

• Una guía interactiva,

• Listas de Verificación,

• Información sobre herramientas,

• Y más opciones de ayuda.

El mejor Software de Capacitación Empresarial en 2021

Con el fin de capacitar virtualmente a sus usuarios finales con facilidad, estos 4 software serán sus ayudantes número uno.

1. Guía de usuario
2. WalkMe
3. Iorad
4. Dokit

Comencemos con nuestro primer producto:

Guía de usuario

La guía de usuario es todo-solución integrada para la formación del usuario final, la orientación operativa y la asistencia al usuario. A través de una interfaz fácil de usar, pueden seguir rutas o eventos predefinidos con un solo clic o toque.

Lo más destacado de la guía de usuario es que está muy orientada al cliente: no importa si usted es un proveedor de servicios o un usuario final, puede guiar a sus usuarios a través de los procesos más complejos de una manera fácil y comprensible con la guía de usuarios.

Las características de este producto son:

• Crear una ruta para cualquier software/sitio web sin necesidad de codificación
• Crear una ruta predefinida
• Recopilar datos de cada paso
• Incluyendo vídeos
• Crear listas de verificación interactivas procesables
• Centros de recursos
• Encuestas NPS

Además, la guía de usuario es una de las herramientas más asequibles que ofrece todas las funciones esenciales en términos de capacitación para el usuario final.

Ya sea que desee capacitar a sus usuarios finales o simplificar su trabajo: la guía de usuario es la opción correcta para usted.

WalkMe

Ahora echemos un vistazo a WalkMe. Son una empresa que se especializa en tutoriales digitales y orientación al usuario.

Sus productos se pueden utilizar para guiar a los usuarios a través de cualquier sitio web o solución de software, así como para mejorar la usabilidad de sus aplicaciones actuales.

WalkMe le permite personalizar sus tutoriales digitales, lo que le brinda facilidad para ver cuántos usuarios están siendo guiados a lo largo de su viaje.

Sin embargo, el producto no es fácil de configurar. Para poder usar WalkMe, tendría que tener los conocimientos técnicos o un desarrollador de repuesto.

Además, WalkMe requiere un gran presupuesto. Es una de las herramientas más caras, en comparación con sus competidores, a pesar de que tiene características similares con la guía de usuario.

Iorad

Iorad es un programa que le permite crear tutoriales paso a paso a medida que avanza en el proceso.

puede grabar vídeo y audio, así como su pantalla, con Iorad. Si es necesario, también puede proporcionar descripciones y encabezados para cada acción, así como una introducción y un apéndice. Iorad también le permite resaltar o desenfocar áreas en la pantalla para hacer que el tutorial sea más exacto.

Si simplemente lo desea para uso personal, Iorad es una gran herramienta; de lo contrario, los precios son demasiado para un producto con un solo uso.

Dicho simplemente, Iorad sirve como centro de ayuda de demostración, pero no es gratis.

Dokit

Dokit es un producto que ofrece crear tutoriales interactivos e imprimirlos como archivos PDF editables. Es una herramienta para crear tutoriales simples, fáciles de usar y efectivos.

Para nosotros, Dokit es muy intuitivo: tiene un entorno que le permite administrar fácilmente sus proyectos y cómo se ven.

¿Qué diferencia a Dokit del resto?

Es muy fácil agregar videos e imágenes, así como anotaciones. Este software ofrece la interfaz más intuitiva, lo que hace que sea fácil de usar para cualquier persona.

El precio de Dokit es una de sus principales características: permite crear tutoriales sencillos por menos de 5 €al mes.

Conclusión

Los usuarios finales, ya sean empleados o usuarios, son los que aportan valor a su empresa. Y lo que hace que los usuarios finales estén más cualificados es una buena formación para los usuarios finales.

Es posible que necesite capacitación de usuario final para contratar nuevos empleados, o que esté pasando por un período de cambio.

Por crucial que sea, el período de capacitación del usuario final no debería ser una carga. Hay herramientas para ayudarlo que son fáciles de usar y asequibles, como la guía de usuario.

Preguntas frecuentes:

¿Por qué capacita a los empleados?

Los empleados y usuarios finales deben estar capacitados para tener un crecimiento preciso y estable dentro de una empresa. Incluso los mejores empleados no podrían trabajar correctamente si no estuvieran alineados con los sistemas y requisitos de la empresa.

¿Qué incluye un plan de formación?

Alinear al empleado con los valores de la empresa, incorporarlo en las plataformas de uso común e introducir los métodos de la empresa son las tres cosas más importantes que una empresa debe incluir en un plan de capacitación para el usuario final.