Formulario BIR 2316, presentación sustituida y firmas electrónicas

Con el fin del año acercándose, la mayoría de las personas comienzan a prepararse para las fiestas. Para contadores y profesionales de impuestos, este es también el momento de planificar las obligaciones legales de fin de año, como el Certificado de Pago de Compensación/Retención de Impuestos para el Pago de Compensación Con o Sin Retención de Impuestos (Formulario BIR 2316), que debe emitirse a los empleados y presentarse a la Oficina de Impuestos Internos (BIR).

El Formulario BIR 2316 debe cumplirlo un empleador por cada empleado que reciba salarios, salarios y otras formas de remuneración, indicando el monto total pagado y los impuestos retenidos para el año calendario. Debe ser emitido al empleado en o antes de enero. 31 del año siguiente, o el día del último pago de salarios en caso de terminación del empleo. Este certificado, a su vez, debe adjuntarse a la Declaración Anual de Impuestos sobre la Renta (AITR, por sus siglas en inglés) del empleado en caso de que el empleado opte por presentar una o no califique para presentar una solicitud sustituida.

EMPLEADOS CALIFICADOS PARA LA PRESENTACIÓN SUSTITUIDA

Los empleados que cumplen con ciertas condiciones no necesitan presentar un AITR. El Formulario BIR 2316 presentado por sus empleadores sirve como su AITR (es decir, presentación sustituida). Según el Reglamento de Ingresos (RR, por sus siglas en inglés) No.2-98, en su forma enmendada, los contribuyentes individuales que califican para la presentación sustituida son: 1. aquellos que reciben ingresos puramente compensatorios, independientemente de la cantidad, 2. Aquellos con un solo empleador en Filipinas para el año calendario, y 3. aquellos cuyos impuestos sobre la renta han sido retenidos correctamente por el empleador. Los empleados calificados deben expresar su intención de presentar la declaración sustituida firmando la parte de la declaración del Formulario BIR 2316 en tres copias y devolviéndola al empleador. El empleador debe presentar la copia duplicada del formulario al BIR con la lista certificada de empleados calificados, que refleje el nombre del empleado, su número de identificación fiscal (TIN), sus ingresos por compensación, los impuestos adeudados y los impuestos retenidos.

Bajo las reglas BIR, si el empleado necesita una copia del Formulario BIR 2316 con el sello BIR “Recibido”, se puede solicitar al BIR mediante la presentación de un formulario acompañado de la certificación del empleador de inclusión en la lista de empleados calificados para la presentación sustitutiva. Los empleadores también pueden manejar esta solicitud en nombre de sus empleados.

OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR PARA EL FORMULARIO BIR 2316

El empleador debe preparar el Formulario BIR 2316 por triplicado, que se distribuirá de la siguiente manera: original-copia del empleado; duplicado-copia del BIR; y triplicado: copia del empleador, que se conservará durante 10 años.

El Formulario BIR 2316 debe estar firmado tanto por el funcionario autorizado del empleador como por el empleado, bajo pena de perjurio. El empleador debe entregar la copia original al empleado, mientras que el empleador debe enviar una copia duplicada a la oficina BIR correspondiente a más tardar en febrero. 28 del año siguiente.