À quoi sert un Système de Bon de commande ?

À quoi sert un Système de bon de commande?

À un moment donné au cours des opérations d’une petite entreprise, vous devrez certainement acheter des biens ou des services auprès d’une autre entreprise. Qu’il s’agisse d’un tas de petits achats ou de quelques gros achats, vous aurez besoin d’un moyen de suivre les commandes. Un système de bon de commande vous permet de créer et d’exécuter les commandes, de la demande d’achat jusqu’au paiement du fournisseur, afin de rationaliser votre processus d’achat.

Fonctionnement d’un système de bons de commande

Une fois que vous avez configuré le système avec tous les utilisateurs de votre organisation – du personnel qui peut demander des articles aux chefs de service qui approuveront les achats, au service des achats qui gérera les achats plus importants, il devient facile d’automatiser le processus d’approbation et de transmettre les choses au service des comptes fournisseurs pour gérer le paiement des factures.

Demande d’achat

Lorsqu’une personne a besoin de biens ou de services pour l’entreprise, elle crée une demande d’achat qui décrit ce dont elle a besoin, de qui elle en a besoin, quand elle en a besoin, où elle sera livrée et combien cela coûte.

À partir de là, il sera transmis au membre du personnel approprié pour approbation. S’il n’est pas approuvé, le membre du personnel peut noter la raison pour laquelle il a été rejeté ou demander des modifications avant l’approbation.

Bon de commande

Une fois la demande d’achat approuvée, elle devient un bon de commande officiel envoyé au fournisseur. Une fois accepté par le fournisseur, il devient un contrat juridiquement contraignant et oblige le vendeur à envoyer les biens ou services commandés.

Un numéro de bon de commande est attribué à chaque bon de commande pour faciliter le suivi dans le système. Il comprend tout, de la demande, ainsi que l’adresse de facturation et toutes les conditions supplémentaires.

Commande exécutée

À ce stade, le vendeur a envoyé les marchandises ou fourni les services commandés. Le fournisseur doit fournir des informations de suivi afin que votre organisation sache quand s’attendre à ce que l’envoi arrive.

Marchandises reçues

Une fois l’envoi arrivé, une personne de l’organisation accuse réception des articles. Étant donné que les articles peuvent arriver en plusieurs envois, il est important de vérifier le bordereau d’expédition par rapport aux articles commandés à chaque fois, pour vous assurer de n’avoir reçu que les articles que vous avez commandés et de ne payer que ce que vous recevez.

Traitement des factures

Le système de bon de commande doit automatiser le processus d’appariement à trois voies, en comparant le bon de commande aux marchandises reçues, à la facture du fournisseur. Dans le cas où quelque chose ne correspond pas, il est signalé pour une intervention manuelle.

Lorsque tout correspond, il est automatiquement transmis au service des comptes fournisseurs pour paiement. Cela garantit qu’aucune facture ne tombe entre les mailles du filet, ce qui vous permet de payer rapidement tous vos fournisseurs, renforçant ainsi les relations avec les fournisseurs et vous permettant potentiellement de bénéficier de remises de paiement anticipé.

Dans les organisations où un département gère le budget, un autre fait les achats et un autre paie les factures, un système de bons de commande permet à chacun de voir ce qui se passe en temps réel, tandis que les systèmes papier laissent beaucoup de place à l’erreur.

Avantages d’un système de bon de commande

Améliorer la précision des commandes

Envoyer un bon de commande à votre fournisseur est une offre légale pour effectuer un achat. Si le fournisseur accepte la commande, elle forme un document juridique entre vous et le fournisseur. Jusqu’à ce que le fournisseur accepte la commande, il n’y a pas de contrat.

L’utilisation des bons de commande fournit une documentation précise de ce qui a été commandé, en cas de litige. Le bon de commande répertorie les quantités, les descriptions des articles, le prix, les remises, la date de livraison et les instructions, de sorte que le risque d’erreur est réduit par rapport à une commande verbale.

S’assurer que les détails sur le bon de commande sont corrects facilitera également le paiement de la facture associée.

Meilleure gestion des achats

Étant donné que le système PO décrit les coûts avant le début d’une tâche, il est plus facile de voir comment les budgets sont affectés. Vous pouvez passer une commande pour un seul projet ou plusieurs projets en même temps.

Lorsque vous commandez des biens ou des services pour un projet, appliquez la référence du projet à la commande afin de pouvoir lier les biens de la commande au projet. Cela automatise l’allocation des stocks et des coûts au projet à chaque étape du cycle de vie du bon de commande, afin que vous puissiez fournir des devis précis.

Si vous voulez que votre point de vente soit exact, vous devez calculer les quantités réelles de bons de commande pour déterminer les coûts avant le début d’un projet.

Gagnez du temps et de l’argent

Lorsque les fournisseurs envoient des factures faisant référence à votre numéro de bon de commande, les employés n’ont pas à passer du temps à vérifier si la facture est légitime. Étant donné que le bon de commande devient un contrat une fois que le fournisseur l’accepte, il élimine tout litige à cet égard.

En raison du processus de bon de commande, la facture doit être entrée dans votre système comptable en référence au bon de commande original, en enregistrant la livraison et en mettant à jour automatiquement les niveaux de stock. Des délais de paiement plus rapides vous permettent d’économiser de l’argent en termes de coûts de traitement des factures, car leur traitement prend moins de temps, ce qui permet à votre équipe d’être productive pour d’autres tâches.

Faire affaire avec des agences gouvernementales

La majorité des agences gouvernementales ne paieront pas de factures tant qu’elles n’auront pas reçu un bon de commande valide. Sans la possibilité de créer des points de vente, vous êtes limité en termes d’opportunités commerciales.

Si vous produisez des bons de commande, vous dites aux autres que vous êtes au courant de vos finances et de vos flux de trésorerie, afin que vous puissiez gagner en confiance sur les entreprises qui n’utilisent pas de système de bons de commande.

Rationalisez votre stock

Avec un logiciel de bon de commande efficace en place, vous pouvez facilement voir votre investissement financier sur les stocks pour une meilleure gestion des stocks. Vous pourrez voir les niveaux de stock actuels, les niveaux de réorganisation, les stocks en attente et les stocks gratuits. Cela vous donne un niveau de clarté et de contrôle qui manque à de nombreuses entreprises, ce qui entraîne des pénuries de stock. L’utilisation des bons de commande vous donne une visibilité sur tous ces domaines, en plus des coûts et du processus de vente, afin que vous puissiez mieux voir les marges bénéficiaires sur chacun de vos produits.

Découvrez vos meilleurs fournisseurs

Connaissez-vous vos meilleurs fournisseurs? Savez-vous à qui vous commandez la plupart de vos produits? Savez-vous ce que vous avez payé pour des produits passés et si vous devriez ou non recevoir des rabais par contrat ou en raison de votre volume d’achat?

De nombreuses entreprises laissent ces questions sans réponse et, en tant que telles, se rendent un grand mauvais service.

Votre système de bons de commande vous permettra de voir plus rapidement et plus facilement quels fournisseurs prennent en charge la majorité de vos besoins. Vous serez également en mesure de déterminer quels fournisseurs ne tiennent pas leur bout de la négociation – grâce à des livraisons tardives constantes, des articles en rupture de stock, etc.

Cette information vous permet de voir quand il est temps de laisser tomber un fournisseur au profit d’un autre fournisseur, ou quand il est temps de négocier de meilleures conditions de paiement avec certains de vos fournisseurs.

Grâce à un système de bons de commande solide, votre entreprise a accès à de nombreuses informations pour vous aider à prendre des décisions basées sur les données. Des informations sur ce que vous dépensez, où vous les dépensez et avec qui vous les dépensez vous aideront à orienter les choix à l’avenir pour accélérer la croissance et améliorer la rentabilité.