Évaluation du projet – Définition et Étapes

Lorsqu’une organisation souhaite trouver une solution à un problème commercial particulier et identifier la meilleure façon de mettre en œuvre cette solution, elle doit planifier et développer un projet qui pourrait fournir un plan d’action efficace pour résoudre le problème par la mise en œuvre de la solution.

Cette organisation devra donner une évaluation du projet potentiel pour s’assurer que le projet est vraiment efficace car il soutient la bonne solution et résout le problème requis. Dans ce contexte, la gestion de l’évaluation de projet constitue le processus majeur d’analyse et d’approbation du projet.

Dans cet article, je vais écrire sur le processus d’évaluation du projet et ses étapes clés. J’espère que mon article vous aidera à apprendre à évaluer et à évaluer des projets. À la fin de l’article, je donne un lien vers le modèle d’évaluation du projet, qui est une manière plus structurée d’expliquer le processus d’évaluation.

Qu’est-ce que l’évaluation de projet ? – Définition

Avant de parler de la définition de l’évaluation de projet, je voudrais raconter une histoire intéressante de ma vie. Voici cette histoire.

Comme je suis un PMP et que j’ai une vaste expérience dans la gestion de divers types de projets, je me suis toujours demandé comment mon voisin, qui est chauffeur de camion et qui n’a donc pas d’expérience dans la gestion de l’évaluation de projet, pouvait réaliser tous ces “projets” sans évaluation préalable et analyse du concept initial, du problème et de la solution. Par “projets”, j’entends les activités de mon voisin lorsqu’il construisait le garage dans son jardin, rénovait la cuisine, réparait son camion, parlait même avec le facteur, etc. Je me suis étonnée que cette personne n’ait aucune idée de l’évaluation et de la gestion de projets, mais qu’elle puisse réussir des “projets”, même sans comprendre que ce sont des projets.

Un jour, j’ai pris toutes ces pensées avec moi et je suis allé chez mon voisin. Je voulais savoir comment il a réussi sans utiliser de projet, d’évaluation ou tout ce que je pourrais considérer comme le processus d’évaluation. Lorsque je l’ai rencontré dans sa cuisine rénovée, j’ai été surpris de voir qu’il préparait un plan préliminaire pour son prochain projet: l’achat d’une nouvelle voiture. Il était assis à la petite table de la cuisine et écrivait quelque chose sur une grande feuille d’un journal (“Daily News” si c’est plus précis). Je me suis approché de la table et j’ai vu de nombreux mots et phrases soulignés et barrés, avec de multiples flèches et cercles sur la feuille de papier. “Qu’est–ce que tu fais”, – c’est ce que j’ai demandé. “Tu ne vois pas? J’essaie de planifier mon nouvel achat. Rappelez-vous cette grosse Mercedes que je vous ai montrée le mois dernier dans le magazine du chauffeur de camion. J’ai décidé de l’acheter. Et maintenant, je veux tout planifier à l’avance, pour éviter l’échec, vous savez “.

Je me suis assis à la table près de mon voisin et il m’a parlé de ses plans. J’ai découvert qu’il faisait toujours un plan avant de faire quelque chose d’important ou d’inhabituel pour sa vie quotidienne, par exemple la construction d’un garage ou la rénovation d’une cuisine. Il n’a jamais utilisé de documents et de modèles mais juste une feuille de journal car, comme il l’a dit avec un sourire, “les journaux mentent toujours mais mes dossiers et mes plans rendront la réalité plus “réaliste” et pragmatique ” (Je ne comprends toujours pas complètement ce qu’il voulait dire en effet).

Je ne vais pas vous embêter en racontant notre conversion dans ce texte. Je veux juste vous concentrer sur l’idée clé derrière cette histoire: souvent, les gens utilisent involontairement les méthodes et les techniques d’évaluation et d’évaluation des projets pour déterminer les chances de succès de leurs efforts. Avant de voir dans la cuisine de mon voisin comment les journaux pouvaient être utilisés pour le processus d’évaluation, je pensais que seuls les documents et documents formels étaient les outils pour évaluer un projet de conduite professionnelle. Mais maintenant, je sais avec certitude que chaque personne peut faire une évaluation; la seule chose à retenir est que chaque type de projet nécessite le niveau de connaissances et de compétences approprié pour générer un bon rapport d’évaluation de projet. Et c’est tout give Donnons la définition de l’évaluation de projet.

Définition de l’évaluation d’un projet

L’évaluation d’un projet est un processus cohérent consistant à examiner un projet donné et à évaluer son contenu pour approuver ou rejeter ce projet, en analysant le problème ou le besoin à résoudre par le projet, en générant des options de solution (alternatives) pour résoudre le problème, en sélectionnant l’option la plus réalisable, en effectuant une analyse de faisabilité de cette option, en créant l’énoncé de solution et en identifiant toutes les personnes et organisations concernées ou touchées par le projet et ses résultats attendus. Il s’agit d’une tentative de justifier le projet par l’analyse, qui est un moyen de déterminer la faisabilité et la rentabilité du projet.

Évaluer un projet signifie évaluer la solution proposée par rapport à sa capacité à résoudre le problème ou le besoin identifié. Certaines méthodologies et guides de PM (p. ex. PMBOK) considèrent l’évaluation technique et financière du projet comme une composante de la phase d’initiation ou de planification préalable. PRINCE2 suggère de développer l’analyse de rentabilisation qui est une forme de formulation et d’évaluation de projet. La méthode 123 (MPMM, qui est basée sur les normes PMI et PRINCE2) utilise également l’analyse de rentabilisation pour préparer un projet proposé pour analyse et évaluation de faisabilité.

La gestion de l’évaluation de projet est une étape essentielle de tout projet, quels que soient sa nature, son type et sa taille. Cette étape représente le premier point de la phase de pré-planification ou d’initiation. Sans avoir évalué un projet, il est financièrement et techniquement déraisonnable de poursuivre la planification et le développement. Peu importe si vous allez acheter une nouvelle voiture (par ex. projet de mon voisin), la construction d’un bâtiment, l’amélioration d’un processus commercial, la mise à jour d’un système de réseau, la conduite d’une campagne de marketing, la construction d’un garage ou toute autre initiative, vous devez faire une évaluation préliminaire et une évaluation de votre entreprise afin d’être sûr que vous apporterez un changement nécessaire et nécessaire à votre environnement.

Évaluation de projet: Étapes clés

Diverses méthodologies de PM utilisent diverses approches et techniques pour développer une évaluation de projet. Dans ma pratique, nous utilisons une méthode qui considère le processus d’évaluation comme une série de 4 étapes comportant une gamme de sous-étapes et de tâches. Dans cette liste de contrôle, vous pouvez afficher toute la hiérarchie avec les détails. Je vais donner un aperçu des étapes. Si vous voulez aller plus loin, veuillez lire la liste de contrôle.

Étape #1. Analyse de concept

La première étape vous oblige (en tant qu’évaluateur ou analyste de projet) à effectuer une série d’analyses afin de déterminer le concept du futur projet et de fournir le dossier de décision à la haute direction (promoteurs de projet) pour approbation. Cela signifie que vous devez effectuer l’analyse problème-solution qui détermine le problème / le besoin à résoudre et la solution à utiliser pour gérer le problème. La solution doit être analysée par rapport à la rentabilité et à la faisabilité (diverses méthodes et techniques d’évaluation du projet peuvent être utilisées). Vous devrez également identifier les parties prenantes (les personnes et les organisations impliquées ou touchées par le problème et / ou la solution) et analyser leurs besoins (comment ils se rapportent au problème et / ou à la solution). Après tout, vous devez élaborer un dossier de décision qui comprend l’énoncé du problème, la proposition de solution, la liste des intervenants et la demande de financement. Ce paquet sera ensuite soumis au sponsor pour approbation (ou rejet). Si le sponsor approuve le concept du projet, vous pouvez passer à l’étape suivante.

Étape #2. Résumé du concept

À cette étape, vous devez élaborer un résumé du concept du projet afin de définir les buts, les objectifs, la portée générale, la durée et les coûts projetés. Toutes ces données seront utilisées pour développer le Brief conceptuel. Vous devez élaborer un document d’énoncé de projet qui spécifie la mission, les buts, les objectifs et la vision du projet. Ensuite, vous créez un énoncé de portée large qui spécifie les limites, les exigences publicitaires des livrables de votre entreprise. Enfin, vous créez un modèle de calendrier préliminaire qui détermine une durée estimée du projet, puis développez un document de projection des coûts basé sur des estimations et des calculs de coûts.

Étape #3. Organisation du projet

Vous utilisez le Brief conceptuel pour déterminer une structure organisationnelle de votre projet. Cette structure devrait être développée et expliquée dans l’organigramme du projet. Le document couvre des questions telles que la structure de gouvernance (rôles et responsabilités), les exigences et la composition de l’équipe, l’approche de mise en œuvre, les mesures du rendement, d’autres informations. L’idée derrière l’organigramme du projet est de créer une représentation visuelle des rôles, des responsabilités et de leurs relations et des personnes / organisations assignées à quels rôles et tâches au sein du projet.

Étape #4. Approbation du projet

L’étape finale vous oblige à examiner toutes les étapes précédentes et à les rassembler dans un seul document appelé Évaluation du projet. Ce document résume toutes les estimations et évaluations effectuées, pour justifier le concept du projet et vérifier que la solution proposée répond au problème identifié. Les analyses financières, la rentabilité et la faisabilité serviront de méthodes d’évaluation du projet pour approuver le projet. Le document doit être soumis aux parties prenantes de snooper (le client, le sponsor) pour examen et approbation. Si l’évaluation est approuvée, le projet passe à la phase suivante, la planification.

Types d’évaluation de projet

L’évaluation de projet utilise les deux principaux types suivants:

• Évaluation axée sur les résultats
• Évaluations financières (analyse coûts/avantages)

1. Orientation vers les résultats

Elle se fait au début d’un projet avant que des coûts d’argent ou d’autres coûts matériels ne soient engagés.

Orientation vers les résultats L’évaluation du projet se concentre sur l’identification et la prévision des risques et de leurs impacts sur la réalisation des résultats prévus dans le plan de projet et le contrat. Ce type d’évaluation comprend l’identification des risques en fonction des processus de gestion de projet tels que le lancement des processus, le processus de planification, le processus d’exécution et le processus de contrôle.

Orientation vers les résultats L’évaluation du projet se concentre également sur l’harmonisation des résultats réels et prévus et sur l’harmonisation de ces résultats avec les buts et objectifs du projet.

2. Évaluation financière (analyse coûts-avantages)

Ce type d’évaluation de projet est effectué afin d’évaluer si une demande de financement (ou un investissement effectué) peut être justifiée par des économies ou des revenus prévus une fois qu’elle a été complétée.

L’analyse coûts-avantages est un outil de planification qui vous aidera à déterminer si un investissement a un rendement satisfaisant pour votre organisation. Il compare l’investissement ou le changement avec ses alternatives selon un ou plusieurs critères tels que les coûts, les facteurs techniques, les services, l’utilisation des ressources, etc.

L’analyse coûts/avantages tient compte de toutes les ressources investies dans un projet et les compare aux avantages attendus. Les avantages d’un projet sont généralement mesurés en comparant les coûts qui auraient été engagés si un projet n’avait pas été mis en œuvre.

Selon cette méthode, les projets qui présentent un équilibre entre les avantages et les coûts sont acceptés, ceux qui présentent un excédent des coûts sur les avantages sont rejetés et ceux qui montrent un excédent des avantages sur les coûts sont reportés pour examen ultérieur.

Dans la pratique, certaines organisations utilisent une autre approche où les projets dont les ratios avantages-coûts projetés sont supérieurs à un sont acceptés, ceux dont les ratios sont compris entre zéro et un comme cas limites pour un examen plus approfondi et ceux qui sont inférieurs à zéro comme rejets avant que d’autres investissements sur des plans ou travaux sur des plans ne soient effectués.