10 Conseils pour Organiser un Événement Virtuel ou une Conférence Virtuelle

Amusez-vous avec des quiz et des compétitions!

Les chasses au trésor, les quiz et les compétitions amusantes appartiennent autant à une conférence virtuelle qu’à une conférence traditionnelle. Ils sont également un excellent moyen de s’assurer que les participants apprennent à se connaître et à voir la gamme de contenus virtuels auxquels ils auront accès pendant votre événement. Les fonctionnalités vidéo interactives telles que les quiz, les points chauds et les chemins vidéo à choisir vous-même, peuvent faire partie de la façon dont vous rendez votre événement amusant.

N’oubliez pas les fournisseurs

Les fournisseurs ont toujours été une grande partie des conférences, et pas seulement pour le butin. La présence des fournisseurs aux conférences profite à tout le monde: Les vendeurs peuvent faire des ventes. L’organisation d’accueil peut voir certains de ses coûts défrayés. Et les participants ont accès à une gamme de produits et services pertinents en un seul endroit. C’est l’occasion de voir ce qui est à la pointe de la technologie et de se faire une idée du marché sans avoir à faire beaucoup de recherches. Les fournisseurs sont absolument intéressés par les événements virtuels pour les mêmes raisons que tout le monde, et les avantages pour eux sont similaires. Vos fournisseurs n’expédieront pas de présentoirs encombrants à votre conférence virtuelle, mais vous voudrez tout de même les configurer avec des espaces de vente virtuels de marque qui leur permettent de présenter leurs produits et d’interagir avec les clients.

Assurez-vous de créer une salle d’exposition virtuelle facile à naviguer et bien placée afin que les participants puissent facilement parcourir certains des produits sympas proposés. Les logos à eux seuls ne suffiront pas à les attirer — assurez-vous qu’il y a une brève description et peut-être même une bobine de surbrillance disponible pour les attirer dans la zone de chaque fournisseur, de la même manière qu’un stand bien conçu donne aux navigateurs une idée de s’ils veulent ou non parler au représentant. Ensuite, une fois dans le stand, assurez-vous qu’il existe un moyen pour eux de parler facilement à un représentant et d’explorer un peu les produits. Vous voulez que les participants vivent une aussi bonne expérience ici qu’ailleurs!

Utilisez les analyses pour vous ajuster au fur et à mesure… et pour planifier la prochaine fois

Qu’est-ce qui fonctionne et qu’est-ce qui ne fonctionne pas? Utilisez analytics pour avoir une idée du déroulement de votre événement en ligne en temps réel. Remarquez-vous une baisse de la fréquentation des panneaux après une heure? Envisagez de raccourcir certains événements. Chaque session sur certains sujets est-elle absolument emballée? Vous pouvez peut-être ajouter une session bonus à votre emploi du temps.

Les analyses ne sont pas seulement idéales pour gérer votre conférence virtuelle en temps réel, elles peuvent également vous aider à planifier la prochaine et à communiquer plus efficacement avec les participants sur ce qu’ils recherchent de votre organisation à l’avenir.

Mettez les enregistrements du contenu de l’événement à la disposition des participants par la suite

Tout le contenu de votre conférence publique a de la valeur – pour votre organisation, pour vos participants et pour les personnes qui n’ont pas pu assister à l’événement. Qu’il s’agisse d’utiliser la vidéo de panels d’événements virtuels comme garantie pour promouvoir la conférence de l’année prochaine ou de fournir des enregistrements de keynotes virtuelles à vos participants, le contenu de votre conférence virtuelle ne disparaît pas lorsque tout est terminé. Ce fait peut être un argument de vente important pour votre événement. Après tout, avec une conférence virtuelle, les participants ne paient pas seulement pour un événement unique. Ils s’inscrivent pour un accès à vie à un excellent contenu et à des ressources incroyables. Ces connaissances institutionnelles vitales peuvent même être monétisées en vendant l’accès aux enregistrements d’événements virtuels à ceux qui ne peuvent pas y assister.

Choisissez la bonne plate-forme d’événements virtuels

Tout comme pour une conférence traditionnelle, la clé d’une grande conférence virtuelle est de l’accueillir au bon endroit, et cela signifie choisir la bonne technologie. Vous voudrez choisir une plate-forme d’événement virtuelle qui peut accueillir le type de contenu que vous souhaitez fournir et le nombre de participants que vous attendez. Vous voudrez également vous assurer que la plateforme d’événements virtuels fonctionne avec la technologie existante dans votre organisation, afin que votre service informatique n’ait pas besoin de réinventer la roue. Le type de support disponible pour votre solution de conférence virtuelle est également un facteur clé à prendre en compte.

Vous voudrez également rechercher des outils modulaires, vous permettant d’implémenter les fonctionnalités qui ont du sens pour votre événement et votre public, sans être obligé d’ajouter des fonctionnalités qui n’ont pas de sens pour vos besoins.

Étant donné que les conférences virtuelles nécessitent une évaluation et un suivi après l’événement, tout comme les conférences traditionnelles, vous voudrez également choisir une plate-forme de conférence virtuelle qui peut vous fournir les informations dont vous avez besoin, grandir avec vous au fur et à mesure que votre événement se développe et fournir une colonne vertébrale pour d’autres

Conclusion

Les conférences virtuelles sont là pour rester. Même dans un monde post-COVID-19, les événements virtuels fourniront toujours des opportunités et des avantages qui continueront d’améliorer et de transformer notre façon de faire des affaires. Réfléchir à l’avance à la façon de gérer votre événement virtuel et à la plate-forme d’événement virtuel qui vous convient fera la différence entre un événement en ligne animé et mémorable et un raté. Avec la bonne technologie, le soutien et la planification, des événements virtuels réussis sont absolument à portée de main.