13 Essentiel d’un Système de Communication Efficace / Gestion d’Entreprise

En développant un système de communication efficace, la direction devrait tenir compte des éléments essentiels suivants pour une communication efficace:

(1) Clarté de l’information:

Commentant le “réalisme de la communication”, Terry dit que le premier élément essentiel d’une communication efficace est de “s’informer pleinement”. Cela implique que tout d’abord le communicateur doit être clair dans son esprit avec les informations qu’il veut communiquer. La communication doit toujours se faire dans un langage commun et facilement compréhensible afin qu’elle ne soit pas mal comprise par les personnes qui la reçoivent.

(2) Adéquation du message:

Le message à communiquer doit être adéquat et complet à tous égards car une information incomplète s’avère dangereuse du point de vue des entreprises. L’adéquation des informations transmises dépend des capacités intellectuelles des parties concernées.

(3) Cohérence du message:

Le message à communiquer ne doit pas être contradictoire, mais doit être conforme aux objectifs généraux, politiques, programmes et procédures de l’organisation. Les messages auto-contradictoires créent toujours le chaos et la confusion dans l’organisation, ce qui nuit fortement au bon fonctionnement de l’entreprise. Si le message est modifié par rapport au précédent, le fait doit être clairement énoncé afin de réduire les risques de confusion.

(4) Commentaires:

La rétroaction est une méthode importante pour assurer une communication efficace. Il se réfère à la confirmation de l’idée communiquée si le message a été compris par le destinataire dans le même sens que celui dans lequel l’expéditeur fait ou si le destinataire est d’accord ou en désaccord avec la proposition du communicateur, rend indispensable de la part de l’expéditeur de le confirmer auprès du destinataire.

En cas de communication en face à face, il est plus facile d’obtenir des informations de rétroaction en observant les émotions et les expressions sur le visage du récepteur. Mais, pour la communication écrite, la direction devrait concevoir ou développer des moyens et des moyens appropriés pour rendre la communication plus efficace.

(5) Comprendre le récepteur:

La compréhension est l’objectif principal de la communication. La communication doit créer une bonne compréhension dans l’esprit du destinataire. Killian a conseillé: “communiquez avec une conscience du cadre physique et humain total dans lequel les informations seront reçues.

Imaginez le lieu de travail; déterminez les niveaux de réceptivité et de compréhension des destinataires; soyez conscient du climat social et des coutumes, remettez en question l’actualité de l’information. Demandez avec quoi, quand et de quelle manière vous aimeriez être communiqué si vous étiez dans un environnement et une position similaires.”

(6) Consultation :

Il est généralement souhaitable de consulter d’autres personnes pour planifier la communication. Cela fournira un aperçu et une objectivité supplémentaires au message. Un avantage important de la consultation sera que ceux qui ont été pris en confiance lors de la planification de la communication apporteront un soutien actif.

(7) Déterminer le milieu:

Après avoir décidé de l’objet, il convient de déterminer la meilleure façon de communiquer ce message. Tous les aspects de la communication orale ou écrite doivent être soigneusement examinés.

(8) Ton et contenu:

Le communicateur doit faire attention à la langue qu’il utilise lorsqu’il parle ou écrit. Son ton, son expression et son émotion auront un impact certain sur l’efficacité ou non de ce qu’il essaie de communiquer.

(9) Calendrier et actualité:

Une attention appropriée doit être accordée au calendrier et à l’actualité de la communication. Le même message sera reçu ou répondu différemment par différents individus et groupes en même temps et différemment par les mêmes individus et groupes à des moments différents.

Même en cas d’urgence, on n’ose pas négliger l’aspect situationnel, psychologique et technique du timing. De plus, il est également nécessaire que les informations soient données à temps car les informations obsolètes sont aussi mauvaises ou pires que aucune du tout.

(10) Soutien avec action:

Il est hautement nécessaire que les actions du communicateur soutiennent sa communication. C’est parce que l’action parle plus fort que les mots. La communication la plus persuasive, il faut le noter, n’est pas ce que l’on dit mais ce que l’on fait.

(11) Écoute:

Un aspect très important d’une communication efficace est que les cadres et les superviseurs doivent être de bons auditeurs. Il est dangereux d’être inattentif ou indifférent lorsque d’autres tentent de communiquer. Les dix commandements de l’American Management Association déclarent: “L’écoute est l’une des compétences les plus importantes, les plus difficiles et les plus négligées en matière de communication.

Cela exige que nous nous concentrions non seulement sur les significations explicites qu’une autre personne exprime, mais sur les significations implicites, les mots tacites et les nuances qui peuvent être beaucoup plus significatives. Ainsi, nous devons apprendre à écouter avec l’oreille interne si nous voulons connaître l’homme intérieur. ”

(12) Environnement de confiance:

F.E. Fischer a souligné que “la communication se développe mieux dans un climat de confiance “. Tous les efforts doivent donc être faits pour gagner la confiance en rapportant les faits honnêtement. Les employés doivent être convaincus et sentir que l’entreprise est véridique et sincère dans ses contacts.

Paul Arnold, président d’Arnold Bakeries: “Si le programme relationnel de votre employé est solide, si votre intention est vraie, si vos employés croient en cette intention et en cette vérité, alors et seulement alors vous communiquez avec succès.”

(13) Maintenir le système toujours en vie:

Le système de communication doit rester ouvert et vivant toute l’année. Ce n’est que par des tentatives honnêtes que de bonnes relations de communication peuvent être développées.