5 Étapes à inclure dans Votre Examen des Processus Métier (BPR)

Tout le monde a besoin d’un plan

Chaque organisation devrait avoir un plan continu d’amélioration continue. Dans un environnement concurrentiel, toute chance d’améliorer un processus peut fournir l’avantage dont une entreprise a besoin pour survivre — et finalement prospérer. Un bon modèle d’examen des processus opérationnels (RPB) est une première étape précieuse de ce plan.

Quand devriez-vous procéder à un examen des processus opérationnels?

Pour simplifier les choses, discutons de deux scénarios d’affaires différents dans lesquels un BPR serait utile.

Scénario 1 : Votre entreprise est sur le marché pour une nouvelle solution de planification des ressources d’entreprise (ERP).

Lorsque vous recherchez un progiciel ERP qui correspond à vos besoins, vous devez d’abord recueillir autant d’informations que possible pour réaliser quels sont ces besoins. Un examen détaillé des processus opérationnels clarifierait les exigences de chaque ministère de l’organisation et identifierait l’intégration entre les ministères. Toute solution ERP que vous choisissez doit non seulement s’adapter à vos processus actuels, mais plus important encore, elle doit améliorer et améliorer ces processus.

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Scénario 2 : Vous disposez déjà d’une solution ERP et souhaitez documenter son utilisation et son efficacité.

L’une des plus grandes erreurs commises par certaines entreprises lors de la mise en œuvre d’une nouvelle solution ERP est de ne pas documenter correctement leurs nouvelles procédures. Cela devient une réflexion après coup au milieu de la mise en œuvre. Au fil des ans, l’érosion des connaissances se produit à mesure que de nouveaux employés arrivent, que d’anciens employés partent, etc. Un examen des processus métier peut aider à “redresser le navire ” et à remettre la solution sur les rails comme elle était initialement prévue.

Les deux scénarios bénéficieraient d’un RPR; la principale différence entre les deux est la façon dont le RPR est utilisé. Un examen du processus dans le scénario 1 serait un examen ” Tel quel”, fournissant une représentation réelle de la façon dont vous menez vos activités aujourd’hui.

Dans le scénario 2, le RPR serait un examen ” Tel qu’il se doit “. Il identifierait ce que devrait être le processus, par rapport à ce qu’il est actuellement.

5 Étapes clés de l’Examen des Processus métier

Quel que soit le scénario ci-dessus qui convient à votre entreprise, une méthodologie spécifique d’Examen des Processus métier est nécessaire pour que le RPR soit réussi. Votre liste de contrôle pour l’examen des processus opérationnels doit comprendre les cinq étapes essentielles suivantes :

1. Créez un aperçu du flux de processus

Créez un organigramme qui représente l’ensemble de l’entreprise d’un point de vue de haut niveau. Il devrait montrer comment la progression des flux de travail entre les départements, et quels outils et rapports chaque département pourrait utiliser.

2. Créez le détail du flux de processus

Une fois que vous avez identifié le flux de processus entre les départements, créez un organigramme de processus plus détaillé spécifique à chaque département. En utilisant la saisie de commande client comme exemple, indiquez comment une commande est reçue et traitée tout au long de la saisie de la commande et référencez toute autre documentation de processus de service au fur et à mesure que la commande progresse vers ces services. S’il s’agit d’un nouveau client, par exemple, il se peut que la commande doive d’abord être transmise au service de crédit pour approbation, puis revenir à la saisie de la commande.

3. Écrivez la procédure opérationnelle

Après avoir identifié chaque étape de la procédure d’un département dans le détail du flux de processus, vous fournirez ensuite une explication écrite et une définition pour chaque objet “boîte” et “décision” dans le détail de l’organigramme. Cette étape aide à définir le but et la portée des procédures individuelles, et fait référence aux détails du flux de processus et aux documents d’instructions de travail correspondants.

4. Élaborer une instruction de travail détaillée

Le document d’instruction de travail est la couche la plus détaillée de toutes les étapes de l’examen du processus. Ici, vous ajouterez des instructions étape par étape pour chaque procédure ministérielle au document de procédure opérationnelle précédent. C’est le document auquel les nouveaux employés devraient pouvoir faire référence pour s’acquitter de leurs tâches — avec peu ou pas d’aide de la part de quiconque. Bien sûr, ce niveau de détail fait de l’instruction de travail la plus grande étape d’un examen du processus, et sans doute la plus critique. C’est la plus grande défense contre “l’érosion des connaissances.”

5. Avoir un Plan d’amélioration continue des processus

Tout bon Examen des processus opérationnels doit être résumé avec une section sur l’amélioration des processus. Pour en revenir au scénario 1 au début, le résultat final peut être une recommandation de mettre en œuvre une solution ERP pour améliorer les processus obsolètes ou décousus. Les recommandations du scénario 2 comprendraient peut-être de meilleures façons de rationaliser la procédure actuelle ou une explication de la façon dont davantage de formation pourrait bénéficier au processus.

Bien que chaque entreprise soit unique d’une manière ou d’une autre et que le nombre d’étapes puisse certainement varier, un examen approprié des processus métier peut considérablement augmenter l’utilisation efficace de toute solution ERP par votre entreprise. Si vous souhaitez discuter d’un BPR, cliquez ci-dessous.