5 Utilisations clés d’Excel sur le lieu de travail

Microsoft Excel est peut-être le logiciel informatique le plus important utilisé sur le lieu de travail aujourd’hui. C’est pourquoi tant de travailleurs et d’employés potentiels doivent apprendre Excel pour entrer ou rester sur le lieu de travail.

Du point de vue de l’employeur, notamment dans le domaine des systèmes d’information, l’utilisation d’Excel comme outil informatique pour l’utilisateur final est essentielle. Non seulement de nombreux professionnels utilisent Excel pour effectuer des tâches fonctionnelles quotidiennes sur le lieu de travail, mais un nombre croissant d’employeurs comptent sur Excel pour l’aide à la décision.

Dans l’environnement de travail actuel, sans une maîtrise d’Excel, vous pourriez vous retrouver dans la situation ci-dessous:

Pour vous éviter d’avoir à vivre cette situation, voici cinq des principales fonctionnalités et avantages de Microsoft Excel:

1) Créez de superbes graphiques

Excel permet aux utilisateurs professionnels de libérer le potentiel de leurs données, en utilisant des formules sur une grille de cellules. Les données sont insérées dans des cellules individuelles en lignes ou en colonnes, ce qui permet de les trier et de les filtrer, puis de les afficher dans une présentation visuelle. L’utilisation de camemberts, de graphiques et de colonnes groupées ajoute du sens aux données, qui sinon peuvent simplement exister ligne après ligne de nombres. Ces visualisations peuvent mettre davantage l’accent sur les rapports commerciaux et le matériel marketing persuasif.

2) Utilisez la mise en forme conditionnelle

Les utilisateurs d’Excel peuvent formater leurs feuilles de calcul en utilisant différentes couleurs, caractères gras et italiques, pour différencier les colonnes et mettre en avant les données les plus importantes. Le grand nombre de tâches qui peuvent être réalisées à l’aide de cet outil est impressionnant, en voici quelques-unes: Afficher des icônes simples qui représentent des données connexes, Mettre en évidence une ligne basée sur une seule valeur, Comparer des valeurs, Comparer des listes et Trouver des doublons. En savoir plus sur le formatage conditionnel.

3) Aider à identifier les tendances

Lors de la présentation des données sous forme de tableaux ou de graphiques, il peut être utile d’inclure des lignes moyennes, qui détaillent explicitement les principales tendances qui émergent de l’information. Cela peut aider à démontrer les points clés à d’autres utilisateurs de manière simple – par exemple, un cadre d’un autre ministère lors d’une réunion du conseil d’administration. Excel permet d’étendre les lignes de tendance au-delà du graphique, pour offrir des prévisions d’activité future – et de telles prévisions peuvent aider les entreprises à développer leur stratégie future.

4) Rassembler des données

Excel peut être utilisé pour rassembler des informations provenant de divers fichiers et documents, de sorte qu’elles existent dans un seul emplacement. En plus des données brutes et des informations provenant d’autres feuilles de calcul, il est possible d’importer du texte et des images. D’autres objets peuvent être ajoutés à l’aide de l’onglet Insérer, ou des feuilles de calcul supplémentaires peuvent être ajoutées au fichier.

5) Accès en ligne

Excel est disponible en ligne dans le cadre de la suite de productivité Office 365 de Microsoft. Cela signifie que les chefs d’entreprise et les employés ont accès au programme à partir d’une gamme d’appareils, à partir de presque n’importe quel endroit. À condition qu’ils disposent d’un PC, d’un ordinateur portable, d’un smartphone ou d’une tablette compatibles avec le Web, il devrait être possible d’accéder à Excel, ce qui rend le travail à distance et mobile viable.

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