6 étapes à suivre pour organiser vos documents fiscaux

23 mars 2018 / Impôts

La situation

Chaque année, je reporte mes impôts jusqu’à une bousculade de dernière minute pour les reçus et les documents. (J’ai un concert parallèle vendant des meubles vintage, j’ai donc beaucoup de dépenses professionnelles à gérer.) Une fois que j’ai enfin fini de classer, je jette tout dans une boîte et je le mets dans le placard, mais ces boîtes s’accumulent. Il y a tellement de choses à suivre avant et après le jour de l’impôt, mais je ne sais jamais quoi garder et pendant combien de temps. À l’aide!

— Megan, Coeur d’Alene, Idaho

La solution

Vous n’êtes pas le seul procrastinateur de la saison des impôts — pas loin. Jusqu’à un quart de tous les déclarants attendent les deux dernières semaines avant la date limite de l’IRS pour obtenir leurs déclarations. Ce qui, comme vous l’avez déjà rassemblé, n’est pas super intelligent, étant donné que la plupart des gens recevront un remboursement. Mais pour quelqu’un comme vous, nageant dans les reçus et se bousculant pour les documents, la douleur est aiguë.

Sachez cependant ceci: Une fois que vous aurez mordu la balle et que vous vous serez organisé, le soulagement que vous ressentirez sera comme le poids de mille reçus soulevés de vos épaules.

“Apprendre à organiser des documents est une compétence que tout le monde peut apprendre”, a déclaré Rashelle Isip, une consultante en organisation basée à New York qui blogue sur TheOrderExpert.com . “Oui, il faut de la patience, de la discipline et du dévouement pour mettre de l’ordre dans la paperasse, mais les retours peuvent être excellents lorsqu’il s’agit de la tranquillité d’esprit.”

D’accord, mais quand vous vous tenez au bas de la paperasse de montage, comment commencez-vous à tout trier? Et comment savez-vous quoi garder et quoi déchiqueter une fois que vous avez terminé? Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer.

1. Faites un investissement de temps initial. Jeter une facture ou un reçu dans une pile quelque part dans votre maison prend environ 0,3 seconde. (Je suis sûr que quelque part dans le monde, il y a un scientifique qui étudie cela.) Le tri du temps des impôts peut prendre environforever pour toujours. Budgétiser plus de temps sur le front — une heure ou deux pour mettre en place un système de classement, une minute ou deux pour déposer chaque nouveau morceau de papier — sera très rentable. Vous passerez beaucoup moins de temps à errer dans la maison à la recherche de choses et à marmonner sous votre souffle comme une personne folle.
2. Créez un système centralisé pour les documents papier. Cela peut sembler compliqué, mais l’Isip recommande une approche simple. “Il est plus facile de recevoir, d’ouvrir et de traiter les documents de salaire, de revenu et d’investissement lorsque vous disposez d’un emplacement de stockage désigné pour eux à la maison ou au bureau”, a-t-elle déclaré. “Il suffit d’étiqueter un dossier de Manille “documents fiscaux” et d’y placer tout matériel pertinent peut faire l’affaire, comme le ferait un dossier en accordéon, une boîte à chaussures ou même un porte-revues.”
3. La tenue de documents électroniques est là où elle est. Si la pensée de la paperasse vous effraie — ou si vous n’êtes qu’une personne technophile — scannez vos reçus et téléchargez vos relevés en ligne dans un dossier sur votre ordinateur. (Si vous n’avez pas de scanner, les applications téléphoniques telles que Genius Scan ou Scanner Pro fonctionnent très bien.) Oui, l’IRS est d’accord avec cette méthode. Cependant, si vous utilisez des enregistrements électroniques, vous devez les sauvegarder en toute sécurité dans un nuage comme Dropbox ou Google Cloud. Ce n’est pas seulement mon département informatique interne qui parle; c’est une exigence de l’IRS. (Même les personnes qui conservent des copies papier de tout devraient stocker une copie électronique dans le cloud.)
4. La paresse pourrait vous coûter — littéralement. Dans le cas des déclarations et des formulaires électroniques, il est tentant de les laisser en ligne jusqu’à ce que vous en ayez besoin. De nombreuses institutions rendent les documents électroniques librement accessibles sur leurs sites pour une période de, disons, un an ou dix-huit mois — peut-être moins. Après cela, vous devrez peut-être les demander, ce qui peut prendre quelques jours. On peut même vous demander de payer des frais.
5. La maintenance prévient les crises. Si vous avez créé un système, vous êtes à mi-chemin. L’autre moitié l’utilise. Choisissez un moment précis à déposer: tous les jours lorsque vous recevez le courrier, tous les vendredis pendant que vous regardez le Great British Baking Show ou lorsque vous payez vos factures. Isip avait un client, un propriétaire de petite entreprise, pour qui la saison des impôts “a toujours fini par être une épreuve.”Elle a conseillé à son client de transporter un dossier physique pendant la journée pour les reçus, puis de les déposer dans un endroit central à la maison tous les soirs, tout au long de l’année. Ça a marché.
6. Suivez la règle “Pour toujours ou Sept ans.”En général, l’IRS a trois ans pour vous auditer une fois que vous avez produit une déclaration, mais s’il identifie une erreur substantielle, il peut revenir en arrière, généralement six ans. Cependant, si quelqu’un produit une déclaration frauduleuse ou tente de ne pas payer d’impôts, il n’y a pas de délai de prescription. Vous devriez donc conserver vos déclarations — ainsi que vos W-2 et 1099 — pour toujours, et les documents financiers à l’appui pendant sept ans. (Pour en savoir plus sur ce qu’il faut garder et pour combien de temps, consultez le tableau de classement financier pratique au chapitre 2 de mon livre Obtenez une vie financière.)

Ne remettez pas à s’organiser jusqu’à ce que la paperasse de montage disparaisse comme par magie. Au lieu de faire vos impôts de votre manière habituelle et chaotique cette année, créez ce dossier et partez à la recherche de reçus. Organisez vos W-2 et 1099. Passez au numérique. Vous créerez un précédent pour un meilleur comportement de la saison des impôts l’année prochaine. Qui a dit qu’il était trop tard pour les résolutions du Nouvel An?