6 Moyens Simples De Réduire La Consommation De papier Dans Votre Bureau

Il y a de fortes chances que votre entreprise veuille être plus soucieuse de l’environnement, à la fois parce que le public l’attend et que vous souhaitez vous comporter de manière éthique et responsable. Au-delà de cela, si vous réduisez votre consommation de papier, vous pouvez également simplifier vos opérations et vous faire économiser de l’argent. Bien que la dématérialisation puisse sembler décourageante maintenant, vous pouvez prendre des mesures graduelles pour vous assurer que votre bureau effectue la transition de la manière la plus transparente possible.

Budget pour des réductions progressives du papier

Si vous envisagez de réduire considérablement votre utilisation du papier ou de passer entièrement sans papier, un changement soudain perturbera presque certainement le flux de travail de votre entreprise. Au lieu de cela, cherchez des moyens de réduire progressivement. Commencez par votre budget et décidez où vous n’avez plus vraiment besoin de papier, puis abordez ce domaine sur plusieurs mois. Par exemple, si un ministère qui pourrait se passer de papier dispose d’un budget annuel de 2 000 supplies en fournitures de papier, visez à réduire ce nombre de 200 month par mois. Si vous préférez apporter des modifications à tous les secteurs de votre entreprise, essayez de réduire l’utilisation globale du papier du ministère d’un certain pourcentage chaque mois.

Sauvegardez tout électroniquement

Certains employés de bureau et gestionnaires aiment faire plus d’une copie de chaque document. Cette méthode d’archivage approfondie facilite certainement les examens internes ou les audits externes, mais l’espace occupé par ces piles de copies est doublé. Au lieu de tout dupliquer physiquement, envisagez de sauvegarder des fichiers importants sur un ordinateur ou de consacrer le stockage du serveur aux documents essentiels. Vous pouvez également utiliser des disques durs externes, des clés USB ou le cloud pour une récupération plus pratique des documents précieux.

Envisagez des transactions électroniques

Si vous êtes une entreprise qui effectue beaucoup d’achats, envisagez des solutions de rechange à l’envoi de chèques ou à l’impression de bons de commande. Il existe plusieurs options B2B en matière de transactions de commerce électronique, telles que les dépôts directs. Non seulement il est beaucoup plus rapide pour vous d’effectuer ces transactions en ligne, mais vous sauterez tous les jours qu’il faudrait normalement pour que les chèques arrivent ou soient traités. Des logiciels comme le nôtre peuvent aider à rationaliser les transactions et les bons de commande, tout en réduisant le papier.

Effectuez toutes les communications internes en ligne

Aidez votre personnel à éviter l’habitude d’imprimer des mémos ou de laisser des post-it jaunes sur votre bureau en obligeant l’utilisation de programmes de messagerie électronique ou de messagerie instantanée. Essayez de tenir des réunions sans utiliser de papier en donnant des présentations avec PowerPoint ou Google Slides et en envoyant des ordres du jour par courrier électronique. N’oubliez pas que si tout le reste échoue, vous pouvez également parler à votre personnel ou à la direction à l’ancienne: par téléphone ou en personne.

Commandez du papier plus léger et plus fin

S’il semble que le sans papier soit un objectif plus lointain que précédemment réalisé, il existe des solutions à court terme qui réduiront votre empreinte environnementale. Commencez par réduire le stock d’obligations de 50 lb à 20 lb, par exemple. Évitez également les stocks revêtus ou spécialisés dans la mesure du possible ou utilisez-les uniquement pour les documents que vous pourriez partager avec un client.

Décidez de ce qui doit être imprimé

Dans le bureau à domicile moderne d’aujourd’hui, vous avez probablement une bonne idée des documents à émettre sur papier et de ce qui peut être partagé électroniquement. Par exemple, il est probablement plus facile de gérer vos documents comptables à l’écran dans un format facile à lire. Néanmoins, il peut y avoir des documents qui devraient être imprimés, tels que des états financiers ou des documents de présentation officiels. Discutez de ces normes avec vos employés afin qu’ils se sentent habilités à prendre eux-mêmes des décisions concernant l’utilisation de l’imprimante. Si quelque chose doit être imprimé, encouragez les employés à utiliser des polices plus petites ou à imprimer des deux côtés de la feuille.

Réduisez votre consommation de papier et économisez quelques arbres

Très peu de ces conseils impliquent des changements drastiques dans le comportement du bureau ou des modifications soudaines du flux de travail de l’entreprise. Une fois exécutés, ils permettront non seulement à votre entreprise d’économiser de l’argent en commandes papier, mais aussi de consacrer un temps précieux à la manipulation, à la maintenance et à la recherche minutieuse de documents imprimés. De plus, vous aurez probablement l’esprit plus tranquille en sachant que vous avez peut-être sauvé quelques arbres cette année.