6 Types de Dossiers du personnel et Pourquoi Ils sont importants à conserver

Les dossiers du personnel sont le moyen standard de documenter la relation d’un employé avec une entreprise ou une organisation. Dans certains cas, ces dossiers contiennent des renseignements assez généraux, alors que d’autres fois, ils peuvent inclure des détails privés ou confidentiels. Quel que soit le type de fichier, les dossiers du personnel doivent être régulièrement mis à jour pour assurer l’efficacité opérationnelle et le succès.

Que sont les dossiers personnels?

Les dossiers du personnel, ou dossiers du personnel, sont des dossiers relatifs aux employés d’une organisation et consistent en des renseignements complets et accumulés. Les dossiers du personnel sont généralement tenus par le service des ressources humaines d’une agence et comprennent des informations pertinentes concernant la demande d’un employé, la description de poste, les données salariales, etc.

6 types différents de dossiers du personnel

Bien qu’il existe une gamme de dossiers du personnel qu’une organisation peut utiliser, tous ces documents entrent dans l’une des six catégories. Parmi ces catégories, les plus souvent citées sont les documents d’embauche et les rapports sur le rendement au travail.

1. Informations générales: Ce regroupement comprend des informations personnelles telles que le nom complet, la date de naissance, le numéro de sécurité sociale, le numéro de téléphone, l’adresse et éventuellement leurs numéros de téléphone d’urgence.
2. Documents d’embauche: La plupart des employeurs s’accrochent aux documents utilisés dans le processus d’embauche, tels que les demandes d’emploi, les descriptions de travail et les curriculum vitae ou les lettres de motivation.
3. Conventions d’employés: Parfois, les aspects de la relation employeur-employé sont régis par des documents officiels tels que les contrats syndicaux, les accords de non-concurrence et les accords de confidentialité ou de non-divulgation.
4. Rémunération : Les dossiers relatifs à la rémunération (et à l’information sur les avantages sociaux) comprennent les W-4, les formulaires des bénéficiaires, les dossiers de paie et les cartes de temps pour les années précédentes.
5. Rendement au travail : Cette section est assez large, mais peut inclure des évaluations du rendement, des mesures correctives, des lettres disciplinaires, des prix, des nominations, des études, des titres de compétences, des dossiers de formation ou des promotions au sein de l’agence.
6. Renseignements postérieurs à l’emploi : De la même manière que les employeurs conservent les documents d’embauche, beaucoup déposent également des renseignements postérieurs à l’emploi. Ces documents sont des choses comme une lettre de démission ou de licenciement, une évaluation finale du rendement et un chèque de paie final.

6 dossiers qui doivent être conservés dans un dossier confidentiel distinct

C’est une bonne idée — et souvent légalement requise — de conserver certains dossiers et informations des employés dans un dossier confidentiel distinct du reste de vos documents. Une bonne gestion des dossiers du personnel peut demander des efforts supplémentaires, mais c’est une étape nécessaire pour protéger la vie privée de tous les employés ou membres du personnel.

1. Résultats de la vérification des antécédents: Les résultats de la vérification des antécédents vont de la vérification passée de l’emploi, aux antécédents de crédit, aux antécédents criminels d’un demandeur. La vérification des antécédents est effectuée pour assurer la sûreté et la sécurité de chaque employé.
2. Documents de litige : Le litige est un processus de traitement des litiges au sein du système judiciaire. Documents liés à un litige (p. ex. l’action contestée elle-même ou la décision finale du juge) doivent toujours être conservées dans un dossier confidentiel.
3. Formulaire I-9s: Les formulaires I-9 sont utilisés pour vérifier l’identité et l’autorisation d’emploi des personnes embauchées pour travailler aux États-Unis. Parce que ces formulaires contiennent des informations personnelles hautement sensibles, ils exigent une protection minutieuse.
4. Dossiers médicaux: Tous les documents liés à l’emploi qui contiennent des informations médicales doivent être enregistrés indépendamment des autres dossiers du personnel, de sorte que rien n’est révélé par inadvertance ou partagé avec un autre employé.
5. Documents de congé fédéral et d’État: La plupart des travailleurs fédéraux et d’État reçoivent un congé payé chaque année pour des situations telles que la naissance, l’adoption ou le placement en famille d’accueil d’un nouvel enfant; s’occuper d’un conjoint, d’un enfant ou d’un parent; s’occuper des militaires et des congés; et des raisons de santé personnelles, tout cela est totalement confidentiel.
6. Enquête de l’employé : Les documents faisant référence à la mesure disciplinaire d’un employé ou à une enquête des RH concernant une réclamation de l’employé doivent être conservés dans un dossier confidentiel auquel les autres membres du personnel du bureau ne peuvent accéder.

Pourquoi il est important de tenir les dossiers du personnel à jour

Il est plus facile de déposer des impôts

La révision de vos dossiers du personnel est essentielle au succès de votre organisation, en particulier lorsque vous considérez comment ces dossiers entrent en jeu pour le dépôt des impôts des employés de l’État et du gouvernement fédéral. Si vous vous détendez sur la mise à jour de ces documents, vous aurez probablement plus de difficulté à remplir les formulaires fiscaux obligatoires et à préparer les détails trimestriels de votre paie. Mais avec une tenue de dossiers précise et continue, vous aurez beaucoup plus de facilité à produire des salaires non imposables, des avantages sociaux, des vacances, des congés de maladie, etc.

Il est conforme à la loi

En plus de la mise à jour des dossiers du personnel étant une bonne pratique commerciale, il est possible que vous deviez suivre certains dossiers afin de vous conformer aux dispositions de la loi fédérale et fédérale. Bien que les lois de l’État varient évidemment en fonction de l’endroit où vous travaillez, vous voudrez vous assurer de respecter les lois applicables, où que vos bureaux soient situés. Ces lois peuvent dicter quelles informations doivent être collectées, ce que votre organisation peut ou non faire de ces informations et la durée de conservation des dossiers des employés.

Il aide aux révisions salariales

Une révision salariale diffère d’une hausse salariale, en ce sens qu’une révision ajuste l’ensemble de la structure salariale (y compris toutes les composantes principales). Étant donné qu’une révision est plus importante qu’une augmentation traditionnelle, il est d’autant plus important d’avoir les informations correctes pour faciliter ce changement. Sans dossiers personnels précis pour servir de guide, un certain nombre de problèmes peuvent nous recadrer lorsque vous essayez d’initier cette modification. Cependant, avec des enregistrements à jour, les révisions salariales peuvent se faire de manière transparente, grâce aux données actuelles et aux pourcentages fournis.

Il aide dans un litige juridique

Si votre organisation se trouve au milieu d’un litige juridique, vous serez heureux d’avoir une pile de dossiers de personnel à l’appui de votre cas. La tenue des dossiers du personnel vous permet de conserver une histoire écrite autour d’un événement désigné (ou d’événements), et dans les procédures judiciaires, ce type de documentation peut être essentiel au résultat final. Des dossiers bien gérés sont le meilleur moyen de citer les promotions des employés, les augmentations de salaire, les mesures disciplinaires ou même le licenciement, et ce type de preuve matérielle peut grandement garantir une décision juste et équilibrée.

Il détermine les promotions ou les licenciements

Une autre raison pour laquelle il est recommandé de tenir les dossiers du personnel à jour est qu’ils aident à déterminer les promotions — et parfois ils révèlent également des motifs de résiliation. Si votre organisation ne modifie pas et n’améliore pas ses dossiers, il peut être extrêmement difficile de surveiller le rendement et les niveaux de productivité des employés. Mais lorsque vous mettez un point d’honneur à documenter les retards, l’absentéisme et les performances personnelles, vous pouvez mieux suivre où les employés prospèrent ou manquent, puis prendre des mesures au besoin en fonction de ces informations.

Numériser vos dossiers de personnel

La mise à jour de vos dossiers de personnel est une partie nécessaire de tout service RH bien organisé, et pourtant, gérer toute cette paperasse peut sembler une tâche ardue (et sans fin). La bonne nouvelle est que la numérisation de vos fichiers personnels facilite et rationalise les choses pour chaque équipe. En utilisant les enregistrements numériques, vous n’aurez plus à traiter avec des classeurs maladroits, mais à télécharger et à accéder facilement à vos documents importants via le cloud — ce que beaucoup considèrent comme le moyen le plus sûr et le plus efficace de gérer les documents et les processus.

En s’associant à Image API, votre agence peut aller au-delà de ses piles de dossiers personnels papier et plonger dans le paysage numérique moderne. Les services d’imagerie numérique, la gestion de contenu dans le cloud et l’automatisation des processus numériques d’Image API sont conçus pour simplifier les complexités de la gestion des enregistrements et garantir que votre organisation réalise une valeur mesurable et des résultats durables à la vitesse du numérique.

Le passage au numérique avec les dossiers du personnel facilite et sécurise la gestion appropriée des fichiers. La confidentialité de certains fichiers personnels est simplifiée grâce à des autorisations différentes pour différents niveaux d’utilisateurs, et la recherche des documents nécessaires est efficace grâce à des options de recherche intelligentes. Les enregistrements du personnel numérisés permettent également de rester conforme aux calendriers de conservation compliqués – des systèmes tels que Axiom Pro de l’API Image gèrent ces calendriers automatiquement.

Faq sur les dossiers personnels

Qui a le droit de consulter vos dossiers personnels?

Dans la plupart des cas, les dossiers du personnel des employés doivent être traités comme des dossiers privés appartenant à l’organisation et à l’employé correspondant. Cela dit, il peut être utile de mettre en place une politique qui reconnaît qui a le droit de consulter les dossiers du personnel, comme le superviseur ou le gestionnaire de l’employé (en plus de l’employé lui-même).

Pourquoi est-il important de conserver les dossiers du personnel?

Il est important de tenir des registres du personnel, car ces documents fournissent un historique écrit de tout ce qui s’est passé pendant la durée de l’emploi. Pour cette raison, les dossiers du personnel sont nécessaires pour soutenir des actions telles que des promotions, des augmentations de salaire et même des mesures disciplinaires.

Quels sont les principaux documents qui devraient figurer dans un dossier personnel?

Les dossiers du personnel doivent être conservés pour chaque employé à partir de la date officielle d’embauche. Les principaux documents à déposer comprennent des renseignements généraux (nom, adresse, numéro de téléphone), des formulaires d’embauche (demande, curriculum vitae, description de poste), des ententes officielles avec les employés (contrats syndicaux, ententes de non-concurrence), des données sur la rémunération ou les salaires, des évaluations du rendement et des renseignements postérieurs à l’emploi (lettre de licenciement, examen final).