7 Puissants Outils de Gestion de L’Information

J’étais un économiseur, ce qui signifie que j’ai tout sauvé. Cela m’a finalement frappé la dernière fois que nous avons déménagé, il y a plus de 9 ans heureusement, que j’avais du mal à lâcher des choses. Alors que je chargeais le camion, j’ai réalisé que nous déplacions des boîtes qui n’avaient pas été ouvertes depuis notre dernier déménagement, plus de 3 ans plus tôt.

Ce genre de pensée “tout sauver” s’est également manifesté dans la façon dont je fais mon travail. Des piles de papier, des boîtes et des étagères pleines de livres, des notes collées partout, tout cela pourrait facilement dépasser mon espace de travail sans l’aide que je reçois d’un peu de technologie.

Voici sept de mes outils de collecte et de récupération d’informations les plus puissants qui m’aident à capturer des informations le plus rapidement possible afin que je puisse les oublier maintenant, me remettre au travail et savoir que je m’en souviendrai plus tard.

Voici mes 7 puissants outils de gestion de l’information.

1. Gmail
Si vous n’utilisez pas Gmail, vous manquez l’un des moyens les plus simples et les plus puissants de garder beaucoup d’informations organisées pour le moment où vous en aurez besoin plus tard.

J’utilise Gmail pour rassembler les e-mails de plusieurs adresses e-mail en un seul endroit.

Je m’envoie des rappels par e-mail depuis mon iPhone car je sais que je vérifierai mon courrier plus tard.

J’organise les reçus par e-mail des achats en ligne dans un dossier “Commandes” pour référence future.

J’ai également mis en place des filtres dans Gmail pour organiser facilement certains e-mails et abonnements que j’ai configurés pour contourner ma boîte de réception — je peux les lire plus tard quand cela me convient.

Je peux également accéder à Gmail de n’importe où.

2. Google Agenda
Anniversaires, rendez-vous, événements spéciaux, activités auxquelles mes enfants participent, rappels de factures et bien d’autres choses que je stocke dans Google Agenda. Certaines de ces choses que j’ai définies pour m’envoyer un rappel par e-mail ou par SMS à la date et à l’heure prévues. Une chose que j’apprécie vraiment est d’avoir la possibilité de planifier des événements répétés auxquels je n’ai plus jamais à toucher et pourtant, je reçois un avis chaque mois ou semaine au moment approprié.

3. Simplenote & Vitesse de notation (Mac)
Il s’agit en fait de deux outils mais je n’utilise pas l’un sans l’autre. Simplenote est un service Web et une application que j’utilise sur mon iPhone qui me permet de capturer et d’accéder aux notes de texte stockées où que je sois. Je peux également accéder à toutes ces notes de texte en vitesse de notation sur mon ordinateur. Ce qui rend ces deux logiciels si indispensables pour moi, c’est la façon dont ils me donnent chacun accès aux mêmes données et que tout est automatiquement synchronisé. Au fait, j’utilise Dropbox, un autre service Web tueur sur lequel je vais écrire une autre fois, pour effectuer toute la synchronisation de ces deux applications.

4. Evernote
Ceci est une autre application de capture d’informations. Il y a beaucoup d’informations sur le Web sur l’utilisation d’Evernote sur votre ordinateur et votre iPhone, mais je trouve que c’est un peu plus que ce dont j’ai besoin pour simplement capturer du texte, ce que je fais le plus.

Certaines personnes préféreront utiliser Evernote et non Simplenote & Vitesse de notation. Cela peut être plus simple pour vous aussi. Mais ce que j’utilise principalement pour Evernote, c’est pour organiser des documents papier que j’ai capturés et numérisés avec un scanner.

Une fois que j’ai numérisé un document et qu’il est enregistré au format PDF, je dépose simplement le PDF sur l’icône Evernote. Une fois archivé dans Evernote, j’ai accès à tous les morceaux de papier numérisés que j’aurais pu enregistrer dans une pile quelque part, et ils sont stockés dans le cloud pour être en sécurité. J’accède à tout depuis Evernote sur mon ordinateur, dans un navigateur depuis n’importe quel ordinateur du site Web Evernote ou sur mon iPhone depuis l’application Evernote.

La synchronisation est entièrement effectuée par le service Evernote — j’utilise la version gratuite — et je ne fais pas grand-chose d’autre que d’organiser occasionnellement certains types d’informations dans un dossier ou deux dans Evernote.

5. Instapaper
C’est un service Web auquel j’accède à partir de mon navigateur Web ainsi que d’une application sur mon iPhone et il y a deux choses que j’aime vraiment chez Instapaper.

Le premier est la facilité avec laquelle je peux enregistrer des choses que j’ai trouvées sur le Web et que j’aimerais peut-être lire plus tard. J’ai un raccourci dans mon navigateur qui, lorsqu’il est cliqué, stocke un lien vers la page Web actuelle vers le service Instapaper. Maintenant, je peux passer à des choses plus importantes sans m’inquiéter, j’oublierai ce que je voulais lire. Je peux lancer le service Instapaper plus tard dans mon bowser ou je peux ouvrir l’application et lire la page Web sur mon iPhone lorsque je suis loin de mon bureau.

La deuxième chose que j’aime, c’est l’application Instapaper elle-même qui présente simplement le texte des pages Web que j’ai enregistrées sans tout l’encombrement souvent vu sur une page Web. Maintenant, je peux lire des choses loin de mon ordinateur dans un format simple et sans distraction.

6. Pinbaord.in
Ceci est un service de signets pratique. Ce n’est pas un service gratuit, mais cela vaut les quelques dollars qu’il en coûte pour garder vos signets organisés. Je l’utilise pour marquer facilement des pages Web d’informations pour une récupération ultérieure si j’en ai besoin plus tard. Je marque des tas de choses pour plus tard et chaque élément peut être étiqueté afin qu’ils soient facilement catégorisés et récupérés plus tard. J’avais l’habitude d’utiliser le service délicieux mais j’ai trouvé que Pinboard.in est beaucoup plus simple, me permet de marquer des pages Web rapidement et facilement pour plus tard, et est facile à utiliser lorsque j’ai besoin de rechercher quelque chose que j’ai enregistré.

En note de côté — Pinboard.in me permet de connecter mon compte Instapaper afin que tout ce que j’envoie à Instapaper soit également mis en signet pinboard.in

7. Kindle & Application Kindle
J’inclus le Kindle et l’application Kindle ici dans mon top 7 des outils de collecte d’informations parce que j’apprécie et utilise beaucoup l’environnement de lecture Kindle. Non seulement je n’achète plus de livres en papier et à l’encre chaque fois qu’une version numérique est disponible, mais j’ai également Instapaper envoyer des pages Web à mon Kindle. Je préfère souvent lire de longs articles du web sur mon Kindle. Grâce au service Instapaper, j’ai une archive de documents envoyée automatiquement à mon kindle périodiquement.

Je vais également envoyer des fichiers PDF longs à mon Kindle en les faisant convertir au format ebook par le service de conversion de documents Amazon. Et maintenant, avec la synchronisation de documents personnels, je peux lire ces documents sur le Kindle ou sur mon téléphone et mon emplacement de lecture reste synchronisé.

Ces 7 puissants outils de collecte d’informations m’ont fait gagner beaucoup de temps et m’ont sauvé des piles de papier. J’ai seulement touché à la surface de ce que ces outils peuvent faire. Ceux-ci ne vous servent peut-être pas tous aussi bien qu’ils m’ont servi, mais le meilleur outil pour organiser l’information est celui que vous utiliserez.