8 Façons de Motiver et d’Engager les Bénévoles de Votre Organisme à But Non Lucratif

Que vous ayez une armée massive de bénévoles et de personnel de gestion des bénévoles, ou une poignée de bénévoles relevant du fondateur de l’organisation à but non lucratif, les bénévoles sont l’un des atouts les plus précieux.

Les volontaires aux États-Unis sont 63 millions. Ils constituent le fondement de la société civile. Peu importe le type de travail bénévole qu’ils font, ils contribuent de manière inestimable. Ce sont des héros ! Ils sont vos défenseurs, champions, ambassadeurs et abeilles ouvrières. Ils remplissent de nombreux rôles dans différentes capacités. Leurs divers ensembles de compétences donnent à votre organisation à but non lucratif accès à une sélection d’expertise. Il s’agit notamment des membres du conseil d’administration, des responsables de comités, des guides d’exposition, des huissiers, des administrateurs, etc.

Par conséquent, il est impératif de recruter et de garder une base de bénévoles solide. Voici un webinaire utile sur la recherche de vos 20 prochaines superstars bénévoles avec des outils gratuits et des stratégies intelligentes. Lors d’une conversation avec Tobi Johnson, un expert et formateur principal en gestion des bénévoles recherché à l’échelle internationale, nous discutons de la façon dont vous pouvez attirer une base de fans dévoués à votre cause.

Prenez le temps de regarder la vidéo et apprenez l’art d’attirer les meilleurs bénévoles. C’est un processus continu pour chaque organisme à but non lucratif, car vous auriez besoin de bénévoles pour un certain nombre d’activités maintenant et à l’avenir. Mais ceux que vous avez déjà doivent être retenus en valorisant leur temps, leurs efforts et leurs compétences, et en les gérant judicieusement. Voyons comment cela fonctionne.

8 Façons de motiver et d’engager les bénévoles

1. Vérifiez vos hypothèses sur les bénévoles
2. Concevez un programme d’engagement des bénévoles
3. Montrez votre appréciation
4. Valorisez le temps de vos bénévoles
5. Jouez sur leurs forces
6. Communiquez et écoutez leurs feedback
7. Donnez aux bénévoles la formation et les ressources dont ils ont besoin
8. Cultivez vos bénévoles pour d’autres rôles plus importants

Vérifiez vos hypothèses sur les bénévoles

Avant de vous concentrer sur l’engagement et la motivation de vos bénévoles, vérifiez vos propres hypothèses. Réfléchissez rationnellement à la valeur que les bénévoles apportent ou pourraient apporter à votre organisation. Vos bénévoles sont comme de l’argent à la banque et devraient être valorisés en conséquence.

Lorsqu’un organisme de bienfaisance reçoit un don de 25 000 $ ou plus, cela est considéré comme une contribution majeure. Mais qu’en est-il du bénévole qui donne plus de mille heures de temps personnel à un organisme à but non lucratif? Quelle est la valeur de cela? Votre organisme à but non lucratif connaît-il la valeur d’une heure de bénévolat et le retour sur investissement de la fidélisation des sympathisants?

Selon le Secteur indépendant, la valeur moyenne nationale estimée du temps de bénévolat pour 2018 était de 25,43 $ l’heure. Pour de nombreux bénévoles dévoués, cela pourrait représenter un don de 25 000 $ en un an ou au cours d’une vie.

Traitez les bénévoles comme des membres du personnel pour cet exercice: Énumérez leurs emplois et leurs heures et ce que les membres du personnel appropriés gagneraient à faire les mêmes emplois. Assurez-vous d’inclure un numéro pour les avantages que les employés équivalents gagneraient. Résumez ces chiffres pour plaider en faveur de l’investissement dans les bénévoles.

Les volontaires ne sont pas de la “main-d’œuvre libre” et ils ne sont pas “peu qualifiés”. Cette attitude conduit à la prophétie auto-réalisatrice d’attendre et donc de tolérer, une performance médiocre des volontaires. Les donateurs de temps nécessitent autant d’investissements continus et organisés que le personnel rémunéré ou les donateurs d’argent. Cela permettra de garder vos bénévoles à but non lucratif motivés et engagés, ainsi que responsables et fiables.

Concevoir un programme d’engagement des bénévoles

Souvent, l’engagement des bénévoles est géré bien en dessous du sommet de l’organisation. Il peut s’agir d’une sous-unité de tout ministère disposé à l’héberger qui n’est pas nécessairement un foyer logique pour elle. Un programme de bénévolat solide et sain est idéalement géré depuis le sommet de l’organisation.

Le bénévolat devrait être perçu comme une fonction essentielle de gestion de l’organisation. Il devrait être discuté dans la salle de conférence et inclus dans la planification à long terme et d’autres activités essentielles à la mission.

La direction, les principaux bénévoles et les dirigeants devraient élaborer une politique d’engagement des bénévoles. Il faut plus que créer une expérience de qualité pour les bénévoles, alors incluez des objectifs et des stratégies. À son tour, cela devrait devenir un ensemble de lignes directrices et de normes que votre organisation à but non lucratif peut reproduire à tous les points de contact des bénévoles.

Si vous n’avez pas de politique d’engagement des bénévoles, faites le premier pas en planifiant une séance de remue-méninges sur le thème de l’engagement des bénévoles. Pour commencer, pensez à ces 3 choses:

Quelles sont les motivations des bénévoles à but non lucratif?

La décision de faire du bénévolat, comme la décision de faire un don financier, est une décision émotionnelle. Les bénévoles sont motivés par différentes choses. Les gens s’impliquent généralement pour une ou plusieurs des raisons suivantes:

• Ils veulent contribuer à une cause en laquelle ils croient
• Ils veulent acquérir de nouvelles compétences
• Leur besoin de répondre à des attentes commerciales et / ou sociales
• Ils veulent avoir un sentiment d’appropriation et de contrôle qu’ils ne peuvent trouver dans une situation de travail
• Ils sont motivés par un désir de changement
• Ils veulent s’amuser et profiter de ce qu’ils font
• Ils veulent rencontrer de nouvelles personnes

Pensez à chacun de ces motifs et construisez votre programme autour d’eux. Et demandez à chacun de vos volontaires potentiels leurs motivations, afin de mieux les associer à une mission.

Pourquoi les bénévoles partent-ils?

Selon un sondage de Centraide, voici les principales raisons pour lesquelles les bénévoles quittent un organisme (par ordre d’importance):

• Ils étaient sous-utilisés
• L’environnement physique ne soutenait pas leurs efforts
• L’atmosphère était impersonnelle, tendue ou froide
• Ils ont fait une suggestion qui n’a pas été suivie d’effet ou à laquelle ils n’ont pas répondu
• Ils n’ont pas vu le lien entre une journée de travail et une autre
• Les vétérans volontaires de longue date ne les laisseraient pas entrer dans leur groupe “d’initiés”
• Ils ne savaient pas comment dire qu’ils voulaient partir
• Les employés les traitaient comme une interruption, pas comme une aide bienvenue, anticipée
• La réalité de leur expérience ce n’était pas ce à quoi ils s’attendaient lorsqu’ils ont signé

Pour que les bénévoles continuent de faire du bénévolat, ils doivent se sentir valorisés. Ils doivent voir les résultats de leur travail et être respectés. Considérer pourquoi les bénévoles s’impliquent et pourquoi ils partent est un bon catalyseur pour concevoir une politique d’engagement des bénévoles.

Conseil de pro: Ayez une “Déclaration des droits et des responsabilités ” bénévole.

Pourquoi ai-je besoin d’une Déclaration des droits et des responsabilités des bénévoles?

C’est un document assez utile à avoir. Il peut vous aider à élaborer une politique et vous guider tout au long du processus d’intendance.

Il peut également être utilisé comme outil d’entrevue et comme démarreur de discussion. Ne le donnez pas simplement comme un cadeau. Il sera complètement ignoré. Passer par là avec un volontaire potentiel aidera à les orienter et à donner le ton approprié à la nouvelle relation.

Ce processus peut également vous alerter de tout problème potentiel avec la correspondance. L’une des responsabilités proposées peut faire rechigner un volontaire potentiel et révéler des problèmes avec le match que vous préférez savoir plus tôt que tard. Peut-être que ce n’est pas un bon ajustement, ou peut-être que vous pouvez discuter de la façon de résoudre le problème à l’avance.

Montrez votre appréciation

Traitez vos bénévoles comme des donateurs importants. Ils donnent leur temps, leur énergie et parfois leurs fonds. Montrez votre appréciation avec une gestion quotidienne. Les bénévoles sont divers et chacun nécessite une interaction personnalisée — cela renforcera à son tour votre relation.

Les possibilités sont infinies, mais il existe des moyens de reconnaître les bénévoles que vous pouvez intégrer à votre menu de félicitations individuelles et d’efforts d’appréciation de groupe.

En voici quelques-uns:

• Tout d’abord, remerciez vos bénévoles. Et puis remerciez-les à nouveau.
• Organisez une fête d’appréciation des bénévoles et, si le budget le permet, autorisez la famille ou d’autres invités. Ajoutez un thème et encouragez tout le personnel à y assister. Exiger que les employés qui travaillent régulièrement avec des bénévoles participent à un exercice d’appréciation créatif.
• Organisez un photomaton lors d’un déjeuner pour enregistrer la célébration de vos bénévoles. Mettez les photos sur votre site Web et publiez-les sur vos médias sociaux.
• Organisez un événement unique. Bénévoles à St. Anthony à St. Petersburg, FL. ont eu droit à une courte croisière capturée en vidéo et mise en ligne sur YouTube. Pensez à une excursion dans une attraction locale ou à une excursion dans un musée ou une performance. Les sites peuvent vous proposer une offre ou donner du temps, surtout si vous leur donnez la pareille en faisant d’eux un sponsor officiel.
• S’il n’y a pas de budget pour un événement, chaque ministère pourrait enregistrer un message vidéo expliquant pourquoi les bénévoles sont précieux. Consolidez les messages et lisez la vidéo lors d’une réunion de bénévolat de routine.
• Envoyez des notes manuscrites d’appréciation. Les notes manuscrites sont rares de nos jours, alors quand cela arrive, c’est remarqué et apprécié.
• Partagez les histoires de réussite de vos bénévoles pour démontrer la différence importante qu’ils font. Si un bénévole aidait un enfant non anglophone à apprendre à lire un livre en anglais tout au long du parcours, ce serait certainement quelque chose à propos duquel il faudrait s’amuser.
• Honorez les meilleurs bénévoles de petites et de grandes manières. Les petits efforts de reconnaissance signifient beaucoup – dans les paramètres d’impression, en ligne et d’événement.
• Désignez une reconnaissance du “Bénévole du mois” ou quelque chose qui présente occasionnellement des bénévoles dans votre bulletin d’information, vos médias sociaux et d’autres points de vente.

Valorisez le temps de vos bénévoles

Les gens font du bénévolat parce qu’ils veulent faire une différence dans le monde. Ils ont une vie bien remplie et des responsabilités concurrentes comme nous le faisons tous. Par conséquent, s’ils n’ont pas l’impression de faire une différence, ils ne continueront pas à donner de leur temps et de leur énergie.

La signature de toute personne qui s’avance pour “aider” de manière vague, sans objectifs et coordination clairs, fait simplement perdre du temps – tant pour le personnel rémunéré que pour les bénévoles. Donnez aux bénévoles un sens de l’action pendant qu’ils travaillent avec vous — définissez des attentes, définissez des objectifs et assurez-vous qu’ils disposent de ce dont ils ont besoin pour tirer le meilleur parti de leur temps.

Les réunions de bénévoles sont importantes pour soutenir les lignes de communication ouvertes, mais ne tenez pas de réunions inutiles et ne vous éloignez pas de votre ordre du jour. Enveloppez-les rapidement.

Jouez à leurs forces

Les bénévoles aiment utiliser leur expertise pour une bonne cause. Par conséquent, permettez-leur d’appliquer leurs forces pour améliorer votre organisation et assurez-vous que la tâche est stimulante et stimulante.

N’utilisez pas seulement vos bénévoles pour faire le travail que personne d’autre ne veut faire.

Si des enveloppes doivent être remplies, qu’il en soit ainsi, mais peut-être les mettre en charge du projet. Faites de votre mieux pour utiliser leurs compétences tout en veillant à ce que chaque tâche ou service assigné soit significative et agréable pour eux d’une manière ou d’une autre.

Conseil de pro: Respectez leur caractère unique

Il serait naturel d’affecter un comptable au service des finances ou une ancienne infirmière au service des patients d’un hôpital, mais sachez que les bénévoles peuvent vouloir faire quelque chose de différent de ce qu’ils font ou ont fait dans leur vie professionnelle. Le comptable peut préférer travailler avec des animaux ou rencontrer et saluer des gens. L’infirmière peut préférer travailler sur une exposition d’art.

Tant qu’ils sont capables et peuvent faire le travail, affectez-les à leur tâche / domaine préféré. Un bénévole heureux est un bénévole loyal.

Communiquez et écoutez leurs commentaires

Écoutez ce que disent vos bénévoles. Les bénévoles qui se sentent ignorés ne le seront probablement pas longtemps. Par conséquent, demandez leur avis, écoutez leurs suggestions et faites toujours un suivi. Lorsqu’un bénévole vous aborde avec une idée, écoutez et posez des questions. Si cela peut être pris en compte, faites-leur savoir quand il entrera en vigueur.

Cependant, s’il s’agit d’un élément qui ne peut pas faire l’objet d’une action, faites un suivi avec une explication en temps opportun. Comprenez ce que le bénévole veut, apprenez quelles sont ses attentes et communiquez régulièrement. Le niveau d’engagement de vos bénévoles reflète votre capacité à écouter leurs désirs, leurs besoins et leurs suggestions.

Conseil de pro: Créez un sondage de commentaires.

Les bénévoles devraient pouvoir s’exprimer directement, mais certaines personnes ne sont pas à l’aise de donner des commentaires constructifs en groupe ou lors de réunions individuelles. Un sondage bien conçu peut être distribué régulièrement ou disponible en tout temps pour solliciter des commentaires. Ou utilisez une application de sondage en ligne comme JotForm Survey Maker ou SurveyMonkey. Et rendre leurs noms facultatifs. De cette façon, un volontaire peut faire part de ses préoccupations sans se distinguer, et cela garantira une rétroaction honnête.

Donner aux bénévoles la formation et les ressources dont ils ont besoin

Certes, les bénévoles à but non lucratif méritent le plus grand respect. Fournissez-leur les ressources et les outils dont ils ont besoin pour réussir, qu’il s’agisse d’un stylo et d’un papier ou d’un ordinateur doté du logiciel approprié. Fournir des ressources implique également de fournir une formation suffisante pour faire leur travail.

Il est essentiel que le personnel qui interagit avec vos bénévoles soit ” sur la même longueur d’onde ” en ce qui concerne les normes d’engagement des bénévoles. Les bénévoles devraient avoir à leur disposition un interlocuteur accueillant qui a le temps de répondre à leurs questions. Cette personne devrait avoir la capacité de les orienter vers votre travail et le désir de les aider à améliorer leurs compétences.

Effectuer des évaluations de performance régulières avec des bénévoles est une autre façon de les traiter comme des collègues et de leur montrer que vous soutenez leurs efforts et que vous souhaitez les voir réussir. Respectez-les suffisamment pour passer du temps à parler de leur travail et augmenter leurs responsabilités (le cas échéant).

Cultivez vos bénévoles pour d’autres rôles plus importants

Vos bénévoles peuvent également être des leaders — personnel, conseillers, membres du conseil d’administration et consultants. Votre bassin de bénévoles peut générer non seulement d’autres ressources humaines, mais aussi des donateurs. Bien sûr, vous aurez des bénévoles qui veulent juste se présenter et vous aider dans la tâche que vous fournissez. Cependant, les soins et l’alimentation de tous vos bénévoles sont essentiels à la réputation et à la croissance de votre organisation. Vous ne savez jamais d’où proviendront les ressources, alors considérez votre force de bénévoles comme un réseau d’opportunités.

Conclusion

Motiver et engager les bénévoles à but non lucratif est plus facile que votre organisation ne le pense. Parce que vos bénévoles veulent faire la différence.

Laissez-les grandir et, ensemble, votre travail créera un changement qui soutiendra votre mission. Et n’oubliez pas de vous amuser avec vos bénévoles — ce sont des gens phénoménaux qui partagent votre même désir de réussite.