Articles / Comment Rédiger une Proposition d’Entreprise de Transport /

Comme la plupart des entreprises de nos jours, votre entreprise de transport est sans aucun doute sous pression pour trouver plus de clients, garder une longueur d’avance sur la concurrence et chercher des moyens de réduire les coûts. Pour décrocher un nouveau client ou faire accepter un projet, vous devrez probablement rédiger une proposition commerciale.

Jamais rien écrit de tel? Ne paniquez pas — rédiger une proposition ne doit pas nécessairement être un processus intimidant, et après avoir rédigé votre première proposition, toutes les autres seront beaucoup plus faciles.

En effet, les objectifs et la structure de toute proposition commerciale sont les mêmes: 1) présentez-vous, 2) mettez en évidence les services que vous proposez, 3) décrivez les coûts et 4) persuadez votre client potentiel que vous êtes le choix idéal pour le projet. Vous pouvez également accélérer le processus de rédaction de propositions en utilisant des modèles prédéfinis et en étudiant des exemples de propositions.

La structure de base de la proposition est la même, que votre entreprise soit des services d’expédition, des services d’importation / exportation, de la gestion logistique, des services de transport personnel ou même une demande de financement pour créer ou développer une entreprise de transport. Voici l’ordre que doivent suivre les sections de votre proposition: 1) présentez-vous, 2) résumez les besoins du client potentiel, 3) décrivez vos produits, services et coûts, et enfin, 4) fournissez des informations sur votre organisation, vos informations d’identification et vos capacités.

Vous souhaitez inclure des détails sur vos services particuliers, vos projets et votre expérience commerciale qui sont pertinents pour le projet spécifique de votre client. Par exemple, une entreprise de services de limousine peut inclure des photos de ses voitures, des tarifs et des zones de service; les spécialistes de la logistique peuvent vouloir inclure des détails sur la façon dont les projets sont gérés; les entreprises de transport de marchandises peuvent inclure des informations sur les spécifications de leur équipement et leur capacité à gérer des situations spéciales telles que des matières dangereuses; et ainsi de suite.

L’idée la plus importante à garder à l’esprit est que le but de toute proposition est de convaincre des clients potentiels de vous attribuer leurs contrats, de convaincre votre patron de signer votre projet proposé, ou éventuellement d’obtenir un financement pour une nouvelle entreprise. Pour convaincre vos lecteurs, votre proposition doit démontrer que vous pouvez fournir les services, les produits et la logistique dont ils ont besoin. Ce n’est jamais une bonne idée de n’envoyer à vos clients qu’une liste de prix; cela ne se substituera pas à une vraie proposition.

Votre proposition doit être adaptée à un client spécifique et aux besoins de ce client. Cela signifie que vous devez collecter des informations sur ce client afin de pouvoir créer une proposition personnalisée pour répondre aux exigences de ce client spécifique. Ne faites pas l’erreur d’envoyer à tous vos clients potentiels une proposition de vente identique. Une proposition visant une organisation ou une personne spécifique a beaucoup plus de chances de réussir.

Maintenant, pour en revenir à l’ordre de base décrit ci-dessus, commencez votre proposition par une lettre de motivation et une page de titre. Dans la lettre de motivation, écrivez une brève introduction personnelle et fournissez toutes vos informations de contact pertinentes afin que le client puisse facilement vous contacter pour plus d’informations. La page de titre est exactement ce que son nom indique: une page avec le titre de votre proposition spécifique (par exemple, “Optimisation de la Logistique d’expédition de WestWind”, “Devis de Transport de marchandises”, “Services de Voyage de Luxe en Limousine” ou “Services d’Importation / Exportation pour Jenson Brothers, LLC”).

Ensuite, après cette introduction, écrivez la section qui décrit les besoins du client potentiel. Dans une proposition longue pour un projet complexe, vous devez fournir un résumé précédant les pages détaillées. Dans les propositions aux sociétés, ce résumé est généralement appelé un résumé exécutif. Dans les propositions d’entreprise complexes mais moins complexes, le résumé est généralement appelé Résumé client. Sur cette page de résumé et dans les pages détaillées de cette section, décrivez les besoins et les objectifs de votre client et discutez des limites ou restrictions pouvant être associées au projet. N’insérez pas encore vos propres idées; cette section est l’endroit où vous démontrez que vous comprenez les besoins du client.

Dans la dernière section de la proposition, vous avez la possibilité de promouvoir votre projet, vos produits et vos services. Dans cette section, vous inclurez des pages qui décrivent précisément ce que vous avez à offrir et ce que cela coûtera. Cette section devrait contenir des pages avec des titres généraux tels que les Services fournis, les Avantages, les fonctionnalités et le Résumé des coûts, mais elle devrait également inclure des pages plus détaillées qui décrivent pleinement vos produits et services, expliquent comment vous pouvez répondre aux besoins du client et énumèrent les coûts associés.

Votre entreprise déterminera les sujets et les pages spécialisés que vous devez inclure dans votre proposition. La taille et la portée du projet détermineront le nombre de sujets et la quantité de détails requis.

Une entreprise de transport de marchandises peut avoir besoin d’inclure des sujets tels que l’équipement, les options et la flotte pour décrire les options d’équipement disponibles pour les clients. Des sujets tels que l’expédition, la manutention, les Itinéraires, la zone de service et l’entreposage seraient utilisés pour couvrir comment et où la cargaison du client sera transportée. Vous devrez peut-être également inclure des sujets pour décrire les circonstances particulières des matières dangereuses ou des besoins spéciaux, y compris des pages telles que le Plan de sécurité, le Plan de sécurité, la Formation, les certifications, les Exigences spécifiques au Site, les Besoins spéciaux, les Règlements, les Permis et Licences et les Assurances.

Une entreprise fournissant des services d’importation / exportation peut vouloir des pages telles que les Importations, les Exportations, les délais, l’International, la Logistique, les Partenaires, le Transport, les Itinéraires et la Gestion des processus.

Un fournisseur de services de dispatching offrant ses services pour gérer le dispatching pour une autre entreprise peut inclure des sujets tels que la Zone de service, les Tarifs, les Dates et heures, la Disponibilité, les Capacités, la Planification, etc.

Un service de limousine peut inclure des sujets tels que la Flotte, les Tarifs, la Zone de Service, Les Services Fournis, Les Besoins Spéciaux et Nos Clients. Si vous offrez des services à des entreprises clientes, vous devrez peut-être fournir des informations supplémentaires telles que votre Formation, vos certifications, votre Entretien et votre assurance. Si vous fournissez des services d’entreprise ou VIP haut de gamme, vous pouvez également inclure des sujets tels que votre Vie privée, votre Plan de sécurité et votre Plan de sécurité et la vérification des antécédents de vos employés.

Une proposition pour un projet de chaîne d’approvisionnement interne de l’entreprise peut nécessiter des sujets supplémentaires sur la façon dont un projet sera géré. Incluez des sujets tels que la Gestion de projet, les Rapports, Les Postes clés, la Logistique, la Chaîne d’Approvisionnement, la Distribution, les Fournisseurs, l’Approvisionnement, l’Approvisionnement et l’Exécution, l’Automatisation, la Gestion des Risques, le Plan de Reprise après sinistre, etc.

Une proposition de transport en commun peut prendre de nombreuses formes, allant de la simple proposition de nouveaux feux de circulation ou de signalisation à une étude de faisabilité complète et une proposition de projet pour le train léger sur rail, un système amélioré de transport en commun par autobus ou un contournement de l’autoroute. Ces types de propositions peuvent être longues et complexes nécessitant des détails allant du soutien communautaire et des zones touchées aux budgets et aux détails de construction.

Si vous proposez un projet d’entreprise interne, vous devez non seulement bien paraître, mais vous devez également vous assurer que votre patron a l’air bien. Vous avez besoin que la direction soit convaincue que si elle vous soutient, vous livrerez. Incluez des sujets qui montrent que vous comprenez tous les aspects du projet. Assurez-vous d’avoir pris en compte les hypothèses, l’Analyse des Risques, la Planification d’urgence, la Responsabilité, l’Analyse SWOT et les Résultats attendus.

Un projet de transport pour le gouvernement peut être encore plus complexe, car vous aurez une DP avec des règles à respecter. Dans cette situation, assurez-vous d’utiliser la Matrice de conformité, les références croisées de la DP, la feuille de couverture des subventions/contrats gouvernementaux et tout autre sujet spécifiquement requis par la DP.

Une entreprise de transport à la recherche de financement voudra inclure des pages décrivant l’entreprise en particulier et analysant sa place dans l’industrie, comme une Analyse de la concurrence, Les Tendances de l’industrie, le Marché et l’Auditoire, le Plan de marketing, l’Assurance, la Responsabilité, le Plan de reprise après sinistre, Le Calendrier, la Demande de financement, Les Services fournis, les Produits, les Opérations de l’Entreprise, Les Projections de Revenus, Les Sources de Fonds, les Utilisations des Fonds, le Personnel, la Structure juridique et tout autre sujet requis par le prêteur. Les propositions de financement ou d’investissement nécessitent également un certain nombre d’états financiers tels que votre Analyse des Flux de trésorerie, votre Bilan, vos Revenus, votre Marge bénéficiaire, votre Compte de résultat, vos Coûts d’exploitation, etc.

Quelle que soit votre entreprise de transport particulière, assurez-vous de fournir des pages décrivant votre organisation (À propos de nous ou Historique de l’entreprise) dans cette section de proposition finale, ainsi que des pages expliquant vos compétences et votre expérience ou fournissant des informations d’autres clients. Ces pages ont généralement des titres tels que Nos Clients, notre personnel, Nos Références, Nos Témoignages, nos qualifications et nos capacités — tout ce dont vous avez besoin pour inspirer confiance au client potentiel que vous pouvez fournir les biens et services qu’il recherche.

Alors voilà : toutes les étapes de base pour créer votre proposition. Maintenant pour la touche finale. Après avoir inséré tous les mots et données dans votre proposition, passez un peu de temps à la rendre visuellement attrayante. Ajoutez le logo de votre entreprise, choisissez différentes polices ou utilisez des puces personnalisées, ou envisagez d’utiliser des bordures de page colorées. N’allez pas trop loin, cependant; vous voulez faire correspondre le style de votre proposition au style de votre entreprise. Apprenez à sélectionner efficacement les couleurs pour une proposition commerciale gagnante.

Le pack de propositions pour toute entreprise couvre ce type de proposition et comprend des échantillons. Il existe également des thèmes de conception spécialisés couramment utilisés:

N’envoyez pas votre proposition avant de vérifier l’orthographe et de vérifier chaque page. Si possible, demandez à une personne extérieure au projet ou à l’organisation de faire la dernière passe de relecture. Il est trop facile de manquer des erreurs dans des informations familières.

Enfin, imprimez la proposition ou enregistrez-la au format PDF et remettez-la à votre client. Dans le monde des affaires moderne, il est courant d’envoyer des fichiers PDF par courrier électronique, mais gardez à l’esprit qu’une proposition imprimée, signée personnellement et (si possible) remise en main propre pourrait faire une plus grande impression car cela montre que vous êtes prêt à faire un effort supplémentaire pour obtenir le poste.

Vous pouvez maintenant voir comment le contenu des propositions d’entreprises de transport peut varier considérablement en raison de la variété des entreprises liées au transport et de la variété des projets pour lesquels les propositions sont adaptées. Le contenu de la proposition de votre entreprise sera différent de celui des autres. Mais vous pouvez également voir que toutes les propositions de transport auront des formats similaires et suivront la même structure de base.

Pour accélérer le processus de rédaction de propositions, vous pouvez utiliser les modèles prédéfinis du Pack de propositions. Ils contiennent des instructions faciles à comprendre, des suggestions et des exemples qui vous guideront pour fournir un contenu approprié. Le produit comprend également des exemples de propositions commerciales pour toutes les entreprises de transport; celles-ci peuvent vous donner une longueur d’avance sur la création de vos propres propositions gagnantes.