Avant de passer à un cabinet d’avocats virtuel: Ce que vous devez savoir

Les cabinets d’avocats virtuels éliminent les espaces de bureaux traditionnels et choisissent plutôt de servir leurs clients principalement – sinon entièrement – grâce à l’utilisation de la technologie.

Cette approche est de plus en plus populaire, stimulée par les progrès majeurs des technologies de communication et la quête constante de modèles d’affaires plus compétitifs et d’amélioration des marges bénéficiaires. De plus, la pandémie de COVID-19 a provoqué un changement sismique dans la façon dont les entreprises et les clients interagissent les uns avec les autres — de plus en plus de personnes sont maintenant parfaitement à l’aise avec les entreprises sans jamais avoir à interagir avec elles en personne.

Mais que faut-il pour gérer un cabinet d’avocats virtuel avec succès? Quels défis uniques ferez-vous face lorsque vous exploiterez votre entreprise dans un environnement virtuel?

Dans cet article, nous explorerons certaines des questions fondamentales que vous devrez aborder lors du démarrage d’un cabinet d’avocats virtuel et examinerons certaines difficultés courantes qui risquent de surgir une fois que vous serez opérationnel.

Ce que nous allons couvrir:

• Les avantages de la gestion d’un cabinet d’avocats virtuel
• Comment démarrer un cabinet d’avocats virtuel: Les bases
• Les outils dont vous aurez besoin pour gérer un cabinet d’avocats virtuel

En tant qu’entreprise qui a conçu un outil conçu pour vous aider à garder vos avocats, votre personnel et vos clients connectés, nous avons un aperçu des types d’outils, de personnes et de processus généralement nécessaires pour réussir la transition de votre cabinet vers le monde virtuel.

Commençons donc par examiner les avantages d’adopter un modèle de télétravail pour votre cabinet d’avocats.

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Les avantages de la gestion d’un cabinet d’avocats virtuel — pourquoi le faire?

Certains avocats craignent l’idée d’intégrer davantage de technologie dans leurs pratiques, et à juste titre.

Ils craignent que cela les expose à des risques inutiles en matière de sécurité et de confidentialité. Mais le fait est que la plupart des outils modernes ne sont pas seulement sûrs et sécurisés, ils sont également extrêmement conviviaux et fiables pour le client.

Si vous parvenez à surmonter ce scepticisme technologique (et à mettre en place les bons protocoles, bien sûr), vous apprécierez ces avantages commerciaux liés à la gestion virtuelle d’une entreprise:

Réduction des frais généraux

L’avantage principal de la gestion virtuelle de votre entreprise est que vous pouvez économiser considérablement sur vos frais généraux. Au lieu de payer pour un espace de bureau fixe et tous les coûts de matériel et de maintenance qui l’accompagnent, vous pouvez gérer un cabinet d’avocats entièrement opérationnel sur le cloud — à une fraction du coût.

Liberté (!)

L’un des atouts les plus précieux que nous ayons est le temps. Et les déplacements quotidiens peuvent prendre une part disproportionnée de notre temps, qu’il s’agisse de se rendre au bureau ou d’en revenir, ou de voyager pour rencontrer des clients.

Lorsque vous dirigez un cabinet d’avocats virtuel, vous pouvez récupérer beaucoup de ce temps. Découvrez comment la loi de MHP & du Tennessee gère une entreprise très prospère et conviviale à distance.

Plus de pouvoir pour attirer et retenir les talents

Les économies que vous réalisez en ayant une structure de frais généraux plus basse vous permettront souvent de vous permettre de rémunérer vos avocats (et vous-même) plus généreusement par rapport à un cabinet traditionnel. Et une meilleure rémunération rendra bien sûr votre entreprise plus attrayante pour de meilleures recrues.

Mais de nombreux avocats trouvent le modèle de cabinet virtuel attrayant pour d’autres raisons. Le fait est que les avocats travaillant à distance ont tendance à avoir beaucoup plus de contrôle sur leur équilibre travail-vie personnelle. Ils passent moins de temps à se déplacer et ont la liberté de choisir comment, quand et où ils travaillent — que ce soit à la maison, dans un café ou en attendant que les enfants terminent leur cours de danse.

Une meilleure expérience client

Avoir des frais généraux moins élevés signifie que vous pouvez choisir de répercuter une partie des économies de coûts sur vos clients sous la forme de tarifs de facturation plus bas ou de nouvelles structures de frais. Cela signifie également que vous pouvez vous permettre de prendre en charge des cas plus risqués ou plus inhabituels que dans un modèle plus traditionnel. Cette combinaison de facteurs peut rendre votre entreprise plus attrayante pour une population de clients beaucoup plus large.

Comment démarrer un cabinet d’avocats virtuel: Les bases

Avant d’adopter un modèle virtuel pour votre cabinet d’avocats, vous devrez bien réfléchir aux considérations suivantes:

Espace de bureau

L’une des premières choses à penser avant de passer au virtuel est de savoir si vous devez disposer d’un espace de bureau fixe. Prévoyez-vous avoir souvent besoin d’accueillir des clients en personne? Certaines entreprises adoptent un modèle hybride consistant à avoir une main-d’œuvre semi-répartie, tout en conservant un espace de bureau physique plus petit, tandis que d’autres entreprises sont entièrement éloignées et éliminent complètement les emplacements physiques.

Structure de l’équipe

La plupart des entreprises virtuelles suivent une hiérarchie organisationnelle similaire à celle des entreprises traditionnelles et utilisent le même type de structure de gestion pour coordonner entre les avocats, les assistants juridiques et le personnel de soutien.

Bien sûr, la façon spécifique dont les départements de votre entreprise sont organisés dépend en grande partie du type de questions que vous traitez. Cela dit, il est courant pour les entreprises virtuelles d’avoir un service d’admission et de références pour filtrer les cas mal appariés, un service de contentieux pour les cas où les règlements ne peuvent pas être atteints, une équipe marketing pour gérer la promotion et les médias sociaux, et une équipe administrative pour gérer les comptes et les besoins opérationnels courants.

Processus

Lors de la transition vers un modèle distant, vous devrez mettre à jour les politiques et les processus de votre entreprise pour prendre en charge le changement et vous assurer que vos services ne perturbent pas le moins possible pendant que vos employés et vos sous-traitants se familiarisent avec le fonctionnement à distance.

Par exemple, il devrait être clair pour tout le monde comment les cas doivent être traités dans la nouvelle configuration virtuelle. Une fois qu’un nouveau dossier a été confié à une équipe juridique, comment contacteront-ils initialement le client pour recueillir plus de détails sur le dossier et quels systèmes utiliseront-ils pour maintenir la correspondance?

Une fois vos processus mis à jour définis, assurez-vous de communiquer systématiquement ces nouvelles attentes à tout le monde. Personne ne devrait avoir de doute sur le moment où les heures en ligne sont, la façon dont les tâches doivent être assignées et les canaux à utiliser pour la communication.

Il pourrait également être judicieux d’organiser une réunion hebdomadaire à l’échelle du cabinet au cours de laquelle vous réglerez tous les problèmes liés à la gestion virtuelle de la charge de travail – au moins jusqu’à ce que tout le monde se repère.

Regarder la partie

Même si travailler pour un cabinet d’avocats virtuel signifie que les membres de votre équipe ont plus de contrôle sur leurs arrangements de travail personnels, il est toujours essentiel que chacun projette une image professionnelle. C’est un facteur particulièrement important si vos avocats utilisent la vidéoconférence pour communiquer avec des clients ou des partenaires de référence.

Développer la culture de votre entreprise

La gestion d’un cabinet d’avocats virtuel pose des difficultés uniques qui ne sont pas nécessairement présentes dans un cadre traditionnel.

Le plus gros problème est peut-être de trouver comment créer et maintenir une culture de travail saine et collaborative lorsque vos collègues sont situés à différents endroits.

Les collègues peuvent avoir plus de difficulté à établir des relations entre eux en raison du manque de communication en personne. Cette forme de communication est difficile à reproduire car elle implique de capter des indices subtils dans les expressions faciales, le ton de la voix et le langage corporel des personnes. Ces signaux sont des signaux importants qui aident les gens à mieux se connaître — pensez à quel point il peut être difficile de transmettre de l’humour, de l’ironie ou du sarcasme par écrit.

Un défi connexe lorsqu’il s’agit de construire une culture de travail virtuelle et soudée est l’absence du chat traditionnel “refroidisseur d’eau”. Les travailleurs à distance ont tendance à se sentir “en permanence” chaque fois qu’ils interagissent par téléphone ou par écrit et pourraient être plus enclins à tout garder exclusivement lié au travail.

Il existe plusieurs façons de s’attaquer à ces problèmes. La première chose à faire est de communiquer à plusieurs reprises les valeurs fondamentales et l’énoncé de mission de votre entreprise pour favoriser un sentiment d’unité et un objectif commun. Une autre consiste à planifier des réunions régulières en tête-à-tête et en équipe au cours desquelles un certain temps est réservé pour une discussion personnelle. Une autre méthode couramment utilisée pour nourrir l’esprit d’équipe consiste à organiser des réunions périodiques où les membres de votre équipe peuvent se rencontrer et socialiser – cela peut être quelque chose de discret comme un barbecue d’été ou un événement plus luxueux comme une retraite annuelle d’une semaine.

En fin de compte, cependant, la préparation quotidienne de votre équipe à travailler ensemble et à développer des relations solides dépendra en grande partie des systèmes de communication que vous avez en place. Ce qui nous amène à notre point suivant –

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Les outils dont vous aurez besoin pour gérer un cabinet d’avocats virtuel

constituent l’épine dorsale de toute équipe distante. Votre entreprise virtuelle ne fonctionnera tout simplement pas sans une boîte à outils de communication appropriée et des systèmes qui vous permettent de le faire facilement (et en toute sécurité!) gérer les dossiers et informations clients importants. En tant que dirigeant d’une entreprise virtuelle, vous devriez toujours être à l’affût de nouvelles technologies qui pourraient vous aider à résoudre vos problèmes commerciaux.

Lorsque vous passez au virtuel, la première chose à faire est de faire un inventaire des outils que vous utilisez déjà afin de déterminer ce dont vous aurez besoin d’autre. La plupart des cabinets s’appuient fortement sur les logiciels de gestion de la pratique du droit pour gérer des fonctions essentielles telles que la planification des rendez-vous, le suivi du temps, la vérification des conflits et la gestion des cas juridiques. Vous devriez prendre le temps d’examiner attentivement vos options et garder à l’esprit que vous devrez peut-être également investir dans une formation d’équipe supplémentaire pour tirer le meilleur parti des nouveaux outils que vous adopterez.

En ce qui concerne les communications d’équipe dans un environnement de travail virtuel, vous ne pouvez pas vous attendre à fonctionner efficacement tout en vous appuyant exclusivement sur le courrier électronique et le téléphone. Les boîtes de réception sont encombrées et les conversations importantes sont enterrées, tandis que les appels téléphoniques ne sont pas bien adaptés à certaines tâches telles que la documentation des informations pertinentes pour une utilisation ultérieure.

Téléphone

Peu importe ce que quelqu’un dit en ce moment, il est difficile de contester le fait qu’avoir un service téléphonique est essentiel pour presque tous les cabinets d’avocats, virtuels ou non. Bien que la vidéoconférence soit une excellente nouvelle option (plus à ce sujet plus tard), un appel téléphonique reste l’un des moyens les plus simples et les plus pratiques d’entrer en contact avec les clients (et pour qu’ils vous contactent également).

Maintenant, bien sûr, vous pouvez simplement utiliser votre téléphone professionnel typique pour cela. Mais si vous êtes souvent au téléphone avec des clients et des collègues, vous aurez peut-être besoin de quelque chose d’un peu plus sophistiqué. Par exemple, saviez-vous qu’il existe des applications de communication qui vous permettent de passer votre appel téléphonique de votre téléphone à votre ordinateur?

Non seulement cela, certaines de ces applications vous permettent également de passer d’un appel téléphonique à un appel vidéo (au cas où vous souhaiteriez parler en face à face ou partager votre écran) en un seul clic:

Et ces deux fonctionnalités soignées sont incluses avec l’application de bureau et mobile RingCentral! Vous pouvez le vérifier plus en détail ici:

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Choisissez une heure

You Vous pouvez également utiliser cette calculatrice pour voir à peu près combien votre entreprise pourrait économiser en utilisant RingCentral pour soutenir la communication de votre équipe entre elle. (Et les clients, et les entrepreneurs, et les partenaires, et ainsi de suite…)

Messagerie instantanée

De plus, lorsqu’il s’agit de communiquer avec les clients, environ un client sur trois (34%) le préfère lorsque les avocats leur donnent la possibilité de rester en contact via des canaux tels que le chat en direct ou la vidéoconférence.1 Il est probablement prudent de supposer que ce chiffre est encore plus élevé pour les clients qui recherchent spécifiquement un conseil auprès d’un cabinet d’avocats virtuel.

Vidéoconférence

Si vous dirigez un cabinet d’avocats virtuel, l’un des plus grands ajustements sera probablement de passer de réunions en personne à des réunions virtuelles.

Ce qui signifie que vous aurez besoin d’un bon logiciel de vidéoconférence. (En savoir plus sur la façon de choisir un bon outil pour votre entreprise.)

Donc, si vous dirigez un cabinet d’avocats axé sur le web, il est essentiel d’investir dans des outils qui facilitent le plus possible la collaboration de votre équipe distribuée et qui offrent à vos clients diverses façons de rester en contact.

Par exemple, l’espace de travail virtuel de RingCentral pour les cabinets d’avocats le fait exactement en regroupant la messagerie instantanée, les réunions vidéo et un système téléphonique professionnel moderne en une seule plate-forme de communication facile à utiliser. Et oui, cela fonctionne sur n’importe quel appareil – Mac ou PC, Android ou iOS:

La plate-forme crée une ligne de communication permanente pour les clients et rassemble tous leurs messages — des médias sociaux, des e—mails et du chat en direct – dans un tableau de bord centralisé afin que votre équipe puisse répondre rapidement et avec précision.

En même temps, les membres de votre équipe peuvent rester synchronisés les uns avec les autres grâce à des réunions vidéo, gérer la charge de travail et partager des fichiers via la messagerie de l’équipe, et capturer et suivre les interactions des clients avec les journaux d’appels.

La plate-forme RingCentral vous offre une tranquillité d’esprit supplémentaire en protégeant toutes vos conversations et les informations de vos clients grâce à ses mesures de sécurité robustes. De plus, en tant que plate-forme de communication tout-en-un, vous n’aurez plus besoin de vous abonner à plusieurs outils uniquement pour garder votre équipe connectée!

Prêt à passer à un cabinet d’avocats virtuel?

Malgré les avantages, faire le saut vers la gestion d’un cabinet d’avocats virtuel n’est pas pour les timides. Un degré de préparation considérable est nécessaire pour assurer le bon fonctionnement de l’interaction entre vos processus, votre technologie et votre personnel dans un environnement virtuel.

Cela dit, à condition de faire le travail de préparation nécessaire dès le départ et d’être prêt à faire de nombreuses adaptations au fur et à mesure que vous vous frayez un chemin sur ce nouveau terrain, les récompenses de travailler pour une entreprise virtuelle peuvent être importantes.