Avantages d’un Lieu de travail sans papier

Qu’est-ce qu’un bureau sans papier?

Un bureau sans papier est un lieu de travail qui a un minimum de processus papier et qui repose plutôt sur des documents numérisés. Certaines organisations préfèrent le terme “papier léger”, car de nombreux bureaux et départements ne peuvent pas éliminer complètement les fichiers papier en raison des exigences de processus ou de conformité.

Quoi qu’il en soit, la réduction de l’utilisation du papier contribue à accélérer le processus de transformation numérique d’une organisation. Cela implique généralement la transition vers un système de gestion de documents électronique qui numérise les fichiers et les stocke dans un référentiel central.

Les avantages de la dématérialisation

Aux États-Unis, les entreprises dépensent plus de 120 milliards de dollars par an rien que pour les formulaires imprimés, dont la plupart deviennent obsolètes en trois mois et finissent à la poubelle. En plus de cela, les employés de bureau passent 30 à 40% de leur temps à chercher des documents dans des classeurs physiques.

Certains des départements les plus gourmands en papier sont les ressources humaines, les comptes créditeurs et débiteurs, la gestion des installations et le service à la clientèle, qui traitent un volume élevé de demandes, de CV, de reçus, de bons de travail, de factures, de factures et plus encore.

De toute évidence, travailler avec des documents papier crée des problèmes qui empêchent un employé d’être productif et une organisation d’économiser des coûts. L’adoption d’un système sans papier peut résoudre ces défis et obtenir des avantages tels que:

• Gain de temps consacré à la localisation et à la récupération de fichiers physiques. Les documents numériques peuvent être facilement organisés et indexés, ce qui accélère la recherche des fichiers dont vous avez besoin grâce aux capacités de recherche. À mesure que les documents deviennent plus accessibles, le temps nécessaire à la récupération des fichiers est considérablement réduit afin que votre équipe puisse être plus productive et se concentrer sur d’autres tâches de grande valeur.
• Promouvoir la collaboration entre les membres de l’équipe. Le personnel peut partager des fichiers numériquement sans impression et afficher les versions mises à jour et passées des documents. Cela minimise les étapes et optimise le flux de travail lorsque vous travaillez ensemble sur des documents.
• Améliorer la sécurité de l’information. Les droits d’accès peuvent être attribués et révoqués en fonction du niveau d’utilisateur et du type de document. Avec des paramètres de sécurité granulaires, les informations confidentielles et sensibles peuvent être suivies et protégées contre les utilisations abusives et les modifications non autorisées. Cela réduit également le risque de perte et de vol.
• Réduction des coûts d’impression et de stockage des documents. L’élimination de la majorité de la paperasse vous permet d’économiser de l’argent dépensé pour le papier et les classeurs, ainsi que d’autres coûts tels que l’encre pour photocopieurs et la papeterie de bureau.

Comment se transformer en un bureau sans papier

Un système de gestion de documents capture et stocke les informations numériquement sur une plate-forme unique avec des options de recherche intégrées. Afin de faciliter le passage du papier au numérique, vous pouvez commencer par:

• Déterminer la bonne solution. La plate-forme que vous déployez doit répondre et résoudre vos besoins et défis commerciaux uniques, avec la flexibilité nécessaire pour s’adapter aux changements et évoluer avec la croissance.
• Démarrage du processus de numérisation. C’est probablement la partie la plus difficile en raison du temps et du travail requis. L’ampleur du travail dépend du nombre de fichiers papier qu’il y a pour commencer. Cependant, avec l’aide de votre fournisseur de solutions, vous pouvez travailler sur une stratégie pour aborder le processus de numérisation qui peut ensuite être mise en œuvre en tant que meilleures pratiques pour les employés.
• Inculquer la gestion du changement. Un élément crucial de toute initiative de transformation réussie est de gagner l’adhésion des parties prenantes. Aidez votre équipe à comprendre le besoin de changement et comment un nouveau système les aide à devenir plus productives, percutantes et précieuses dans leur travail. Élaborer un programme de formation pour préparer les employés à la gestion des nouveaux processus et recueillir des commentaires de leur part pour d’autres améliorations.

Comme pour tout changement, votre organisation mettra du temps à s’adapter. Il est recommandé de commencer à plus petite échelle avec des processus critiques qui ont le plus d’impact sur la dématérialisation, avant de transposer la solution à d’autres processus et départements.

Pour en savoir plus sur la façon dont un système de gestion de documents peut aider votre bureau à passer sans papier, contactez-nous.