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Le déménagement de bureaux peut révolutionner votre façon de faire des affaires. Que vous recherchiez un grand espace pour permettre à votre entreprise de se développer ou que vous élargissiez votre portée en vous diversifiant dans de plus petits bureaux satellites, il y a des tonnes de raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir déménager.

Quelle que soit votre motivation, ce guide vous aidera, vous et votre équipe, à vous préparer en fournissant une liste de contrôle pratique pour la réinstallation des bureaux. En cours de route, nous couvrirons tout, de l’implication de votre personnel dans le processus de prise de décision jusqu’aux évaluations des risques dans le contexte de COVID-19. Rejoignez-nous pour explorer les choses les plus importantes à prendre en compte lors du déménagement de bureaux.

Planifier et fixer des délais

La préparation est essentielle lorsqu’il s’agit d’un déménagement de bureau. Prendre le temps de réfléchir clairement aux objectifs de votre entreprise pour le déménagement vous évitera des maux de tête à l’avenir et veillera à ce que la transition se déroule le mieux possible. Mettez toutes vos idées sur papier, y compris des détails tels que votre budget, le (s) lieu (s) préféré(s) et la date à laquelle vous souhaitez emménager.
Une autre partie importante de la phase de planification consiste à fixer des délais pour les points clés de votre voyage de déménagement: choisissez un délai pour terminer vos recherches initiales, lancez des idées par votre équipe, puis décidez d’une liste de fonctionnalités que votre bureau idéal aura. Vous voudrez laisser au moins quelques mois après cela pour rechercher et comparer vos options avant de prendre une décision.

Engager votre personnel

Lorsque vous songez au type de bureau qui conviendrait le mieux à votre entreprise, essayez d’engager votre équipe. En donnant à votre personnel son mot à dire dans le processus de prise de décision, vous rendrez non seulement le déménagement beaucoup plus productif à court terme, mais améliorerez également le bien-être des employés et les taux de rétention pour l’avenir.
Dans une enquête récente, un peu moins de 70% des employés ont déclaré que le déménagement de bureaux avait un effet bénéfique sur eux et sur leur entreprise dans son ensemble, des avantages tels que disposer de plus d’espace pour accomplir des tâches et travailler dans un environnement plus attrayant visuellement devenant les principales raisons d’un déménagement réussi.
Dans cet esprit, il est probable que les vues de votre équipe sur l’emménagement dans un nouveau bureau seront basées sur des caractéristiques assez subjectives, donc les consulter avant même de commencer votre recherche est une décision intelligente. Une approche qui a bien fonctionné pour nos clients consiste à commencer par des discussions informelles, puis à suivre un sondage à l’échelle de l’entreprise une fois que vous savez quelles fonctionnalités les gens se soucient le plus.

Critères de sélection

L’étape suivante consiste à établir une liste de critères pour votre déménagement de bureau. Comprendre ce que votre personnel recherche dans le nouvel espace vous aidera à y parvenir. Si votre équipe a une préférence pour un parking sur place ou des espaces de détente spacieux, essayez d’en tenir compte (assurez-vous simplement que cela correspond à vos propres objectifs et soyez réaliste quant à votre budget).
Ne vous inquiétez pas si l’idée de proposer une liste de contrôle définitive semble un peu écrasante au premier abord. Il s’agit d’une étape importante dans la réinstallation de vos bureaux, mais nous avons travaillé avec de nombreuses entreprises pour obtenir cette partie dans le passé – contactez-nous et notre équipe amicale se fera un plaisir de vous aider.

Trouver les locaux parfaits

Avec toutes vos recherches initiales prises en charge et votre liste de contrôle des critères à portée de main, il est temps de commencer votre recherche. Comme nous en avons déjà parlé, mettre de l’ordre dans vos plans à temps et selon un calendrier est une partie importante du processus de relocalisation des bureaux – mais essayez de ne pas précipiter la recherche de bureaux elle-même.
Quel que soit le(s) emplacement (s) que vous avez choisi, notre outil de recherche de bureau pratique est là pour vous aider à découvrir les locaux parfaits pour vous à partir de centaines d’endroits au Royaume-Uni. Dites-nous simplement où vous souhaitez que vos nouveaux bureaux soient et nous vous aiderons à affiner vos options.
Les restrictions de verrouillage locales le permettant, nous proposons des visites guidées avec distanciation sociale et toutes les mesures nécessaires en place pour vous assurer d’avoir un bon regard autour de vous sans compromettre votre sécurité ou celle de votre personnel. Pour ceux qui préfèrent ne pas y assister en personne, des visionnages vidéo sont parfois mis à disposition (n’hésitez pas à nous contacter et à demander!)
Nos visites virtuelles à 360º vous permettent également d’explorer nos bureaux où que vous soyez. Vous avez trouvé quelque part dont vous aimez le look? Rendez–vous sur n’importe quelle page de bureau de notre site pour découvrir l’apparence de l’endroit à votre rythme – cliquez simplement sur l’icône “360” sous l’image.

Évaluations des risques lors du déménagement de bureaux

En particulier dans le contexte du COVID-19 et de l’adaptation à la “nouvelle norme”, la sécurité de votre personnel devrait être votre priorité absolue lors d’un déménagement de bureaux. Votre évaluation des risques doit aller au-delà des considérations habituelles de santé et de sécurité, en réfléchissant à des questions clés telles que:

• Y a-t-il suffisamment d’espace de bureau pour que votre personnel puisse se tenir à distance?
• Les places assises des cantines et des espaces communs peuvent-elles être espacées ?
• Le hall dispose-t-il d’un espace approprié pour l’enregistrement en toute sécurité et d’autres précautions avant d’entrer dans le bâtiment?
• Y a-t-il des éviers, des cuisines et des salles de bains facilement accessibles pour que le personnel puisse se laver les mains régulièrement?
• Les espaces de travail peuvent-ils être ventilés en ouvrant les fenêtres et les portes à proximité ?

Consultez les directives officielles de HSE sur les évaluations des risques pendant la pandémie de COVID-19 pour plus d’informations.

Avant le déménagement

Une fois que vous avez pris une décision et signé sur la ligne pointillée, vous devez commencer à réfléchir à la logistique du déménagement lui-même. Voici quelques dernières choses à considérer avant d’emménager dans votre nouveau bureau:
1. Nommer un responsable de la relocalisation de bureaux
Une excellente idée que nous avons retenue des clients de BizSpace est de nommer un responsable de la relocalisation de bureaux qui supervisera les aspects pratiques du déménagement lui-même. Ils seront chargés d’organiser les points les plus fins comme le changement d’adresse du bureau et d’autres considérations couvertes ci-dessous. Commencez à prendre des demandes une fois que vous avez décidé que vous allez de l’avant avec le déménagement du bureau et offrez une forme de rémunération pour la responsabilité supplémentaire.
2. Wi-Fi et lignes téléphoniques
N’oubliez pas de trier vos lignes Wi-Fi et téléphoniques. Gardez à l’esprit qu’il pourrait y avoir des temps d’arrêt – en particulier si vous changez de fournisseur – alors planifiez cela quelques semaines avant le déménagement. Si vous choisissez un bureau avec services, il est probable que certaines installations essentielles seront incluses dans votre forfait de location, mais assurez-vous de vérifier cela à l’avance.
3. Adresse et numéro de téléphone
L’une des principales responsabilités du responsable de la réinstallation de votre bureau est d’organiser le changement d’adresse et de numéro de téléphone. Vous devez vous efforcer de conserver votre numéro de téléphone comme un point de contact pratique pour les clients et les fournisseurs. Si cela n’est pas possible, organisez un service de renvoi d’appel et informez vos contacts du nouveau numéro et de l’adresse. Enfin, configurez une redirection de courrier vers votre nouvelle adresse de bureau.
4. Livraisons au bureau
Connecté à ce dernier point, vous voudrez également informer les fournisseurs de livraison au bureau de votre changement d’adresse (ou trouver de nouveaux fournisseurs si vous déménagez plus loin). De la nourriture et des boissons aux fournitures de nettoyage et à la papeterie, il y a beaucoup de choses que votre personnel voudra être livré dès le départ, donc trier cela tôt assurera un passage en douceur pour toutes les personnes impliquées.
5. Sécurité et assurance
La sécurité de bureau peut être couverte dans le cadre de votre contrat de location, mais vérifiez que vous avez mis en place quelque chose de convenable bien en avance sur le calendrier pour éviter tout hoquet. Sur une note similaire, vous devrez également réfléchir aux types d’assurance applicables à votre entreprise. Cela pourrait inclure des éléments tels que le stock de contenu &, la couverture du bâtiment et l’assurance responsabilité civile.
6. Pensez aux meubles et au rangement
Selon le type d’emballage que vous choisissez, vous devrez peut-être examiner vos options en matière de meubles et de rangement. En tenant compte des plans de croissance ou de réduction des effectifs de votre entreprise, assurez–vous de disposer de suffisamment de bureaux, d’armoires et d’armoires pour soutenir l’ensemble de la main-d’œuvre – et triez-les si vous constatez un manque à gagner. Si possible, cela vaut le détour pour vous mesurer avant d’acheter quoi que ce soit.
7. Contrôles finaux
Rendez-vous dans vos nouveaux locaux une semaine environ avant la date de déménagement pour effectuer les contrôles finaux. Nous vous recommandons de parcourir la liste que nous avons fournie ici une fois de plus et de cocher les choses au fur et à mesure pour vous assurer de bien démarrer.
Ce guide BizSpace propose une liste de contrôle complète de la réinstallation des bureaux, vous guidant à travers tous les détails importants qui permettent un déménagement en douceur et réussi. Si vous souhaitez utiliser une liste de contrôle physique au sein de votre organisation, vous pouvez télécharger une liste de contrôle PDF contenant tout ce que nous avons couvert.
Pour toute information complémentaire – ou pour discuter de vos projets avec notre équipe amicale et expérimentée – n’hésitez pas à nous contacter dès aujourd’hui.