Bordereau d’expédition vs Étiquette d’expédition: Quelle est la différence?

La documentation d’entreposage peut être source de confusion, en particulier lorsqu’il y a plusieurs bordereaux, étiquettes et feuilles à générer pour chaque envoi. De plus, la plupart de ces documents ont des exigences différentes et sont également préparés à différentes étapes du processus d’expédition.

Deux documents d’expédition courants sont le bordereau d’expédition et l’étiquette d’expédition. Bien que ces deux documents fassent partie de la documentation de l’entrepôt, ils sont souvent confondus.

La différence entre un bordereau d’expédition et une étiquette d’expédition est que le bordereau d’expédition est un document créé par l’expéditeur pour le destinataire qui indique des informations pertinentes pour la commande. D’autre part, l’étiquette d’expédition est un document également créé par l’expéditeur mais utilisé par les transporteurs qui fournit des informations d’expédition.

Voici un résumé rapide des deux documents:

Dans cet article, nous explorerons plus en détail les documents sur les bordereaux d’emballage et les étiquettes d’expédition et soulignerons également leurs similitudes et leurs différences. Nous déterminerons également au cours de quelle partie du processus d’expédition ces documents sont générés.

Qu’Est-Ce Qu’Un Bordereau D’Expédition?

Un bordereau d’expédition est un document créé par l’expéditeur. Il contient des informations détaillées sur la commande, qui comprend la liste des articles expédiés, ainsi que la quantité, le poids et la destination.

C’est l’un des documents les plus importants lors de l’envoi ou de la réception d’envois, car le destinataire est en mesure de vérifier si la bonne cargaison a été expédiée au bon destinataire et à la bonne destination.

Outre le document de transport, tel qu’un connaissement, un bon de livraison, une lettre de voiture ou une facture aérienne et la facture commerciale, le bordereau d’expédition peut également être utilisé lors du dédouanement à l’exportation et à l’importation. En ce sens, cela ressemble à une liste d’emballage ou de remplissage.

Quelles Informations se trouvent sur un bordereau d’expédition?

Comme le bordereau d’expédition doit contenir toutes les informations de commande pertinentes pour le destinataire, ce document affiche généralement les informations suivantes:

• Date de commande : L’heure et la date à laquelle la commande a été passée. Un exemple pour cela est le 1er mai 2021. Certains expéditeurs indiquent également un horodatage de la commande.

• Nom de l’acheteur : Le nom complet de l’acheteur. Cela peut être un individu, une entreprise publique ou privée. Par exemple: Billy Thomas / Le café de San Francisco.

• Adresse de l’Acheteur: Les coordonnées de l’acheteur. Cela inclut les lignes d’adresse, le code postal, le pays et les numéros d’unité / de bloc. Par exemple: 1111 rue S. Figueroa, Los Angeles, CA 90015, États-Unis.

• Nom du destinataire : Le nom du destinataire des marchandises. Il ne s’agit pas nécessairement de la même entité que l’acheteur. Le destinataire est la partie qui recevra officiellement l’envoi. M. John Smith / Le café de San Francisco – Lakeshore Plaza.

• Adresse du destinataire : Les coordonnées du destinataire. L’adresse du destinataire et l’adresse de l’acheteur ne doivent pas nécessairement être identiques. Par exemple: The San Francisco Coffee Place – 1549 Sloat Blvd, San Francisco, CA 94132, États-Unis.

• Liste détaillée de la commande : Détails de l’intégralité de la commande passée par l’acheteur. Ces éléments sont répertoriés. Par exemple, Moulin à café, Grille-pain, Four, Congélateur, Vitrine, Tasses, Tasses à Expresso, Sucre et Assiettes.

• Liste détaillée des articles expédiés – Une liste détaillée des articles expédiés dans l’envoi. Ceux-ci sont généralement décomposés en qualité et description. Par exemple 3 Grille-pain, 2 Vitrines et 50 tasses.

• Liste détaillée des Articles Qui Seront Expédiés Séparément: Les articles qui sont dans la commande mais qui ne sont pas dans cet envoi. Cela peut être dû à une expédition courte ou à d’autres raisons. Par exemple: Sont exclus 3 moulins à café sur 5 (problèmes de qualité détectés pendant la production).

• Spécifications de l’article: Cela inclut le nombre d’articles à l’intérieur de l’envoi, les dimensions, le poids et parfois les numéros SKU. Exemple: 3 x Moulins à café, 3 x Vitrines, 20 x Tasses (avec poids et dimensions de chaque article). Le poids total et le volume sont également généralement indiqués.

• Nom du vendeur: Le nom du vendeur des marchandises. C’est aussi souvent l’expéditeur qui fournit le bordereau d’expédition. Le vendeur et l’expéditeur pourraient être par exemple du café Barista et des fournitures.

• Coordonnées du vendeur: Coordonnées complètes du vendeur. Ce champ indique généralement l’adresse, l’e-mail, le numéro de téléphone et parfois une personne de contact. Exemple : 2761 Walnut Avenue, CA, 90755. Numéro de téléphone (562) 490-111. Courriel [email protected].

• Numéro de Bordereau d’emballage / Bordereau de Commande / Bordereau d’expédition: Il s’agit d’un numéro de référence de commande interne du vendeur. Ce numéro est utilisé à titre de référence interne lors de la création de la documentation et du traitement de la commande. Par exemple, le Numéro de commande: 20210530

Ci-dessus se trouve un échantillon du bordereau d’expédition. Comme vous pouvez le voir, il contient toutes les informations pertinentes mentionnées dans la liste ci-dessus. Veuillez noter que tous les bordereaux d’emballage ne contiennent pas nécessairement les mêmes informations. Ces détails dépendent en fin de compte de l’arrangement entre l’acheteur et le vendeur.

Qu’est-ce qu’une étiquette d’expédition?

D’autre part, les étiquettes d’expédition sont utilisées par les transporteurs et les fournisseurs de transport pour soutenir le processus d’expédition global. Premièrement, cela les aide à suivre les expéditions; deuxièmement, cela les aide à identifier les bons détails d’expédition.

Comme les fournisseurs de transport ont beaucoup de marchandises à transporter, il est important que le processus, ainsi que la documentation, en particulier l’étiquette d’expédition contiennent toutes les informations pertinentes dont ils ont besoin.

Par conséquent, il est important de s’assurer que l’étiquette d’expédition est exacte, car le fait de ne pas le faire peut entraîner des pertes de cargaison, une mauvaise manipulation et un mauvais acheminement. Une étiquette d’expédition précise peut empêcher les réclamations monétaires pouvant découler des problèmes potentiels énumérés ci-dessus.

Quelles Informations se trouvent sur une étiquette d’expédition?

Selon l’expéditeur, le transporteur ou l’agent de transport, les étiquettes d’expédition peuvent contenir des informations différentes. Voici un exemple des champs les plus courants sur une étiquette d’expédition:

• Numéro de suivi du transporteur / Code à barres / code QR: Il s’agit d’un numéro de suivi interne utilisé par le transporteur pour déplacer et suivre la cargaison. Les transporteurs plus avancés utilisent même un code à barres ou un code QR à des fins de numérisation. Cela les aide à déterminer le lieu d’origine ou de destination, ETD / ETA, l’état ou les événements du fret, les numéros de vol et les données nécessaires à la planification de l’expédition.

• Date d’expédition: Cette date fait référence au moment où la cargaison est expédiée. C’est souvent la date à laquelle la cargaison est déplacée pour la première fois par le transporteur ou l’agent de transport. C’est souvent la date de ramassage. Exemple : 21/4/2021.

• Priorité d’expédition: Ceci est souvent vu dans les expéditions de fret aérien pour marquer le niveau de priorité d’un envoi particulier. Exemple: La priorité est marquée comme urgent, livraison express ou livraison standard.

• Nom de l’expéditeur: Le nom de l’expéditeur, qui est souvent aussi le vendeur. Exemple : Fabricant de vélos Pro.

• Adresse de l’expéditeur : Les coordonnées de l’expéditeur. Ces informations sont utilisées par le transporteur pour entrer en contact avec l’expéditeur en cas de demandes de renseignements ou de divergences. Exemple: 15130 Concord Circle, Morgan Hill, CA 90912, États-Unis.

• Nom du destinataire : Le nom du destinataire auquel l’envoi est expédié. Exemple : LA Boutique de vélos.

• Adresse du destinataire : L’adresse du destinataire de la marchandise. Exemple : 13106 Washington Blvd. Los Angeles CA 90066, États-Unis.

• Poids: Le poids de la cargaison expédiée. Exemple : 170 bs (77,11 kg).

• Instructions de livraison: Ce sont des instructions spéciales pour la livraison. Par exemple, ils peuvent demander d’appeler une personne lors de la livraison ou de la laisser à la porte.

Ci-dessus se trouve un échantillon du document d’étiquette d’expédition. La plupart des transporteurs et agents de transport utilisent une mise en page similaire avec des informations similaires.

Bordereau d’expédition vs Étiquette d’Expédition : Sont-Ils Les Mêmes?

Après avoir détaillé les bordereaux d’emballage et les étiquettes d’expédition, il est évident que les deux documents sont différents. En effet, chacun de ces documents a un but différent.

Pour souligner à nouveau, des bordereaux d’emballage sont créés pour les destinataires afin qu’ils connaissent les détails de la commande et de l’envoi. Ils sont capables de voir ce qu’ils ont commandé et ce qui a été accompli.

L’étiquette d’expédition est un document qui est collé sur l’emballage et aide le transporteur à identifier et à suivre l’expédition. Par conséquent, il contient tous les détails d’expédition pertinents tels que les informations de l’expéditeur et du destinataire.

Une étiquette d’expédition comporterait également un code à barres ou un code QR pour faciliter le suivi des marchandises au quotidien. Ceci n’est pas requis pour les bordereaux d’emballage, car il contient principalement des informations de commande.

De plus, une étiquette d’expédition est attachée à chaque carton, un bordereau d’expédition étant souvent attaché à une pochette ou placé à l’intérieur du carton. Il n’y a souvent qu’un seul bordereau d’expédition pour plusieurs cartons, car il contient l’intégralité de la commande.

Le bordereau d’expédition et l’étiquette d’expédition contiennent tous deux des champs de données communs tels que l’expéditeur, le destinataire, le poids et l’adresse de livraison. C’est à peu près la seule similitude que ces deux documents ont l’un avec l’autre, mis à part le fait qu’ils sont tous deux des documents dans le processus d’expédition.

Devez-Vous Toujours Utiliser à la Fois le Bordereau d’expédition et l’Étiquette d’expédition?

Il est recommandé d’avoir à la fois un bordereau d’expédition et une étiquette d’expédition pour chaque envoi rempli. En effet, le bordereau d’expédition donne à l’acheteur un aperçu de la marchandise achetée et sera incluse dans l’expédition réelle.

Bien que les bordereaux d’emballage ne soient pas obligatoires, ils sont fortement encouragés pour les raisons mentionnées ci-dessus. D’autre part, les étiquettes d’expédition sont obligatoires, car les transporteurs ne pourront pas déplacer votre cargaison sans elle.

De plus, l’étiquette d’expédition garantit que la précieuse cargaison est transportée, dédouanée et livrée. Un bordereau d’emballage et une étiquette d’expédition correctement remplis réduisent les risques que la cargaison soit mal manipulée, retenue pour diverses raisons, examinée ou soumise à des frais supplémentaires.