Comment Écrire Une Lettre pour Informer sur la Circulaire

Vous devez savoir maintenant que si les entreprises veulent partager des informations en leur sein, elles utilisent des mémos. Pour les clients, ils utilisent des e-mails ou des lettres personnelles. Mais que se passe-t-il s’ils doivent diffuser des informations aux deux? Les lettres circulaires entrent alors en jeu. Il est différent des lettres personnelles car ces dernières partagent une information spécifique à un ou plusieurs destinataires, par exemple.

Que Sont Les Lettres Circulaires?

Si une entreprise souhaite informer ses employés de nouvelles informations et politiques de type “général” et qui seront largement lues, elle envoie des lettres circulaires. Les messages peuvent être liés aux affaires ou non.

De quel type sont-ils ?

Avant de savoir écrire une lettre circulaire, vous devez savoir quel type de lettre circulaire vous écrivez. Il existe deux types à cet égard:

• Une lettre circulaire commerciale contenant des informations relatives à l’entreprise. Cela comprend le départ à la retraite ou le décès d’un ou de plusieurs associés, l’ouverture d’une nouvelle succursale, le lancement d’une nouvelle entreprise, le changement d’adresse, l’introduction de nouveaux produits et services, etc.
• Une lettre circulaire non commerciale qui partage des informations personnelles ou sociales. Cela inclut la prédication d’idéologies politiques ou l’opinion personnelle sur des questions contextuelles.

Le ton, la langue et les détails de votre lettre circulaire doivent varier en conséquence. Par exemple :

Si vous prévoyez d’ouvrir une nouvelle succursale, commencez par le nom et l’adresse de l’entreprise. Ajoutez ensuite la salutation. Donnez une petite introduction et annoncez la chose, avec des informations sur le nouveau manager et comment le contacter pour les besoins futurs. Terminez par la bonne volonté et fermez la lettre.

Si vous devez informer votre personnel d’un événement comme un salon du livre que votre entreprise envisage d’organiser, vous pouvez commencer par les choses habituelles. Faites-leur savoir le lieu et l’heure, les frais de participation, quels types de livres seront exposés, qui inaugurera la foire et combien de temps elle durera. Enfin, terminez par où les destinataires peuvent contacter si nécessaire.

Le format général est essentiellement l’information sur l’entreprise, la salutation, la déclaration liminaire, les détails nécessaires et la clôture.

Les caractéristiques de toute lettre circulaire:

Qu’elle soit commerciale ou non, toute lettre circulaire présente les caractéristiques suivantes:

• En très peu de temps, il peut rendre publique n’importe quelle quantité d’informations
• Le langage est simple
• Sa présentation attrayante convainc les lecteurs
• Il est bref mais suffisant pour communiquer le message
• Il est poli et cordial
• Il présente des informations fiables utiles aux lecteurs
• Toutes les parties concernées, qu’il s’agisse d’employés ou de clients, peuvent comprendre son contenu
• Il est exempt de controverses

Si votre lettre circulaire contient ces éléments, vous l’écrivez correctement.

Conseils à retenir:

• Vous devez connaître vos audiences. Tous ne possèdent pas la même quantité de connaissances sur le sujet ou, disons, sur l’entreprise. Même si tous ne le font pas, la plupart d’entre eux devraient comprendre ce que vous essayez de transmettre.
• Utilisez des tons sévères pour rappeler aux employés l’absentéisme ou toute question grave, avec les clients, ou pour des informations plus générales, utilisez un ton cordial et positif.

Ne partagez pas d’informations confidentielles, partagez uniquement ce qui est autorisé.