Comment configurer votre entreprise pour le prélèvement automatique

Le prélèvement automatique est la méthode la plus populaire de collecte de paiements récurrents tels que les adhésions et les abonnements. Il y a un certain nombre de choses à considérer avant de commencer votre parcours de prélèvement automatique.

Démarrage de votre entreprise par prélèvement automatique

Vous pouvez configurer et gérer votre processus de prélèvement automatique de deux manières principales.

1. Gérez vos propres Prélèvements – demandez à faire partie du système de Prélèvement automatique par l’intermédiaire d’une banque sponsor
2. Utilisez un Bureau de Prélèvement automatique

Pour être accepté dans le système de Prélèvement automatique par l’intermédiaire d’une banque sponsor, vous devez obtenir un Numéro d’Utilisateur de service (SUN). Il s’agit d’une référence à six chiffres unique à votre entreprise. Toutes les entreprises ne sont pas admissibles à un SUN. Si c’est le cas pour vous ou si vous voulez simplement éviter les tracas liés à l’obtention d’un SN, vous voudrez peut-être envisager de recourir aux services d’un bureau de prélèvement automatique.

Le travail d’un bureau de prélèvement automatique consiste à prendre en charge la gestion de votre processus de prélèvement afin de stimuler les ventes, d’améliorer les taux de recouvrement et de fidéliser la clientèle. La plupart des bureaux de prélèvement ont leur propre SUN qui peut être utilisé pour leurs clients. Découvrez si vous êtes éligible pour un SOLEIL ici.

Gérer vos propres prélèvements

Gérer le processus de prélèvement est un travail à temps plein. Géré correctement, vous verrez les taux d’acquisition et de rétention grimper en flèche, mais il est important de vous assurer que vous disposez des systèmes, des processus et des personnes appropriés.

Les Règles du Système de Prélèvement Automatique

Un document de 160 pages, les Règles du Système de Prélèvement automatique, explique comment rester entièrement conforme. Sans doute, la partie la plus importante de cela est la Garantie de prélèvement automatique – la section qui protège les clients contre la fraude ou les paiements effectués par erreur.

Les règles du système de prélèvement automatique sont mises à jour environ tous les deux à trois ans, et il est important que votre personnel reste au courant grâce à une formation régulière.

Mettre en place un Logiciel approuvé par Bacs

Il s’agit d’un logiciel permettant de soumettre des paiements par prélèvement automatique répondant aux normes de qualité et de sécurité attendues par Bacs. Vous devrez envoyer des fichiers CSV à Bacs à chaque période de facturation et c’est généralement plus facile si vous automatisez ce processus.

Apprendre le jargon

Bacs vous informera des paiements réussis ou échoués après chaque période de facturation. Cependant, ils le font à travers une série de codes, ventilés dans les rapports suivants: AUDDIS, ADDACS (Service de Modification et d’Annulation de Prélèvement Automatique) et ARUDD (Retour Automatique des Prélèvements Impayés).

Pour la liste complète des codes de prélèvement, cliquez ici.

Mettre en place un processus de contrôle du crédit

L’un des aspects les plus difficiles de la collecte des prélèvements automatiques consiste à gérer la fidélisation de la clientèle en cas de défaut de paiement. Les échecs de paiement sont embarrassants et stressants pour de nombreux clients, ils doivent donc être traités avec sensibilité.

Votre premier travail consiste à essayer d’empêcher les pannes de se produire. L’envoi de mises à jour régulières par SMS en plus de tout préavis donnera aux gens le temps de rassembler leurs finances. Lorsqu’un paiement est par défaut, vous voudrez le rendre aussi indolore que possible pour vos clients. Les plateformes, telles que les DFC, permettent aux clients de modifier leurs paiements en ligne, ce qui leur évite une conversation téléphonique inconfortable.

Sans papier ou pas ?

Si vous décidez d’offrir l’adhésion sans papier, c’est–à-dire en ligne ou par téléphone – également connu sous le nom de transfert de fichiers électronique, vous devez suivre plusieurs étapes pour configurer cette configuration.

1. Obtenez le statut AUDDIS en direct (Service d’Instructions de Prélèvement Automatique)

Remplissez un formulaire de demande de Prélèvement automatique AUDDIS et sans papier via votre banque. Vous devez respecter une norme établie pour que votre demande soit approuvée.

2. Veiller à ce que les modifications apportées au système AUDDIS intègrent les exigences de prélèvement automatique sans papier

Préparer un plan de migration AUDDIS, le cas échéant.

3. Envoyez des documents de prélèvement sans papier à votre banque pour approbation:

Cela inclut les scripts, les lettres de confirmation, l’écran Internet et tout matériel utilisé dans la configuration de votre processus de prélèvement sans papier. Toute modification ultérieure de la documentation ou des scripts doit être approuvée par votre banque avant d’être utilisée.

Pour plus d’informations sur la mise en place de prélèvements sans papier, cliquez ici.

L’utilisation d’un bureau de prélèvement automatique

L’utilisation d’un bureau de prélèvement automatique est souvent l’approche privilégiée car elle soulage les entreprises et leur permet de tirer le meilleur parti du prélèvement automatique. Chaque bureau de prélèvement fonctionne de manière différente, mais ce qui suit offre un aperçu général du type d’avantages auxquels vous pouvez vous attendre:

Si vous avez décidé de travailler avec un bureau de prélèvement automatique, vous devrez suivre les étapes suivantes

1. Trouvez un bureau qui répond à vos besoins

De nombreux bureaux de prélèvement automatique travaillent avec des industries particulières. Chez DFC, nous sommes un fournisseur leader dans l’industrie de la santé et du fitness, mais nous travaillons également en étroite collaboration dans les secteurs de la garde d’enfants, de l’hôtellerie et du spa.

2. Décidez si vous souhaitez utiliser votre SUN ou le leur

Il n’y a aucun avantage réel à utiliser le vôtre par rapport à votre bureau de prélèvement automatique, mais vous économiserez sur le processus de demande si vous décidez d’utiliser le leur.

3. Déterminez s’ils peuvent s’intégrer à votre CRM

Rationaliser votre processus de paiement afin que toutes les données de paiement et de membre entrent dans votre CRM, de l’acquisition à la facturation et au reporting, est crucial.

4. Choisissez si vous souhaitez proposer des solutions d’assemblage sans papier

Certains bureaux de prélèvement automatique proposent leurs propres solutions d’assemblage sans papier. Mais pas tous. Si c’est quelque chose qui vous intéresse, assurez-vous que c’est quelque chose qu’ils proposent.

5. Décider d’un délai

La mise en place prend du temps. La durée de ce délai dépendra du choix des forfaits tarifaires, des fréquences de facturation et de la facilité d’intégration à vos systèmes et processus. Un bon bureau de prélèvement sera en mesure de travailler avec vous pour déterminer la solution qui convient le mieux à votre entreprise.

À propos de DFC

Chez DFC, nous offrons une approche de service complet pour la collecte des paiements d’adhésion par prélèvement automatique pour les gymnases, les centres de loisirs et autres opérateurs de fitness de santé &.

Nous nous efforçons de faciliter la gestion de votre entreprise. Réduire le temps consacré au travail administratif et vous aider à prendre le contrôle de l’ensemble de votre parcours de membre pour augmenter la rétention et les revenus.

DFC vous est présenté par Xplor, la première plate-forme mondiale intégrant des logiciels, des paiements et des services permettant le commerce pour aider les entreprises à prospérer.

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