Comment Créer une DP efficace

Il peut arriver que votre organisation ait besoin de l’expertise d’un fournisseur ou d’un consultant externe. Trouver le bon n’est pas toujours facile.

Une DP – une demande de proposition – peut aider.

Rédiger une DP est plus facile qu’il n’y paraît – et beaucoup plus facile que de nettoyer plus tard, car le fournisseur que vous avez embauché était mal en point.

Lorsque vous écrivez une DP, rappelez-vous simplement “garbage out, garbage back.” Les fournisseurs qui répondront doivent avoir une compréhension claire de votre organisation et de ses besoins.

Une DP bien rédigée clarifiera vos objectifs et la portée des services que vous recherchez. Il fournira également un format structuré dans lequel le fournisseur devrait présenter ses capacités, ses coûts et ses attentes. Des modèles de demandes de propositions sont disponibles sur Internet qui pourraient vous aider.

Rédaction de la DP

La première étape de la création d’une DP consiste à définir le projet et vos besoins spécifiques. Que voulez-vous exactement qu’un fournisseur fasse? Comment ? Quand ? Où?

Les demandes de propositions comportent généralement les sections suivantes, bien que celles-ci puissent changer quelque peu en fonction de la nature de votre projet :

Introduction. Expliquez aux soumissionnaires potentiels en termes généraux pourquoi vous présentez une DP et ce que vous espérez accomplir en embauchant l’un d’eux. Vous pouvez également résumer les points clés d’autres sections, par exemple quand leurs réponses sont attendues et quand le projet commencerait.

Informations générales. Cette section comprend des informations sur votre organisation et l’historique du projet en cours, menant à la nécessité de la DP.

Exigences. Il s’agit d’une explication détaillée de ce que vous souhaitez que le fournisseur fasse et d’une liste des informations que vous attendez des candidats.

C’est la section la plus importante et nécessite généralement le plus de temps – à la fois pour vous écrire et pour la réponse du fournisseur. Il peut être écrit soit sous forme de phrases impératives (“Listez tous vos emplacements.”) ou interrogatoires (” Où sont situées vos succursales ?”).

Structure de la réponse. Présentez la structure de la façon dont vous souhaitez recevoir la réponse. Si le projet est complexe ou très technique, vous pouvez décomposer les exigences en puces auxquelles les fournisseurs sont censés répondre.

Un format typique pour la réponse peut inclure:

• Résumé (aperçu de haut niveau avec points clés)
• Informations générales sur la société du fournisseur
• Services ou produits livrables proposés (comment le fournisseur répondra aux exigences de la DP)
• Prix
• Références (clients précédents)

Critères de sélection. Dites aux fournisseurs comment le soumissionnaire gagnant sera sélectionné. Cela vous donne l’occasion de mettre en avant vos priorités, vos incontournables et vos sympathiques, pour guider les réponses des fournisseurs.

Délais. Précisez la date limite pour recevoir leurs réponses, la date à laquelle vous annoncerez le soumissionnaire gagnant et la date à laquelle le projet commencera.

Gardez à l’esprit que plus votre DP est longue et plus la réponse des soumissionnaires est détaillée, plus vous avez besoin de temps pour leur permettre de préparer une réponse complète.

Évaluation des fournisseurs

Le processus d’évaluation commence réellement avant que vous receviez des réponses à la DP, c’est–à-dire lorsque vous décidez qui doivent être les destinataires de la DP. Faites un peu de devoirs pour avoir de bonnes perspectives.

Vous savez peut-être déjà qui sont les fournisseurs d’intérêt. Sinon, essayez les organisations professionnelles concernées, demandez à des collègues de confiance et à d’autres fournisseurs qui ne sont pas en concurrence, ou même effectuez une recherche en ligne.

Obtenez suffisamment d’informations pour exclure les fournisseurs qui ne conviennent clairement pas. Mais limitez les destinataires afin de ne pas vous retrouver avec des rames de réponses qui créent une masse de parties déçues qui n’ont jamais eu de chance. D’un autre côté, c’est bien d’avoir de la diversité. Envoyez-le à certains grands fournisseurs nationaux et à certains petits fournisseurs régionaux, par exemple.

Ne choisissez pas un fournisseur uniquement en fonction du prix. Après avoir lu les réponses à la DP, limitez la liste aux meilleures et interrogez-les.

Les entretiens en personne fournissent le plus d’informations. Quelle est la chimie entre vous? Dans quelle mesure semblent-ils bien écouter vos préoccupations? Vérifiez les références. Posez des questions pointues. Ils peuvent être réticents à dire quelque chose de négatif, mais ce qu’ils ne disent pas peut être tout aussi utile.

Enfin, une fois que vous avez choisi un fournisseur, rédigez un bon contrat qui énonce tous les détails et protège à la fois vos intérêts et ceux de votre fournisseur. Votre demande de propositions et la réponse du fournisseur à celle-ci constituent le cadre de votre contrat. Si la DP est bien écrite, le processus de négociation du contrat devrait se dérouler plus facilement.