Comment devenir Avocat Virtuel

Ces dernières années, les avocats bénéficient de plus en plus de la flexibilité du travail à distance. À mesure que les mentalités envers les bureaux juridiques traditionnels évoluent, être un avocat virtuel devient de plus en plus courant.

Être un avocat virtuel comporte ses avantages. Parce que les avocats ne sont pas attachés à un bureau traditionnel, les avocats peuvent gagner du temps, réduire les frais généraux et travailler plus efficacement. En même temps, les avocats peuvent voyager entre les bureaux clients, les notaires et les bureaux de justice. Cependant, les avocats virtuels doivent également réfléchir à la façon dont ils géreront la sécurité, l’éthique et la communication du cabinet d’avocats tout en travaillant virtuellement.

Mais que signifie être un avocat virtuel? Un cabinet d’avocats virtuel pourrait-il être un moyen plus accessible et plus efficace d’aider davantage de clients juridiques? Lisez la suite pour en savoir plus.

Le Groupe de travail eLawyering de l’ABA stipule qu’un cabinet d’avocats virtuel doit utiliser un portail client sécurisé attaché au site Web d’un cabinet d’avocats. Le portail client sécurisé d’un avocat virtuel doit être sécurisé, crypté et dépend du nom d’utilisateur/mot de passe. Ce portail client sécurisé permet aux clients et aux avocats de collaborer, de partager des documents et d’échanger des données.

Quels sont les avantages d’être un avocat virtuel?

La popularité croissante d’un avocat virtuel est due à une combinaison d’avantages positifs, notamment:

Mobilité

Lorsque vous dirigez un cabinet virtuel, vous pouvez travailler à distance de n’importe où. Pouvoir travailler de n’importe où, que ce soit à la maison ou en voyage, rend votre cabinet d’avocats plus efficace. La flexibilité d’être un avocat virtuel signifie que vous pouvez travailler même lorsque vous n’êtes pas à votre bureau.

Flexibilité

Les avocats virtuels ne sont pas liés par les heures d’ouverture traditionnelles de neuf à cinq heures, ce qui signifie qu’ils peuvent travailler quand et où ils en ont besoin. La flexibilité de travailler à partir de différents endroits et à différents moments peut bénéficier aux avocats ayant des enfants ou à d’autres engagements qui nécessitent un horaire plus diversifié. La flexibilité qu’offre un avocat virtuel est utile pour atteindre un meilleur équilibre travail-vie personnelle.

Frais généraux réduits

Même si votre juridiction ne vous oblige pas à avoir un bureau physique (plus à ce sujet plus tard), la gestion d’un cabinet d’avocats virtuel signifie que vous n’avez pas à payer pour un grand espace de bureau. Sans espace de bureau physique, vous n’avez pas à dépenser beaucoup d’argent pour l’équipement de bureau (comme les grandes imprimantes et les télécopieurs) et son entretien. Parce que les cabinets d’avocats virtuels ont tendance à utiliser des logiciels basés sur le cloud pour faciliter le travail virtuel, il y a moins de dépenses pour des choses comme les serveurs sur site.

Respect de l’environnement

Le virtuel peut aider à réduire l’empreinte carbone de votre entreprise de multiples façons. Sans un trajet quotidien au bureau, vous pouvez réduire vos émissions de conduite. En numérisant les formulaires de gestion des documents et d’accueil des clients, vous pouvez également réduire considérablement la consommation de papier de votre entreprise.

Communication client plus polyvalente

Les réunions virtuelles peuvent rendre vos services juridiques plus accessibles. Tous les clients ne veulent pas ou ne peuvent pas se rencontrer en personne. Si vous pouvez organiser des réunions virtuelles, vos clients peuvent bénéficier d’une commodité accrue. Les clients ayant des problèmes de mobilité ou qui ne sont peut-être pas physiquement en ville peuvent tout de même participer à des réunions avec vous. Parce que les réunions virtuelles sont plus pratiques, elles encouragent également une communication avocat-client plus fréquente, ce qui est essentiel pour une meilleure communication avec les clients du cabinet d’avocats.

Comment devient-on un avocat virtuel?

Devenir avocat virtuel peut offrir de nombreux avantages. Mais vous devez envisager plus que la configuration de votre nouvel espace de travail de cabinet d’avocats. Pour réussir en tant qu’avocat virtuel, vous devez connaître les règles, élaborer un plan et le mettre en œuvre de manière stratégique.

Connaître les règles et l’éthique d’être un avocat virtuel

Avant de prendre votre cabinet d’avocats virtuel, vous devez connaître les règles applicables et les considérations éthiques.

Par exemple, certains États exigent que les avocats disposent d’un espace de bureau physique. Dans ces cas, vous devez avoir une présence physique au bureau et vous n’êtes pas autorisé à être un avocat entièrement virtuel. Vérifiez les exigences de votre juridiction et suivez les règles de votre région.

De plus, en tant qu’avocat, il est de votre devoir de protéger les données de vos clients et de préserver leur confidentialité. En tant qu’avocat virtuel, la plupart de vos communications se font en ligne plutôt qu’en personne. C’est pourquoi il est particulièrement essentiel que les données de votre cabinet soient sécurisées et que tous les canaux soient cryptés.

En savoir plus sur l’ABA et l’éthique d’une pratique virtuelle et la sécurité des données d’un cabinet d’avocats.

Construire une feuille de route pour devenir un praticien solo virtuel

Devenir un praticien solo virtuel nécessite plusieurs des mêmes étapes que l’ouverture d’un cabinet d’avocat traditionnel. C’est pourquoi il est important de prendre le temps de planifier en conséquence — l’examen de notre guide pour créer votre propre cabinet d’avocats est un bon point de départ. Voici d’autres étapes à considérer:

• Faites un plan d’affaires. Par exemple, vous voudrez créer un plan d’affaires (ou mettre à jour votre plan d’affaires existant) pour fixer des objectifs mesurables, définir la vision et les valeurs fondamentales de votre cabinet, établir un plan financier et analyser le marché sur lequel vous entrez.
• Élaborez des stratégies pour gérer l’accueil des clients. Les cabinets d’avocats virtuels peuvent bénéficier de solutions automatisées en ligne pour l’accueil des clients. Le logiciel d’admission des clients de Clio Grow vous permet de générer des formulaires d’admission et de planifier des consultations virtuellement.
• Créez un plan de communication. Vous aurez besoin d’une stratégie pour vos communications internes sans tout le monde au bureau. Utiliserez-vous le courrier électronique, le chat, les réunions vidéo, des applications comme Slack ou des appels téléphoniques? De plus, vous devrez réfléchir à la façon dont vous allez gérer les communications avec les clients. Demandez-vous: Quel sera votre processus de réservation et de tenue de réunions avec les clients?
• Créez un plan de marketing pour votre cabinet. Parce que votre cabinet d’avocats virtuel est en ligne, vous devez avoir une stratégie efficace pour le commercialiser. Un site Web de cabinet d’avocats optimisé pour le référencement est essentiel (à la fois pour la promotion et pour connecter les clients au portail client en ligne sécurisé de votre cabinet). Votre plan marketing doit également tenir compte d’autres moyens de communiquer avec les clients, tels que les médias sociaux et la publicité en ligne pour les avocats.

Pour de nouvelles idées sur la diffusion de votre nom et la conduite des affaires, découvrez comment obtenir de nouveaux clients pour un cabinet d’avocats.

Apprenez à faire la transition d’un cabinet d’avocats traditionnel

Si vous dirigez déjà un cabinet d’avocats traditionnel et que vous souhaitez passer à une pratique plus virtuelle, tenez compte de ces conseils:

• Ne précipitez pas le processus. Si vous avez déjà une pratique du droit traditionnelle, ne vous inquiétez pas de devenir immédiatement virtuel en même temps. Vous pouvez créer un plan pour commencer avec un modèle hybride en personne et virtuel. Par exemple, vous pourriez demander aux employés de travailler quatre jours par semaine au bureau et un jour à distance. Ensuite, vous pouvez augmenter progressivement le ratio jours en personne / jours à distance au fur et à mesure de la transition.
• Trouvez des moyens de rationaliser les tâches et de les rendre virtuelles. Recherchez des opportunités de créer des processus qui doivent généralement être effectués au bureau de manière sécurisée et virtuelle. Par exemple, vous pouvez passer de la numérisation d’un document sur un scanner Office à l’utilisation d’une application de numérisation de documents sécurisée sur votre téléphone.
• Automatisez vos processus existants grâce à la technologie. La bonne technologie basée sur le cloud peut rationaliser vos processus et faciliter et sécuriser votre travail en tant qu’avocat virtuel. Lorsque vous choisissez des solutions technologiques pour votre entreprise virtuelle, prenez votre temps et choisissez avec soin. Assurez-vous de vérifier plusieurs options et assurez-vous que toutes les solutions que vous envisagez sont sécurisées et cryptées.

Par exemple, un logiciel de gestion de cabinet basé sur le cloud comme Clio Manage vous aide à automatiser les tâches. Clio Manage permet également à votre cabinet d’avocats de garder les questions et les informations organisées, de suivre votre temps et vos dépenses, de gérer votre calendrier et de gérer les factures en un seul endroit.

Comment servez-vous vos clients en tant qu’avocat virtuel?

Les avantages des cabinets d’avocats virtuels ne sont pas réservés aux avocats: les avocats virtuels peuvent aider plus de personnes de la manière qu’ils souhaitent, ce qui signifie une expérience client plus exceptionnelle.

Comme le souligne Jack Newton, PDG et COFONDATEUR de Clio, dans son livre The Client-Centered Law Firm, la clé d’une expérience client exceptionnelle est de donner aux clients ce qu’ils veulent et ce dont ils ont besoin dans une situation.

En ce qui concerne les services juridiques, les clients veulent de plus en plus l’expérience pratique que les cabinets d’avocats virtuels peuvent offrir, notamment:

Un portail client virtuel

Comme indiqué précédemment, un portail en ligne sécurisé — où vous pouvez partager des informations et communiquer avec les clients est nécessaire pour un cabinet d’avocats virtuel. Les consommateurs d’aujourd’hui veulent également un avocat qui puisse offrir cela. Selon le rapport sur les tendances juridiques 2020, 69% des consommateurs préfèrent travailler avec un avocat qui peut partager des documents par voie électronique via une page Web, une application ou un portail en ligne.

Donner aux clients un accès sécurisé à leurs dossiers via un portail en ligne est une victoire pour les avocats et les clients. Les clients peuvent obtenir une meilleure expérience car ils peuvent accéder et vérifier eux-mêmes leurs informations de cas. Dans le même temps, un portail client virtuel permet également aux avocats de gagner du temps qu’ils pourraient autrement consacrer à la communication des mises à jour.

En savoir plus sur le portail client sécurisé de Clio Manage, Clio for Clients.

Logiciel de gestion de documents

Les cabinets d’avocats virtuels doivent pouvoir accéder aux documents de cas de n’importe où en toute sécurité. Les avocats virtuels peuvent se tourner vers des solutions de gestion de documents basées sur le cloud (telles que Clio Manage, OneDrive ou Dropbox).

Par exemple, le logiciel de gestion de documents basé sur le cloud de Clio Manage offre un stockage de documents illimité. Avec Clio Manage, vous pouvez accéder à vos documents clients depuis n’importe où sur votre ordinateur portable ou votre téléphone portable.

Du point de vue des clients, le logiciel de gestion de documents basé sur le cloud permet de gagner du temps et de créer une expérience juridique plus transparente. En plus de partager rapidement des documents juridiques via le portail en ligne sécurisé, Clio propose également une fonctionnalité de signature électronique pour faciliter et accélérer la signature de documents dans certaines situations pour les clients.

Consultations vidéo

Bien que les avocats virtuels puissent toujours tenir des réunions en personne, la vidéoconférence permet aux avocats virtuels d’aider plus de clients, où qu’ils se trouvent.

Comme le note le Rapport sur les tendances juridiques 2020, 37% des consommateurs préfèrent rencontrer virtuellement un avocat pour une consultation ou une première rencontre. De plus, 50% des consommateurs préfèrent avoir leurs réunions de suivi par vidéoconférence. Travailler virtuellement peut donner aux clients l’expérience qu’ils souhaitent, tout en faisant gagner du temps aux avocats.

Devenir un avocat virtuel peut bénéficier à votre cabinet d’avocats et à vos clients

Travailler à distance n’est plus une idée abstraite pour les avocats. La technologie sécurisée basée sur le cloud rend le travail virtuellement possible — et, à bien des égards, préférable.

Bien qu’être un avocat virtuel puisse varier du travail à distance à la gestion d’un cabinet d’avocats virtuel, les avocats virtuels ont besoin d’un portail client en ligne sécurisé. Toutes les entreprises ne sont pas autorisées à être virtuelles à 100% en raison de règles exigeant une présence physique de bureaux dans leur juridiction. Mais grâce à la planification et à la prévoyance, la plupart des cabinets peuvent intégrer des éléments de cabinets d’avocats virtuels pour tirer parti des avantages d’une flexibilité accrue pour les avocats — et d’une expérience meilleure et plus pratique pour les clients.

Dans cet esprit, si vous vous demandez si être un avocat virtuel pourrait fonctionner pour vous, commencez par apprendre les règles de votre région et créez un plan pour votre entreprise. Avec les bons outils technologiques et les bons plans de communication et de marketing, passer au virtuel pourrait vous permettre d’aider plus de clients tout en bénéficiant de coûts réduits et d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Nous avons publié ce billet de blog en juillet 2021. Dernière mise à jour : 14 octobre 2021.

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