Comment Effectuer une Analyse Efficace des Écarts

• Sharlyn Lauby
• 7 Juillet 2020

J’animais récemment un séminaire sur l’acquisition de talents et nous discutions de la planification des effectifs. Au cours de la discussion, j’ai mentionné faire une analyse des écarts traditionnelle et quelqu’un a posé la question “Comment faites-vous une analyse des écarts?”. C’est une excellente question. Combien de fois parlons-nous de “combler l’écart” ou de “combler l’écart” sans passer par le processus de le faire correctement?

J’ai donc proposé cinq étapes qui pourraient aider à faciliter l’analyse des lacunes. Je l’ai partagé avec les participants au séminaire, et je voulais aussi le partager avec vous.

OBJET : Le but d’une analyse des écarts est d’identifier où se trouve actuellement l’organisation et où elle aimerait se trouver (c.-à-d. l'” écart ” entre l’état actuel et l’état souhaité).

AVANTAGES: Une analyse des lacunes peut aider l’organisation à identifier les domaines d’amélioration, à découvrir les différences entre les perceptions de l’entreprise et la réalité, à établir des priorités et à s’assurer que les exigences du projet sont respectées.

Étapes Pour Une Analyse Des Écarts

Étape 1. Identifiez l’objectif ou le problème à examiner. Quelle est la portée de l’analyse? La réponse ne peut pas être tout, elle est tout simplement trop large. Par exemple, dans une analyse de dotation, il s’agit de comprendre l’écart entre les compétences actuelles et futures de la main-d’œuvre.

Étape 2. Évaluez l’état actuel. Il est essentiel au cours de cette étape de ne pas assumer. Même si vous pensez connaître l’état actuel, profitez de cette occasion pour confirmer vos hypothèses. Soyez prêt à poser beaucoup de questions. Et attention, ce n’est pas le moment de proposer des solutions.

Étape 3. Établissez l’état futur idéal. L’organisation devrait parvenir à un consensus sur la question: “Si tout se déroulait comme prévu, où serions-nous?” Dans le cas d’un plan de dotation, la question devient : ” Si tout fonctionnait selon notre plan, à quoi ressemblerait notre effectif en termes de compétences disponibles?”

REMARQUE: La recherche d’un consensus ne signifie pas que tout le monde dans l’organisation doit aimer la réponse. Cela signifie simplement que tout le monde doit pouvoir vivre avec la réponse. Énorme différence!

Étape 4. Comparez l’état actuel avec l’état futur. Et quantifier l’écart. Disons que nous analysons tous les employés de notre organisation et réalisons que 20% d’entre eux ne maîtrisent pas la compétence technologique (i.e. peu ou pas de connaissance des logiciels de traitement de texte et des feuilles de calcul). Nous pourrions découvrir que de cette 20%:

• Une formation insuffisante a causé 5 %,
• Des problèmes de dotation ont causé 7 %,
• Des coupes budgétaires ont causé 2 % et
• Les gestionnaires n’envoyant pas d’employés à la formation ont causé 14 %.

Étape 5. Résumer les résultats et présenter les recommandations. Les résultats de la quatrième étape nous permettent de ” combler le fossé ” et de prioriser nos efforts. Les organisations peuvent envisager d’utiliser un outil comme SMART pour développer des objectifs. SMART signifie spécifique, mesurable, exploitable, responsable et limité dans le temps. Il peut maintenir les efforts et les ressources organisationnels sur la bonne voie.

Les organisations peuvent utiliser une analyse des lacunes pour de nombreuses situations et le fait d’avoir un processus cohérent aidera à garder les conversations concentrées. Cela permet à l’organisation d’utiliser efficacement les ressources organisationnelles, de maintenir un calendrier raisonnable et de produire un résultat conforme à l’entreprise.

Image prise par Sharlyn Lauby lors d’une exploration des rues de Fort Lauderdale, FL