Comment envoyer des fichiers QuickBooks à votre comptable

La fin de l’année signifie des rapprochements et la préparation de la saison des impôts. Si vous utilisez un cabinet comptable, vous devrez envoyer votre fichier QuickBooks à votre compte. Il existe de nombreuses options pour envoyer vos fichiers QuickBooks, chacune avec ses propres avantages et limites.

Envoyez un fichier QuickBooks

Vous pouvez vous demander si vous pouvez envoyer un fichier d’entreprise par e-mail.”La réponse est oui, vous pouvez envoyer votre fichier QuickBooks à votre comptable par e-mail, bien qu’il ne soit pas recommandé pour des raisons de sécurité. Il n’est pas non plus recommandé en raison de limitations de taille. Si vous avez un fichier plus volumineux, vous devrez le compresser car la plupart des services de messagerie ne permettent pas d’envoyer ou de recevoir des e-mails de plus de 25 Mo. Dans ces circonstances, vous pouvez créer une copie comptable QuickBooks ou essayer d’envoyer un fichier QuickBooks portable.

Copie comptable QuickBooks

Si la taille du fichier pose un problème, vous pouvez envoyer votre fichier QuickBooks à votre comptable en utilisant une copie comptable QuickBooks. Une copie comptable QuickBooks gèle les livres pour une période spécifique. Cette option permet au client de partager son dossier avec son comptable tout en continuant à travailler dans sa propre copie du dossier. Un client peut envoyer sa copie comptable QuickBooks via des serveurs Intuit, un courrier électronique ou une application de synchronisation telle que Dropbox. Une fois le comptable terminé, leurs modifications devront être importées dans le fichier de l’entreprise par le client, ce qui peut nécessiter une formation supplémentaire de la part du comptable.

QuickBooks Portable Copy

Vous pouvez également envoyer votre fichier QuickBooks à votre comptable à l’aide d’un fichier portable. Un fichier portable est une version compacte du fichier de votre entreprise et n’est pas une sauvegarde complète. Il n’inclut pas vos modèles de message, logos, images ou modèles. Il n’inclut pas non plus votre.tlg ou.fichiers journaux, Gestionnaire de prêts, Rédacteur de relevés ou fichiers de Gestionnaire d’immobilisations. Cette option ne permet pas au client et au comptable de travailler en même temps. Cependant, comme la copie comptable, un fichier portable peut être envoyé par e-mail ou une application de synchronisation telle que Dropbox.

Une fois que le comptable aura reçu le fichier, il devra le restaurer sur son ordinateur; complétez leurs modifications et modifications, puis créez une copie portable mise à jour à renvoyer au client. Une fois que le client aura reçu le fichier portable mis à jour, il devra restaurer le fichier sur son ordinateur, puis travailler à partir de cette version à l’avenir.

Sauvegarde QuickBooks

La dernière option pour envoyer votre fichier QuickBooks à votre comptable est une sauvegarde QuickBooks. Contrairement à la copie portable, une sauvegarde QuickBooks enregistre tout ce qui se trouve actuellement dans votre fichier d’entreprise. Cela inclut vos données comptables, vos modèles, vos lettres, vos logos, vos images et les fichiers associés (Rédacteur de relevés QuickBooks, Projecteur de flux de trésorerie et Planificateur d’entreprise). Les sauvegardes peuvent être envoyées par e-mail si elles sont suffisamment petites, enregistrées sur des clés USB et remises au comptable en personne, ou via une application de synchronisation telle que DropBox.

La sauvegarde QuickBooks a le même processus de flux de travail qu’une copie portable. Le comptable devra restaurer le fichier sur son PC, apporter ses modifications, puis créer une nouvelle sauvegarde à donner au client. Le client peut ensuite restaurer la sauvegarde sur son PC et fonctionnera à partir de cette version à l’avenir.

Envoyez votre fichier QuickBooks à votre comptable avec Qbox !

Une alternative à l’envoi manuel de votre fichier QuickBooks à votre comptable en utilisant les méthodes décrites ci-dessus est Qbox. Qbox est un logiciel de collaboration compatible avec le cloud qui aide les utilisateurs à partager des fichiers sur Internet. Les fichiers dans les dossiers Qbox sur l’ordinateur Windows d’un utilisateur sont synchronisés avec le serveur cloud Qbox, puis avec les ordinateurs Windows des utilisateurs partagés, de sorte que tout le monde dispose de copies identiques du fichier. Il n’est pas nécessaire de sauvegarder, restaurer ou importer des copies comptables, car tous les utilisateurs ont accès à l’intégralité du fichier QuickBooks. Pour en savoir plus, visitez https://www.qboxplus.com/how-qbox-works/.