Comment Faire une Newsletter Qui Se Lit

Linda Benedict
Extension et Information Agricole

Une newsletter peut être un merveilleux moyen de communication. La recherche montre constamment que les gens aiment les bulletins d’information. Les gens aiment obtenir des informations opportunes adaptées à leurs intérêts — des informations rapides et faciles à lire.

Mais pour communiquer, une newsletter doit être lue. Il ne peut pas être jeté avant d’être ouvert ou banni dans la pile à lire.

Vous voulez que votre newsletter soit un élément de communication essentiel que les gens attendent avec impatience de recevoir. Cela ne se produit que par la planification et l’engagement.

(s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) Connaître son public

La première étape de la planification d’une newsletter est trop souvent négligée: Connaître son public. Qui sont-ils exactement? Qu’est-ce qui les intéresse ? Qu’ont-ils en commun ? Que peut faire votre newsletter pour eux ?

Le public peut être très diversifié sur le plan démographique, mais il doit avoir un terrain d’entente auquel vous vous adressez avec votre newsletter.

Par exemple, vous voudrez peut-être développer un bulletin d’information pour les personnes qui doivent adopter un régime pauvre en cholestérol ou pour les agriculteurs qui veulent apprendre à utiliser les ordinateurs. Le public d’un bulletin d’information distribué à l’échelle nationale appelé “The Sproutletter” est composé de personnes qui aiment manger des germes. C’est à quel point un public peut être spécialisé.

Si votre audience est déjà définie pour vous, comme les clients de votre entreprise ou les membres d’une certaine organisation, vous devez vous assurer de connaître leurs intérêts. Savoir. Rencontrez quelques-uns d’entre eux ou envoyez un court questionnaire.

(s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) Définissez votre objectif

Après avoir défini votre audience, la prochaine chose à faire est de définir votre objectif. La même règle s’applique : soyez précis.

Par exemple, votre newsletter peut être destinée aux personnes qui font de l’artisanat contre rémunération. Le but pourrait être de les aider à commercialiser ces métiers. Vous inclurez des informations sur les salons d’artisanat à venir et transmettrez des conseils d’artisans à succès.

Ou votre public pourrait être des gens qui peuvent manger à la maison. Votre objectif est de les tenir informés des dernières recherches sur les procédures de mise en conserve à domicile sûres, les nouveaux équipements et les recettes que les experts considèrent comme sûres.

Plus votre objectif est précis, plus il sera facile de préparer votre newsletter. Votre esprit devient à l’écoute des informations qui pourraient faire de bons articles. Notez-les dans un fichier. Chaque fois que vous mettez la newsletter ensemble, tout ce que vous avez à faire est de creuser dans ce fichier pour trouver le matériel dont vous avez besoin.

(s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) Découvrez si quelqu’un a lu

Même si vous avez peut-être votre public et votre objectif précis, vous n’êtes toujours pas prêt à lancer une nouvelle newsletter tant que vous n’avez pas compris un plan d’évaluation. Vous devez savoir si quelqu’un vous lit. Élaborer un plan avant de commencer à publier vous aidera à vous en tenir à votre public et à votre objectif sans vous déraper.

Utilisez trois niveaux d’évaluation. Trouvez un plan pour les trois.

Niveau 1
Obtenez régulièrement des commentaires
Rédigez au moins un article par numéro qui demande une réponse du lecteur. Des exemples peuvent être:

Inclure une commande vide et demander aux lecteurs d’envoyer les noms des connaissances qui aimeraient recevoir la newsletter.

Publiez une publication que vous avez en quantité et voyez le nombre de demandes que vous recevez à cause de l’article.

Sollicitez les questions des lecteurs et incluez des articles de questions-réponses dans le bulletin.

Un spécialiste entreprenant de la vulgarisation dans le Missouri a lancé un bulletin d’information intitulé “Beginnings” pour les couples nouvellement mariés afin de les aider à mettre les pieds sur terre.

Dans un numéro, elle avait cet article:

(s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) Que faites-VOUS?

Comment gérez-vous l’argent et les factures ? Êtes-vous satisfait de votre système actuel? Si vous souhaitez partager votre système avec d’autres, envoyez—moi une ligne ou appelez – je l’inclurai dans les “Débuts” du mois prochain.”

Dans un numéro du bulletin national “Concepts de communication”, l’auteur a demandé aux lecteurs d’envoyer des jeux de mots afin qu’il puisse donner “du plaisir dans les jeux de mots” aux pires et aux meilleurs jeux de mots envoyés.

Niveau 2
Faites une enquête
Faites ceci une fois par an. Demandez ce que les lecteurs lisent et ne lisent pas, aiment et n’aiment pas à propos de votre newsletter. Utilisez ces informations pour les améliorer.

Vous perdrez votre temps, cependant, si vous ne concevez pas l’enquête de la bonne façon. Il y a un art à le faire. Voici quelques conseils:

Demandez seulement ce que vous voulez savoir et rien de plus.

Gardez le formulaire de sondage aussi court que possible — pas plus d’une feuille de 8-1/2 par 11 pouces. Le dos d’une carte postale est le meilleur.

Facilitez le retour des personnes. Inclure une enveloppe auto-adressée et estampillée. Une carte postale auto-adressée et estampillée présente des avantages car elle peut être insérée dans l’un de vos numéros.

Les gens sont étonnés par des questions sur l’âge et le revenu. Si cette information est vitale pour vous, ne la demandez pas d’abord. Laissez-les d’abord se réchauffer à votre sondage. Ensuite, lorsque vous le demandez, fournissez des fourchettes, telles qu’un âge compris entre 30 et 39 ans ou un revenu inférieur à 30 000 $ par année.

Un autre conseil pour un sondage est que vous n’avez pas à demander à tout le monde. Si vous avez un échantillon aléatoire, vous pouvez extrapoler les résultats à l’ensemble de la population. Choisissez un nom sur dix dans votre liste de diffusion, par exemple.

Il est également essentiel de faire un essai à sec avant de valider votre sondage par la poste. Testez l’enquête sur une poignée de personnes pour vous assurer que vos questions sont compréhensibles.

Niveau 3
Découvrez si quelqu’un fait quelque chose différemment grâce à votre newsletter
C’est le niveau d’évaluation le plus difficile. Elle doit être soigneusement orchestrée. Trouvez une chose pour laquelle vous souhaitez faire campagne dans votre newsletter. Ensuite, découvrez rapidement si votre campagne a fait du bien. Voici les étapes:

• Promouvoir quelque chose. Vous pouvez utiliser deux, trois problèmes ou plus pour ce faire.
• Découvrez si quelqu’un fait ce que vous faites grâce à votre newsletter.
• N’oubliez pas de le savoir rapidement. Ils peuvent commencer à le faire. Mais ils oublieront qu’ils ont eu l’idée de votre newsletter à moins que vous ne chronométriez votre évaluation et la campagne ensemble. Idéalement, le calendrier devrait être dans les 30 jours suivant la fin de votre campagne — ou certainement dans les trois mois.
• Par souci d’efficacité, vous voudrez peut-être inclure cette évaluation dans votre enquête annuelle.

Ce pour quoi vous choisissez de faire campagne dépend de votre public et de votre objectif. Si votre public est le nouveau marié et que votre but est de les aider à bien démarrer financièrement, vous voudrez peut-être faire campagne pour qu’ils établissent un budget.

Vous voudrez peut-être faire campagne pour aider les observateurs de poids à réduire leur poids, les fumeurs à arrêter de fumer ou les agriculteurs à adopter certaines pratiques de conservation des sols. Un bulletin d’information des employés de l’hôpital a mené une campagne pour promouvoir la courtoisie dans les ascenseurs. Quoi qu’il en soit, si vous constatez que des gens ont changé leur vie à cause de votre newsletter, c’est tout un accomplissement. Ce genre de résultats peut vous aider à obtenir une augmentation ou plus d’abonnés. De toute façon, vous vous êtes mis en place pour la célébrité de la newsletter.

(s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) Commercialiser votre newsletter

Le prochain plan que vous devez concevoir est de savoir comment commercialiser votre newsletter. Un moyen efficace de le faire est le marketing par publipostage. Vous aurez besoin de listes de diffusion. Si votre public choisi appartient à des organisations qui partageront des listes de diffusion avec vous, vous êtes prêt. Mais si vous essayez d’atteindre un public dont les membres ne sont pas déjà organisés d’une manière ou d’une autre, vous avez du travail à faire pour vous.

Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer une liste de diffusion:

Obtenez de la publicité dans des publications qui atteignent votre public. Si vous pouvez l’obtenir gratuitement, génial. Sinon, vous devrez peut-être acheter un espace publicitaire. Les petites annonces sont moins chères que les annonces publicitaires et peuvent donner un nombre important de noms.

Mettez des coupons dans chaque numéro de votre newsletter en demandant aux lecteurs d’envoyer les noms d’amis ou de parents qui pourraient être intéressés à s’abonner.

Vérifiez auprès des personnes clés qui ont des contacts avec le public que vous recherchez. Voyez s’ils seraient prêts à vous aider à trouver des noms et des adresses. Par exemple, pour le bulletin “Commencements” destiné aux jeunes couples mariés, l’auteur s’est rendu chez les ministres pour demander des noms.

Une fois que vous avez une liste de diffusion, vous pouvez continuer à promouvoir votre newsletter et à vous abonner. Concevez un dépliant de publipostage et une lettre de motivation qui expliquent au lecteur ce qu’il gagnera de votre newsletter. Répondez à cette question séculaire pour le lecteur: “Qu’y a-t-il pour moi?”Voici une formule que vous voudrez peut-être suivre pendant que vous rédigez votre copie:

• Promettez un avantage.
• Dites aux lecteurs ce qu’ils obtiendront. Tentez-les.
• Sauvegardez vos relevés avec une preuve.
• Reformulez l’avantage le plus fort dans la clôture.
• Incitez à l’action MAINTENANT.

Idéalement, votre paquet de marketing par publipostage devrait inclure:

• Une lettre de motivation.
• Un prospectus de publipostage.
• Une carte d’abonnement affranchie et auto-adressée.
• Un exemple de numéro de la newsletter.

Si votre newsletter est disponible depuis un certain temps et que vous recherchez plus d’abonnés avec votre campagne de publipostage, vous pouvez intégrer la technique du témoignage. Découvrez auprès des lecteurs ce qu’ils ont gagné de votre newsletter. Si vous avez fait un bon travail d’évaluation, vous devriez déjà avoir ce genre de citations dans vos fichiers. Incluez ces citations dans la conception de votre prospectus de publipostage.

(s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) Démarrez votre newsletter

OK, vous connaissez votre public et avez un objectif clair. Vous avez réfléchi à un plan d’évaluation et de marketing. Maintenant, comment organisez-vous la newsletter et rédigez-la?

L’approche la plus efficace de l’organisation d’une newsletter emprunte à la fois au monde des journaux et au monde des magazines. Vous empruntez au monde des journaux l’approche de l’actualité pour déterminer l’importance de vos articles. Votre article le meilleur, le plus opportun et le plus important passe en premier. Le reste des articles suit.

Vous empruntez au monde des magazines la technique de la départementalisation. C’est-à-dire que vous placez certains types d’informations sous des rubriques prédéterminées. Par exemple, dans “La Newsletter sur les Newsletters”, l’auteur a un département appelé “Revues de newsletter”.”Il y parle des nouvelles newsletters, de leur public, de leur objectif, de leur format et de leurs informations d’abonnement.

D’autres exemples de départements peuvent inclure des colonnes de questions-réponses, des profils de personnalité de l’employé du mois ou des chroniqueurs invités. Vous déterminerez vos départements en fonction de l’audience et de l’objectif de votre newsletter.

La technique du département facilite et accélère la lecture de votre newsletter. Les départements vous aident également à publier votre newsletter. Vous savez exactement où mettre certaines informations sans avoir à réinventer la roue à chaque numéro.

(s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) Écrivez sur les bonnes choses

Écrivez sur ce que votre public veut et doit savoir. Pensez à ces cinq besoins que tout le monde a:

Les gens aiment la reconnaissance
Utilisent des noms dans votre newsletter. Les gens aiment d’abord lire sur eux-mêmes, puis sur les gens qu’ils connaissent et enfin sur les gens célèbres. Profitez de ce besoin. Incorporez des noms chaque fois que vous le pouvez. Donnez des exemples de la façon dont de vraies personnes font les choses que vous souhaitez promouvoir dans votre newsletter.

Par exemple, un spécialiste des textiles d’extension du Missouri a publié un bulletin d’information pour les couturières professionnelles. Dans chaque numéro, elle utilisait le nom de quelqu’un qui lui avait posé une question ou qui lui avait fourni un précieux pourboire.

Un spécialiste du bétail d’extension du Missouri a utilisé la même technique. Il trouvait des agriculteurs faisant le genre de pratiques qu’il voulait promouvoir et utilisait ensuite leurs noms dans son bulletin d’information.

Les gens aiment gagner et économiser de l’argent
Quel que soit votre public ou votre objectif, fournissez un angle économique à votre newsletter. Au moins une référence dans chaque numéro devrait aider les gens à économiser ou à gagner de l’argent.

Des personnes comme security
Incluent des informations sur la sécurité ou la santé dans un article ou ont un département sur les conseils. Les gens semblent plus conscients que jamais de la sécurité et de la santé.

Les gens aiment gagner du temps
À peu près tout le monde a beaucoup plus à faire que des heures dans la journée. Cela est particulièrement vrai pour les audiences de la newsletter. C’est pourquoi ils s’abonnent aux newsletters. Des conseils faciles à lire pour gagner du temps peuvent plaire à vos lecteurs.

Les gens aiment s’amuser
Lorsque les auteurs abordent leur newsletter comme un moyen de communiquer avec un ami, ils sont plus susceptibles d’écrire une meilleure copie et d’être lus plus. Si vous pouvez apporter un sourire au visage de quelqu’un, vous avez gagné un ami. Ajoutez un peu d’humour à votre newsletter. Écrivez un titre intelligent. Inclure un département poke-fun. Transmettez une situation amusante que quelqu’un a résolue.

Par exemple, un administrateur d’extension dans le Missouri a écrit un bulletin d’information pour son personnel et a toujours inclus un département “Dinde du mois” dans lequel il a admis une erreur ou un boo-boo qu’il avait commis.

Le nom du bulletin d’information des employés du Sea World de San Diego est “The Whale Street Journal.”Un spécialiste des produits laitiers de vulgarisation a intitulé son bulletin “Pas de faits sur le pis de taureau.”

Un spécialiste de l’élevage d’extension ajouterait une citation à la fin de son bulletin en tant que remplisseur. Mais au lieu d’utiliser une de ces citations anonymes anodines, il citait toujours une personne réelle d’une blague entendue autour d’un café au restaurant de la petite ville où il se réunissait fréquemment avec des agriculteurs.

(s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) Écrire pour être lu rapidement

Les gens veulent que les newsletters soient lues rapidement. Ils veulent pouvoir saisir rapidement les informations que vous avez présentées. Écrivez vos articles pour aider votre lecteur à lire plus rapidement.

Commencez avec un bang
Ne faites pas le tour de la brousse. Allez droit au but. Les articles de la newsletter n’ont pas besoin d’introductions fleuries. Empruntez donc le style d’écriture concis du journalisme de journal.

Utilisez le mot plus familier et plus court.

Écrivez pour exprimer, pas pour impressionner. Pourquoi dire “utiliser” quand “utiliser” fera l’affaire?

Écrivez à un niveau légèrement inférieur à ce que votre public est capable de lire. Les lecteurs apprécient cela car la lecture va plus vite, ce qui leur fait gagner du temps. Même des publications aussi brillantes que le Wall Street Journal ne dépassent pas un niveau de lecture au lycée. Faites ce qu’on appelle un “index de brouillard” sur votre newsletter. Il s’agit d’une technique pour vérifier le niveau de qualité pour lequel il est écrit.

Écrivez comme vous parlez
Gardez votre style informel. Après tout, c’est une lettre.

Modifiez votre copie
Laissez-la reposer au moins 24 heures, puis revenez en arrière et débarrassez-vous du verbiage et nettoyez le texte pour plus de clarté. Si possible, demandez à au moins une autre personne de modifier la copie pour vous. Il est difficile d’être votre propre éditeur.

La partie la plus importante de votre article est la première phrase. Après avoir rédigé la première version de l’article, revenez en arrière et assurez-vous que la première phrase attire l’attention.

Le titre est encore plus important que la première phrase. Les titres peuvent faire ou défaire votre newsletter. Que font les gens lorsqu’ils scannent une publication ? Ils lisent les gros titres. Cela détermine ce qu’ils liront — s’ils lisent quelque chose.

(s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) Lutte pour de bons titres

Écrire de bons titres est une lutte. Cela prend souvent plus de temps que d’écrire l’article. Mais ce que vous constaterez, c’est que lorsque vous écrivez le titre, vous passez à l’essence de l’article. Les auteurs reviennent souvent en arrière et réécrivent la première partie de leurs articles pour correspondre aux bons titres. La rédaction d’un titre vous aide à faire le point de manière aussi concise que possible. Voici quelques règles pour une bonne écriture de titre:

Utiliser des verbes d’action
Les verbes comme “saisir”, “frapper”, “remuer” et “construire” sont tous des verbes qui impliquent une action. Restez à l’écart des verbes statiques comme “est” et “sont.”Un titre est encore plus terne s’il n’inclut pas du tout de verbe. Ces titres sont appelés “titres d’étiquette” et peuvent être mortels à moins qu’ils ne soient utilisés en combinaison avec un titre d’accompagnement, souvent de type plus petit, qui inclut un verbe.

• Pauvre
  Nouvelles de la Réunion annuelle
• Mieux
  Tracez votre chemin vers Portland pour la Réunion annuelle

Utilisez le présent
Gardez les verbes au présent. C’est le style auquel les lecteurs sont habitués dans les journaux. Le temps présent prend généralement moins de place.

Allez au point
Dites de quoi parle l’article. Soyez intelligent si vous le pouvez. Mais ne trompez pas le lecteur quant au point de l’article. Par exemple, le titre d’un article sur la façon de rédiger un bon CV était intitulé “Ne laissez pas un CV cramponner votre dossier.”C’est un jeu de mots intelligent, mais qui raconte tout de même le sujet de l’article.

(s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) Développez un style

Pour faciliter votre écriture, vous devez établir certaines directives, connues dans le secteur de l’édition sous le nom de style. Cela signifie que vous faites toujours certaines choses de la même manière afin de ne pas avoir à repenser la façon de les faire.

Votre style inclut des choses telles que les titres des peuples, par exemple. Sur la première référence, votre source peut être John Smith; et sur la deuxième référence, M. Smith ou Smith. Vous voudrez peut-être vous référer à toutes les femmes avec le titre de Mme. Ou vous voudrez peut-être laisser complètement les titres. Il n’y a ni bien ni mal dans aucun de ces choix. Il suffit de décider et de s’y tenir. Cela rend également votre écriture plus facile à lire. Le lecteur reprend inconsciemment votre style et ne se confond pas.

Outre les titres, vous pouvez également prendre des décisions sur la façon d’écrire des chiffres et de désigner des états.

Si vous ne voulez pas prendre toutes ces décisions vous-même, adoptez simplement le style de quelqu’un d’autre. Un guide de style populaire est le Washington Post Deskbook on Style. De nombreux journaux utilisent ces livres de style. Les deux sont facilement disponibles dans les librairies ou peuvent facilement être commandés pour vous.

D’autres éléments particuliers à votre newsletter ne seront pas couverts dans un livre de style standard. Alors créez votre propre supplément. Il peut s’agir de choses telles que les acronymes que vous n’épelez pas et la façon dont vous vous référez à une organisation sur la deuxième référence. Par exemple, MU a un livre de style supplémentaire dans lequel les règles sur la deuxième référence à l’université sont clarifiées: utilisez MU ou Mizzou.

Suivez ces conseils et vous êtes en route vers une newsletter bien écrite, bien organisée et bien lue.

(s’ouvre dans une nouvelle fenêtre) Bibliographie

• Plage, Marque. Editer votre Newsletter : Comment Produire une Publication Efficace À l’aide d’Outils et d’Ordinateurs Traditionnels. Livres d’un océan à l’autre, 1988.
• Benoît, Linda et Jan Colbert. CM0440, 1990.
• Davis, Frederic et John Barry. Publication de newsletter avec Pagemaker. Dow Jones – Irwin, 1988.
• Français, Christopher W., éditeur. The Associated Press Stylebook and Libel Manual, 1987.
• Goss, Frederick. Succès dans la publication de Bulletins d’information: Un Guide pratique. Association du bulletin d’information, 1985.
• Hudson, Howard. Publication de Bulletins d’information. Scribners, 1982.
• Judd, Karen. Copyediting : Un Guide pratique. William Kaufman, 1982.
• Kessler, Lauren et Duncan McDonald. Quand les mots entrent en collision: Guide d’un journaliste sur la Grammaire et le Style. Wadsworth, 1984.
• Webb, Robert A., éditeur. Le livre de bureau du Washington Post sur le style. McGraw-Hill, 1978.
• Blanc, jan. Édition par conception: Un Guide pour une Communication Efficace des Mots et des Images pour les éditeurs et les Concepteurs. R.R. Bowker Co., 1982.
• Blanc, jan. Utilisation de tableaux et de graphiques. R.R. Bowker Co., 1984.