Comment organiser des réunions efficaces comme Apple et Google?

Les entreprises organisent des réunions efficaces afin que les idées nouvelles et fraîches de la jeune génération soient combinées à l’expérience et à l’approche pratique de la génération mûrie. Mais cependant, ces réunions sont surtout une perte de temps et improductives car il y a toujours eu un choc de pensées et donc aucun résultat. Voici certaines choses qu’il faut garder à l’esprit pour rendre les réunions efficaces, réussies et productives.

Stratégies de réunion efficaces:

Les réunions sont le facteur le plus important pour la réalisation de tout projet. Comme différents types de professionnels

travaillent sur un projet similaire, les réunions sont une activité où l’information peut être partagée et où ils peuvent se rencontrer et discuter de l’avancement du projet.

Mais généralement la réunion de bureau s’avère être un frein, et certaines des raisons en seraient

1. Commençant tard
2. Les personnes arrivant en retard
3. Aucune participation active
4. Peu d’absents
5. Prenant plus de temps que prévu
6. Le flou
7. Gadgets défectueux / erreurs techniques

Toutes ces raisons ruinent toute la réunion en perdant du temps, devenant inefficace et moins productif. Cela affecte également la progression du projet, diminuant ainsi le succès et la croissance de l’organisation.

Maintenant, si vous voulez vous débarrasser de tous ces problèmes, suivez les 3 règles pour organiser des réunions efficaces.

Comment organiser une Réunion plus efficace ?

1. Un ORDRE du JOUR maintient le sujet à discuter intact
2. Commence à l’heure et se termine à l’heure.
3. Terminez la réunion avec un plan d’action et partagez les prochaines étapes à suivre

Comment Organiser des Réunions Efficaces Comme les Plus Grandes Entreprises du Monde?

Seuls ceux requis doivent être appelés:

Un lieu de réunion n’est pas un parc ou une salle des fêtes où tous les membres du bureau doivent être appelés. Seules les personnes requises doivent être convoquées au moment de la réunion. Le patron doit veiller à ce que seuls les employés qui font partie du projet soient présents sur le lieu de réunion. Le patron ne doit pas hésiter à leur demander de quitter le lieu de rendez-vous lorsque cela n’est pas nécessaire.

Selon de nombreux experts, il ne devrait y avoir que 10 à 11 personnes au moment de la réunion. S’il y a plus de personnes qui ne sont pas nécessaires, le but de la réunion ne sera pas économisé et entraînera un gaspillage de temps et d’argent.

Les réunions doivent être courtes et précises:

Tous les membres qui font partie de la réunion doivent essayer de faire valoir que la réunion doit être courte et précise. Le responsable de la réunion doit toujours faire en sorte que les réunions ne se prolongent pas trop longtemps car tous les membres présents perdent alors leur intérêt pour la réunion et attendent toujours de la terminer.

De nombreux experts ont suggéré que les employés perdent leur intérêt après 15 à 20 minutes, de sorte qu’après un point, ils ne seront pas en mesure d’apporter une contribution productive pour organiser des réunions efficaces.

Un décideur est nommé:

Dans toutes les réunions, un décideur dont la décision serait définitive est désigné. Lors des réunions, tous les membres présentent leurs points de vue à la suite desquels il y a un conflit de vies et généralement une difficulté dans la prise de décision.

Il est donc toujours préférable de nommer un chef dont la décision sera prise comme dernier mot et il n’y aura aucune question soulevée dans sa décision.

Donner du temps libre aux employés après la réunion:

Chaque réunion, que ce soit pour une courte ou une longue période, a son but et son ordre du jour. Chaque employé après la réunion se sent stressé et a besoin de se détendre. Toutes les grandes entreprises après la réunion donnent du temps libre à leurs employés afin qu’ils puissent se détendre et que de nouvelles idées circulent dans leur esprit.

Le temps qui est accordé aux employés est payé un afin qu’ils n’aient aucun fardeau de perdre leur revenu. Google, fournit 20% de temps libre à leurs employés, dont le résultat est Gmail et Google earth. Pour qu’un employé puisse générer de nouvelles idées, il doit se sentir détendu et libre.

Le lieu de la réunion est très important:

Il n’est pas toujours important qu’une réunion se déroule dans la salle du conseil ou dans tout autre espace officiel. Pour que les employés s’intéressent à la réunion, le lieu est également un facteur important. Si la réunion est convoquée dans un parc ou dans un café, les employés se sentiront libres, détendus et tenteront de donner une contribution plus innovante à la réunion.

Cependant, si le patron veut créer une réunion dans la zone officielle seulement, la cuisine est également une idée intéressante.

Les employés doivent être tenus debout:

Au bureau, les employés et les employeurs sont toujours assis. Selon de nombreuses études d’experts, une personne assise pendant une heure perd environ vingt-deux minutes de sa vie. Ainsi, toutes les entreprises doivent essayer de tenir au moins 10 à 15 minutes de la réunion debout.

J’aime sur Facebook où il y a une réunion individuelle de 15 minutes où tous les employés sont amenés à se lever, puis la réunion est organisée. Un autre point important à noter est que lorsque les employés sont amenés à se tenir debout, leur participation à la réunion est beaucoup plus élevée qu’en position assise.

L’apport de toutes les personnes est important:

Dans toutes les réunions, il est important que tous les membres présents apportent leur précieuse contribution. Tous les membres, lorsqu’ils donnent leur avis, continuent de réfléchir aux nouvelles idées qui sont très présentes dans le déroulement de la réunion.

Ces employés essaient de donner des idées nouvelles et innovantes car cela renforcera leur bonne volonté dans l’entreprise. Les employés se sentent également impliqués et recherchés dans la réunion. Cela augmentera leur contribution à la réunion.

Tenir un ordre du jour pour la réunion:

Avoir un ordre du jour pour la réunion est la chose la plus importante. S’il n’y a pas d’ordre du jour, la réunion n’aura aucune direction. Les employés n’auront aucun intérêt pour les discussions qui se font lors de la réunion car ils savent que leur discussion ne mènera nulle part.

Le responsable de la réunion doit toujours tenir avec lui un cahier où tous les points à discuter doivent être énumérés. Au cours de la réunion, les points qui ont été discutés doivent être cochés de sorte qu’aucun point ne soit laissé sans discussion.

Tous les employés doivent connaître le but de la réunion:

Tous les employés présents à la réunion doivent connaître le but de la réunion. Avant la réunion, l’employeur mentionne clairement le but de la réunion et ce qu’on attend d’eux.

Si la réunion est convoquée pour trouver la solution au problème, les employés doivent connaître la nature du problème et le type de solution qu’ils sont censés apporter. Le problème doit être expliqué dans un maximum de 5 à 7 mots afin que les employés ne soient pas confus.

Les ordinateurs portables doivent être évités lors des réunions:

Les ordinateurs portables doivent être évités lors des réunions car ils créent sûrement des distractions pour les employés. De nombreux experts sont bien avisés que les employés qui prennent des notes manuscrites ont tendance à accorder plus d’attention au but pour lequel la réunion a été convoquée.

De plus, les employés qui n’utilisent pas d’ordinateurs portables sont en mesure de donner une meilleure contribution productive lors de la réunion. Mais, l’employeur doit s’assurer que les employés bénéficient d’une pause de 10 à 15 minutes pour vérifier leurs courriels au cas où la réunion devrait durer longtemps.

Les téléphones portables sont gros non à la réunion:

Tous les employés qui vont assister à la réunion doivent être priés à l’avance que leurs téléphones portables ne sont pas autorisés à la réunion. Il y a très peu de choses très importantes qui nécessitent que l’employé assiste à l’appel téléphonique. L’employé qui dirige la réunion doit annoncer bien avant le début de la réunion que les employés ne sont pas censés répondre aux appels pendant la réunion, car le flux de la réunion se termine et tous les autres employés sont également distraits.

Responsabiliser les employés:

Comme chez Apple, il y a DRI, ce qui signifie que tous les employés sont rendus responsables et directement responsables. Tous les cadres supérieurs seront directement responsables de l’action de l’entreprise. Les employés supérieurs doivent donner l’exemple aux employés plus jeunes dont ils sont directement responsables envers le public et dont il n’y a rien d’embarrassé.

L’utilisation de PowerPoint doit être évitée:

L’utilisation de powerpoint par les employés simplifie la tâche pour ceux qui présentent leurs projets lors de la réunion, mais cela devient ennuyeux pour ceux qui doivent le comprendre. Chez Amazon, l’utilisation de powerpoint est strictement interdite, ils sont censés utiliser des puces. Cela rend les choses non seulement intéressantes mais aussi faciles à comprendre.

Les données doivent être utilisées lors des réunions:

Les employés qui présentent leurs projets aux réunions doivent utiliser les données pour étayer leurs opinions. S’il n’y a pas de données utilisées, alors la réunion deviendra le lieu de débat car tous les employés présenteront leur opinion mais il n’y aura pas de données à l’appui. Les données utilisées doivent être complémentaires en termes de qualité et de quantité. Comme, chez Yahoo, les données quantitatives sont utilisées lors des réunions pour étayer les opinions.

Un preneur de notes doit être présent à toutes les réunions:

Un preneur de notes doit toujours être nommé à toutes les réunions car il y a deux à trois présentations powerpoint à la réunion. S’il y a un preneur de notes, tous les points importants pourraient être facilement répertoriés. De plus, s’il y a un employé qui a une réunion, il peut en obtenir une copie et une couverture manquante.

Une note d’examen de la réunion est distribuée:

Une copie de ce qui a été décidé lors de la réunion est distribuée au bureau. Cela permettra aux employés de se souvenir de toutes les décisions importantes qui ont été prises lors de la réunion. Cela aidera les employés à travailler dans la direction dans laquelle les objectifs de l’entreprise seront atteints.

Fixer la limite de temps pour la réunion:

Chez Google, il y a d’énormes minuteries définies sur le lieu de réunion afin qu’il y ait une limite de temps fixée pour les réunions. S’il y a des minuteries sur le lieu de réunion, le présentateur de la réunion s’assurera que tout se passe comme prévu.

Programmer des réunions à intervalles réguliers :

Toutes les entreprises veillent à ce qu’elles organisent des réunions à intervalles réguliers. Ce faisant, ils seront en mesure de discuter des questions à venir dans un avenir proche et de celles qui nécessitent une prise de décision de quelque nature que ce soit. En outre, l’employeur peut vérifier les différents aspects des entreprises et les employés peuvent être contrôlés.

Toutes les personnes présentes doivent être prêtes à être défiées et à être défiées:

Steve Jobs une fois que le PDG d’Apple a eu la capacité de faire pleurer les employés s’il était interrogé par lui. Dans toutes les entreprises, les employés qui assistent à la réunion doivent pouvoir interroger le senior lorsqu’il est confus sur un point et également être prêts avec les réponses lorsque des questions sont posées par l’employeur.

Restez positif sur les réunions:

Tous ceux qui sont présents sur le lieu de réunion doivent être positifs quant aux idées qui sont présentées lors de la réunion. Aucune idée ne doit être écartée immédiatement. Les avantages et les inconvénients de toutes les idées présentées doivent être calculés avant de les rejeter.

Les nouvelles idées sont toujours les bienvenues:

Les nouvelles idées sont toujours les bienvenues par les employeurs. Généralement, lors des réunions, un employé qui présente la nouvelle idée est critiqué par d’autres employés. Le responsable de la réunion doit non seulement encourager de nouvelles idées, mais aussi essayer de les intégrer dans son processus de travail.

Les devoirs doivent être faits par les employés:

Tous ceux qui assistent à la réunion doivent venir préparés avec les devoirs en cours. Cela aide les employés à reprendre ce qui a été fait lors des réunions précédentes afin qu’ils puissent aller plus loin. En outre, les employés couvriront les points qui ont été manqués plus tôt.

Respecter le temps des autres:

Tous les employés doivent respecter le temps des autres personnes. Ils connaissent bien à l’avance la réunion, ils doivent donc planifier leurs autres activités en conséquence. Les gens qui ne respectent pas le temps des autres ne doivent pas non plus attendre la même chose des autres.

Conclusion:

Google et Apple sont réputés non seulement pour leurs innovations technologiques, mais aussi pour la manière dont ils organisent leurs réunions. Les réunions qui se déroulent à cet endroit sont non seulement plus productives, mais sont également au bénéfice des employés. Ainsi, toutes les entreprises doivent essayer de suivre ces étapes simples pour organiser des réunions efficaces et tirer le meilleur parti de leurs employés.