Comment organiser un événement en boîte de nuit | Blog de musique Deep House

Comment organiser un événement en boîte de nuit

Écrit par Tim Andresen (Culture Box, Danemark)

Organiser un événement unique ou organiser une soirée qui sera un jour l’objet de légendes, tout commence de la même manière – avec de bonnes affaires de base, une connaissance du marché, de la passion, de la bonne musique et un souci du détail. Qui de mieux pour offrir de si vrais conseils sur la gestion d’une soirée club que le Danois Tim Andresen, le DJ, propriétaire de label et producteur organise des soirées mensuelles à Culture Box depuis 2005 et co-gère le lieu en tant que partenaire depuis 2016, ce qui en fait l’une des marques de clubs les plus fortes en Europe avec une gamme de DJ diversifiée et toujours impressionnante.

Comment choisissez-vous le bon lieu?

Le lieu est important et a besoin d’une bonne réputation. Vous devez vous entendre avec les propriétaires du lieu, le personnel et la sécurité et établir une relation de confiance. Vous devez également connaître les propriétaires de lieux pour les bonnes raisons et vice versa. Gardez à l’esprit que les deux parties doivent apporter quelque chose à la table pour que le partenariat soit un succès et quelque chose pour durer plus qu’une courte période de temps. Le lieu doit avoir le même objectif et des priorités similaires comme vous et la foule que vous cherchez à attirer. Si vous amenez votre foule de service de bouteilles chic dans un lieu souterrain démoli, il y a évidemment un décalage. En dehors de cela, c’est toujours important avec un système sonore de haute qualité, des lumières et une option pour répondre à vos demandes visuelles. Les gens ont de grandes attentes de nos jours et vous voulez que l’expérience musicale et visuelle soit aussi bonne que possible. La logistique et les prix sur place sont également importants à surveiller. Vous ne voulez pas que les gens fassent la queue pendant 90 minutes à l’extérieur, attendent 30 minutes lors de la commande d’une bière super chère au bar ou ne puissent pas rendre visite aux toilettes. Choisir le mauvais lieu une fois peut amener les gens à cesser de vous suivre à l’avenir.

Comment réservez-vous des DJ’s ?

J’ai toujours eu un mélange de qualité d’artistes du label, de bons amis du label, de grosses têtes d’affiche et de nouveaux talents. J’essaie de réserver des DJ jeunes et expérimentés et je préfère les longs sets dans la mesure du possible. Mes soirées mensuelles What Happens à Culture Box sont en cours depuis 2007 et ont été le terrain de jeu des premiers artistes comme Denis Horvat, Christian Nielsen, Nandu et Radeckt pour n’en nommer que quelques-uns. Ils se sont tous coupés les dents ici avant que quiconque en entende vraiment parler au niveau international. Ajoutez à cela, j’ai eu une liste interminable de DJs superstar internationaux, dont Nick Warren, Guy J, Joris Voorn, Nic Fanciulli, Steve Lawler, Amélie Lens, Nicole Moudaber, Pleasurekraft, la liste est longue. Certains sont réservés directement là où d’autres le sont par l’intermédiaire d’agences. Il s’agit de trouver votre propre formule et de travailler avec celles que vous et la foule aimez.

Combien dois-je payer aux DJ ?

Tout dépend. Trouvez un prix juste qui vous rendra tous heureux. Les petits DJ et amis locaux sont généralement prêts à aider et à jouer à des frais très raisonnables lorsqu’ils montent à bord. Quand il s’agit de grands noms internationaux, il est important d’entrer en contact à temps et de bien négocier avec les agents de réservation. Une certaine connaissance de la scène et du booking des artistes en général vous sera très bénéfique. Une bonne réputation et une bonne relation avec un agent de réservation peuvent vous faire économiser beaucoup de temps, de stress, d’argent et vous permettent souvent d’obtenir des DJ bien connus à des prix décents. Si vous n’avez aucune idée de la façon d’aborder une réservation et que l’agent publie d’abord son prix, vous pouvez toujours compter sur celui-ci pour être beaucoup plus élevé que ce que vous devez réellement payer à la fin. Votre contre-offre doit cependant être respectueuse. Sinon, la réservation n’est pas susceptible d’arriver. Rapprochez-vous les uns des autres, mais ayez toujours un plan de sauvegarde ou deux au cas où vous n’obtiendriez pas la confirmation de l’acte souhaité, ce qui se produit le plus souvent. Les choses clés à avoir à l’esprit; Ne gâchez pas. Agissez vite sur la paperasse. Lisez le contrat et le pilote technique et d’hospitalité qui vous est envoyé pour éviter toute erreur. Respectez les délais et payez les factures à temps.

Combien dois-je facturer pour les billets?

Chargez suffisamment pour gagner de l’argent à long terme. Vous ne devriez pas trop charger et effrayer les gens avant même de commencer et de faire vos preuves. Vous n’avez jamais une deuxième chance de faire une première impression et vous avez besoin de suffisamment de monde pour passer une soirée de qualité et rendre les propriétaires de lieux heureux. En ce qui concerne le prix du billet, tout dépend de la région, de la programmation, du spectacle, du lieu et de votre public habituel. Si les clubbers sortent dimanche matin et ont eu le temps de leur vie, je suis sûr que le prix du billet n’est pas la première chose dont ils s’inquiètent. Mais il est essentiel de renforcer la confiance, alors ne poussez pas le prix haut sans offrir quelque chose en retour.

Comment faites-vous la promotion de l’événement ?

De nos jours, c’est surtout de la promotion en ligne sur les réseaux sociaux pour nous. Les photos et les vidéos des nuits précédentes peuvent être une documentation utile, mais il y a des lieux, des nuits et des foules qui n’aiment pas l’utilisation de caméras, alors soyez prudent. Les vidéos et les sets enregistrés joués par les artistes dans d’autres lieux ou festivals constituent également un excellent contenu à utiliser dans votre promotion menant à votre événement. Le contenu personnel des artistes impliqués est un autre gagnant. Si possible, essayez d’organiser des articles dans la presse tels que des articles, des interviews et des podcasts. Soyez actif et créatif. Sachez utiliser les différentes plateformes et n’ayez pas peur de partager des histoires personnelles partout où il est logique de faire du battage médiatique. Les gens veulent entendre plus de vous que de simples phrases idiotes. Cependant, le moyen le plus simple d’occuper le lieu est le bouche-à-oreille, alors assurez-vous d’avoir des ambassadeurs et des personnes fiables autour de vous. Rappelez-vous toujours que si la foule est satisfaite de ce que vous faites, elle continuera à venir soutenir les fêtes que vous organisez. Vos amis proches sont susceptibles de vous soutenir au début, mais cela se terminera un jour, alors regardez un peu plus loin et créez votre propre réseau et développez-le continuellement.

Dans certains pays ou régions et pour certaines fêtes, l’utilisation de la promotion de la rue peut être essentielle bien que pour être honnête, ce n’est pas quelque chose que nous utilisons beaucoup ici à Culture Box ou à Copenhague ces jours-ci.

Qu’est-ce qui fait un bon événement?

La réponse courte : une foule formidable et des DJ expérimentés qui savent créer des moments magiques. De nombreux DJ peuvent battre deux records, mais peu peuvent amener les foules à un autre niveau.

À quoi dois-je penser d’autre?

Faites en sorte que votre entreprise soit établie et prête afin que la paperasse ne soit pas un problème ou que vous ayez des ennuis plus tard. C’est la partie ennuyeuse du travail, mais nécessaire lorsque vous démarrez votre propre entreprise.

Si vous démarrez avec quelqu’un d’autre, assurez-vous que les règles et les attentes sont claires à 100% pour vous tous. Trop d’amitiés dans cette industrie ont été rompues en raison d’une mauvaise planification avant le début de quelque chose de nouveau.

Faites attention aux sujets politiques. Le Clubbing est maintenant devenu un phénomène mondial et cela suit la responsabilité. Cela peut aller d’une représentation équitable des sexes dans les formations musicales à toutes sortes de défis environnementaux.

Restez toujours fidèle à vos propres pensées et idées, mais n’ayez pas peur d’apporter des changements si nécessaire. Ce qui est un succès maintenant ne sera peut-être pas l’année prochaine.