Comment organiser une Conférence

Les meilleures conférences inspirent les délégués avec des présentations attrayantes et d’excellentes opportunités de réseautage. aidez à générer un buzz autour de nouvelles idées et à rassembler les gens. Les conférences doivent être stimulantes, interactives et engageantes, et doivent satisfaire les parties prenantes. On s’attend également à ce qu’ils soient rapidement retournés et qu’ils soient livrés avec des budgets de plus en plus serrés. La planification d’une conférence n’est pas facile et votre rôle d’organisateur de conférence ne doit pas être pris à la légère. Notre guide vous fournit toutes les informations et les conseils dont vous avez besoin pour avancer et organiser une conférence réussie.

Mettez les Participants en premier!

Avant de commencer à comprendre les tenants et les aboutissants de la planification de la conférence, nous pensons qu’il vaut la peine de le dire : accordez la priorité aux participants. Le délégué et ses besoins devraient guider chaque décision que vous prenez.

• Pourquoi les délégués assistent-ils à des conférences ?
• Pourquoi vont-ils assister à votre conférence ?
• Que veulent-ils en retirer?
• Comment pouvez-vous livrer cela?
• Que pouvez-vous leur fournir qui leur est d’une valeur unique?

Il est important de placer le participant au cœur de votre organisation. Leur temps est précieux et vous devez vous assurer qu’ils tirent le meilleur parti de chaque minute qu’ils passent à votre conférence.

Vous devriez déjà avoir une compréhension approfondie de votre public cible et de ce qui les intéresse. f non, prenez le temps d’en savoir plus sur ce qu’ils attendent et ce qu’ils veulent. En fin de compte, ils veulent profiter de sessions très pertinentes et engageantes et trouver une valeur unique dans tous les aspects de la conférence.

Pour organiser une conférence réussie, il y a quelques éléments à considérer, notamment les suivants:

Budgets de la conférence

Thèmes de la conférence

Choisir un lieu de conférence

Conférenciers

Établir un horaire de conférence

Promouvoir une Conférence

Inscription à la Conférence

Mise en réseau lors d’une conférence

Technologie de conférence

Nous les décomposerons dans notre guide.

Planification d’une conférence

Nous comprenons que vous n’êtes peut-être pas un planificateur de conférence expérimenté. Et c’est vrai que nous devons tous commencer quelque part. Dans la prochaine section de notre guide de planification de la conférence, nous aborderons des domaines clés tels que le budget, les sponsors et le choix d’un lieu.

Budgets de conférence

Une grande partie du stress que vous ressentirez lors de l’organisation d’une conférence viendra d’essayer de livrer tout ce que vous avez promis sur un budget. L’argent est un facteur important et vous devez être minutieux dans tous les aspects de la budgétisation.
Il y a deux décisions que vous devez prendre lors de la finalisation d’un budget : votre conférence se déroulera-t-elle sur un ou deux jours? Sera-t-il basé dans un seul auditorium ou se déroulera-t-il sur deux ou plusieurs étapes distinctes? Les coûts augmenteront en fonction de la façon dont vous souhaitez organiser votre conférence.

Au 20 Bedford Way, nous offrons d’excellents tarifs pour les événements multi-flux, avec plusieurs espaces interconnectés disponibles, y compris le théâtre phare Logan Hall. Contactez-nous dès aujourd’hui.

Les coûts que vous pouvez vous attendre à rencontrer sont les suivants:

• Location de lieux
• Restauration
• Logistique et organisation d’événements équipe
• Location de matériel
• Coûts des conférenciers p.ex. hôtel; transport; frais
• Frais de divertissement
• Impression – ceux-ci devraient être minimes

Heureusement, il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire pour maintenir les coûts bas et maximiser votre budget de conférence. De la recherche de sponsors au choix d’un lieu abordable, nous partagerons des solutions de réduction des coûts tout au long de ce guide.

Prix des billets pour une conférence

L’argent que vous recevrez proviendra des sponsors, des exposants (plus à ce sujet plus tard) et de la vente de billets. Maintenant, si vous avez la chance de recevoir des contributions importantes de sponsors sans compromettre l’intégrité de votre conférence, vous serez peut-être en mesure d’offrir gratuitement votre conférence principale.

Sinon, vous devrez facturer les billets. La principale question à laquelle vous voudrez répondre, c’est combien? Il est bien sûr difficile de nommer un chiffre, mais votre budget devrait vous donner un indicateur de combien d’argent vous devez récupérer pour atteindre le seuil de rentabilité. Il est important de définir vos attentes en fonction du nombre de personnes que vous pensez pouvoir assister, de la taille du lieu et du fait que vous ne vendrez pas.

Quel que soit le montant que vous décidez de facturer, vous devez réduire un nombre limité de billets lors d’une première course anticipée. Cela devrait être au début de la promotion de votre conférence avant que tous les conférenciers ne soient annoncés.
Peter-Paul Koch, organisateur de la conférence et conférencier, conseille d’éviter la tentation de fixer les prix des billets trop bas et de “fixer les prix des billets de manière à atteindre le seuil de rentabilité lorsque 60 à 75% de la capacité de la salle est prise.’

Obtenir des sponsors pour votre Conférence

Les sponsors et l’argent qu’ils fournissent peuvent être d’une importance vitale lorsqu’il s’agit de respecter le budget. Dans cet esprit, vous devez créer une liste de sponsors potentiels. Ce que vous recherchez, ce sont des organisations qui souhaitent être exposées à votre public. Faites vos recherches et vous serez récompensé.

Lorsque vous leur présentez, soyez clair sur le soutien dont vous avez besoin, qu’il s’agisse d’un soutien financier ou d’un service. Vous devez également être explicite sur ce que vous êtes prêt à offrir en échange de leur argent. Cela comprendra probablement une utilisation généralisée de leurs logos, en ajoutant au sac de cadeaux, ainsi qu’un stand si vous avez des exposants.

Une fois que vous avez perfectionné votre message marketing pour qu’il soit cohérent et persuasif, ciblez les sponsors qui bénéficieront de leur participation. Si vous pouvez couvrir la majorité des coûts avec le parrainage, vous vous donnez la meilleure chance de réaliser un profit. Une chose à savoir est que, le plus souvent, les sponsors voudront présenter à votre événement. Si tel est le cas, assurez-vous que leur discours a de la valeur et n’est pas purement promotionnel. Il n’y a rien qui mine une conférence plus que des présentations promotionnelles qui ressemblent à des argumentaires de vente plutôt qu’à une véritable session sur un sujet pertinent.

Jason Zook examine comment obtenir des sponsors dans ce podcast:

Vous trouverez plus de conseils sur l’obtention de sponsors pour un événement dans notre guide.

Thèmes de la conférence

Les conférences ont le potentiel d’être des événements vraiment passionnants où les délégués découvrent, partagent et débattent d’idées autour d’un thème particulier. Ces idées pourraient même avoir le pouvoir de façonner ou de redéfinir une industrie. Avec des gens passionnés viennent des présentations passionnées, des idées fraîches et un véritable buzz. Créer cette atmosphère lors de votre conférence ne se fait pas seulement.

Tout commence par le sujet ou le thème. Vous avez peut-être repéré une lacune sur le marché ou décidé d’adopter une nouvelle approche sur un sujet existant.

Il ne s’agit pas de définir votre thème, car une grande partie de cela se fera ailleurs, mais de vous assurer de l’utiliser dans le marketing de l’événement et de le faire passer à travers votre conférence.

Cela devra être étroitement lié à vos objectifs généraux et à ceux des parties prenantes. Mais une fois que vous développez un thème, cela aidera à tout lier. Avoir un thème clairement défini rendra également les messages marketing plus efficaces.

Exposants de la conférence

Allez-vous avoir des exposants à votre conférence? Cela peut constituer une source de revenus supplémentaire, mais il est important de choisir des exposants qui apporteront une valeur ajoutée aux délégués. Vous devez également vous assurer que le lieu dispose d’un espace approprié pour les stands d’exposition à peu ou sans frais supplémentaires. Cet espace déterminera le nombre d’exposants que vous pouvez accueillir. Une fois que vous connaissez l’espace, vous devrez concevoir une mise en page d’exposition.

Tous les exposants potentiels voudront des détails sur la démographie des participants et vos USP. Ils auront probablement un certain nombre de questions pour les aider à déterminer si exposer à votre conférence vaut la peine, alors soyez prêt à y répondre ou mieux encore assigner quelqu’un à traiter exclusivement avec les exposants.

En savoir plus sur les relations avec les exposants lors des conférences.

Embaucher du personnel Pour votre Conférence

Organiser une conférence est un travail difficile et stressant. N’envisagez même pas de le faire seul. Vous devez constituer une équipe de collègues et de bénévoles pour vous aider à exécuter votre conférence aux étapes de la planification ainsi que le jour même. C’est également une bonne idée d’utiliser les ressources internes sur le lieu de la conférence.

Chaque personne devrait avoir un rôle clairement défini avant et le jour de la conférence. Cela devrait être finalisé le plus tôt possible dans le processus de planification. L’un des rôles les plus importants de la journée est le MC qui accueillera les gens à la conférence, présentera les conférenciers, gérera les transferts et surveillera les horaires des présentations. Vous aurez également besoin de coureurs, de régisseurs et de techniciens audiovisuels.

Choisir un lieu de conférence

Le lieu de la conférence est extrêmement important. Certaines personnes choisissent d’utiliser des chercheurs de lieux de conférence pour trouver des lieux, mais il vaut mieux faire la recherche vous-même et visiter des lieux potentiels en personne. De cette façon, vous pouvez négocier le contrat, économiser de l’argent et contrôler l’apparence du lieu. Il est logique d’avoir une série de questions à poser au lieu pour s’assurer qu’il peut fournir exactement ce dont vous avez besoin et répondre aux besoins de votre public, tels que:

• Y a-t-il des coûts cachés? par exemple, les frais de stationnement ou WIFI
• Y a-t-il un accès handicapé? C’est essentiel.
• Y a-t-il autre chose qui se passe dans ou autour du lieu pendant la durée de votre conférence? Cela peut avoir un impact sur l’accès au site ou le transport?
• Dans quelle mesure le lieu est-il durable? Est-il facile de s’y rendre par les transports en commun?

Assurez–vous que le lieu est suffisamment grand – pas seulement l’auditorium principal, mais d’autres espaces tels que des salles d’exposition et des espaces de détente. Il n’y a rien de pire que d’être debout au fond d’une pièce essayant désespérément d’entendre le présentateur ou pire encore de rater complètement une session.

Quelles Installations Sont Incluses Dans un Lieu De Conférence?

Votre lieu de conférence doit fournir plusieurs installations pour que chaque conférence soit un succès. Cela comprend l’équipement audiovisuel, le Wi-Fi, la restauration, une scène et, bien sûr, des sièges confortables.

Wi-Fi – L’une des plus grandes difficultés pour les grandes conférences est de trouver des lieux dotés d’une connexion Wi-Fi pouvant répondre aux demandes de nombreux délégués. Il ne fait aucun doute que la qualité du Wi-Fi s’améliore dans les lieux, en particulier à Londres et dans d’autres grandes villes, mais il vaut la peine de se faire une idée honnête des capacités du Wi-Fi. De nombreux sites offrent une connexion Wi-Fi gratuite aujourd’hui, ce qui est une excellente nouvelle si cela fonctionne!

Restauration de conférence – Décidez si vous allez fournir un service de restauration. Cela peut être une grosse dépense pour vous, mais aussi un avantage majeur pour les délégués. Si vous n’optez pas pour la restauration du déjeuner (le thé et le café pendant les pauses sont essentiels), vous devez fournir des informations sur les options de restauration à proximité.

Si vous choisissez d’offrir le déjeuner lors de votre conférence, il est logique de rencontrer les traiteurs et de discuter de vos options. Vous voulez que la nourriture soit belle et savoureuse, mais souvenez-vous toujours de votre budget. Il est important de toujours fournir des options végétariennes et végétales. Vous devez également confirmer les chiffres trois jours avant la conférence.

Ici, au 20 Bedford Way, nos services de restauration sont inégalés. Notre équipe de chefs experts utilise des ingrédients sains et d’origine éthique pour produire une somptueuse sélection de repas pour vos invités. En savoir plus sur nos services de restauration événementielle dès aujourd’hui.

Mise en scène, Éclairage, AUDIOVISUEL – Les présentations doivent avoir lieu sur une scène offrant une bonne visibilité pour le public et tout l’équipement audiovisuel dont vos enceintes ont besoin. Cela comprendra un grand projecteur, un micro épinglé qui est amplifié via la sonorisation. Un avantage supplémentaire si vous optez pour un lieu de style théâtre est qu’il dispose d’un éclairage professionnel et d’une audiovisuel qui peuvent ajouter un véritable facteur wow et améliorer les présentations pour le public.

Avec la propension des téléphones portables, des tablettes et des ordinateurs portables aux conférences aujourd’hui, il est important d’avoir des prises disponibles pour que les délégués puissent également recharger leurs appareils électroniques.

Comment choisir une date pour votre conférence

Une fois que vous savez où vous allez accueillir votre conférence, vous devez ensuite fixer une date. La période la plus populaire pour les conférences se situe entre mars et novembre, les conférences d’été en juillet et août étant souvent rejetées en raison des vacances. Ayez quelques dates potentielles à l’esprit au cas où votre lieu préféré ne serait pas disponible. Ces dates ne doivent entrer en conflit avec aucune autre conférence ou événement connexe, alors n’oubliez pas de faire vos recherches.

Pierre-Paul Koch déclare : ” Une conférence doit avoir lieu un jeudi et un vendredi ou un lundi et un mardi. Cela permet aux participants de jouer au touriste, aussi. Si vous partez pour une seule journée, c’est vendredi.”

Conférenciers

Une fois vos dates confirmées et un acompte versé sur le lieu, vous pouvez maintenant confirmer la disponibilité avec vos conférenciers.

Les conférenciers peuvent faire ou casser votre conférence, vous devez donc investir du temps et des efforts pour trouver le meilleur. Les présentations engageantes ont le potentiel d’inspirer véritablement les délégués et de transformer toutes les idées et les notes griffonnées en actions concrètes et en changement véritable. La bonne présentation peut être le catalyseur pour les délégués qui adaptent leurs activités et ils doivent se rappeler où tout a commencé.

Parfois, il peut être trop facile de choisir parmi la même rotation de conférenciers, d’autant plus que des conférenciers célèbres peuvent aider à changer de billets. Mais avoir un excellent orateur que le public n’a jamais vu auparavant ajoute une valeur réelle. Vous voudrez peut-être également envisager d’amener quelques conférenciers hors sujet dans le programme pour secouer un peu les choses. Il y a toujours la possibilité de chasser quelqu’un qui fait un travail inspirant dans votre domaine et qui n’est pas un orateur chevronné. Ce qui peut leur manquer dans la présentation de l’expérience, ils peuvent compenser par la passion et la qualité des idées.

Il existe plusieurs façons de trouver un bon orateur. Vous pouvez vous tourner vers PeerIndex et BlueNod. Lorsque vous approchez d’un orateur, faites-le par un contact dans la mesure du possible et non à l’improviste.

Une fois vos enceintes confirmées, il est important de bien les traiter. Soyez clair avec eux sur ce que vous offrez dès le début. Au minimum, vous devrez couvrir toutes leurs dépenses comme les voyages et l’hébergement. S’assurer que leurs logements sont accessibles, confortables et proches du lieu de la conférence, si possible. Vous ne voulez pas risquer que les orateurs soient en retard parce qu’ils viennent de l’autre côté de la ville.

Au-delà de l’hébergement, vous voudrez peut-être leur offrir une part des bénéfices ou des frais fixes.

Avant la conférence, vous voudrez connaître les détails du contenu de leur session, le titre, ainsi que toutes leurs exigences AV. Il est préférable de le faire le plus tôt possible et de consulter régulièrement tous les intervenants pour s’assurer que les préparatifs sont en bonne voie. S’ils ont des préoccupations ou si vous pouvez voir quelques problèmes se produire plus tard, il est préférable de les régler le plus tôt possible.

En ce qui concerne la conférence elle-même, prenez le temps d’informer pleinement vos conférenciers sur la programmation, la durée de leur intervention et la configuration audiovisuelle afin qu’il n’y ait pas de surprises. Cela aidera les choses à bien se dérouler et à les détendre. Une fois que vous avez un conférencier à votre événement, il vaut la peine de l’encourager à rester pour se mêler et réseauter avec la foule. Cela les rendra plus détendus et ajoutera de la valeur aux délégués.

C’est évident mais cela vaut la peine d’être répété – assurez-vous que tout MC sait prononcer correctement ses noms. Assurez-vous également que leurs détails sont corrects partout où ils apparaissent – sur papier, en ligne et sur les réseaux sociaux (oui, cela inclut les poignées Twitter!).

Comment puis-je établir un horaire de conférence?

Lorsqu’il s’agit de planifier votre journée de conférence, il est logique de regrouper les conférenciers et leurs présentations par thème. J’espère que ce sera une tâche facile une fois que vous aurez les descriptions de session finalisées.

Il est important de ne pas entasser trop de séances en une seule journée. Si les présentations sont aussi attrayantes et stimulantes que vous le souhaitez, les participants risquent de se fatiguer vers la fin de la journée. Dans cet esprit, il est important de considérer le dernier orateur. Avec la diminution de la capacité d’attention, la session finale du “cimetière” peut être mal suivie. Soit enregistrer un haut-parleur pour cette fente qui attirera une foule, soit envisager de terminer la journée plus tôt, donnant aux gens une chance de voyager ou de réseauter.

Il y a aussi la difficile question de la durée de la session à considérer. Combien de temps est trop long? Combien court est trop court? Nous pensons que la majorité des présentations “normales” devraient durer entre 20 et 40 minutes, avec des discours d’ouverture allant jusqu’à une heure. Le contenu doit être attrayant et répondre à de courtes périodes d’attention – la devise “all killer no filler” est bonne.

Après chaque session thématique, vous devriez avoir une pause café (au moins une heure du matin, une heure de l’après-midi) ainsi qu’une pause déjeuner plus longue. Les gens ont besoin d’une chance de respirer, de traiter des informations et de réseauter, ainsi que de visiter les toilettes. Lorsqu’une session ne se déroule pas comme prévu, suivez les conseils de Peter-Paul Koch: “Si une session est trop longue ou trop courte, faites simplement ce qui vient naturellement, mais terminez la prochaine pause dans les délais.”Cela vous permettra de revenir à l’horaire prévu pour la prochaine session.

Promotion d’une conférence

Souvent, la partie la plus difficile de la planification d’une conférence est le marketing et la promotion. Vous voulez que les gens qui comptent le découvrent et veulent venir. Pour ce faire, vous devrez utiliser pleinement vos réseaux en ligne et hors ligne pour faire connaître la conférence et toutes les ventes / inscriptions de billets importantes. Faites une liste des publications pertinentes de l’industrie où vous pouvez partager les détails de votre conférence.

Il est également important de commencer votre promotion le plus tôt possible et d’envoyer des rappels et des messages marketing réguliers via tous les canaux (sans spam) à mesure que vous approchez de la grande date.

Certains organisateurs d’événements connaissent une vague d’activités plus près de la date de la conférence, donc si vous n’avez pas vendu tous vos billets à un mois de la fin, ne perdez pas espoir – la dernière quinzaine pourrait être la clé. C’est également génial d’amener vos haut-parleurs à partager également vos mises à jour.

Communications

Des communications régulières avec les délégués et les conférenciers sont essentielles. L’e-mail le plus important est celui que vous envoyez une semaine avant la conférence, qui comprend toutes les informations importantes. Cela devrait inclure les adresses et les sites Web du lieu, les hôtels à proximité, les détails du parking ainsi que les dates, les heures et toute autre information vitale.

En plus d’envoyer des e-mails réguliers, vous devriez également disposer d’un site Web contenant des informations à jour. Pour plus d’informations sur les sites Web et les listes d’événements, lisez notre guide pour mettre votre événement en ligne.

Médias sociaux

Les médias sociaux sont une partie importante des conférences aujourd’hui et doivent être utilisés. Commencez par créer un hashtag pour votre conférence – gardez-le court et doux et incluez-le dans les e-mails et tout matériel promotionnel. Ensuite, encouragez activement les participants à utiliser Twitter lors de la conférence et prenez le temps d’interagir avec eux en ligne. Avec un peu d’effort, vous pouvez obtenir les tendances du hashtag et augmenter la sensibilisation et l’engagement.

Le jour de la Conférence

Félicitations, vous êtes arrivé au jour de votre conférence! C’est en train d’arriver. Cette section du guide vous explique ce qui se passe ensuite.

Inscription à une conférence

S’inscrire à une conférence peut être plus compliqué qu’il n’en a besoin. Les participants peuvent tous se présenter à un moment similaire et souhaitent ramasser leurs longes et s’inscrire avec un minimum de stress. L’organisation et une communication claire sont essentielles pour traiter de gros volumes de personnes et s’assurer que tout le monde peut entrer et s’installer le plus rapidement possible. Dans cet esprit, il est important de rationaliser le processus d’inscription. Tout d’abord, vous devriez pouvoir vous inscrire en ligne à l’avance. Deuxièmement, vous devrez donner à chaque participant une lanière avec un sac de cadeaux si c’est quelque chose que vous envisagez de faire. Vous pouvez même imprimer votre lanière à la maison.

Peter-Paul Koch recommande de préparer un bureau d’inscription avec des cordons disposés par ordre alphabétique de A à K et un autre pour L à Z.

Ce que les participants doivent collecter:

• Lanière avec leur nom et leur entreprise clairement affichés dessus afin qu’il puisse être lu en un coup d’œil
• Sac de cadeaux contenant les cadeaux des sponsors

L’horaire de la journée et d’autres informations essentielles doivent être disponibles dans une application d’événement ou en ligne. Avoir des informations de base sous forme imprimée peut être utile lors de certaines conférences, mais il est important d’équilibrer cela avec la durabilité.

Réseautage lors d’une conférence

Lorsqu’il s’agit de conférences de l’industrie, le réseautage est vraiment important. Les conférences les plus réussies offrent de nombreuses opportunités, et des conférences détendues, pour permettre aux participants de discuter, d’établir de nouveaux contacts précieux et de renouer avec ceux qu’ils connaissent déjà.

Il est utile d’avoir des pauses régulières tout au long de la journée et des espaces désignés pour que les gens puissent se rassembler. Si les séances ont été bonnes, il y aura beaucoup de points de discussion pour aider à briser la glace et faciliter l’échange d’idées.
Zach Inglis, organisateur de l’HybridConf, s’est donné pour objectif de “rassembler les gens dans un lieu où ils peuvent découvrir et partager, puis partir pleins de positivité envers la grande communauté dont nous avons le privilège de faire partie.” Le réseautage joue un rôle crucial dans le développement de ce sentiment de communauté.

Une autre chose qui aide à encourager le réseautage productif est les boissons après la conférence. Que cela se déroule sur place ou dans un bar à proximité, ces “sessions” permettent aux gens de continuer à réseauter tout en se relaxant autour d’un verre bien mérité.

À la fin de l’événement, vous devriez avoir une pile de cartes de visite et de nombreuses opportunités passionnantes.

Lisez notre guide pour encourager un meilleur réseautage lors d’événements.

Ateliers / Formations / Tables rondes

Les conférences ne doivent pas s’arrêter aux présentations et au réseautage. Vous pouvez apporter une réelle valeur ajoutée en organisant des ateliers et des sessions de formation ainsi que des tables rondes et des sessions en petits groupes. Ces petits événements et sessions permettent aux gens d’explorer et de débattre des questions plus en détail.

Add Ons

Technologie de conférence

La technologie événementielle s’est développée à un rythme incroyable ces dernières années. Il existe maintenant d’innombrables outils disponibles pour améliorer votre conférence. Des participants virtuels aux présentateurs hologramatiques, c’est vraiment un nouveau monde courageux et passionnant.

De nombreuses conférences développent leurs propres applications pour aider les participants à tirer le meilleur parti de leurs journées. Toutes les données collectées, y compris les commentaires sur les présentations individuelles et l’événement dans son ensemble, peuvent être inestimables pour offrir plus grand et meilleur l’année prochaine.

Lisez notre blog sur les applications mobiles de conférence et comment elles peuvent augmenter l’engagement, fournir des données volumineuses et améliorer votre conférence.

Il est important de se rappeler que les choses peuvent mal tourner avec la technologie, alors assurez-vous que quelqu’un est sur place pour résoudre les problèmes qui peuvent survenir le jour même.

Comment filmer une conférence

Si votre budget s’étend, vous devez documenter la conférence en prenant des photos et en filmant les présentations. Selon votre secteur d’activité, il est souvent assez facile de trouver un bénévole possédant les compétences et l’équipement requis. Les sessions enregistrées peuvent ensuite être téléchargées (avec autorisation) et vous pouvez partager les connaissances encore plus loin et ajouter de la valeur pour toutes les personnes impliquées.

L’e-mail de suivi Après une conférence

Lorsque la conférence est terminée et dépoussiérée et que vous vous êtes donné le temps de vous détendre complètement, il est temps de faire un suivi. Commencez par envoyer des courriels de remerciements sincères aux conférenciers, aux bénévoles et aux commanditaires. Il peut également ajouter de la valeur en envoyant un e-mail aux participants avec une compilation de diaporamas, de vidéos et d’autres ressources liées à la journée. Vous devez également payer toutes les factures impayées.

Avec ces tâches pratiques accomplies, vous pouvez commencer à évaluer le succès de la conférence. Examinez toutes les données recueillies à partir d’applications ou de formulaires de commentaires et examinez les moyens d’améliorer votre conférence pour l’année prochaine.

Centre de conférence de Londres

20 Bedford Way a eu la chance d’accueillir de nombreuses conférences nationales et internationales dans notre salle de Bloomsbury. Au fil des ans, nous avons développé notre service et croyons que nous savons une chose ou deux sur la façon de tenir une conférence. C’est un souci de moins lorsque vous avez une équipe de restauration et de conférence dévouée et expérimentée à portée de main.
L’un des coûts supplémentaires les plus importants est l’embauche d’équipements et de techniciens audiovisuels – ce n’est pas le cas au 20 Bedford Way car nous l’incluons dans notre location de salles. Notre théâtre Logan Hall de 910 places est un auditorium avec toutes les installations dont vous avez besoin. En plus de cela, notre emplacement au centre de Londres bénéficie de liaisons de transport incroyables, ce qui en fait un lieu de conférence idéal. En tant que destination touristique et d’affaires, les conférences de Londres attirent des gens d’outre-mer. En savoir plus ou organiser une visite.