Comment organiser une Vidéoconférence Avec plusieurs participants

À bien des égards, il est merveilleux que vous puissiez communiquer avec des clients d’autres villes en utilisant uniquement votre ordinateur. Mais tout comme dans la vraie vie, plus il y a de personnes qui participent à une réunion en ligne, plus il y a de chances que quelque chose ne tourne pas rond. Avec chaque nouveau participant, près de 10 minutes seront gaspillées en problèmes d’appel, en participants “abandonnés” et en commentaires criants, vous laissant seulement la moitié du temps pour terminer votre entreprise.

Comment organiser une Vidéoconférence réussie Avec plusieurs participants

Bien qu’il puisse sembler accablant d’organiser une conférence avec cinq personnes ou plus, il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire pour que la réunion se déroule aussi bien que possible. Voici quelques conseils de préparation pour les réunions qui impliquent:

• Plusieurs participants. La première chose que vous devez faire est d’identifier un moment où tous les participants sont disponibles. De nombreuses applications logicielles en ligne (telles que Doodle ou Meet-O-Matic) permettent à plusieurs utilisateurs de bloquer les dates du calendrier, affichant clairement la disponibilité et économisant de nombreux e-mails.
• Emplacements multiples. L’une des premières choses que les organisateurs doivent faire est de s’assurer que les participants ont reçu l’heure correcte pour la réunion. Cela inclut la vérification auprès des participants dans d’autres fuseaux horaires pour s’assurer que l’heure de leur réunion a été calculée correctement.
• Plusieurs appareils. De nombreux participants peuvent “appeler” à l’aide de leur appareil photo et de leur ordinateur, mais certains participants en déplacement peuvent y assister à l’aide de leur smartphone ou de leur tablette. Assurez-vous de pouvoir donner des instructions claires sur la façon de rejoindre la réunion sur un autre appareil (et pas seulement un iPad ou un iPhone).
• Plusieurs plates-formes. Vous devrez peut-être basculer entre les utilisateurs, voir deux écrans différents à la fois ou vous connecter à un programme différent pendant la réunion. Vous devez faire une répétition technique complète avant la réunion pour vous assurer que tous les différents programmes fonctionneront sur commande et travailleront ensemble.

Chez Casamo & Associés, nous savons que votre temps est précieux. C’est pourquoi nous pouvons prendre en charge l’organisation de votre réunion, coordonner vos horaires et documents de présentation, fournir un support technique pendant la réunion et agir en tant que liaison entre vous et vos participants. Nous pouvons organiser votre réunion sur notre site de visioconférence entièrement équipé et informer vos participants des sites de visioconférence situés à proximité de leur emplacement via notre réseau. Si vous souhaitez réserver notre salle de conférence, visitez notre page de planification en ligne pour bloquer la date dès que possible.