Comment Réaliser un VBS Incroyable (Même Si Vous N’Avez Pas Encore Commencé À Planifier)

L’École biblique de vacances rassemble les enfants chaque été pour une semaine amusante d’aventure, d’artisanat et d’apprentissage de la Parole de Dieu. Si votre église propose son propre programme cette année, voici quelques étapes pour réussir un VBS incroyable, même si vous n’avez pas encore commencé à planifier.

Étape #1: Décidez des bases

Avant de faire quoi que ce soit, choisissez quand, où et comment de votre semaine VBS. Cette liste de contrôle vous aidera à rester concentré sur les bases:

• Dates – VBS est généralement d’une semaine pendant les mois d’été.
• Emplacement – Avez-vous la capacité de votre église ou aurez-vous besoin de trouver un lieu de rencontre plus grand?
• Budget – Les détails de la planification des VBS peuvent facilement devenir incontrôlables. La création d’un budget vous aidera à rester concentré sur les éléments importants et à laisser de côté les extras inutiles.
• Frais – Facturerez-vous des frais? Si oui, combien?
• Inscription – Déterminez comment vous voulez que les gens inscrivent leurs enfants à VBS (en ligne, formulaire papier, etc.)
• Curriculum – Gagnez du temps et de l’énergie en achetant un curriculum. Voici quelques options populaires:

• Orange VBS
• Lifeway VBS

Étape 2: Rassemblez une équipe de planification

Maintenant que vous avez créé les grandes lignes de votre plan, rassemblez un groupe de personnel et de bénévoles pour votre équipe de planification VBS. Une poignée de membres de l’équipe devrait suffire, mais c’est une bonne idée de rassembler des personnes ayant un intérêt et une passion pour les VBS.

Étape #3: Créez le plan

Il y a tellement d’éléments qui entrent dans la planification de tout événement, en particulier celui qui dure une semaine entière. Pour vous aider à rester organisé, essayez de décomposer vos “tâches” en catégories comme celles-ci:

• Communications

Cela comprend la création de graphiques pour le matériel promotionnel, les mises à jour du site Web, l’inscription à des événements en ligne, les annonces vidéo et tout ce qui nécessite une forme de communication numérique ou imprimée. Travaillez avec l’équipe de communication de votre église pour élaborer un plan pour inviter les membres de la congrégation et de la communauté. Un plan complet devrait prendre en compte les publicités Facebook, les panneaux d’affichage, les annonces sur les médias locaux, ainsi que la signalisation extérieure de votre église.

• Installations

Très probablement, votre programme VBS aura lieu sur place à votre église. Si c’est le cas, discutez des chambres dont vous aurez besoin pour la semaine. En fonction du programme que vous utilisez, fournissez des détails sur la façon dont chaque pièce doit être aménagée avec des tables, des chaises, du matériel audio / visuel et du matériel artisanal. En outre, indiquez si vous souhaitez ou non une signalisation supplémentaire dans toute l’installation.

• Nourriture

Quel type de repas et de collations préparerez-vous chaque jour? Créez un menu et assurez-vous d’avoir suffisamment de personnes avec des permis de manutentionnaire pour aider à préparer les aliments. Inclure un champ dans le formulaire d’inscription pour poser des questions sur les sensibilités alimentaires et créer un processus pour s’assurer que celles-ci sont suivies pendant le VBS.

• Décor

En vous référant à nouveau à votre programme, comme beaucoup ont des thèmes, déterminez les décorations dont vous aurez besoin pour la scène principale, les salles de classe et les zones centrales de votre église.

• Les bénévoles

Dressent une liste des rôles de bénévoles nécessaires pour se préparer à la VBS (mise en place de la semaine ou du week-end précédent) et tout au long de la semaine VBS. Conseils pour obtenir des bénévoles:

• Créez une brève ” description de poste ” pour chaque rôle bénévole.
• Déterminez le nombre de bénévoles dont vous aurez besoin pour chaque rôle.
• Commencez à inviter les bénévoles hebdomadaires / mensuels actuels à remplir ces rôles.
• Envoyez un courriel aux parents pour demander des bénévoles.
• Décidez quels rôles de bénévoles doivent effectuer une vérification des antécédents avant de servir à VBS.

Regardez cette courte vidéo pour obtenir des conseils supplémentaires sur la façon de vous assurer d’avoir suffisamment de bénévoles.

• Matériaux supplémentaires

L’artisanat et les activités pratiques constituent une partie importante de l’expérience VBS. Ils viennent également avec une liste de matériaux. Déterminez quelles fournitures vous devrez acheter pour ces objets artisanaux ou tout autre objet à emporter, comme une carte de verset de l’Écriture du jour.

• Protocoles d’urgence

Chaque événement, en particulier celui impliquant des enfants, nécessite la mise en place d’un plan de sécurité. Assurez-vous de disposer de fournitures et de procédures de premiers soins adéquates, de plans de sécurité et d’évacuation d’urgence.

• Autres considérations

Bien que le programme VBS de chaque église soit différent, voici quelques considérations courantes lorsque vous finalisez votre plan:

• Envoyez un formulaire de libération de photos pour que les parents signent. La façon la plus simple de gérer cela est de l’inclure dans le processus d’inscription.
• Créez une méthode de suivi auprès des familles dont les enfants fréquentent VBS mais ne sont pas actifs dans votre église.
• Organisez une réunion sur les leçons apprises avec votre équipe après l’événement.
• Célébrez un VBS réussi avec l’église et en tant qu’équipe de planification.
• Envoyez des notes de remerciement manuscrites aux bénévoles de VBS.
• Passez en revue cette liste pour quelques éléments supplémentaires à considérer lorsque vous commencez à planifier.

Étape #4: Travaillez le plan

Votre plan est défini, répartissez maintenant les tâches entre les membres de l’équipe et fixez des délais pour chacun. Je recommande d’utiliser un outil de gestion de projet — comme Asana, Teamwork ou Basecamp – pour communiquer les délais, suivre les progrès et fournir des informations supplémentaires à votre équipe dans un emplacement centralisé.

Étape #5: Profitez d’une semaine VBS réussie

L’une des premières règles de la planification d’événements est d’être flexible. Les choses se passent et tout ne va pas se dérouler sans accroc. Pour cette raison, c’est une excellente idée de mettre en place un centre de commande où le personnel et les bénévoles peuvent venir poser des questions et obtenir de l’aide pour résoudre les problèmes tout au long de la semaine VBS.

Étape #6: Célébrez et reconnaissez

Ouf! Vous venez de réussir une semaine VBS incroyable! Célébrez le succès de votre équipe en organisant une fête pour tout le personnel et les bénévoles de VBS. Cela peut être un simple dîner pour clôturer la semaine ou un petit rassemblement avec de délicieux friandises et un énorme “merci” à toutes les personnes impliquées. Et assurez-vous de reconnaître votre équipe qui travaille dur lors du service du dimanche!

Étape #7: Organisez une réunion sur les leçons apprises

Bien que votre programme soit généralement réussi, il ne sera pas parfait. Invitez les parents, les bénévoles et le personnel de l’église à se joindre à vous pour une réunion afin de discuter de ce qui s’est bien passé et de ce qu’il faut améliorer pour l’année prochaine.

Étape #8: Créez un carnet de planification VBS

Si vous avez utilisé ce plan cette année, vous avez déjà votre plan pour l’année prochaine. Organisez tous les documents de planification, les contrats des fournisseurs, les descriptions de travail des bénévoles et d’autres éléments clés dans un cahier ou un classeur pour faciliter la planification de la semaine VBS de l’année prochaine.

Alors que vous entrez dans ces mois plus chauds, qui s’accompagnent généralement d’une foule d’activités, de camps et d’événements estivaux, rappelez-vous que l’École biblique de vacances est une occasion de communiquer avec les membres de l’église et les non-membres de l’église dans un environnement détendu et passionnant. Si vous le rendez amusant, ils viendront certainement.