Comment Rédiger des Rapports Que Vos Clients Liront Réellement

Les rapports sont un travail continu en cours pour notre équipe de Content Harmony. Nous sommes constamment à la recherche de moyens de minimiser le temps passé à produire des rapports tout en maximisant les informations et les points à retenir des clients. Plus nous consacrons de temps chaque mois au reporting, moins nous avons de temps pour exécuter la stratégie.

Cela étant dit, les rapports à la fin ou au début de chaque mois sont un temps précieux pour notre équipe pour réfléchir aux réalisations et examiner attentivement ce qui fonctionne, et parfois ne fonctionne pas. Étant donné que tant de temps et d’énergie sont consacrés au reporting, nous nous efforçons de le rendre aussi précieux et orienté vers l’action que possible avec les prochaines étapes claires pour le client. Un bon rapport client a besoin d’une bonne structure, tout comme une réunion réussie a besoin d’un bon ordre du jour de réunion.

Afin de s’assurer que nos rapports atteignent le bureau de nos clients, plutôt que de disparaître dans les profondeurs de leurs archives de courriels, nous avons trouvé nos 9 façons de rédiger un rapport dont votre patron se fichera:

Aperçu:

• 1. Reformuler les objectifs du projet
• 2. Qu’Avez-Vous Accompli Le Mois Dernier ?
• 3. Quels Résultats Avez-Vous Vus De Votre Travail?
• 4. Lier Les KPI Aux Objectifs Commerciaux
• 5. Expliquez-vous
• 6. Qu’Est-Ce Qui Sera Accompli Ce Mois-Ci?
• 7. Dites-Leur Quoi Faire Ensuite
• 8. Appelez le client. Avoir une conversation
• 9. Focus sur ” Nous”

Reformuler les objectifs du projet

Quels objectifs avez-vous fixés au début du projet? Les rapports mensuels sont un excellent moment pour vous arrêter et regarder où vous en êtes par rapport à où vous avez l’intention d’être. Êtes-vous en avance sur le calendrier? Derrière?

Si vous êtes en avance sur les prévisions de trafic, de revenus, de ventes, etc., comprenez ce que vous avez fait pour y arriver et comment vous pouvez porter l’élan jusqu’à la fin du projet ou du contrat.

Si vous êtes en retard, prenez le temps de réfléchir à ce que vous avez accompli jusqu’à présent et à ce que vous pouvez faire différemment pour rattraper votre retard. Utilisez ce rapport mensuel comme point d’enregistrement pour comprendre si vous devez ou non faire pivoter votre stratégie.

Qu’Avez-Vous Accompli Le Mois Dernier ?

Bien sûr, cela semble assez simple, mais vous seriez probablement surpris du nombre de rapports que j’ai vus qui laissaient cela assez vague.

Êtes-vous une agence de marketing de contenu axée sur la production et la distribution? Quel contenu avez-vous publié le mois dernier ? Où l’avez-vous publié ? Comment avez-vous obtenu le contenu devant les clients cibles de vos clients? Combien avez-vous dépensé pour le faire?

Êtes-vous une agence de relations publiques ? Avez-vous obtenu des placements notables pour votre client? Avez-vous établi de nouveaux contacts que vous pouvez utiliser pour de futurs projets?

Assurez-vous que ce sont des choses sur lesquelles vous pouvez pointer et dire “c’est ce que nous avons fait.”

Si vous n’avez pas de travail tangible à pointer, je serais probablement prêt à expliquer où le temps et les ressources ont été dépensés. Naturellement, il y a des mois passés à travailler sur la stratégie et la planification qui ne se résument pas toujours à des produits tangibles. Si c’est le cas, clarifiez-le et indiquez les livrables (ou les documents en cours de travail) que vous avez créés en cours de route.

Quels Résultats Avez-Vous Vus De Votre Travail?

A-t-il réussi? Lorsque vous regardez tout ce que vous avez accompli le mois dernier, votre client s’est-il rapproché de ses objectifs commerciaux et des objectifs que votre équipe s’était fixés au début du projet?

Au début de chaque projet, votre équipe doit s’asseoir avec le client et décrire soigneusement les indicateurs clés de performance (KPI) qui seront signalés chaque mois. Lorsqu’il s’agit de reporting, votre équipe doit examiner chacun de ces indicateurs de performance clés et signaler l’impact direct de votre travail sur le mouvement des indicateurs de performance clés (positif ou négatif).

Associez les KPI aux Objectifs commerciaux

En affichant vos résultats, assurez-vous que les KPI signalés sont liés aux objectifs de croissance de l’entreprise, et non à des mesures arbitraires et dénuées de sens.

Selon le client, les KPI seront probablement très différents. Les clients axés sur la génération de prospects voudront voir de nouveaux prospects acquis, les clients du commerce électronique voudront voir de nouveaux revenus et ventes, les éditeurs ont tendance à se soucier le plus des pages vues, etc.

Quoi qu’il en soit, assurez-vous que les KPI sont alignés sur les objectifs commerciaux, ce qui signifie généralement plus d’argent pour votre client. Des éléments tels que les classements de recherche et les placements en relations publiques sont d’excellents indicateurs avancés qui doivent être identifiés, mais ne sont généralement pas des indicateurs clés de performance à mettre en évidence.

Astuce bonus: Ne signalez pas les choses qui n’ont pas d’importance. Par exemple, si vous travaillez avec un client lead gen et qu’un mois vous avez une forte croissance du nombre de pages vues, demandez-vous “est-ce vraiment important ou est-ce que je signale simplement ces chiffres parce qu’ils sont positifs?”

Il est facile, en particulier lorsque les KPI peuvent être en panne de temps en temps, de faire rapport sur d’autres métriques uniquement parce qu’elles ont l’air bonnes. Évitez cela. Si vous ne pouvez raisonnablement pas conclure qu’une mesure contribue aux objectifs commerciaux globaux, omettez-la complètement. Sinon, vous vous préparez probablement à répondre aux questions des clients auxquelles vous n’êtes peut-être pas prêt à répondre.

Expliquez-vous

Les chiffres et les indicateurs clés de performance sont-ils en hausse pour le mois? Ils sont en panne ? Saisissez cette chance pour vraiment plonger dans le “pourquoi”, quelle que soit la direction dans laquelle les choses sont à la mode.

Si les chiffres évoluent dans la bonne direction, prenez le temps de faire savoir au client exactement ce que vous avez fait pour y parvenir. Avez-vous publié un article de blog devenu viral? Votre livre blanc génère-t-il plus de prospects que votre client n’en a jamais vu? Prends crédit pour ça.

Si vos chiffres sont en baisse, tentez d’abord de comprendre pourquoi. Peut-être que c’est une tendance saisonnière ou peut-être que votre travail acharné ne correspondait tout simplement pas à ce que vous pensiez. Une fois que vous avez compris ce qui se passe, créez un plan d’action pour pivoter et changer cela le mois prochain.

Communiquez soigneusement la raison de la baisse ainsi que votre plan pour améliorer cela dans les mois à venir. D’après mon expérience, les clients comprennent que tous les mois ne seront pas une course à domicile et qu’il y aura des creux en cours de route. Tant que vous et votre équipe avez un plan pour corriger cela, la plupart des clients seront prêts à continuer à travailler à l’amélioration.

Qu’Est-Ce Qui Sera Accompli Ce Mois-Ci?

Encore une fois, quelque chose qui devrait être assez simple, mais qui est souvent négligé; généralement dans le cas où il n’y a pas de plan d’action clair.

Chez Content Harmony, nous travaillons généralement en cycles de 6 à 12 mois. Nous consacrerons du temps à la création d’une stratégie et à la planification de 6 à 12 mois de travail à la fois avec un calendrier clair des livrables et des objectifs. Ce calendrier est toujours communiqué au client à l’avance, mais il est toujours bon de le reformuler chaque mois avec les rapports.

Après avoir couvert les réalisations du mois précédent ainsi que les résultats que vous avez vus, plongez dans le plan pour le mois suivant. Incluez toujours les tâches, les livrables et les dates d’échéance. Non seulement cela garantira au client que vous êtes au top des choses, mais cela gardera votre propre équipe interne responsable de respecter les dates d’échéance et de respecter les délais.

Communiquez clairement les prochaines étapes et les éléments d’action pour chaque personne de votre équipe, ainsi que pour celle du client.Avec autant d’e-mails et de listes de tâches qui rebondissent entre les deux équipes, il est facile de perdre la trace des tâches. Utilisez les rapports mensuels pour indiquer les mesures à prendre par chaque équipe.

Appelez le client. Avoir une Conversation.

Une fois que vous obtenez des rapports mensuels à la porte, configurez un moment pour appeler ou rencontrer le client et discuter des rapports mensuels. Même 30 minutes pour éclaircir tout type de questions peuvent aller très loin et continuer à s’appuyer sur votre relation client / agence.

Conseil bonus : Utilisez cette réunion pour examiner les mesures à prendre par le client. Votre contact client est probablement une personne occupée et peut encore parcourir les parties importantes (même si c’est une partie dont ils devraient se soucier). Assurez-vous qu’il sait ce dont il a besoin d’eux et quand vous en avez besoin.

Assurez-vous d’envoyer des minutes de réunion complètes après chaque réunion afin que tout le monde connaisse les prochaines étapes.

Focus sur “Nous”

Une relation client/agence n’est que cela, une relation. Au fur et à mesure que l’entreprise de votre client se développe, la vôtre aussi. Vous êtes tous les deux incités à bien faire et à travailler ensemble en équipe. Assurez-vous que vos rapports et communications reflètent ce travail d’équipe.

Utilisez “nous” ou “nous” lorsque vous parlez de succès et de réalisations:

• ” Ce mois-ci, nous avons pu atteindre XYZ.”
• ” Nous avons constaté une amélioration de X% par rapport au mois dernier.”

Garder cela à l’esprit est l’une de ces améliorations mineures qui peuvent recadrer le travail que vous faites et créer des relations durables avec le client / l’agence.

La pratique rend parfait. Comme mentionné ci-dessus, il s’agit d’un processus en cours que vous devrez constamment affiner en tant qu’agence afin de mieux servir vos clients.

Chaque client est différent et ces points devraient aider à améliorer plusieurs types d’efforts de reporting.