Comment rédiger une note de service pour la discipline d’un employé '

Dans toute organisation, des mesures disciplinaires peuvent être nécessaires lorsque le comportement d’un travailleur a un impact négatif sur l’individu, ses collègues ou le lieu de travail. En tant que gestionnaire, vous devrez peut-être prendre des mesures disciplinaires ou correctives pour améliorer les comportements ou les performances inacceptables. Lorsque vous avez essayé sans succès d’autres méthodes telles que le conseil et l’évaluation du rendement, vous devrez peut-être rédiger des notes de service pour avertir un employé qui semble incapable de se réformer. Voici comment rédiger un mémo pour la discipline d’un employé.

Donner un avis suffisant

Selon l’Université de Californie, vous pouvez réprimander un employé délinquant en donnant la note comme un avis à l’employé que son rendement ne répond pas à une composante attendue. Vous pouvez donner cette réprimande si le travailleur ne montre pas de changement après un coaching de supervision informel pour l’aider à améliorer le rendement requis. L’avis peut ensuite servir de documentation nécessaire pour licencier un employé s’il ne conserve pas son emploi une fois toutes les démarches légales épuisées.

Précisez le plan d’action

Faites référence à la note de service en tant que note disciplinaire pour éviter les problèmes juridiques avec les syndicats plus tard. Indiquez clairement la raison de la rédaction du mémo. N’oubliez pas d’inclure les réponses de l’employé dans le mémo, mais évitez de vous concentrer sur sa réponse. Concentrez-vous plutôt sur la reformulation de la politique ou de la procédure dans la note. En indiquant ce que vous attendez de votre employé, vous évitez de prendre des mesures disciplinaires si le travailleur se conforme aux règles. Dans de nombreuses situations, il serait illégal de dispenser des mesures disciplinaires sans suivre d’autres procédures ou canaux.

Préserver la confidentialité

Traiter les notes de service comme des questions personnelles et confidentielles. Assurez-vous de ne le fournir qu’à l’employé concerné. Si possible, vous devez également en fournir une copie à ses représentants syndicaux et en conserver une autre dans le dossier personnel de l’employé pour référence future. Cependant, vous devriez vérifier auprès des délégués syndicaux de votre entreprise si vous avez besoin de conserver une preuve de telles conversations ou réunions. Ils peuvent demander une disposition légale qui permet à leur client d’agrafer une réponse écrite à la note avant de la déposer.

Utilisez un libellé significatif

Dans votre communication, utilisez un libellé puissant qui fait référence à une réprimande ou à un avis écrit formel. Précisez si vous accusez l’employé d’incompétence, d’insubordination, d’inconduite ou de négligence dans son devoir. Ce sont toutes des phrases sérieuses que vous pourriez utiliser lors d’une procédure disciplinaire officielle si votre licenciement d’un employé est contesté ultérieurement. Si votre mémo contient de nombreux euphémismes, vous devrez peut-être convaincre un comité de discipline que l’infraction commise par l’employé justifiait son licenciement. Vous devez indiquer l’erreur sans couper les mots. Vous pouvez indiquer qu’une certaine mesure serait prise si l’employé ne se conforme pas aux règles ou à la ligne de conduite convenue.

La rédaction d’une note élimine le risque d’une poursuite civile et sert de rappel aux deux parties sur les questions convenues. Par rapport aux réprimandes verbales, les notes de service peuvent être utiles lorsqu’une preuve est requise. Ils sont également plus formels et le mode de communication standard dans un environnement de bureau.