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Communication pour les professionnels

Les communications, même celles composées avec une approche de processus soigneusement appliquée, peuvent toujours mal tourner en termes de compréhension de votre message par votre public comme vous l’aviez prévu. Les interférences dans la communication sont souvent appelées “bruit.”Le bruit peut être un bruit physique, comme une conversation bruyante dans le couloir, mais il peut également être causé par de nombreuses autres sources. L’acte de communication peut être perturbé par les types de bruit suivants, qui détournent l’attention de votre public de votre message:

  • Bruit physique
  • Bruit physiologique
  • Bruit technique
  • Bruit organisationnel
  • Bruit culturel
  • Bruit psychologique
  • Bruit sémantique (langage, mots)

Bruit physique

Le bruit physique est une interférence provenant d’une source externe ou de l’environnement dans lequel la communication se produit. Statique lors d’un appel téléphonique, salles de réunion dans un bâtiment près de la trajectoire de vol d’un aéroport, conversations lors d’une présentation, ne pas couper le son lors de la frappe lors d’une réunion en ligne constituent tous du bruit physique. Le bruit physique peut également être de nature non auditive. Les fenêtres contextuelles créent du bruit visuel dans un environnement en ligne, tout comme un collègue qui fait des gestes à l’extérieur de la fenêtre de votre bureau pendant que vous participez à une réunion en ligne crée du bruit visuel. Parfois, vous pouvez contrôler le bruit physique, comme en demandant directement au début de la réunion en ligne aux participants de couper le son lorsqu’ils ne parlent pas. D’autres fois, vous n’aurez aucun contrôle sur le bruit physique. En tant que communicateur, sachez que vous devrez être prêt à faire face au bruit physique.

Certaines stratégies pour aider votre auditoire à comprendre votre message, même en présence de bruit physique, comprennent la répétition d’informations clés, le suivi d’une réunion ou d’une présentation en personne avec un résumé envoyé par courriel, ou la répétition des questions que les participants posent lors d’une réunion en ligne.

Bruit physiologique

Le bruit physiologique concerne vos propres capacités à voir et à entendre, votre état de santé, que vous soyez fatigué ou affamé au moment de la communication, ou l’un des nombreux problèmes physiologiques qui peuvent interférer avec l’attention portée à un message. Bien que vous ne puissiez pas faire grand-chose en tant que communicateur pour atténuer le bruit physiologique des autres, vous pouvez capter des signaux visuels lors de communications en personne et en temps réel et ajuster votre message en conséquence. Par exemple, vous pouvez parler plus lentement ou plus fort, ou être plus succinct si vous voyez l’intérêt de votre public diminuer avant le déjeuner. Pour les communications en personne et électroniques, vous pouvez offrir des versions électroniques de vos informations aux membres du public qui pourraient avoir besoin d’augmenter la taille de la police. Soyez conscient que le bruit physiologique existe et soyez prêt à vous adapter à la situation de communication et aux besoins de votre public.

Bruit technique

Les problèmes d’équipement technique peuvent interférer avec la réception et la compréhension de votre message par votre public. L’équipement de vidéoconférence ou en ligne peut ne pas fonctionner pour tout le monde, la connectivité peut être lente ou les serveurs peuvent tomber en panne. Pour réduire le bruit technique, assurez-vous de vous entraîner avec l’équipement que vous devez utiliser et d’avoir un plan de sauvegarde pour communiquer des messages longs ou très importants en utilisant un format de technologie inférieure.

Bruit organisationnel

Un bruit organisationnel peut se produire si vous ne connaissez pas les canaux de communication attendus de votre organisation ou si vous ne les ignorez pas. Certaines organisations sont structurées de telle sorte que les employés de certains niveaux ne communiquent qu’avec des employés de niveaux similaires, tandis que d’autres organisations sont moins structurées avec leurs canaux de communication. En tant que communicateur, assurez-vous de comprendre votre culture organisationnelle autant que possible. N’ayez pas peur de demander à vos pairs ou à vos superviseurs quels sont les canaux de communication appropriés pour que les autres se concentrent sur votre message et non sur l’itinéraire ou les personnes à qui il a été envoyé.

Bruit culturel

Le bruit culturel survient lorsque les attentes, l’étiquette, les attitudes et les valeurs culturelles diffèrent. De nombreuses cultures différentes existent en fonction des nationalités, des âges, des sexes, des régions, des positions sociales, des groupes de travail, etc., et les individus appartiennent à plusieurs cultures. En tant que communicateur, votre tâche consiste à essayer de réduire le bruit culturel en étant le plus informé possible de votre public de communication; en essayant d’anticiper et d’aborder les questions d’autres points de vue; et en utilisant un langage inclusif et non biaisé.

Essayez

La vidéo suivante a été créée par des étudiants japonais pour enseigner le concept de bruit. De votre point de vue en tant qu’étudiant aux États-Unis., qu’est-ce qui créerait un bruit culturel pour vous si vous étiez en mission au Japon en tant que nouvel employé dans cette organisation?

Après avoir visionné la vidéo, réfléchissez à ce que vous pourriez faire en tant que communicateur pour réduire le bruit culturel pour un nouvel employé du Japon qui travaille maintenant dans votre organisation aux États-Unis

Bruit psychologique

Le bruit psychologique résulte d’attitudes, d’hypothèses et de préjugés personnels. Les gens ont des perspectives et des visions du monde particulières; le bruit de communication se produit lorsque le contenu, le langage et les attitudes perçues du communicateur et du public ne s’imbriquent pas. Tout comme avec le bruit culturel, votre tâche en tant que communicateur traitant du bruit psychologique est de réaliser que les gens interpréteront votre message différemment, en fonction de leurs propres perspectives. Essayez de réduire le bruit psychologique en offrant votre communication très clairement et directement, en utilisant un langage inclusif et impartial, et en répondant calmement et pensivement aux questions et aux problèmes soulevés.

Bruit sémantique

Le bruit sémantique traite des mots et du langage. Le langage de la communication est-il clair et facile à comprendre ? Est-il exempt de jargon professionnel (si le public est à un niveau de compréhension professionnelle faible ou mixte)? Les concepts abstraits sont-ils étayés par des exemples concrets ? La langue est-elle exempte d’erreurs grammaticales et techniques ? Les phrases sont-elles claires dans leur structure et faciles à lire ou à écouter? Les concepts proposés sont-ils dans un ordre logique à l’objet de la communication et adaptés à son public ? Y a-t-il trop d’informations et / ou y a-t-il trop de mots? Tous ces problèmes linguistiques, aussi petits soient-ils, peuvent faire dérailler le contenu de votre message. Par exemple, vous avez peut-être lu des documents dans lesquels l’auteur utilise systématiquement “c’est / c’est” de manière incorrecte, ou vous avez peut-être écouté des orateurs qui disent constamment “euh” tout en parlant. Vous êtes-vous davantage concentré sur le comptage des “its” ou des “uhs” que sur l’écoute du message?

Exemple de sémantique & bruit culturel

Les expressions et attentes culturelles diffèrent non seulement au niveau international, mais aussi sur de nombreuses dimensions différentes, du régional au interpersonnel.

Quelqu’un qui a grandi dans un environnement rural dans le Nord-ouest du Pacifique peut avoir une interprétation très différente du “centre-ville” de quelqu’un qui a grandi à New York. Pour le résident rural, le centre-ville fait référence à un lieu, tel que le centre ou la zone urbaine d’une grande ville, peu importe où cet endroit se trouve. Pour une personne qui vit à New York ou près de New York, cependant, le centre-ville peut être une direction plus au sud, plus qu’un endroit. On peut aller au centre-ville, vers le Metropolitan Museum, ou au centre-ville, vers le Mémorial du 11 septembre. Quand on lui demande : ” D’où viens-tu ?, “la réponse d’un New-Yorkais peut se référer à un autre type d’endroit tel qu’un arrondissement (“J’ai grandi à Manhattan”) ou un quartier (“Je viens de l’East Village”).

Cet exemple concerne des personnes ayant des différences géographiques, mais nous pouvons subdiviser davantage entre des personnes élevées dans le même état de deux régions, des personnes du sexe opposé ou des personnes de générations différentes. Les combinaisons et les possibilités de bruit sémantique et culturel, ou d’autres types de bruit, sont infinies.

En tant que communicateur, vous devez vous efforcer d’éliminer le bruit sémantique grâce à une révision minutieuse. De plus, dans la mesure du possible, demandez des commentaires à d’autres personnes pour déterminer si votre public comprend votre langue de la manière dont vous l’aviez prévu.

La vidéo suivante approfondit le bruit sémantique et psychologique.

Résumé

La vidéo suivante passe en revue de nombreux types de bruit qui peuvent faire dérailler la mise au point de votre communication. Cependant, la vidéo elle—même contient du bruit – voyez si vous pouvez la trouver et considérez l’effet qu’elle a sur vous.

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