Conseils de Planification d’événements en Plein air

Liste de contrôle de planification d’événements en plein air & Conseils de coordination

Par rapport à la planification d’un événement intérieur, la planification d’événements en plein air demande généralement un peu plus d’efforts et de prévoyance. Bien que les événements en plein air permettent la flexibilité et la créativité, il a ses compromis car il y a plus de détails à prendre en compte.

Mais, ne stressez pas. Les services septiques de Hall sont là pour vous aider. Suivez ces conseils pour aider votre processus de planification d’événements extérieurs à se dérouler aussi facilement que possible.

#1 – Choisir un lieu – Conseils de planification d’événements en plein air

Lorsque vous recherchez le lieu idéal pour votre événement en plein air, pensez à celui qui dispose également d’une option d’espace intérieur. Cela peut aider à atténuer certains des défis auxquels vous pouvez faire face en cas de problèmes météorologiques inattendus.

Votre lieu accueillera-t-il votre nombre d’invités? Pendant la chasse aux lieux, assurez-vous de penser au nombre d’invités que vous attendez. Si le lieu de votre événement est trop grand pour votre événement, vous pouvez utiliser une partition pour recréer la taille de l’espace. Si votre événement se déroule sur invitation uniquement, demandez à vos participants de répondre en envoyant une invitation à une date spécifique. Dans de nombreux cas, vous devrez probablement faire un suivi auprès des participants qui oublient de répondre, alors assurez-vous de vous donner suffisamment de temps pour obtenir un décompte final.

Répondre à votre public cible. Choisissez un lieu qui répondra aux données démographiques de votre public. Pensez à leurs revenus, à leurs goûts et à leurs besoins, etc. Ces facteurs aideront à s’assurer que vos participants se sentent à l’aise sur le lieu de votre événement en plein air.

L’emplacement du lieu est-il pratique pour vos invités? Le nombre de personnes qui assisteront peut dépendre du fait que le lieu de l’événement se trouve ou non à proximité de l’endroit où vos invités vivent ou travaillent. Si votre événement fournira de l’alcool aux invités, vous voudrez peut-être également prendre en compte le transport. Ne laissez pas les clients boire et conduire, fournissez-leur des options de transport gratuites ou bon marché.

Quelle est l’expérience du lieu? Leur niveau d’expérience peut avoir un impact considérable sur l’événement. Demandez-leur des photos passées des événements, des options de mise en page et des références. Rencontrez le personnel pour déterminer si sa personnalité répondra aux besoins de votre événement et pour déterminer à quel point il est accommodant. Demandez-leur des détails tels que le ratio serveurs / invités, leur tenue d’événement, leurs heures de service, les aspects de l’événement dont ils s’occuperont, tels que la décoration, la configuration ou le démontage.

Le lieu a-t-il des restrictions qui pourraient affecter votre décision de les réserver? Les restrictions peuvent ou non être limitées à ce qui peut et ne peut pas être décoré, à la photographie / vidéographie, à la vente d’alcool, à l’apport de nourriture à l’extérieur ou même à des traiteurs. Certains lieux d’événements ont des traiteurs préférés que vous devez utiliser.

Demandez à la salle la liste des frais associés. Les tables, les chaises et le linge de maison sont-ils inclus dans les frais? Avez-vous besoin de louer des pots porta? Quelle est la couverture de responsabilité civile? Quels sont les frais de bouchon et le permis d’alcool est-il valide et à jour? Quelle est la fourchette de prix pour un dîner plaqué ou quel est le coût par personne pour un buffet? Y a-t-il des frais de barman et de bar? Quel est le calendrier de paiement, la politique de remboursement et d’annulation?

Le choix d’un lieu d’événement est l’une des décisions les plus importantes dans la planification d’un événement. Votre lieu donnera le ton à votre événement. Faites vos recherches et posez autant de questions que possible avant de prendre une décision finale.

Autorisations appropriées

Une fois le site de l’événement choisi, cela devrait être la première chose que vous faites. Évitez de fermer votre événement en plein air en contactant les autorités compétentes et en obtenant les permis appropriés.

Types courants de permis pour des événements spéciaux:

• Permis alimentaires
  • Si vous avez l’intention de vendre, de servir, de donner ou d’échantillonner des aliments ou des produits consommables, un permis temporaire de promoteur alimentaire peut être nécessaire. S’il y aura d’autres vendeurs de nourriture à votre événement, ils devront également avoir un permis temporaire de vendeur de nourriture. Des dispositifs de sécurité publique, tels que des éviers à laver les mains, devront être inclus pour les exigences de manipulation des aliments.
  • La planification d’événements extérieurs nécessite des considérations particulières, en particulier pour les services de restauration et de restauration événementielle.
    • Pensez à la météo
    • Choisissez les meilleures tentes. Les tentes protégeront la nourriture du chaud soleil d’été, des pluies printanières et des vents forts. Les tables de nourriture et de dessert doivent être fixées au sol pour éviter tout scénario imprévisible.
    • Assurer la sécurité alimentaire. Choisir un traiteur qui a de l’expérience dans la restauration d’événements en plein air sera très bénéfique. Ils seront en mesure de vous aider à décider de la nourriture la mieux adaptée aux clients et sauront la garder fraîche. Les aliments laissés trop longtemps dans la chaleur sont nocifs.
    • Choix des ustensiles. Si du vent est attendu, ce n’est probablement pas une bonne idée d’utiliser des assiettes en papier ou des couverts en plastique. La vaisselle et les couverts lourds veilleront à ce que la nourriture reste sur la table, ou planifieront un menu adapté aux amuse-gueules et à la consommation portable.
    • Transport des aliments. Pensez à la façon dont la nourriture sera transportée sur place. Les réchauffeurs et les lampes chauffantes aideront à garder les aliments au chaud et aussi frais que possible. La glace est une nécessité, surtout avec les événements extérieurs programmés au plus fort de la chaleur estivale.
    • Gardez les invités hydratés. Servez des boissons rafraîchissantes telles que du thé glacé, de la limonade ou de l’eau de concombre. La période de l’année affectera la nourriture et les boissons que vous servez.
  • Permis de consommation d’alcool
    • Selon le lieu de l’événement, vous devrez peut-être non seulement avoir un permis d’alcool, mais même une lettre d’autorisation pour servir de l’alcool. Les différents lieux auront des politiques et même des restrictions différentes quant à la gestion de l’alcool.
  • Permis de construction de tentes ou de canopée
    • Des inspections sur place peuvent être nécessaires en raison de la taille, de la complexité et des problèmes de sécurité pour déterminer si un permis sera nécessaire.
  • Permis d’utilisation temporaire
    • Ce type de permis s’applique à l’utilisation d’une propriété privée et peut permettre certaines utilisations, pour des périodes de temps limitées, dans des endroits où les utilisations ne seraient généralement pas approuvées.
  • Permis électrique
    • Si vous devez fournir de l’énergie électrique via des générateurs électriques ou en vous connectant à des systèmes électriques permanents existants, vous devrez peut-être obtenir un permis électrique.
  • Permis de feux d’artifice/effets spéciaux
    • Les activités associées aux flammes nues pourraient devoir être examinées pour approbation. Qu’il s’agisse de feux d’artifice, de lasers ou de tout autre effet spécial, chacun peut avoir un permis différent nécessaire.
  • Permis d’activités sur le trottoir/la rue
    • Un permis sera nécessaire pour tout type d’activité qui se déroule sur la rue/le trottoir/la place, peu importe la taille et la durée. Exemples d’activités nécessitant des permis: couponing, échantillonnage, garantie ou tout cadeau gratuit.

#2 – Logistique – Conseils de planification d’événements en plein air

Organisez une réunion de planification sur le site avec tous vos fournisseurs / fournisseurs pour coordonner la logistique de votre événement en plein air. La logistique peut inclure le chargement et le déchargement, le stationnement, le calendrier, les dispositions au sol, les dispositions en matière d’alimentation, l’éclairage, la sécurité, l’équipage, la location de toilettes portables, etc. Le hachage de ces détails bien à l’avance peut empêcher le processus de planification de devenir trop accablant.

Détails de planification d’événements Fréquemment manqués:

• Aliments
  • Allergies & Préférences alimentaires: Déterminez s’il y a des invités qui ont des allergies alimentaires ou des préférences telles que végétalien, sans gluten, etc. et planifiez la restauration de l’événement appropriée pour assurer des options et la sécurité alimentaire pour tout le monde.
  • Nourriture pour les vendeurs et les bénévoles: N’oubliez pas de nourrir tout le personnel ou les bénévoles qui vous aident à organiser votre événement. Ils vont travailler dur, il est donc important de maintenir leur niveau d’énergie.
• Chariots & Chariots à main
  • Si vous déplacez des objets lourds, ayez l’un de ces objets à portée de main pour vous aider.
• Chronologie du jour
  • En ce qui concerne les horaires du jour, il y en a généralement deux. Un que les participants verront et un pour l’équipe de l’événement. Partagez les délais avec toutes les parties concernées pour assurer un processus sans heurt.
• Feuille maîtresse imprimée
  • Une feuille maîtresse doit inclure les coordonnées de tous les fournisseurs et exposants et les mots de passe Wi-Fi.
• Étiquettes de nom
  • Elles sont utiles pour les participants, les sponsors et les bénévoles et permettront un réseautage facile.
• Trousse d’urgence
  • Attendez-vous à l’inattendu et soyez prêt. Montrer la préparation d’une trousse d’urgence peut mettre l’esprit de votre personnel à l’aise. Voici quelques idées sur ce que vous pouvez inclure: ciseaux, stylos, ruban adhésif, bloc-notes, trousse de premiers soins, stylo Clorox, Ibuprofène, etc. Il est également sage d’informer les intervenants d’urgence locaux de votre événement. Ils peuvent choisir d’avoir du personnel médical et / ou policier pour la sécurité et la prévention des événements.
• Bornes de recharge
  • Ce sera une grande commodité pour les participants et un avantage supplémentaire pour votre organisation. La mise en place de bornes de recharge avec tables et cordons d’alimentation peut permettre une couverture et une photographie continues des médias sociaux pour votre événement.
• Porta Potties
  • Si vous avez besoin de la location de porta potty, assurez-vous de louer en conséquence pour faciliter correctement le nombre d’invités. La dernière chose que vous voulez, c’est que vos invités soient debout dans une ligne de toilettes portables sans fin. Et soyons honnêtes, c’est la dernière chose que vos invités veulent aussi.
• Sécurité
  • En tant qu’organisateur d’un événement, vous allez être confronté à de nombreux défis, et la sécurité devrait être une préoccupation principale. Les événements extérieurs couvrent généralement une zone beaucoup plus grande que les événements intérieurs, ce qui nécessite plus de planification et, selon le type de foule, une sécurité plus avancée.
• Talkies-walkies
  • Oui, les téléphones portables fonctionnent aussi, mais les talkies-walkies peuvent vous permettre d’ajouter plusieurs personnes à une conversation ou à une situation à la fois. Ceci est extrêmement utile en cas de problème et vous devrez communiquer avec les membres du personnel.
• Confirmer les bénévoles
  • Assurez-vous de vérifier la présence des bénévoles, ainsi que leurs rôles et responsabilités dans les jours précédant l’événement. Une attention constante à cela peut atténuer si oui ou non votre manque de main au moment de l’événement.
• Sondez vos participants
  • N’oubliez pas de sonder vos participants dans la semaine suivant l’événement. Ceci est important car vous êtes en mesure de recueillir des commentaires honnêtes sur ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et comment vous pouvez améliorer votre prochain événement. Cela montre que leurs opinions comptent tout en les alertant du fait qu’un autre événement se produira.

#3 – Surveiller la météo – Conseils de planification d’événements en plein air

La principale raison pour laquelle les événements en plein air sont annulés est due aux intempéries. Commencez à surveiller la météo aussi longtemps à l’avance que possible. Ayez un “plan B” en cas de précipitations et une disposition alternative si une tente ou une sorte d’abri sera nécessaire.

• Assurance météo
  • L’assurance pluie protège tous les événements extérieurs contre les pertes de profits dues à la pluie. Les événements les plus courants sont les foires, les festivals, les tournois de golf, les spectacles aériens, les festivals d’art, les concerts, les tournages commerciaux à la télévision, les fonctions d’entreprise, les événements sportifs et bien d’autres.
• Types d’événements extérieurs
  • Concerts
    • Prolongez le délai
      • Donnez-vous plus de temps que vous ne le pensez pour aligner les choses.
    • Économisez de l’argent, pensez local
      • Entre les frais de déplacement, de transport et d’hébergement, tout s’additionne. Optez pour un acte local.
    • Connaissez votre public
      • Découvrez qui est populaire dans votre région et quelles sont les tendances. Vous voulez donner à votre public ce qu’il veut entendre.
    • Choisissez un lieu approprié
      • Choisissez un lieu suffisamment spacieux pour accueillir confortablement tous les invités, mais suffisamment petit pour que cela ressemble à un spectacle à guichets fermés. Tenez compte de l’acoustique et de l’espace pour les ingénieurs du son en personnel.
    • Louez la bonne scène
      • Si vous ne trouvez pas un lieu qui a tout ce que vous cherchez, en particulier une scène, vous devrez en louer une. Assurez-vous d’en obtenir un qui peut soutenir en toute sécurité les activités de l’événement.
    • Obtenez une assurance
      • L’assurance événement vous protégera en cas de problème, comme un accident de scène ou un écrasement de foule. Tous les travailleurs sous contrat ou les divertissements doivent également avoir une assurance appropriée.
    • Vérifiez les horaires
      • Assurez-vous qu’il n’y a pas de conflits d’horaire, comme un autre concert local qui pourrait vous voler la vente de billets.
    • Permis de recherche
      • Si vous prévoyez organiser votre événement dans un espace public, comme un parc, vous devrez probablement obtenir un permis.
    • Promouvoir
      • Faites passer le mot sur les médias sociaux, la radio, les annonces dans les journaux, les dépliants, etc.
    • Avoir un plan météo
      • Organisez un plan météo qui vous permet de déplacer facilement les choses à une autre date ou à un autre endroit.
  • Mariages
  • Mettez vos invités à l’aise
    • Pensez à la météo qu’il fera au moment de la journée et du mois de l’année de votre mariage en plein air. S’il fait beau et chaud, offrez aux invités des bouteilles d’eau glacées pendant qu’ils sont assis. Transformez vos programmes en fans de mariage pour que les invités puissent se rafraîchir. S’il fait frais et humide, assurez-vous de dire aux invités de porter des couches supplémentaires. La location de radiateurs portatifs serait également une excellente idée.
  • Avoir un plan de sauvegarde
    • Et s’il pleut? S’il y a un emplacement intérieur sur votre site, déplacez l’événement à l’intérieur. Si ce n’est pas une option, envisagez de louer une tente.
  • Plan pour le vent
    • De nombreux mariages en plein air souffrent de conditions venteuses. Évitez les tissus légers tels que la mousseline de soie dans votre robe et les robes de demoiselle d’honneur. Demandez à votre coiffeur de coiffer vos cheveux en fonction de la météo afin de ne pas avoir les cheveux d’Einstein sur vos photos de mariage.
  • Son
    • Assurez-vous que tout le monde peut entendre le déroulement du mariage. Envisagez de louer un système de son avec des micros à clip pour la mariée, le marié et l’officiant.
  • Décor
    • La beauté naturelle entoure les mariages en plein air, mais vous voudrez toujours vous assurer que les jardins sont bien entretenus et que les fleurs fleurissent. Peut-être prévoir des structures louées telles que des tonnelles ou des gazebos.
  • Nourriture
    • Assurez-vous que votre traiteur planifie un menu qui se gardera bien à l’extérieur dans la chaleur, évitez les plats qui pourraient se gâter rapidement.
  • Étanchez leur soif
    • Pensez à servir à vos invités une variété de limonades, de thés ou de punchs au lieu d’un bouquet d’alcool déshydratant.
  • Bugs
    • Éteignez les bougies à la citronnelle pour que vos invités ne se tapent pas de bugs tout le temps. Peut-être même envisager de payer pour prétraiter la zone avec un service d’extermination des ravageurs.
  • Permis
    • Assurez-vous d’avoir l’approbation de votre emplacement si nécessaire.
  • Événement sportif
    • Dynamiser l’esprit communautaire
      • Obtenir le soutien des habitants et des entreprises locales. Créez une campagne publicitaire qui crée des liens dans la communauté, ou même montre comment vous prévoyez de redonner à une organisation locale à partir des recettes de l’événement.
    • Créez des visuels époustouflants
      • Attirez vos participants en créant des affichages visuels de marque tels que des tentes, des drapeaux, des bannières, des ballons, etc.
    • Soyez assuré
      • Envisagez une assurance qui couvre vos concours et vos cadeaux.
    • Trouver un sponsor
      • Partenaire avec la bonne entreprise qui peut aider à couvrir une partie des coûts de l’événement, mais aussi attirer un public plus large.
    • Marché
      • Créez un thème qui excitera un public, attirera les membres des médias locaux pour faire de la publicité et utilisera les médias sociaux pour faire passer le mot.
  • Festival de musique
    • Vous aurez besoin de beaucoup d’équipement technique et de soutien logistique pour que la musique en direct fonctionne bien.
      • Équipement de scène, d’éclairage, de sonorisation et de mise en scène.
    • Donnez-vous suffisamment de temps pour planifier
      • Il y a beaucoup de joueurs et d’aspects impliqués. Organisez des groupes, des vendeurs et le lieu. Planifiez votre initiative marketing et comment vous vendrez des billets pour l’événement.
    • Planifiez votre espace
      • Une bonne quantité d’espace sera nécessaire entre les scènes, les coulisses, les fourgonnettes de restauration, les stands des vendeurs et la location de pot porta.
    • Budget pour les artistes
      • Ne dépensez pas votre budget total pour un artiste énorme, vous voulez suffisamment de divertissement pour vos festivaliers. Essayez d’avoir un mélange de talents locaux non signés, de groupes prometteurs, puis d’un grand nom (si le budget le permet). Assurez-vous de sonder les communautés environnantes pour apprendre le meilleur mélange de musique qui attirera les foules à votre événement.
    • Permis
      • Si votre festival aura lieu sur un terrain public, vous aurez probablement besoin d’un permis de la ville. Faites vos recherches et obtenez les permis appropriés pour empêcher la fermeture de votre événement.
    • Locations de toilettes Porta
      • Les festivals n’ont généralement pas de toilettes standard, par conséquent, vous devrez probablement louer des toilettes porta. Les stations de lavage des mains portables et les stations d’essuyage handi portables sont également idéales pour votre festival car elles fourniront un assainissement supplémentaire à vos festivaliers.
    • Entrée
      • Comment les participants entreront-ils? Recevront-ils des bracelets, des bracelets ou un ticket? Les bracelets sont un choix populaire lorsqu’il s’agit de festivals de plus d’une journée ou nécessitant une identification de l’âge.
    • Sécurité
      • Les festivals de musique peuvent être coûteux. Embauchez suffisamment de sécurité pour surveiller les trémies de clôture et les voleurs à l’étalage, offrant la tranquillité d’esprit à vos vendeurs payants. De plus, les fêtes attirent un mélange de foules, une sécurité supplémentaire aidera à assurer la sécurité de tout le monde et à gérer les problèmes rapidement.
    • Autres divertissements
      • Lorsqu’il y a un temps d’arrêt entre les séries, assurez-vous d’avoir pris d’autres arrangements de divertissement; art, spectacles de danse, magiciens, numéros de comédie, etc. N’oubliez pas de nommer ou d’embaucher un MC.
    • L’essentiel
      • Ne négligez pas ces autres aspects importants; nourriture, boissons, salles de bains, premiers soins, points de déchets / recyclage.
  • Block Party
    • Taille et portée
      • Déterminez le nombre de personnes que vous pouvez accueillir de manière réaliste. Les cantons peuvent limiter vos niveaux de présence pour se conformer aux codes et règlements de sécurité.
    • Chronologie
      • Une fois la date et le lieu confirmés, vérifiez les calendriers de la communauté locale pour éviter les conflits.
    • Politiques & permis
      • Demander et se conformer aux exigences d’une ville pour la tenue d’un événement sur une propriété publique (fermeture d’une rue). Un permis sera nécessaire si l’événement implique un parc public, une consommation d’alcool et un équipement d’amplification du son.
    • Les RSVP
      • imposent une date limite pour obtenir un décompte de la tête afin que vous puissiez déterminer la quantité de nourriture et de boissons dont vous aurez besoin.
    • Locations
      • Vous devrez peut-être louer des tentes, des tables, des chaises, des toilettes portables, des grils, des glacières, etc. Recherchez les frais de location et les services pour trouver la meilleure offre.
    • Assainissement
      • Si vous attendez un grand groupe et que la région n’a pas de toilettes accessibles, votre meilleur pari est de louer des toilettes et des stations de lavage porta.
    • Aliments et boissons
      • Coordonner une feuille d’inscription communautaire pour que les bénévoles apportent certains aliments ou boissons. Si cela n’est pas possible, vous devrez peut-être faire appel à un traiteur.
  • Fête de la bière
    • Obtenir l’autorisation
      • Obtenir les autorisations nécessaires pour organiser un événement de cette taille et pour la distribution d’alcool.
    • Emplacement
      • L’emplacement est crucial. Assurez-vous également que le lieu est suffisamment grand pour accueillir le nombre d’invités que vous attendez. Pour une fête de la bière d’été, envisagez un emplacement extérieur, mais qui peut offrir de l’ombre aux tables des vendeurs de bière.
    • Plus que de la bière
      • Outre la bière évidente, vous aurez également besoin de vendeurs de nourriture. Les Food trucks sont un moyen simple et tendance d’offrir à vos invités de la nourriture pour aider à absorber l’alcool. Si c’est une chaude journée d’été, faites le plein de H2O.
    • Invités importants
      • Des animations de location donneront à vos invités quelque chose à faire entre les dégustations. Louez des services de sécurité pour garder l’événement et les participants en sécurité et sous contrôle.
  • Pique-niques d’entreprise
    • Choisissez un endroit
      • Puisqu’il sera à l’extérieur, choisissez un endroit avec un environnement exceptionnel. Vérifiez auprès d’un parc local, d’un complexe sportif de plein air, d’un parc d’attractions, à l’extérieur du site de votre entreprise, etc.
    • Choisissez un thème
      • Avoir un thème le rend encore plus amusant!
        • Idées de thèmes : cirque, casino, costumes, fiesta, luau, sports, western
      • Choisissez un menu
        • Votre menu doit correspondre à votre thème. Qu’est-ce qui correspond le mieux à votre thème? Rôti de porc ou barbecue? Caraïbes ou Tacos ? Amusez-vous avec! Les aliments amusants tels que la barbe à papa, les cônes sno et les camions de crème glacée ne doivent pas être négligés.
      • Planifier les activités
        • Les activités peuvent inclure des peintres, des cabines photo, des réservoirs de dunk, des activités sportives, etc.
      • Louer du matériel
        • Selon l’emplacement, vous devrez peut-être louer des tables, des chaises, des tentes, des locations de pot porta, etc.

#4 – Fournir aux invités des équipements appropriés – Conseils de planification d’événements en plein air

Si les invités ne sont pas à l’aise lors de votre événement, il y a de fortes chances qu’ils aient du mal à s’amuser. Voici quelques nécessités que vous devriez avoir à la disposition de vos invités: de l’eau ou d’autres boissons, un écran solaire, un spray anti-insectes, des trousses de premiers soins et, selon la température, des couvertures légères ou des ventilateurs.

#5 – Locations – Conseils de planification d’événements en plein air

Les événements nécessitent l’utilisation de nombreux articles différents, et certains d’entre eux peuvent ne pas être inclus dans votre lieu. Choisir toutes les choses qui entrent dans votre événement, donner vie à votre vision, sera une partie amusante du processus de planification.

Les locations les plus courantes

• Tentes
• Tables (repas et cocktail)
• Chaises
• Linge de maison
• Assiettes
• Verres
• Distributeurs de boissons
• Couverts
• Appareils de chauffage ou ventilateurs
• Matériel d’éclairage et de sonorisation
• Pistes de danse
• Mobilier
• Décor
• Transport
• Toilettes portatives

#6 – Assainissement – Conseils de planification d’événements en plein air

Nous avons beaucoup d’expérience dans ce département et peut fournir d’excellents conseils. Tout d’abord, c’est un domaine où vous ne voulez pas être non préparé! Un assainissement mal planifié, des poubelles manquantes aux options de toilettes trop limitées, peut couler même les meilleurs événements en plein air de manière épique. Fournir des installations adéquates et sanitaires rendra vos invités et votre équipage heureux, et votre événement en plein air se déroulera sans problème.

Si les toilettes publiques ne sont pas disponibles et que vous devez louer des pots porta, gardez ces facteurs à l’esprit:

• Emplacement: Placez les locations de pot porta où elles sont facilement accessibles et sur un sol plat et sec. Idéalement, à 40 ou 50 pieds au maximum de l’accès aux camions.
• Quantité: En règle générale, assurez-vous d’avoir au moins 1 pot porta pour chaque 50 participants à l’événement, surtout si l’événement implique de la nourriture et de l’alcool.
• Modèle: Les locations de pot Porta sont disponibles pour différents types de public.Déterminez le type de public que votre événement attirera et assurez-vous que vos locations de pot porta répondront aux besoins de vos invités. Différents types peuvent inclure: le pot portable standard, le pot portable jetable, le pot à handicap porta ou celui qui a une station de changement de bébé. Une fois que vous avez déterminé les types dont vous avez besoin, vous pouvez ensuite déterminer la quantité.
• Propreté : Offrez à vos invités un environnement propre. Si votre location de pot portable n’inclut pas les lavabos ou les désinfectants pour les mains, ne vous inquiétez pas, vous pouvez les louer séparément. Halls Septic Services propose des stations de lavage des mains portables, petites et grandes, ainsi qu’une station d’essuyage handi portable. De plus, assignez un préposé pour vous assurer que toutes les toilettes portables ont suffisamment de papier toilette en tout temps.
• Ventilation: Pour éviter les risques pour la santé, assurez-vous que vos locations de pot porta ont une ventilation adéquate. Des évents de plomberie et des évents dans les murs et le sol sont nécessaires.
• Poubelle: Si vous fournissez vos propres réceptacles à ordures, toujours vous tromper du côté de l’excès, s’il y en a trop peu ou s’ils sont trop écartés, vous risquez de vous retrouver avec un désordre de terrains jonchés et de réceptacles débordants.
• Recyclage: La même règle s’applique au recyclage des contenants en tant que réceptacles à ordures, plus c’est mieux. Des bacs de recyclage adéquats empêcheront le verre et le plastique de se retrouver dans les poubelles.

#7 – Nettoyage d’événements – Conseils de planification d’événements extérieurs

Les efforts de nettoyage doivent être discutés à l’avance. L’attribution d’un équipage dès le départ éliminera toute confusion quant à qui est responsable de quoi à la fin de l’événement. Selon votre lieu, le non-nettoyage peut entraîner une amende et / ou la perte de tout dépôt.

Liste de contrôle du nettoyage

• Toilettes
  • Les toilettes nécessitent un service de conciergerie avant, pendant et après l’événement afin de garder le contenu de vos clients et les installations hygiéniques. Si vous louez des toilettes portables, assurez-vous de discuter de ce qui est prévu avec le nettoyage et la collecte.
• Entretien des sols
  • La plupart des installations sont composées d’espaces avec différents types de sols. Certains ont de la moquette, des carreaux, du béton, du bois ou même de l’herbe s’il s’agit d’un événement en plein air. Les sols carrelés devront être cirés, la moquette aspirée, le béton lavé et les déchets ramassés dans l’herbe; préparez-vous au type de sol de votre lieu.
• Gestion des déchets
  • Gardez les zones intérieures et extérieures de votre site exemptes de déchets; cela créera une apparence professionnelle et sanitaire pour votre site. Recyclez le plastique, les bouteilles et le papier dans des bacs appropriés.

La planification d’événements n’est pas une tâche facile, et cela est certainement vrai lorsqu’il s’agit de planifier un événement en plein air. La planification d’un événement extérieur comporte encore plus de défis et peut nécessiter quelques initiatives de planification supplémentaires. Nous espérons que nos conseils aideront à éviter certains des pièges courants de la planification d’événements. Suivez ces conseils et assurez-vous de rechercher dans le reste du Web d’autres ressources pour les événements, telles que Bizbash.com et Eventmanagerblog.com .