Définition de la gestion du changement

À quelle fréquence vos collègues et collègues vous demandent-ils : ” Qu’est-ce que la gestion du changement?”Alors que beaucoup d’entre nous savent intuitivement ce qu’est la gestion du changement, nous pouvons avoir du mal à la définir de manière succincte pour les autres.

Gestion du changement Définie

Prosci définit la gestion du changement comme l’application d’un processus structuré et d’un ensemble d’outils permettant de diriger le côté humain du changement pour atteindre le résultat souhaité.

Lors de la définition de la gestion du changement pour les autres, il est utile d’en discuter dans le contexte de deux concepts étroitement liés: le changement lui-même et la gestion de projet.

Le changement lui-même

Un changement est le projet, l’initiative ou la solution introduite dans l’organisation pour améliorer la façon dont le travail est effectué, résoudre un problème ou profiter d’une opportunité.
Presque tous les projets, initiatives ou solutions qui améliorent une organisation affecteront la façon dont les employés effectuent leur travail quotidien. Les 10 Aspects de l’impact du changement de Prosci décrivent comment une personne ou un groupe peut être affecté par un changement:

L’idée de devenir “plus compétitif” ou “plus proche du client” ou “plus efficace” peut être la motivation d’une organisation à changer, mais à un moment donné, ces objectifs doivent se traduire par des impacts spécifiques sur ces processus, systèmes, outils, etc. C’est là qu’interviennent la gestion de projet et la gestion du changement.

Gestion de projet et gestion du changement

Il ne suffit pas de simplement prescrire le changement et de s’attendre à ce qu’il se produise. Un changement réussi commence par une compréhension de ce qui doit avoir lieu pour que le changement se produise, ainsi que par un travail acharné. La gestion de projet et la gestion du changement sont des disciplines distinctes appliquées aux changements organisationnels pour améliorer les chances de succès et le retour sur investissement (ROI). Ces disciplines distinctes mais étroitement liées sont nécessaires pour apporter un changement à la vie.

Gestion de projet – Le côté technique du changement

Selon le guide PMBOK® du Project Management Institute, la gestion de projet consiste à appliquer des connaissances, des compétences, des outils et des techniques aux activités du projet pour répondre aux exigences du projet.
Bien que la gestion de projet soit généralement associée à une approche en cascade traditionnelle, il existe de nombreuses façons de réaliser des projets. La gestion du changement peut accompagner n’importe quelle méthodologie de gestion de projet, comme Agile, Scrum, Kanban, Lean, Waterfall et PRINCE2.
Quelle que soit l’approche utilisée pour concevoir la solution technique, la gestion du changement se concentre sur la préparation, l’équipement et l’accompagnement des individus à adopter et à utiliser les changements.

Gestion du changement – Le côté humain du changement

La gestion du changement est l’application d’un processus structuré et d’un ensemble d’outils pour diriger le côté humain du changement afin d’atteindre le résultat souhaité. Nous appliquons la gestion du changement en aidant les personnes touchées par un changement à effectuer les transitions personnelles réussies qui leur permettent de s’engager, d’adopter et d’utiliser un changement.
La gestion de projet et la gestion du changement permettent à une organisation de passer d’un état actuel (comment les choses se font aujourd’hui) à un état de transition et à un état futur souhaité. La gestion de projet se concentre sur les tâches requises pour concevoir, développer et livrer avec succès le projet, l’initiative ou la solution technique. La gestion du changement se concentre sur les personnes touchées par ce changement et leur permet de s’engager, d’adopter et d’utiliser le changement.

Pour les projets itératifs, les résultats sont obtenus par des cycles répétés ou des rejets de changement, chaque cycle se dirigeant vers le résultat final prévu. La gestion de projet itérative est généralement associée à des approches agiles de conception, de développement et de fourniture de solutions. La gestion du changement accompagne l’approche de gestion de projet et se concentre sur la préparation, l’équipement et le soutien des individus pour adopter et utiliser les changements, qu’ils soient livrés de manière itérative ou séquentielle.

Notez que le côté technique n’est pas nécessairement ” technologique.”Bien que les projets soient parfois de nature technologique, le côté technique s’applique à tous les changements. Cela comprend les changements de culture, les fusions et acquisitions, les mises à jour des politiques et d’autres projets ou initiatives qui peuvent ou non impliquer la technologie.
Tout changement organisationnel aura à la fois un côté technique et un côté humain, et chacun nécessite des ressources et des outils distincts pour concrétiser le changement.

Objectifs de chaque équipe

L’équipe de gestion de projet travaille à faire avancer le côté technique du changement à partir du point A au point B. Ces activités de gestion de projet s’appliquent aux processus, systèmes, outils, etc. impacté par le changement, ce qui signifie que les emplois des gens seront impactés.

L’équipe de gestion du changement travaille pour aider les personnes touchées par le changement à soutenir ou à accepter volontairement le changement, à prendre le changement comme le sien et à l’appliquer comme prévu (c’est-à-dire à engager, à adopter et à utiliser le changement).

L’exemple ci-dessous montre la transition de la fonction (a) à la fonction (b).

L’objectif de la gestion de projet est de déployer efficacement les ressources pour concevoir, développer et livrer le projet, l’initiative ou la solution. L’objectif de la gestion du changement est d’aider chaque personne touchée par le changement à réussir sa transition, compte tenu des exigences du changement.

Étendue de la gestion du changement et de la gestion de projet

Presque toutes les initiatives ou projets organisationnels nécessitent un certain niveau de gestion de projet et de gestion du changement. Il y a très peu de cas où vous n’aurez pas besoin des deux disciplines. Chacun des projets ci-dessous nécessite une gestion de projet et une gestion du changement distinctes, en plus de déployer le changement lui-même:

1. Déploiement d’une solution de planification des ressources d’entreprise (ERP) sur l’ensemble de l’organisation
2. Réingénierie des processus de travail et des scripts de contact de vos agents de centre d’appels
3. Intégration de deux organisations et de leurs systèmes d’information suite à une fusion ou une acquisition
4. Mise en œuvre de nouveaux outils de collaboration virtuelle pour une main-d’œuvre distribuée
5. Développement d’un nouveau canal de vente

La gestion de projet et la gestion du changement se ressemblent-elles pour chaque initiative ? Typiquement, non. Bien que la plupart en aient besoin au moins, chaque discipline fonctionne mieux lorsqu’elle est personnalisée en fonction de votre situation, de votre organisation, de votre culture et de votre histoire uniques et du changement spécifique que vous mettez en œuvre.
La quantité et le type de gestion de projet dont vous avez besoin dépendent de la complexité, du degré de changement et de la flexibilité requise dans la conception de la solution. La quantité d’engagement nécessaire en matière de gestion du changement dépend de la quantité de perturbations dans le travail quotidien de chaque personne. Cela dépend également des attributs de l’organisation, tels que la culture, le système de valeurs et l’histoire avec les changements passés.

Intégrer la Gestion du changement et la Gestion de projet

Bien qu’ils soient des domaines d’études distincts, la gestion du changement et la gestion de projet sont intégrées dans la pratique. Les étapes et les activités se déplacent à l’unisson au fur et à mesure que les équipes travaillent pour passer de l’état actuel à l’état futur souhaité.

Activités de planification de la gestion du changement et de la gestion de projet

À titre d’exemple, considérez les activités qui se produisent pendant la phase de planification d’un projet ou d’une initiative.

Chefs de projet:

• Identifier les jalons et les activités à réaliser
• Décrire les ressources nécessaires et la façon dont elles travailleront ensemble
• Définir la portée de ce qui fera et ne fera pas partie du projet

Gestionnaires du changement:

• Élaborer des messages clés qui doivent être communiqués
• Travailler avec les commanditaires pour constituer des coalitions actives et visibles de hauts dirigeants
• Faire valoir aux employés touchés les raisons pour lesquelles le changement est nécessaire

Les projets les plus efficaces intègrent ces activités dans un plan de projet unique.

La compréhension a des avantages

Il peut être difficile de faire la distinction entre le changement, la gestion de projet et la gestion du changement. Dans la pratique, ces trois composantes sont étroitement liées pour produire un résultat positif pour l’organisation. Mais la compréhension des distinctions rend beaucoup plus facile le dépannage lorsqu’un changement n’avance pas comme prévu.

Par exemple, les défis viennent-ils de:

• La conception du changement (le projet, l’initiative ou la solution elle-même) ?
• Le processus technique, les activités ou les ressources (gestion de projet) ?
• Comment les individus acceptent ou résistent au changement (gestion du changement)?

Lorsque vous comprenez les différences entre le changement, la gestion de projet et la gestion du changement, l’identification des actions correctives devient claire. Et lorsque vous savez ce que chaque composante vise à réaliser, il n’est plus difficile de définir la gestion du changement pour les autres.