Formation des Utilisateurs Finaux – Tout Ce Dont Vous Avez Besoin pour le Faire Correctement en 2021

Quelle est la première chose qui vous fait vous sentir chez vous lorsque vous allez dans un nouveau lieu?

On pourrait dire réconfort, paix, amour.

Mais nous pensons que c’est une information.

Les gens sont programmés pour s’émerveiller et apprendre. Vous ne lisez pas cet article pour apprendre quelque chose de nouveau?

Vous en tiendriez-vous à l’article s’il ne répondait pas à vos besoins? Ou auriez-vous l’impression d’avoir perdu votre temps?

Qu’ils soient employés ou clients, vos utilisateurs finaux ressentent la même chose si vous ne les embarquez pas correctement.

La plupart du temps, ils ne savent même pas ce qu’ils devraient savoir – pas tous les détails du moins. Ainsi, lorsqu’il y a une mise à jour, ou lorsque quelqu’un de nouveau arrive, il est crucial de le former correctement et en douceur.

Dans cet article, je vais parler de :

• Comment mener une Formation des utilisateurs
• Exemples de Formation des utilisateurs
• Meilleurs logiciels de Formation des entreprises

Avant tout cela, voyons d’abord:

Qu’est-ce que la Formation des utilisateurs finaux?

La formation des utilisateurs finaux consiste à s’assurer que le public cible (principalement les employés) est en phase avec l’entreprise et ses besoins. La formation des utilisateurs finaux peut être complétée par divers moyens, mais la méthode la plus courante en 2021 consiste à utiliser des conseils interactifs à l’écran ou un équivalent de cette méthode d’apprentissage.

Comme vous pouvez le deviner, la formation des utilisateurs finaux peut avoir lieu presque à tout moment du parcours de l’employé ou de l’utilisateur.

L’intégration des employés et l’intégration des utilisateurs sont les exemples les plus typiques où la formation des utilisateurs finaux est principalement requise.

Ainsi, dans un monde où l’intégration à distance devient la meilleure chose à faire, la formation virtuelle des utilisateurs finaux gagne en importance.

Voici pourquoi :

Pourquoi la formation des utilisateurs finaux est-elle importante ?

Engageriez-vous un écrivain qui ne sait pas écrire?

Ou seriez-vous un mécanicien qui n’a jamais vu de voiture de sa vie?

Il en va de même pour la formation des utilisateurs finaux. La formation des utilisateurs finaux est essentielle car:

1. La formation des utilisateurs finaux améliore la productivité globale de vos employés/ utilisateurs. Comme tous les utilisateurs finaux travaillent en synchronisation, les taux de productivité augmentent plus rapidement.
2. La formation des utilisateurs finaux ajoute de la valeur à votre organisation dans son ensemble. Tous les utilisateurs synchronisés vous aident à créer un meilleur profil et à obtenir des résultats plus facilement.
3. La formation des utilisateurs finaux améliore les niveaux de précision. Comme tous les utilisateurs finaux sont bien formés, ils apportent de la valeur plus rapidement, ce qui profite à vous et à eux. Ainsi, les niveaux de précision ont tendance à s’améliorer plus rapidement.

Types de formation des utilisateurs

Bien qu’il existe de nombreuses façons de former les utilisateurs, nous pouvons les résumer en 3 catégories principales:

Formation à l’auto-apprentissage

Cette méthode peut donner l’impression de laisser l’utilisateur seul en panne, de comprendre le produit par lui-même.

Et vous auriez exactement raison!

Cette méthode est la moins réussie en formation des utilisateurs simplement parce qu’elle n’aide pas à assurer le succès des utilisateurs car elle les oblige à apprendre activement au lieu de vous les aider.

Formation en face à face

N’étant pas aussi dure que la méthode libre-service, la méthode de formation en face à face nécessite beaucoup de temps. L’utilisateur final est formé avec un instructeur, et le seul but de cette personne devient de former les utilisateurs finaux.

Formation automatisée en ligne (virtuelle)

La formation en ligne des utilisateurs finaux est la plus tendance parmi d’autres, car elle n’oblige pas nécessairement une personne à instruire tous les utilisateurs finaux un par un.

La formation virtuelle peut être facilement effectuée en adoptant un produit de formation en ligne.

Comment Mener la Formation des utilisateurs de la Bonne Façon (5 Étapes Cruciales)

Bien sûr, il y a beaucoup d’étapes que vous et vos utilisateurs finaux devez suivre pour avoir une formation complète.

Rassemblons donc toutes ces étapes sous 5 catégories principales:

1 – Listez Pourquoi Vos Utilisateurs Finaux Doivent Être Formés

Eh bien, vous savez que les utilisateurs finaux ont besoin de nouvelles informations, mais pourquoi en ont-ils besoin?

Êtes-vous:

• Introduire quelque chose de complètement nouveau,
• Passer par des changements,
• Ou former de nouvelles personnes?

Chaque raison peut nécessiter des approches différentes ou légèrement différentes pour obtenir les meilleurs résultats.

• Si vous introduisez quelque chose de complètement nouveau pour les utilisateurs finaux existants, vous n’avez pas à vous soucier d’introduire tous les détails de votre entreprise. Vous pouvez vous concentrer uniquement sur le nouvel aspect.
  Pour introduire facilement une nouvelle fonctionnalité ou plate-forme aux utilisateurs existants, vous pouvez utiliser un centre de ressources pour les informer du changement et les former à l’aide d’une liste de contrôle qui déclenche des procédures pas à pas interactives pour l’expérience utilisateur virtuelle la plus simple.

• Si vous traversez une période de changement, vous devez connaître vous-même la gestion du changement et former les utilisateurs finaux en conséquence. C’est exactement ce que RAM a fait avec son changement de système informatique.

Si vous formez de nouveaux utilisateurs finaux, vous devrez suivre un chemin plus long, car il y a beaucoup à apprendre. Tout d’abord, vous devez présenter les bases avec un message intégré à l’application, puis vous devez les parcourir avec une procédure pas à pas interactive et leur fournir une aide supplémentaire avec une liste de contrôle ou un centre d’aide.

2 – Faites une liste de ce dont L’utilisateur final a besoin

Plonger directement dans la pratique sans plan finit généralement par être un fardeau, n’est-ce pas?

Pour éviter cela, énumérez ce que vos utilisateurs finaux devront avoir et apprendre.

Quant aux nécessités matérielles:

• Ont-ils accès à toutes les plateformes ?
• Ont-ils les comptes nécessaires prêts?
• Leurs documents sont-ils prêts ?
• Leur équipement est-il prêt?
• Leur programme de formation est-il prêt à être exécuté?

Et tout ce qui est spécifique à votre entreprise.

Énumérez également ce que vous devez inclure dans le programme de formation:

• Toutes les fonctionnalités sont-elles expliquées ?
• Tous les outils virtuels fonctionnent-ils ?
• Ont-ils des barres de progression où ils peuvent vérifier leur progression?
• Savent-ils ce qui va suivre dans le progrès?
• Ont-ils accès à une aide supplémentaire?

3- Assurez-vous que le programme de formation est détaillé

Les détails sont ce qui rend quelque chose de parfait, disent-ils.

C’est surtout pour la mode, mais les détails sont ce qui rend la formation des utilisateurs finaux parfaite.

Par exemple, je vous forme sur la façon de former les utilisateurs finaux avec cet article, n’est-ce pas?

Seriez-vous satisfait si je ne vous donnais que les rubriques et que je vous laissais vous-même comprendre le reste?

Mettez-vous dans la position d’un nouvel utilisateur final, que devez-vous savoir? Qu’est-ce qu’une surcharge?

Tout comme lorsque vous lancez un produit, demandez aux gens de tester le processus de formation et de donner leur avis avant de le mettre en œuvre.

Vous pouvez également embaucher des personnes pour vous aider à créer la meilleure formation possible.

• Si vous introduisez quelque chose de nouveau ou si vous accueillez quelqu’un de nouveau, vous pouvez obtenir l’aide d’un spécialiste de l’intégration.
• Si vous traversez des changements, vous pouvez obtenir l’aide d’un spécialiste en gestion du changement.
• Ou tout simplement, vous pouvez obtenir un outil tiers qui peut faire les deux pour vous.

4- Faites Savoir À L’Utilisateur Final Comment Obtenir De L’Aide

Ne pas spécifier quoi faire en cas de problème peut être l’erreur la plus courante lors de la formation des utilisateurs finaux.

Il n’est pas facile de savoir qui ou quand contacter si un utilisateur final a besoin d’aide.

Mettre un bouton “aide supplémentaire” est plutôt plus facile, et cela vous rend également plus fiable.

5- Demandez des commentaires à la Fin du Processus

Comme tout autre processus, un processus de formation ne peut atteindre son nirvana que si vous collectez des commentaires de vos utilisateurs finaux sur leurs expériences.

• Ont-ils eu des problèmes pour obtenir la formation?
• Ont-ils eu des problèmes pendant la formation?
• Pourraient-ils terminer le processus facilement?
• Tout était-il clairement expliqué?
• Y a-t-il quelque chose qui pourrait être amélioré?
• Comment évalueraient-ils le processus sur une échelle de 10?

Valoriser la voix de l’utilisateur final ne le fera pas seulement se sentir assuré, mais vous rendra également plus crédible.

Exemple de formation des utilisateurs – Comment RAM a réussi la mise en œuvre d’un Nouveau logiciel

RAM est un service de messagerie basé en Afrique du Sud.

Fondée en 1988, l’entreprise a connu de nombreux changements. L’un de ces changements a été de s’adapter au monde moderne et de migrer vers un service informatique moderne.

L’entreprise avait donc besoin d’une solution pour former l’ensemble de ses +1000 employés. Comme vous pouvez le deviner, il était presque impossible pour l’entreprise de les former tous en face à face. De plus, les laisser apprendre le système n’était pas un choix, car cela pourrait provoquer le chaos.
Tout le monde n’est pas un cerveau quand il s’agit de choses informatiques.

Par conséquent, RAM a adopté un logiciel d’intégration des utilisateurs, UserGuiding, pour faire le travail pour eux.

Nous utilisons UserGuiding pour guider les utilisateurs (internes et externes) autour de notre nouvelle plate-forme, leur fournir de l’aide / des conseils pendant qu’ils effectuent leurs tâches quotidiennes, les former et les certifier une fois qu’ils ont terminé certains guides et expériences pratiques.

Steven Friedman, leur Directeur de l’information

RAM a utilisé presque toutes les fonctionnalités nécessaires pour s’assurer que les utilisateurs finaux sont correctement formés.

Ils comprenaient:

• Un guide interactif,

• Listes de Contrôle,

• Info-bulles,

• Et d’autres options d’aide.

Meilleurs logiciels de formation aux entreprises en 2021

Afin de former virtuellement facilement vos utilisateurs finaux, ces 4 logiciels seront vos aides numéro un.

1. Guide d’utilisation
2. WalkMe
3. Iorad
4. Dokit

Commençons par notre premier produit:

Guide d’utilisation

Le guide d’utilisation est le tout- solution intégrée pour la formation des utilisateurs finaux, les conseils d’exploitation et le support utilisateur. Grâce à une interface facile à utiliser, ils peuvent suivre des chemins ou des événements prédéfinis en un seul clic ou toucher.

Le point fort du guide d’utilisation est qu’il est très axé sur le client: que vous soyez un fournisseur de services ou un utilisateur final, vous pouvez guider vos utilisateurs à travers les processus les plus complexes de manière compréhensible et facile avec UserGuiding.

Les caractéristiques de ce produit sont:

• Création d’un chemin pour tout logiciel / site Web sans codage requis
• Création d’un itinéraire prédéfini
• Collecte de données à chaque étape
• Y compris des vidéos
• Création de listes de contrôle interactives exploitables
• Centres de ressources
• Enquêtes NPS

De plus, le guide d’utilisation est l’un des outils les plus abordables qui offre toutes les fonctionnalités essentielles en termes de formation des utilisateurs finaux.

Que vous souhaitiez former vos utilisateurs finaux ou simplifier leur travail: le guide d’utilisation est le bon choix pour vous.

WalkMe

Voyons maintenant WalkMe. Il s’agit d’une entreprise spécialisée dans les procédures pas à pas numériques et le guidage des utilisateurs.

Leurs produits peuvent être utilisés pour guider les utilisateurs à travers n’importe quel site Web ou solution logicielle, ainsi que pour améliorer la convivialité de vos applications actuelles.

WalkMe vous permet de personnaliser vos procédures pas à pas numériques, ce qui vous permet de voir à quel point les utilisateurs sont guidés tout au long de leur parcours.

Pourtant, le produit n’est pas du tout facile à mettre en place. Pour pouvoir utiliser WalkMe, vous devez avoir les connaissances techniques ou un développeur de rechange.

De plus, WalkMe nécessite un budget énorme. C’est l’un des outils les plus chers par rapport à ses concurrents, même s’il présente des fonctionnalités similaires à celles du guide d’utilisation.

Iorad

Iorad est un programme qui vous permet de créer des tutoriels étape par étape au fur et à mesure du processus.

Vous pouvez enregistrer à la fois de la vidéo et de l’audio, ainsi que votre écran, avec Iorad. Si nécessaire, vous pouvez également fournir des descriptions et des titres pour chaque action, ainsi qu’une introduction et une annexe. Iorad vous permet également de surligner ou de flouter des zones à l’écran pour rendre le tutoriel plus précis.

Si vous le souhaitez simplement pour un usage personnel, Iorad est un excellent outil; sinon, les prix sont trop élevés pour un produit avec une seule utilisation.

Simplement dit, Iorad sert de centre d’aide de démonstration, mais ce n’est pas gratuit.

Dokit

Dokit est un produit qui propose de créer des tutoriels interactifs et de les imprimer sous forme de fichiers PDF modifiables. C’est un outil pour créer des procédures pas à pas simples, faciles à utiliser et efficaces.

Pour nous, Dokit est très intuitif : il dispose d’un environnement qui vous permet de gérer facilement vos projets et leur apparence.

Qu’est-ce qui rend Dokit différent des autres ?

Il est très facile d’ajouter des vidéos et des images, ainsi que des annotations. Ce logiciel offre l’interface la plus intuitive, ce qui le rend facile à utiliser par n’importe qui.

Le prix de Dokit est l’une de ses principales caractéristiques: il vous permet de créer des tutoriels simples à moins de 5 € par mois.

Conclusion

Les utilisateurs finaux, qu’ils soient employés ou utilisateurs, sont ce qui apporte de la valeur à votre entreprise. Et ce qui rend les utilisateurs finaux plus qualifiés, c’est une bonne formation des utilisateurs finaux.

Vous pourriez avoir besoin d’une formation d’utilisateur final pour embaucher de nouveaux employés, ou vous pourriez traverser une période de changement.

Aussi cruciale qu’elle soit, la période de formation de l’utilisateur final ne devrait pas être un fardeau. Il existe des outils pour vous aider qui sont à la fois faciles à utiliser et abordables, tels que le guide d’utilisation.

Foire aux questions :

Pourquoi formez-vous des employés?

Les employés et les utilisateurs finaux doivent être formés afin d’avoir une croissance précise et stable au sein d’une entreprise. Même les meilleurs employés ne seraient pas en mesure de travailler correctement s’ils n’étaient pas alignés sur les systèmes et les exigences de l’entreprise.

Qu’est-ce qui est inclus dans un plan de formation?

Aligner l’employé sur les valeurs de l’entreprise, l’intégrer sur les plates-formes couramment utilisées et introduire les méthodes de l’entreprise sont les trois éléments les plus cruciaux qu’une entreprise devrait inclure dans un plan de formation des utilisateurs finaux.