Gestion d’événements: Un guide étape par étape sur la façon de l’utiliser dans vos événements

Gestion d’événements. C’est une phrase qui est souvent lancée, mais au-delà du sens littéral de la simple gestion des événements, qu’est-ce que cela implique exactement? Et plus important encore, comment peut-il être utilisé dans des événements?

Chaque type d’événement nécessite un ensemble unique de compétences et de savoir-faire qui vous aideront à atténuer le chaos et à organiser des événements fluides et attrayants pour vos participants.

Il y a beaucoup à couvrir, c’est pourquoi, dans cet article, nous allons vous expliquer les concepts clés de la gestion d’événements, en vous montrant comment ils peuvent être appliqués directement à vos événements.

Explication de la gestion d’événements

En termes simples, la gestion d’événements est la coordination, la planification, l’organisation et l’exécution d’un événement. Le terme couvre la gestion de projet dans tous les aspects d’un événement, qui peut aller de la recherche d’intervenants à l’envoi d’enquêtes post-événement. De plus, la gestion des événements peut être appliquée à tout type d’événement dans n’importe quel environnement.

Bien que souvent utilisé comme synonyme du terme “planification d’événements”, la gestion d’événements est plus pratique et a plus à voir avec la logistique et la gestion globale à la veille et le jour de l’événement lui-même.

Pourquoi la gestion d’événements est importante

Gérer correctement un événement est essentiel pour qu’il soit un succès. En termes simples, quelle que soit la qualité de votre lieu, de vos conférenciers ou de votre divertissement, le fait de ne pas maîtriser correctement les facteurs de base, tels que la budgétisation et la logistique, signifie que vous pourriez vous exposer à des défis potentiellement imprévus.

Alors pensez-y comme ça, plus vous investissez de temps dans la gestion d’événements, plus votre événement sera professionnel.

Gestion d’événements virtuels

L’essor rapide des événements en ligne nous a rapidement obligés à prendre notre savoir-faire en gestion d’événements en personne et à l’adapter au monde virtuel. Des tâches telles que la recherche d’un lieu, la création de protocoles de santé et de sécurité et la restauration ont été remplacées par la recherche de la bonne technologie et la création de contenu précieux et l’engagement des participants.

C’est pourquoi, lors de la gestion d’un événement virtuel, non seulement vous devez comprendre la logistique qui le sous-tend, mais vous devez également mettre davantage l’accent sur la création de contenu intéressant.

Les cinq étapes de la gestion d’événements

Maintenant que nous avons les bases, plongeons-nous dans les cinq étapes de base de la gestion d’événements. Ceux-ci peuvent être appliqués à n’importe quel événement et devraient vous donner beaucoup d’informations qui peuvent être appliquées directement à vos événements, sous quelque forme que ce soit.

Étape 1: Créez un objectif et faites vos devoirs

La première étape de tout événement réussi consiste à définir votre objectif et à créer un plan d’action sur la façon dont vous allez y arriver. Commencez par identifier ce que vous voulez atteindre, concentrez-vous sur un objectif et allez-y vraiment. Dans de nombreux cas, cela va de soi. Par exemple, vous souhaitez peut-être lancer un nouveau produit ou générer des prospects supplémentaires.

Quoi que vous décidiez, il est essentiel d’entrer dans les détails car cela vous donnera une vision plus claire de l’événement, le rendant plus facile à gérer à long terme. Ensuite, une fois que vous avez identifié votre objectif, il est temps de commencer à faire vos recherches.

Microdisectez ce que vous souhaitez réaliser et tracez les actions qui vous y mèneront. Cela vous aidera à affiner la portée de votre événement et à identifier les actions nécessaires pour atteindre votre objectif.

Plus vous effectuez de recherches, plus l’événement sera détaillé et affiné. Et en plus de cela, vous aurez une meilleure compréhension de la viabilité de l’événement, notamment en termes de budget et de la façon dont cela correspond à votre objectif.

Étape 2: Choisissez votre thème et décrivez l’événement

Maintenant que vous avez fait vos recherches, il est temps d’utiliser vos premières conclusions pour créer un plan d’action concret pour votre événement. Surtout, cela vous donnera les bases pour commencer à concevoir votre événement, alors passez en revue tous les détails, aussi petits soient-ils.

Pour lancer le bal, voici une liste de questions qui peuvent vous aider à aplanir ces détails:

• Quel est le sujet de l’événement ?
• Qui est le public cible ?
• Où et quand aura lieu l’événement ?
• Quel est le format?
• Quelle est la durée de l’événement ?
• Combien de participants puis-je attendre?
• Qui prendra la parole lors de l’événement?
• Est-ce que je propose des activités ou des divertissements?
• Comment puis-je garder les participants engagés?
• Allez-vous facturer les billets?
• Avez-vous besoin de trouver des sponsors?
• De quelle technologie événementielle ai-je besoin ?

Il y a beaucoup de matière à réflexion ici et beaucoup d’autres questions qui devront être abordées. Ce qui est essentiel, c’est que vous vous mettiez dans un état d’esprit pensif par lequel vous envisagiez tous les détails et toutes les éventualités possibles autour de l’événement. Cela vous permet d’identifier les problèmes qui pourraient survenir dès le début.

Étape 3: Approfondissez les détails

Maintenant, vous devriez avoir une bonne idée de ce à quoi devrait ressembler l’événement, ce qui signifie qu’il est temps de transformer cela en réalité. Cette étape est de loin la plus longue et consiste en une longue liste d’actions (voir ci-dessous) en fonction du type d’événement que vous exécutez.

• Trouver des lieux (ou des plateformes d’événements en ligne), des fournisseurs, des conférenciers, des sponsors, etc.
• Création d’un site Web de l’événement et lancement des communications avant l’événement
• Marketing et sensibilisation de l’événement
• Suivi des RSVP et des numéros d’inscription à l’événement
• Communications des participants
• Logistique de l’événement le jour
• Conception et finalisation des documents critiques de l’événement, tels que la minute par minute
• Conception de l’événement processus d’enregistrement et création de signalétique
• Communications post-événement

Étape 4: Livraison de l’événement

Après tout le travail que vous avez effectué en suivant les étapes précédentes, c’est le jour de l’événement. Tu y es presque. Il est maintenant temps d’organiser un événement qui engagera et excitera vos participants. Voici quelques-unes des mesures que vous devez prendre pour surmonter le dernier obstacle et vous assurer que vous organisez un événement en douceur et réussi.

• S’assurer que tout est configuré
• Enregistrement
• Communication avec les invités
• Gestion des problèmes et des urgences inattendus
• Assistance aux conférenciers et aux invités
• Interaction avec les médias sociaux et le public

Étape 5: Tâches post-événement

Votre événement est terminé, mais il ne s’arrête pas là. À présent, vous devriez avoir une bonne idée du déroulement de l’événement et il est temps de commencer à recueillir des commentaires, de continuer à engager les participants et de planifier l’avenir.

La première action, effectuée 12 à 48 heures après l’événement, est d’envoyer à vos participants un email de remerciement avec un sondage post-événement. Cela donne aux participants beaucoup de temps pour digérer comment ils ont trouvé l’événement, vous fournissant de nombreuses informations sur la façon de vous améliorer.

Ensuite, avec tous les précieux commentaires que vous avez recueillis, rassemblez l’équipe pour un débriefing. Ces réunions et conversations sont très utiles pour partager des impressions personnelles et identifier ce qui peut être fait pour aller de l’avant.

Réflexions finales

Organiser des événements est un défi de taille, mais c’est une activité qui peut apporter d’énormes avantages. Et c’est pourquoi la gestion des événements est si cruciale qu’elle aide à atténuer les risques, ce qui vous permet de vous concentrer sur les choses qui comptent le plus. Ainsi, plus vous investissez de temps dans la gestion d’événements, plus votre événement sera professionnel.