Inspirez-vous

Le travail d’un planificateur d’événement n’est jamais terminé, même lorsque l’événement lui-même est terminé. Tout aussi important que d’obtenir tous les détails juste avant votre événement, est le travail qui reste à faire juste après l’événement lui-même!

Un débrief d’événement est une réunion avec votre équipe au cours de laquelle vous déconstruisez et analysez soigneusement un événement précédent. Un débrief complet de l’événement vous aidera à identifier ce qui s’est bien passé, ce qui n’a pas fonctionné et ce qui pourrait être mieux la prochaine fois. Si vous ne prenez pas le temps de revoir vos événements, vous risquez de manquer d’importantes occasions de corriger les erreurs et d’apporter d’importantes améliorations.

Même lorsqu’un événement semble s’être déroulé sans accroc, il y a toujours des éléments qui pourraient être améliorés — c’est là qu’un débriefing post-événement avec votre équipe devient important. Prendre le temps de débriefer un événement offre de nombreux avantages, notamment obtenir des commentaires précieux, rationaliser votre processus, améliorer l’expérience des participants et développer davantage les relations avec les sponsors, les fournisseurs et le personnel.

En prenant le temps après l’événement de capturer vos notes et vos pensées, vos événements s’amélioreront à chaque édition ou année! De plus, s’il devient nécessaire de confier votre événement à quelqu’un d’autre, vous les préparerez au succès en ayant tout documenté.

Le débriefing commence PENDANT votre événement

Avant la fin de votre événement, prenez le temps de noter la logistique de ce que vous voulez retenir, car vous pourriez oublier certains détails lorsque l’événement est occupé.

Prendre en compte les éléments suivants:

• Combien de personnes se sont présentées à l’événement? Quel est le pourcentage d’invités femmes / hommes?
• Cela a-t-il influencé la restauration et/ou les restes?
• Les horaires ont-ils été respectés ?
• Avez-vous réalisé des goulots d’étranglement ou des problèmes à mettre en place et à prévenir à l’avenir?
• Avez-vous prévu suffisamment de personnel pour assister vos invités lors de l’inscription / du service de vestiaire, pour donner toujours ou toute autre question pendant l’événement?
• Vos sponsors et partenaires ont-ils bénéficié d’une visibilité suffisante ?
• Notez les choses que vous avez aimées sur le lieu et celles que vous souhaitez améliorer.

Débriefing APRÈS votre événement

Après votre événement, vous voudrez obtenir des évaluations de toutes les personnes impliquées dans l’événement. Rassemblez autant d’informations que vous pouvez obtenir pour évaluer l’ensemble du tableau.

Envoyez un sondage à vos participants

Utilisez un questionnaire couvrant autant d’aspects de l’événement que possible tels que le processus d’invitation, la logistique de l’événement afin que vous puissiez utiliser les informations lors du débrief de l’événement.

Vous pouvez obtenir ce type de commentaires de trois manières différentes:

• Rendez votre sondage disponible pendant l’événement en installant un stand où ils peuvent laisser leurs commentaires. De cette façon, vous obtenez leurs commentaires quand ils sont frais dans leur esprit.
• Envoyez le sondage quelques jours après l’événement. C’est un excellent ajout à votre “e-mail de remerciement”. Hébergez le sondage sous forme de formulaire sur votre site Web afin qu’ils puissent le remplir rapidement.
• Demandez des commentaires via une application d’événement (si vous en utilisez une). C’est peut-être la façon la plus interactive de recevoir des commentaires. Assurez-vous que les résultats de ce sondage sont disponibles pour votre séance de débriefing de l’événement.

Invitez les parties les plus importantes à votre débrief

Les acteurs clés peuvent fournir des informations importantes car ils ont souvent une opinion différente sur les choses. Si votre équipe d’organisation est une petite équipe, il est bon d’inviter tout le monde. Si de nombreuses personnes ont été impliquées, assurez-vous d’avoir un représentant de chaque fonction clé (équipe de l’événement sur place, lieu d’accueil, partenaires logistiques éventuels, conférencier ou sponsor et éventuellement même un collègue qui a assisté à l’événement.

Cela vous donnera l’occasion de recueillir des commentaires précieux de différents points de vue et facilitera la collaboration future.

Établissez un ordre du jour détaillé et faites appel à un modérateur

Il est important de toucher aux éléments clés de votre événement: Inscription, restauration, configuration, haut-parleurs / animations, signalétique / décoration, etc. De plus, il est important de désigner quelqu’un pour diriger la discussion afin que la conversation ne devienne pas chaotique.

Commencez par vos objectifs, écoutez attentivement et n’oubliez pas de faire un résumé

Avant de commencer à discuter de chaque aspect de l’événement, passez rapidement en revue vos buts et objectifs. Cela vous aidera, vous et l’équipe, à générer les meilleurs commentaires. Le moyen le plus simple de mener un débriefing d’événement consiste à utiliser un modèle de débriefing d’événement.

Utilisez les données et mettez-les à la disposition des autres

Peut-être l’étape la plus importante: une fois que vous avez collecté les données de votre réunion de débriefing d’événement et / ou de votre enquête, il est important de les utiliser pour tous les événements futurs. Pour vous assurer de documenter vos notes et vos actions dans un endroit où votre équipe peut accéder à tout moment.

Êtes-vous inspiré pour organiser votre prochain événement?

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