Le Pouvoir du Profilage des performances

Une activité sans direction ni but est simplement un mouvement. Pas plus. Pas moins. Les descriptions de poste traditionnelles se concentrent sur l’activité. Il est de loin préférable de jeter vos descriptions de travail basées sur l’activité et de les remplacer par des profils de performance axés sur les résultats – et non sur l’activité.

Cet appel au profilage de la performance s’adresse à toutes les organisations souhaitant améliorer leurs résultats en définissant mieux le travail à effectuer. Il est utile pour les organisations à toutes les étapes – des entreprises entrepreneuriales aux grandes organisations hiérarchiques. Le profilage des performances peut même être utilisé pour améliorer l’innovation et le travail d’équipe interfonctionnel. C’est un moyen éprouvé d’améliorer les indicateurs de résultats tels que les ventes et la rentabilité. Si votre organisation ne dispose pas d’un index formel de ses différentes positions, la première étape de la construction d’une organisation basée sur la performance peut être d’adapter le puissant processus de profil de performance, de haut en bas.

Cet article décrira les composantes d’un profil de performance, identifiera les avantages puissants de les avoir développés pour tous les postes au sein de votre organisation et passera en revue les étapes nécessaires à l’élaboration d’un profil de performance réel.

Qu’est-ce qu’un profil de performance ?

Un profil de performance est un index court (une à trois pages) de ce qu’il faut pour être performant dans un emploi ou un poste spécifique. Elle diffère d’une description de poste traditionnelle en ce sens qu’elle met l’accent sur les résultats clés et non pas simplement sur les activités.

Un profil de performance pour un commis aux ventes, par exemple, peut se concentrer sur l’objectif de satisfaction du client. Un commis qui interagit avec les clients de manière serviable et courtoise fait preuve d’une action axée sur les résultats par rapport à un commis qui se contente de tâtonner à chaque transaction.

Cinq zones sont incluses dans un profil complet:

1. Principaux résultats – Identifiez les principaux résultats commerciaux ou les résultats associés à l’emploi ou au poste en particulier.
2. Actions clés – Identifiez les actions clés nécessaires pour obtenir ces résultats clés.
3. Compétences humaines – Compétences nécessaires au succès, telles que la persuasion, le coaching, la négociation, la prise de parole en public.
4. Compétences techniques – Compétences nécessaires pour réussir, telles que le fonctionnement de l’équipement, les capacités informatiques.
5. Expérience et éducation – Y compris les domaines d’expertise et les résultats scolaires.

Les profils de performance créent une base sur laquelle un employé peut établir un bilan de succès mesurable. De puissants avantages peuvent être réalisés à l’aide de cet outil de gestion de la performance.

Avantages du profilage des performances

J’ai vu des gestionnaires d’organisations clientes appliquer ce processus dans une variété de contextes de travail pour tous les types d’emplois, à tous les niveaux organisationnels – du PDG au concierge. Grâce au profilage du rendement, ces gestionnaires ont aidé leurs employés à se concentrer sur les choses les plus importantes que ces personnes peuvent influencer directement dans leurs postes respectifs. Huit avantages importants à remplir des profils de rendement pour tous les postes au sein d’une organisation sont apparus:

1. Évite de confondre le mouvement et l’action. En définissant les résultats clés pour tous les postes et en identifiant les actions clés qui les motivent, vous reliez clairement des actions spécifiques à des résultats spécifiques. Les gens se concentrent sur ce qu’ils sont censés accomplir plutôt que de simplement s’engager dans un mouvement flou.
2. Soutient les organisations basées sur le savoir. Cette orientation peut particulièrement profiter aux organisations fondées sur le savoir qui s’efforcent de créer une culture axée sur l’apprentissage qui concentre leur capital intellectuel sur la création de valeur mesurable. Le processus d’évaluation du capital humain peut être efficacement ancré par des profils de performance qui lient l’action de renforcement des connaissances à d’importants domaines de résultats clés tels que l’innovation de produits et une collaboration interfonctionnelle efficace.
3. Facilite les échanges positifs autour de domaines de performance difficiles. Le profilage du rendement est l’occasion pour un gestionnaire de travailler de manière proactive avec son personnel pour identifier l’essence de son travail. Cet examen mutuel et cet effort de collaboration fonctionnent particulièrement bien dans les organisations basées sur la technologie où les actions clés et les résultats associés sont plus difficiles à définir. La livraison de nouveaux produits, par exemple, est souvent influencée par une variété d’actions qui dépendent de la créativité. L’innovation, un ingrédient clé de notre milieu de travail de plus en plus axé sur le savoir, doit être définie, mesurée et gérée. Vous pouvez commencer ce processus par le profilage des performances. Par exemple, l’innovation peut se traduire par ” le fait que X % de tous les revenus par an proviennent de produits nouveaux ou innovants.” 3M utilise cette mesure et fixe son objectif de chiffre d’affaires annuel de nouveaux produits à 30 %.
4. Peut aider à éviter le palais de justice. Des attentes claires en matière de rendement constituent une défense efficace contre les réclamations de licenciement injustifié. Un profil de performance rend vos attentes explicites. Il fournit clarté et spécificité, ce qui vous permet, ainsi qu’à vos collaborateurs, de documenter avec précision ce que l’on attend d’eux dans une position spécifique.
5. Améliore les décisions de sélection. Avec un profil de performance, vous pouvez formuler des questions spécifiques à poser à un candidat ou à des activités de performance que vous lui demanderez de remplir pendant le processus de sélection. Vos questions et activités doivent être ciblées pour déterminer si le candidat correspond au profil de performance du poste en question, ce qui vous permet de “éliminer” les candidats qui n’ont pas les qualifications requises pour un poste.
6. Améliore l’équité de l’évaluation du rendement. Lorsqu’il y a des attentes claires en matière de rendement, les surprises sont réduites lors des séances d’évaluation. Il est clair si la personne a atteint les résultats clés spécifiés. Les observations basées sur la performance sur des actions spécifiques l’emportent sur les commentaires de “gut feel” basés sur des perceptions subjectives.
7. Améliore les efforts de formation, de développement et de coaching. Les besoins de développement des individus peuvent être plus facilement identifiés à l’aide d’un profil de performance. À leur tour, les domaines à améliorer sont plus clairs.
8. Peut être utilisé comme outil dans les programmes de rémunération au rendement. La définition des résultats clés ou des résultats de rendement peut aider à déterminer les formules des programmes de rémunération au rendement.

Sans zones de résultats clés claires, les schémas de rémunération au rendement peuvent être ambigus et devraient être découragés. Avec ce puissant ensemble d’avantages à l’esprit, passons en revue les étapes de l’élaboration d’un profil de performance.

L’élaboration d’un profil de performance

L’élaboration d’un profil de performance devrait être un processus systématique hautement interactif. Le processus peut être décomposé en cinq étapes.

Étape 1 : Définition des résultats clés

Chaque profil commence par la définition des résultats clés ou des résultats requis pour ce poste. Idéalement, la liste comprendra un à cinq résultats clés. Lorsque vous finalisez les résultats clés pour un profil spécifique, vous pouvez envisager de faire référence à une variété de publications utiles sur la mesure efficace du rendement. Pendant que vous travaillez à identifier les domaines de résultats clés, je recommande les quatre processus suivants:

1. Remue-méninges autant de résultats potentiels ou de résultats clés que possible pour le poste particulier. Demandez-vous : ” Si j’externalisais ce poste, qu’est-ce que je m’attendrais à ce que cette personne livre pour que je puisse les conserver?”
2. Concentrez-vous sur les résultats les plus importants à atteindre pour la personne. L’individu doit être en mesure d’influencer fortement ces résultats.
3. Réduisez votre liste à une à cinq zones de résultats clés les plus importantes.
4. Convertir les domaines de résultats clés en attentes de rendement (objectifs de résultat) en attribuant des cadres de chiffres et de temps dans la mesure du possible. Bien que certains domaines de résultats clés ne se prêtent pas à une quantification claire, la plupart des domaines seront mesurables.

Richard L. Le livre de Sloma, “How to Measure Managerial Performance”, fournit une liste complète des mesures des résultats pour 14 domaines d’activité fonctionnels. Le processus de mesure du rendement est également décrit en termes pratiques dans “Cartes de pointage du rendement: Mesurer les bonnes choses dans le monde réel”, de Richard Chang et Mark Morgan.

Étape 2: Détermination des actions clés

Tous les résultats clés doivent être guidés par des actions clés spécifiques, qui guident le titulaire vers l’atteinte de ces résultats. Chaque résultat clé doit comporter une à six actions clés – les “comment” qui conduisent à ce résultat clé. Ces actions sont les choses essentielles qui doivent être faites pour augmenter les chances d’atteindre le résultat clé.

Pour déterminer les actions clés, réfléchissez à ce que la personne peut faire pour obtenir les résultats clés. Appliquez également la règle des 80/20 lorsque vous considérez les actions clés potentielles qui conduisent à un résultat clé particulier, c’est-à-dire que 80% des résultats sont produits par 20% des actions. Documentez ces 20% comme des actions clés sur votre profil de performance.

Étape 3: Détermination des compétences des personnes

Les compétences des personnes qui influencent les actions clés doivent être identifiées et répertoriées dans le profil de performance. Les compétences humaines désignent les compétences qui sont en corrélation avec la capacité d’une personne à exécuter efficacement les actions clés énumérées sur le profil. Lors de la détermination des compétences des personnes, je recommande les trois processus suivants:

1. Remue-méninges sur toutes les compétences humaines possibles qui sont en corrélation avec chacune des actions clés. Une variété d’instruments d’évaluation comportementale commerciale sont disponibles pour vous aider à identifier les compétences spécifiques des personnes. (Voir, par ex., Saville & Holdsworth; 1996; Questionnaire sur la personnalité professionnelle (OPQ), Boston: Saville & Holdsworth).
2. Finalisez votre index des compétences des personnes en une liste de 10 à 15 compétences.
3. Déterminez les “incontournables” et mettez-les en surbrillance dans votre liste.

Étape 4: Identification des compétences techniques

En plus des compétences humaines, les compétences techniques qui sont en corrélation avec la prise d’actions clés doivent être répertoriées sur le profil de performance. Concentrez-vous sur les compétences techniques qui sont fortement corrélées à la capacité d’accomplir efficacement les actions clés énumérées. Il y a généralement moins de compétences techniques répertoriées sur un profil que de compétences humaines (c.-à-d. de un à dix). Pour déterminer les compétences techniques requises, je suggère d’utiliser le processus suivant:

1. Remue-méninges sur les compétences techniques possibles nécessaires après avoir examiné les actions clés énumérées pour le poste.
2. Consultez et / ou observez des experts pour vous aider à vous concentrer sur les compétences essentielles et à préciser vos besoins précis.
3. Finaliser la liste des compétences techniques, en citant celles qui sont les plus importantes pour réussir.
4. Déterminez les “incontournables” et désignez-les en les mettant en surbrillance dans votre liste.

Étape 5: Détermination de l’expérience et des exigences en matière d’études / de formation

Tenez compte de vos exigences minimales en matière d’expérience et d’études / de formation. Combien de fois voulez-vous que la personne ait travaillé tout au long du cycle d’expérience dans un poste spécifique? L’examen et la réflexion sur le travail des grands artistes passés et présents peuvent vous aider à prendre ces décisions. Les exigences en matière d’expérience et de formation deviennent plus importantes lorsque vous utilisez un profil de performance pour vous aider à prendre des décisions de sélection. Cette étape vous oblige à spécifier les études / formations nécessaires ainsi que les années d’expérience minimales nécessaires dans un environnement de travail spécifique.

Applications de profil de performance

Une fois que vous avez rempli un profil de performance, vous pourrez l’appliquer à toutes les parties du cycle performance-personnes de votre organisation. Le profilage des performances peut être utilisé pour prendre de meilleures décisions de sélection, encadrer les performances et évaluer le personnel. Les cinq zones de contenu de votre profil peuvent être utilisées pour rédiger des annonces de recrutement spécifiques et des questions d’entretien de sélection et formuler des activités de performance spécifiques.

Vous pouvez également utiliser le profil pour aider à coacher et à évaluer les performances des employés existants. Après avoir développé un profil avec une personne, vous pouvez examiner ensemble ses performances dans l’exécution d’actions clés et dans la fourniture de résultats clés. En fait, les résultats clés identifiés et les actions clés associées peuvent devenir la base de l’évaluation de la performance et du coaching. Je transforme régulièrement les profils de performance en formulaires d’évaluation qui deviennent le point focal des discussions sur l’évaluation du rendement.

En le résumant

Le profilage des performances apportera une plus grande concentration sur les performances à votre organisation. C’est simple et pratique. L’accent est mis sur le fait que vos employés se concentrent sur des actions qui ont un impact direct sur les résultats clés souhaités. Il ne confond pas le mouvement avec l’action ou l’activité avec les résultats. Cet outil de gestion de la performance simple mais puissant relie les résultats clés aux actions clés et vous aide, vous et vos collaborateurs, à vous concentrer sur les compétences techniques nécessaires pour faire le travail. Je vous encourage à l’utiliser! Cela rapportera de gros dividendes pour vous et votre organisation.

Appel à l’action: Une affectation de demande de travail

Remplissez un profil de performance complet sur votre propre poste actuel. De plus, en utilisant l’approche en 5 étapes décrite dans cet article, remplissez des profils complets pour tous les postes qui vous relèvent en collaboration avec la personne occupant le poste spécifique à profiler. Attendez-vous à ce qu’un profil de performance prenne environ deux heures.

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