Les affaires de la dentisterie:

Construire une grande pratique signifie construire une grande entreprise

par Ken Runkle

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Si vous possédez un cabinet dentaire, vous possédez une entreprise. Il y a un compte de résultat. Il y a une ligne de fond. L’argent entre et sort. Les gens sont payés et les gens dépensent.

Ma mission au cours des 24 dernières années de conseil en gestion dentaire en cabinet a été d’aider les médecins à créer de grandes entreprises dentaires. Il n’est pas rare de trouver un dentiste doué qui est un propriétaire d’entreprise pauvre et qui, par conséquent, a une pratique défaillante.

D’autre part, j’ai eu le privilège d’aider de nombreux médecins au fil des ans à ajouter l’excellence des affaires à leur expertise clinique existante, créant une dynamique de pratique puissante qui se traduit par une dentisterie exceptionnelle et un maximum de profits.

Pour donner un aperçu général de l’activité de la dentisterie, j’aimerais aborder trois thèmes généraux, mais essentiels, pour réussir une entreprise dentaire:

1. Leadership
2. Équipe
3. Profit

Diriger votre entreprise

Il existe une différence entre un propriétaire d’entreprise et un chef d’entreprise. Les chefs d’entreprise dirigent des entreprises prospères. Si vous voulez gérer une grande entreprise dentaire, vous devez commencer sur la voie de devenir un grand leader. La bonne nouvelle est que le leadership peut être appris et développé au fil du temps. Les quatre domaines critiques de leadership énumérés ci-dessous fournissent le carburant et le gouvernail pour votre entreprise:

1. Vision – Le rôle principal du leader d’une entreprise dentaire est de définir la vision. En termes simples, vous décidez où va l’entreprise. Sans vision, vous et votre équipe errerez sans but. Où se dirige votre entreprise?

2. Objectifs – Les chefs d’entreprise qui réussissent établissent des objectifs clairs à court et à long terme basés sur des plans détaillés et progressifs pour atteindre ces objectifs. Sans objectifs clairs, les progrès et les succès ne peuvent être mesurés. Quels sont vos objectifs ?

3. Attentes – Une fois que la vision est claire et que les objectifs sont définis, les chefs d’entreprise efficaces communiquent constamment et continuellement leurs attentes à chaque personne à tous les niveaux de l’entreprise. De l’accueil des patients à la présentation et à l’acceptation du cas, en passant par le traitement, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que votre équipe réponde à des attentes qu’elle ne comprend pas ou qu’elle ignore. Quelles sont vos attentes ?

4. Croissance – Si vous, en tant que chef d’entreprise, n’êtes pas continuellement en croissance, en apprentissage et en développement, vous finirez par limiter la croissance de votre entreprise. Le concept d’amélioration constante et sans fin motive chaque chef d’entreprise dentaire qui veut réussir. Tu grandis ?

Bâtir une excellente équipe d’affaires

Les gens alimentent votre entreprise. Les chefs d’entreprise qui réussissent recrutent, forment et dirigent des équipes productives, fondées sur des principes et passionnées. En consultant certains des meilleurs cabinets dentaires du pays, nous avons découvert que sept stratégies liées à l’équipe s’appliquent systématiquement à la création d’entreprises dentaires prospères :

1. Établir des normes écrites – Un manuel de ressources humaines rédigé par des professionnels n’est plus facultatif. Sans un manuel couvrant tous les éléments essentiels liés aux problèmes des employés, votre pratique est à risque. Avec un manuel, les normes sont claires et établies.

2. Communiquez des attentes claires – Il ne suffit pas de faire savoir à votre personnel que vous souhaitez “l’excellence” ou le “professionnalisme” ou un “bon service à la clientèle.”Vous devez communiquer en détail exactement à quoi cela ressemble pour répondre à vos attentes. Et, vous devez répéter vos attentes claires encore et encore sur une base cohérente, même après leur mise en œuvre complète.

3. Donnez un avant–goût de l’expérience que vous souhaitez créer – Une communication efficace est souvent mieux accomplie dans le contexte de l’expérience. Autant de fois qu’on vous a dit, enfant, de terminer votre dîner parce qu’il y avait des enfants affamés en Afrique, cela ne s’est probablement jamais vraiment installé à moins que vous n’ayez goûté et senti la famine en personne. Vous pouvez perdre des heures à parler de la création d’une expérience particulière pour le patient, mais un voyage dans un hôtel, un restaurant ou un complexe hôtelier cinq étoiles fera passer rapidement votre personnel de la connaissance de la tête à une compréhension complète.

4. Insistez sur le fait que les problèmes de la vie n’ont pas d’impact sur la performance – Chaque personne de votre personnel intègre les problèmes de la vie dans son rôle de pratique. Qu’il s’agisse d’un problème familial, d’un problème financier ou d’un autre problème personnel, des problèmes personnels existent dans votre pratique. Il est de votre responsabilité, en tant que chef du personnel, de communiquer clairement avec votre personnel que, bien qu’il puisse faire face à des problèmes personnels difficiles, sa situation ne peut pas affecter son attitude, sa concentration sur le patient, son rendement ou sa productivité. Ils doivent apprendre à garer leurs problèmes à la porte et à ne pas les laisser s’entasser dans la pratique.

5. Établir des chefs d’équipe – Les entreprises dentaires les plus prospères établissent des chefs d’équipe alors qu’elles génèrent près de 1 million de dollars de revenus. C’est votre travail de diriger votre personnel, mais vous voudrez ou devrez peut-être former et nommer des chefs de service pour tirer le meilleur parti de chaque domaine de votre entreprise dentaire.

6. Recruter et employer des joueurs d’équipe – Il est essentiel pour votre succès à court et à long terme de recruter et de retenir uniquement ceux qui sont pleinement associés à la vision de la pratique. Tout le monde doit être un joueur d’équipe. Un joueur d’équipe peut être défini comme un membre du personnel qui comprend et embrasse pleinement la vision, cherche à toujours répondre aux normes et aux attentes élevées de la pratique et considère son rôle comme une mission plus qu’un travail.

7. Résoudre les conflits immédiatement – Si vous avez un conflit, grand ou petit, au sein de votre personnel, vous devez agir rapidement pour le résoudre immédiatement. Chaque instant que vous attendez, l’amertume grandit et se manifeste. Si les membres du personnel ne peuvent pas résoudre leurs conflits et aller au-delà, vous devrez peut-être trouver de nouveaux employés. Les conflits au sein du personnel sont souvent palpables pour les patients, créant un environnement d’hostilité et de tension. Votre message aux employés doit être direct et sans équivoque: “Résolvez-le maintenant ou trouvez un nouvel endroit où travailler.”

Maximiser les opportunités de profit

Les entreprises prospères produisent un profit. La beauté du secteur dentaire est que vous avez l’honneur et le privilège d’aider et de servir les patients tout en réalisant des bénéfices. En fait, plus vous fournissez une aide efficace, plus vos bénéfices augmentent.

Ce qui suit est une discussion de certains principes que nous avons découverts pour maximiser les opportunités de profit. Ces principes se sont révélés efficaces dans tous les cabinets dentaires avec lesquels nous avons travaillé, peu importe la région ou la spécialité.

1. Nouvelles affaires – Les chefs d’entreprise dentaire prospères recherchent de manière agressive de multiples façons de conduire constamment de nouveaux patients à leur cabinet. Réalisant qu’une approche à domicile est insuffisante, ils cherchent à frapper de nombreux célibataires dans le but de créer le flux maximal de nouveaux patients.

À l’aide de multiples outils de marketing sur le marché dentaire, de nouveaux patients arrivent grâce au publipostage stratégique, à une présence dominante sur le Web, à des relations publiques de sensibilisation locales, à une signalisation attrayante et à d’autres approches créatives. Le suivi et l’évaluation systématiques de chaque avenue garantissent que l’entreprise devient plus efficace au fil du temps dans sa quête pour atteindre de nouveaux patients.

Quelles que soient les pratiques de marketing externe efficaces, les dirigeants d’entreprises dentaires prospères ont tendance à compter le plus sur le marketing interne. Les plans et politiques de référence systématiques stimulent le trafic de base pour atteindre les nouveaux objectifs des patients.

2. Systèmes – Générer de nouvelles activités sans systèmes éprouvés en place pour répondre aux nouveaux patients est contre-productif. Si un nouveau patient est vu dans la semaine suivant son premier contact, le nombre de nouveaux patients a tendance à augmenter de 50%. Bloquer systématiquement le temps chaque semaine pour les nouveaux patients est une stratégie commerciale importante.Les systèmes

sont également essentiels pour tout ce qui se passe dans la pratique. Par conséquent, chaque système doit faire l’objet d’une vérification régulière pour s’assurer qu’il est efficace et qu’il reste fidèle aux attentes établies. Les détails conduisent à la ligne de fond. Tout, de la façon de répondre au téléphone à la façon de dire au revoir à un patient, fait partie du système et chaque membre de l’équipe connaît parfaitement le processus. De bons systèmes créent une machine bien huilée et une machine bien huilée produit systématiquement des bénéfices.

3. Chiffres importants:
(a) Dépenses – Il y a quatre dépenses principales dans une entreprise dentaire. En tant que PDG, propriétaire et dirigeant de l’entreprise, il est essentiel que vous connaissiez non seulement ces chiffres à tout moment, mais que vous les gardiez également conformes aux normes suivantes:

Les dépenses de personnel ne doivent pas dépasser 20% à 25% de vos dépenses totales. Augmenter la production par personnel maintiendra vos pourcentages dans ce domaine.

Les coûts de laboratoire doivent être maintenus à 10%. Magasinez et n’oubliez pas de facturer aux patients environ cinq fois votre coût de laboratoire.

Les dépenses d’approvisionnement ne doivent pas dépasser 5 % du total des dépenses. Encore une fois, magasinez pour maintenir la qualité à un bon prix.

Les frais d’installation ne doivent pas dépasser 5%, à moins qu’ils ne puissent être considérés comme faisant partie de votre plan de marketing. Mais le principe opérationnel est de le maintenir près de 5% pour conserver l’intégralité de votre grand livre des dépenses dans les paramètres nécessaires pour maintenir vos frais généraux à 50% au total.

(b) Honoraires – Si vos honoraires de cabinet ne se situent pas actuellement dans le 80e centile des honoraires dentaires selon les rapports annuels, vos frais généraux sont probablement beaucoup trop élevés. Plus vos frais sont élevés, plus votre pourcentage de frais généraux sera faible par rapport à vos frais et plus vos bénéfices seront importants. Il existe plusieurs bonnes ressources dans la communauté dentaire à utiliser comme mesures pour déterminer où vos frais se classent actuellement. Remarque : Si vous êtes un spécialiste, vos frais de pratique devraient se situer dans le 90e centile.

4. Production – Plus vous produisez, plus les pourcentages de dépenses diminuent et plus les bénéfices augmentent.

Regardons un exemple rapide. Un dentiste a un personnel composé de deux assistants de front office, de deux assistants dentaires et de deux hygiénistes dentaires. Le cabinet produit 600 000 dentistry de dentisterie par année. Ses dépenses de personnel, en pourcentage de sa production nette, sont plus difficiles à contrôler que celles de notre deuxième dentiste.

Le dentiste numéro deux a la même configuration de personnel, mais produit 1,2 million de dollars par an. Sur une base de pourcentage, ses dépenses de personnel sont beaucoup plus faciles à contrôler.

Le dentiste numéro trois est un surdoué et produit 2 millions de dollars par an avec la même configuration de personnel. Non seulement elle a le pourcentage de dépenses de personnel le plus bas des trois dentistes, mais elle a également de loin les membres du personnel les mieux payés et le bénéfice global le plus élevé.

5. Collections – Nous demandons à chaque entreprise dentaire que nous servons de toujours fixer son objectif de collecte mensuelle à 100% de toute la production, net-to-net. Plus vous collectez, plus votre pourcentage de frais généraux est réduit. Si vous produisez 112 000 $ par mois, mais que vous ne percevez que 80 000 $ et que vos frais généraux sont de 55 000 $, votre pourcentage de frais généraux à la production est d’environ 69%. C’est beaucoup trop élevé!

Si, dans ce même exemple, vous percevez 110 000 $ et que vos frais généraux restent les mêmes, votre pourcentage de frais généraux tombe à 50% et l’argent dans vos poches passe de 25 000 $ à 55 000 month par mois. Ce n’est pas magique – collectez simplement ce que vous produisez!

Construire une grande pratique signifie construire une grande entreprise. Cela commence avec vous en tant que chef d’entreprise, se multiplie à travers votre équipe et se traduit par des opportunités importantes pour une excellente dentisterie et un profit maximal.

Allez-y!

Connu comme l’expert en rentabilité de l’Amérique™, Ken Runkle est le fondateur et président de Paragon Management et aide les cabinets dentaires à atteindre leur rentabilité maximale depuis 24 ans. Contactez Runkle par e-mail à l’adresse suivante : [email protected] .